文書檔案電子化的有關(guān)運(yùn)用及其管理淺談

摘 要：在信息化與計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，各行業(yè)已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公。自動(dòng)化辦公主要就是充分利用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的辦公設(shè)備與軟件，進(jìn)而及時(shí)并準(zhǔn)確的對信息進(jìn)行處理，這種方法在一定程度上提高了辦公效率。然而，在自動(dòng)化辦公的過程中需要不斷增加電子文件的數(shù)量，所以，在這種情況下就更需要對其進(jìn)行電子化管理。文章對文書檔案的電子化管理進(jìn)行了闡述與研究，并針對具體問題來提出可行性的管理建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化；運(yùn)用；管理

目前，自動(dòng)化辦公逐漸普及，進(jìn)而改變了以往辦公的方式。自動(dòng)化辦公利用計(jì)算機(jī)電子格式從而替代了紙質(zhì)文件與資料，所以電子文件的數(shù)量在此過程中也不斷增加。這其中產(chǎn)生的大量電子文件被流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)以及利用，這也叫做檔案部門的管理。因此，積極推進(jìn)文書檔案的電子化管理建設(shè)，對于檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 文書檔案電子化管理現(xiàn)狀分析

1.1 自動(dòng)化辦公未實(shí)現(xiàn)全面的普及

如果想更好的實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理方式，就必須要全面的普及自動(dòng)化辦公，然而，在現(xiàn)實(shí)過程中并沒有較多企業(yè)真正的實(shí)施自動(dòng)化辦公。并且，在機(jī)關(guān)單位中，想要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公也需要具備一定的條件與要求，重要的是行政單位內(nèi)部的上下級關(guān)系較為緊密，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)任務(wù)匯報(bào)與履行責(zé)任，并且同一級別的部門與機(jī)關(guān)存在緊密的業(yè)務(wù)關(guān)系，所以，同樣需要機(jī)關(guān)部門全面的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，才能確保檔案能夠?qū)崿F(xiàn)電子化管理[1]。但是，現(xiàn)階段，大多數(shù)的機(jī)關(guān)部門在實(shí)際工作過程中仍然以紙質(zhì)文件為主，這在一定程度上影響了其工作效率，并且始終制約著檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)。

1.2 無法充分利用電子化檔案

雖然實(shí)行自動(dòng)化的辦公時(shí)間較長，然而大部分人并沒有深入意識(shí)到文件管理工作的重要性，所以，在實(shí)際的文件檢索或者是文件借閱時(shí)還是習(xí)慣于運(yùn)用傳統(tǒng)方法，這種情況就使得計(jì)算機(jī)的功能無法充分發(fā)揮出來。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的功能也僅僅限于編輯、記錄和打印等，沒有利用其傳遞電子文件的優(yōu)點(diǎn)，一定程度上忽視了計(jì)算機(jī)的新功能。因此，依賴紙質(zhì)文件的習(xí)慣，使得浪費(fèi)人力物力資源的同時(shí)，也同樣阻礙了電子文檔的使用與發(fā)展。

1.3 電子文件的設(shè)備依賴性較強(qiáng)

計(jì)算機(jī)與相關(guān)軟件是生成電子文件最重要的手段，也是傳遞和識(shí)別文件關(guān)鍵的途徑。因此，電子軟件本身對于設(shè)備的依賴性較強(qiáng)，并且只能夠在具體的設(shè)備與軟件同時(shí)具備條件下才能夠生成所需電子文件[2]。

1.4 檔案軟件自身沒有較強(qiáng)的通用性

在實(shí)際檔案信息化的建設(shè)過程中，始終沒有形成比較成熟的統(tǒng)一規(guī)劃，所以使得相關(guān)的檔案部門在計(jì)算機(jī)以及軟件選擇方面具有一定差異，同時(shí)也未形成有效的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，不具備實(shí)現(xiàn)檢索與檔案信息管理同時(shí)進(jìn)行的功能。除此之外，軟件與軟件之間的通用性還很薄弱，無法實(shí)現(xiàn)相互的協(xié)調(diào)一致，進(jìn)而對于信息管理工作來說就增加了一定的難度，并且對于檔案信息電子化發(fā)展也具有一定的制約作用。

1.5 電子檔案不規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，在我國檔案信息管理工作中，實(shí)際的基礎(chǔ)工作并不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，沒有按照統(tǒng)一的規(guī)定執(zhí)行，所以，在一定程度上致使檔案的自動(dòng)化管理無法實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而間接影響了檔案管理工作的電子化發(fā)展。

2 改善文書檔案電子化管理的有效措施

2.1 建立健全電子檔案的管理體系

科學(xué)合理制定出檔案的鑒定制度、歸檔制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理的制度以及文件的保密制度，進(jìn)而確保檔案電子化建設(shè)的順利開展。除此之外，還應(yīng)該對電子檔案的制作與搜集以及歸檔的方法進(jìn)行有效統(tǒng)一，并且對于電子檔案的具體時(shí)效與程序等問題都應(yīng)進(jìn)行全面的考慮與協(xié)調(diào)[3]。與此同時(shí)，應(yīng)對電子檔案進(jìn)行定期整理，并明確的進(jìn)行分類以及歸檔，電子檔案需要派遣專門的工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé)與保管，進(jìn)而更好的規(guī)避由于相關(guān)機(jī)構(gòu)改革或者是個(gè)人問題、工作的移交以及計(jì)算機(jī)更換等問題導(dǎo)致其資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生，這種做法有利于保證檔案資料的內(nèi)容完整。

2.2 積極實(shí)施文檔一體化的工作制度

現(xiàn)階段我國的檔案管理正處于紙質(zhì)與電子化的過渡狀態(tài)，所以，想要用電子文件完全取代紙質(zhì)文件是不可能、也不現(xiàn)實(shí)的。因此，最好的解決辦法就是使得電子與紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)同步歸檔，也就是說可以在兩種檔案形式間創(chuàng)建“通道”，簡單的說就是把紙質(zhì)文件與電子文件通過文本形式與映像形式來實(shí)現(xiàn)共存，并共同發(fā)展。建立完善并符合實(shí)際情況的管理體制，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)歸檔文件憑證與依據(jù)的問題，同時(shí)對于歸檔文件來說也能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)資源，實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)。

2.3 貫徹落實(shí)電子文檔安全管理的體制

可以說檔案屬于較為特殊的一種文字性資料，所以保密文件就需要進(jìn)行密碼設(shè)置，而且對于密碼文件的管理工作，則需要具體的操作人員相互制約來實(shí)現(xiàn)。尤其是檔案被數(shù)字化以后，其安全工作就變得越來越重要。安全工作的內(nèi)容主要是硬件與軟件的安全管理[4]。對于硬件的安全管理，可以對信息存儲(chǔ)的載體質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格要求，這樣可以更好的延長文件載體保存信息時(shí)間。然而，說到存儲(chǔ)電子文檔的磁介質(zhì)以及設(shè)備更應(yīng)該嚴(yán)格保管，避免由于受到濕度與溫度的影響而導(dǎo)致文件丟失。對于軟件的安全管理工作來說，就可以使用多級的權(quán)限以及密碼進(jìn)行管理，設(shè)置多層結(jié)構(gòu)，并且對通訊進(jìn)行加密，例如防火墻加密等等，進(jìn)而確保系統(tǒng)自身的保密程度，預(yù)防非法訪問以及修改等對文件的破壞。

2.4 創(chuàng)建高專業(yè)水平的管理隊(duì)伍

由于現(xiàn)代社會(huì)逐漸向信息爆炸的方向發(fā)展，所以，檔案管理也逐漸從傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的知識(shí)密集型管理[5]。因此，對于相應(yīng)的管理者也不斷提高要求，不僅需要具備一定的分析能力，同時(shí)還應(yīng)該熟練掌握較為專業(yè)的檔案管理工作。除此之外，還需要針對不同的檔案利用者來為其提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)檔案信息。以上都需要檔案管理的工作人員具有高專業(yè)技能與高素質(zhì)，這樣才有利于對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的信息管理。

3 結(jié)束語

綜上所述，在檔案的管理工作方面已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化的辦公。所以，電子文件數(shù)量的不斷增加，要想更好的實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，就需要積極建立科學(xué)合理的電子檔案的理體制，同時(shí)積極強(qiáng)化對檔案管理人員的培訓(xùn)，并且不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型工作，進(jìn)而不斷推動(dòng)我國檔案的電子化管理，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]黃靜虹.淺談新時(shí)期如何實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化管理[J].城建檔案，2013（2）：60-61.

[2]俞錦福.探討文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（15）：137.

[3]邊瑩.文書檔案電子化管理相關(guān)問題的探討[J].黑龍江史志，2014（20）：96-96.

[4]王麗娜.淺議文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技信息，2012（3）：337.

[5]賈方琦.試論文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].華人時(shí)刊（下旬刊），2013（11）：295-295.

作者簡介

李志華（1975—），女，土家族，貴州德江人，工程碩士（軟件工程領(lǐng)域工程專業(yè)），畢業(yè)于四川大學(xué)，研究方向：檔案電子化。