醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境及改善建議

鄧勝華

摘 要：醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是醫(yī)院工作的重要部分，他對醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)起到至關(guān)重要的作用，隨著社會的飛速發(fā)展，對醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理存在著更高的要求，他在管理中的缺陷在逐步體現(xiàn)。醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理成了現(xiàn)代醫(yī)院更好更快發(fā)展急需解決的關(guān)鍵問題。本文梳理了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境，并針對問題提出了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的改善建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；財(cái)務(wù)檔案管理；建議

1 前言

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的歷史記載和寶貴材料，是醫(yī)院管理、醫(yī)療、科學(xué)研究等工作的綜合性反應(yīng)，是醫(yī)院工作規(guī)劃和決策的重要形式，對醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)、服務(wù)效果都有著重要的影響。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作的方式方法都在發(fā)生著歷史性的變革，其重要意義和價(jià)值已經(jīng)逐步被人們認(rèn)識。醫(yī)院從救死扶傷為出發(fā)點(diǎn)的特征進(jìn)行定位，從醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的本質(zhì)和社會要求來看，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理存在著共性的問題，并已經(jīng)成了現(xiàn)代醫(yī)院更好更快發(fā)展急需解決的關(guān)鍵問題。

2 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理概念

財(cái)務(wù)會計(jì)檔案是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位開展的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和反映。是記載單位經(jīng)濟(jì)效益的重要憑據(jù)，是單位的核心檔案之一。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院在開展醫(yī)療、研發(fā)、教學(xué)等活動(dòng)中形成的具有保留價(jià)值的文字、圖片等形式各異的真實(shí)記載，是醫(yī)院規(guī)劃和管理的有效依據(jù)，是指導(dǎo)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行有效參考，財(cái)務(wù)檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理運(yùn)營的核心要素，是醫(yī)院有效運(yùn)營的基本工作，需要受到管理層的重視，是目前醫(yī)院管理運(yùn)營迫切解決好的問題[1]。

3 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境

3.1管理制度不完善

現(xiàn)有很多醫(yī)院都有著完善的醫(yī)院管理制度和各個(gè)崗位工作人員的職能要求，然而財(cái)務(wù)檔案管理的職能、管理流程等規(guī)定不健全，沒有完善的醫(yī)院財(cái)務(wù)管理體制。鑒于財(cái)務(wù)管理制度不健全，重要財(cái)務(wù)檔案不能得到有效的管理和保護(hù)，形成了財(cái)務(wù)管理信息整理利用的情況不佳，財(cái)務(wù)檔案管理的整體性欠缺，醫(yī)院信息的利用率比較低，不能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。

3.2 財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)識薄弱

檔案管理是財(cái)務(wù)管理的一件關(guān)鍵性工作，財(cái)務(wù)檔案管理起到對歷史的財(cái)務(wù)資料保留、保存服務(wù)記錄的作用，然而財(cái)務(wù)檔案管理卻往往得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，財(cái)務(wù)主管通常也沒能將財(cái)務(wù)檔案管理工作列入重點(diǎn)工作去關(guān)注并實(shí)施，造成了財(cái)務(wù)檔案管理工作不能夠科學(xué)的運(yùn)行。

3.3 會計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱、檔案利用效率不高

少數(shù)醫(yī)院賬目不清晰，會計(jì)科目設(shè)立不規(guī)范，核算不科學(xué)、不認(rèn)真、不規(guī)范記賬憑證和原始憑證不匹配，原始憑證內(nèi)容不全，支出發(fā)票管理不規(guī)范，購藥和材料的發(fā)票雖有領(lǐng)導(dǎo)簽字但是沒有經(jīng)辦人、材料管理人的簽字，報(bào)銷單據(jù)存在涂改現(xiàn)象等問題。

財(cái)務(wù)檔案不單單和財(cái)務(wù)相關(guān)，還與檔案管理關(guān)系密切，所以在醫(yī)院管理中地位重要。然而檔案使用率低造成了檔案長期處于被忽視的狀況。許多醫(yī)院沒有科學(xué)的、完善的檔案管理方法。在實(shí)際操作中，歸檔和使用并不掛鉤，部門之間沒有信息共享的渠道，檔案建立好后使用再次利用的概率極低。

3.4 檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提升

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)有著非常重要意義和價(jià)值的工作。因此就對檔案管理人員的素質(zhì)有著較高要求。他需要檔案管理人員有著較強(qiáng)的責(zé)任心、較高的專業(yè)能力，還要有細(xì)致的工作習(xí)慣。可是在實(shí)際工作中，許多醫(yī)院的檔案管理者并不是專業(yè)的管理者，工作不積極，態(tài)度不認(rèn)真，檔案管理人員素質(zhì)亟待提升[2]。財(cái)務(wù)檔案由于專業(yè)性較強(qiáng)，因此需要專業(yè)的檔案管理人才介入，然而醫(yī)院正是由于缺乏專業(yè)的管理人才，造成了財(cái)務(wù)檔案不能有效的開發(fā)利用。形成重管理、輕利用，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理使用率不高的情況。

3.5 財(cái)務(wù)檔案管理宣傳不到位

醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作隨讓有了很大的進(jìn)步，然而在宣傳方面重視程度不足，宣傳內(nèi)容也比較有限，只是針對檔案管理進(jìn)行宣傳，醫(yī)院檔案管理與社會的契合程度還比較低，閉塞的管理理念長期影響了醫(yī)院的財(cái)股管理。

3.6 檔案管理投入小、管理水平低

長期以來，醫(yī)院往往存在重醫(yī)務(wù)服務(wù)、醫(yī)療器械的更新，輕視財(cái)務(wù)檔案管理的問題。醫(yī)院往往不愿意把人、財(cái)、物投入到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中，財(cái)務(wù)檔案管理設(shè)備老化、檔案管理硬件設(shè)施跟不上。醫(yī)院由于醫(yī)療用房資源少，造成了財(cái)務(wù)管理用房緊張，設(shè)備老舊、管理技術(shù)落后、特別是計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的在醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的應(yīng)用不普及，往往停留在手工操作的層面上[3]。

4 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的改善建議

4.1 建立規(guī)范的財(cái)務(wù)檔案管理部門和健全管理制度

財(cái)務(wù)檔案管理是嚴(yán)謹(jǐn)、有條理的工作，建立健全相關(guān)的規(guī)程制度，降低管理的隨機(jī)性，保障財(cái)務(wù)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，參照醫(yī)院的檔案管理實(shí)際情況，優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理的歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，使得醫(yī)院檔案管理規(guī)范、科學(xué)。醫(yī)院各部門應(yīng)該整體管理、考核，有效保證會計(jì)資料的安全、有效。主管部門應(yīng)該加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)和管理工作，成立專門的管理部門和業(yè)務(wù)處室，建立檔案管理室，做好醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理日常工作，明晰分類、編制存檔目錄。

4.2 提升財(cái)務(wù)檔案管理意識

首先，應(yīng)提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理意識，有效實(shí)現(xiàn)建檔歸檔。醫(yī)院管理者應(yīng)該結(jié)合社會實(shí)際，提高財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度，做到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理能夠?qū)彆r(shí)度勢進(jìn)行。保障所有信息都有與之匹配的檔案管理材料，使財(cái)務(wù)能夠有查詢的依據(jù)。同時(shí)，醫(yī)院要保障檔案信息有效、準(zhǔn)確、完好，便于檔案信息的有效利用。

4.3 提高財(cái)務(wù)檔案利用率

醫(yī)院不單單應(yīng)該做好財(cái)務(wù)檔案管理的歸檔建檔工作，還應(yīng)該和醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展相結(jié)合，提升財(cái)務(wù)檔案的利用效率。應(yīng)該提升服務(wù)理念，改變傳統(tǒng)的坐等上門的服務(wù)理念，主動(dòng)對財(cái)務(wù)檔案中的材料進(jìn)行研究和利用，努力開發(fā)財(cái)務(wù)檔案的新方式，提升醫(yī)院財(cái)務(wù)管理信息管理能力，完善檔案的信息管理水平。

4.4 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

為能逐步優(yōu)化醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理，提升管理能力，檔案管理人員的素質(zhì)是重要因素，需要做到管理人員專業(yè)化。首先，財(cái)務(wù)人員的任免應(yīng)夠衛(wèi)生行政主管單位負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會計(jì)從業(yè)資格的管理。其次，醫(yī)院應(yīng)該配有具有一定專業(yè)能力和資格的財(cái)務(wù)工作人員。要加大對財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)水平。最后，醫(yī)院應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行考評管理。只有不斷加大醫(yī)院檔案管理人員的教育培訓(xùn)，定期對財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升管理能力，優(yōu)化職責(zé)，才能有效保障醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案整理的完整性。

4.5 加強(qiáng)宣傳力度

要加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理的宣傳力度，增加百姓對其了解程度。必要的宣傳可以讓百姓對醫(yī)院的檔案管理工作有正確的認(rèn)知，使他們對醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要價(jià)值有著深厚的了解。從而為醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作打造一個(gè)好的社會氛圍，有利于醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理開展和發(fā)揮。

4.6 更新觀念，提高開發(fā)利用率。重視財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)管理要在藥品的采購銷售中起到監(jiān)督和檢查的作用，對不正規(guī)的手續(xù)可以不予接受。醫(yī)院的財(cái)務(wù)收入和支出應(yīng)該有單位統(tǒng)一核算，嚴(yán)防私自設(shè)立“小金庫”，要配以科學(xué)合理的處事考核體系。財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)該規(guī)范，把業(yè)務(wù)收入、服務(wù)等設(shè)計(jì)到考核范圍里，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院為人民謀福利的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]張艷.會計(jì)檔案管理當(dāng)議[J].陜西檔案.2011（4）：25-26.

[2]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].檔案學(xué)研究，2004.（5）：29-32.

[3]朱世俊.關(guān)于現(xiàn)代醫(yī)院管理的幾個(gè)問題[J].中國醫(yī)院，2003，（12）：25-28.endprint