淺論高校的檔案管理工作

黃萍

【摘 要】檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案既是文獻(xiàn)，也是重要的信息來源，檔案管理是文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分。檔案管理工作的特點(diǎn)表現(xiàn)為資源積累過程的緩慢性、管理過程的階段性、管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性與相對(duì)封閉性。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做到完整性、安全性、科學(xué)性、規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性、現(xiàn)代化等基本要求。

【關(guān)鍵詞】特點(diǎn) ? ?信息 ? ? ?要求 ? ? ?檔案管理

檔案管理的歷史十分悠久，但在相當(dāng)長(zhǎng)一段歷史時(shí)期內(nèi)，檔案管理工作都未發(fā)展成獨(dú)立的管理系統(tǒng)。它與文書工作、圖書工作之間沒有嚴(yán)格的界限，其內(nèi)容也十分簡(jiǎn)單，處于經(jīng)驗(yàn)管理狀態(tài)，這與當(dāng)時(shí)檔案數(shù)量少、種類單一、利用范圍狹窄有關(guān)。到了現(xiàn)代以后，隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，各種門類和載體形式的檔案大量增長(zhǎng)，社會(huì)對(duì)檔案的需求日益提高，檔案管理工作才得到較大發(fā)展，逐漸成為一種獨(dú)立的、復(fù)雜的管理系統(tǒng)，并且逐步向現(xiàn)代化邁進(jìn)。

一、檔案管理的內(nèi)容與特點(diǎn)

1.檔案管理的內(nèi)容

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。檔案信息組織方法有分類法、主題法、索引法、文摘法、綜述法等，是對(duì)檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示、加工和存貯，形成二次文獻(xiàn)，便于檔案信息的開發(fā)利用。

檔案管理是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)工作?；救蝿?wù)是科學(xué)地管理好有價(jià)值的檔案，以滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需要。

檔案管理工作是一種專門的管理活動(dòng)，作為專門負(fù)責(zé)管理各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時(shí)，針對(duì)特定的部門來說，檔案管理又是該部門各項(xiàng)管理工作的組成部分，如會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理工作的一部分，干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理的重要組成部分等。

檔案作為一種文獻(xiàn)，是重要的信息來源，檔案管理是文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分。隨著檔案工作的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案需求的提高，現(xiàn)代檔案管理工作已不僅僅是對(duì)檔案的簡(jiǎn)單保管，而是采用各種新技術(shù)、新方法來開發(fā)和利用檔案信息資源，對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理進(jìn)行研究，以滿足社會(huì)的需要。

2.檔案管理工作的特點(diǎn)

檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。但由于檔案原始記錄性的特點(diǎn)，又使得檔案管理活動(dòng)區(qū)別于圖書、情報(bào)等其他文獻(xiàn)信息工作，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

第一，檔案資源積累過程的緩慢性。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，是隨著人們的實(shí)踐活動(dòng)逐步積累起來的，它不可能像圖書資料那樣大量印刷出版并廣泛流通。檔案大多數(shù)是“孤本”，不能隨意復(fù)制，尤其是歷史檔案，能夠流傳至今的很少。因此，檔案較之于一般的圖書資料而言更顯珍貴，在其保管和利用過程中不得不重視對(duì)它的保護(hù)，這樣無形中就降低了它的利用率。

第二，檔案管理過程的階段性。就檔案的流轉(zhuǎn)程序而言，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起的作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)。

第三，檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。檔案是在其形成者活動(dòng)過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的做法就充分說明了這一點(diǎn)。檔案對(duì)形成者的依附性，使得檔案難以像圖書資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動(dòng)的范圍。

第四，檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，并且有相當(dāng)一部分檔案涉及國(guó)家的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)與技術(shù)機(jī)密。所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，過了這段封閉期后，才能有選擇地向社會(huì)開放。而圖書情報(bào)工作講究時(shí)效性，圖書資料傳遞速度越快，范圍越廣，其價(jià)值就越大。檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。標(biāo)引法、文摘法、綜述法等，是對(duì)檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示、加工和存貯，形成二次文獻(xiàn)，便于檔案信息的開發(fā)利用。

二、檔案管理的基本要求

盡管不同類型檔案的管理有不同的方法，但基本要求是一致的，主要包括六個(gè)方面。（1）完整性要求。維護(hù)檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。（2）安全性要求。檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料難免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。（3）科學(xué)性要求?，F(xiàn)代的檔案管理工作，不再是對(duì)檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理，使檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。（4）規(guī)范性要求。規(guī)范性要求，也就是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其他文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。（5）經(jīng)濟(jì)性要求。在檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益。無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。（6）現(xiàn)代化要求。手工操作方式至今仍在檔案管理活動(dòng)中占據(jù)主要地位，但檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)。將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

三、檔案管理的地位和作用

檔案管理工作在社會(huì)歷史發(fā)展過程中，在社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化活動(dòng)中，占有一定的重要位置。1985年2月6日，中共中央、國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)《關(guān)于調(diào)整我國(guó)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的請(qǐng)示》的通知中指出：“檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)?！边@是對(duì)檔案工作的性質(zhì)和地位的一種科學(xué)闡述。

檔案是反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的歷史記錄，是人類文明史的見證。檔案的證據(jù)性強(qiáng)，在維護(hù)歷史真實(shí)面貌方面具有特殊的功能。檔案，只有通過檔案工作才能得以保存和流傳后世，才能起到維護(hù)歷史真實(shí)面貌的作用。因此，做好檔案工作是關(guān)系到維護(hù)民族的、國(guó)家的和黨的歷史的一項(xiàng)重要工作。

檔案工作是國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案工作的發(fā)展受國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的制約和影響;同樣，國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展也會(huì)受檔案工作的影響。從檔案工作與國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)的關(guān)系來說，檔案工作處于服務(wù)地位，是條件性的工作，即為國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化活動(dòng)提供必要的資料，創(chuàng)造必要的條件。但在一定情況下，檔案工作也起決定性的作用，例如，揭露歷史篡改者、處理民事和刑事案件、解決房地產(chǎn)和財(cái)務(wù)糾紛、歷史研究中考證史實(shí)等等，往往由于檔案部門提供一件或一組檔案，成為解決問題的重要依據(jù)。這種事例是很多的。由于檔案工作系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，因此，檔案工作系統(tǒng)在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，具有重要作用。這是不可忽視的?？傊瑱n案工作在社會(huì)實(shí)踐中處于什么樣地位，不是取決于人的主觀愿望，而是取決于客觀事實(shí)，任何貶低或抬高檔案工作地位的做法都是錯(cuò)誤的。

檔案工作不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，而且對(duì)整個(gè)社會(huì)有意義。歸納起來，檔案工作的意義不外乎兩個(gè)基本方面：一是當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，二是長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。任何社會(huì)形態(tài)的檔案工作都有這兩方面的意義。在剝削階級(jí)占統(tǒng)治地位的社會(huì)中，剝削階級(jí)從階級(jí)私利出發(fā)，更多地關(guān)心檔案工作為當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的政治和經(jīng)濟(jì)利益服務(wù)，但在客觀上檔案工作仍具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義，即為后世留下豐富的歷史資料。在社會(huì)主義中國(guó)，就當(dāng)前而論，檔案工作為社會(huì)主義物質(zhì)文明與精神文明建設(shè)服務(wù);就長(zhǎng)遠(yuǎn)而言，它為千秋萬代積累文獻(xiàn)，為延續(xù)和發(fā)展我國(guó)文明史做出貢獻(xiàn)。

檔案工作，首先要為當(dāng)前的、現(xiàn)賣的各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案具有憑證和情報(bào)價(jià)值，能夠滿足人們的某種需要。但檔案的價(jià)值是潛在的，不會(huì)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，只有通過檔案工作活動(dòng)，把檔案提供給人們使用，才能產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案產(chǎn)生的效果，如在生產(chǎn)活動(dòng)、科學(xué)研究、政治斗爭(zhēng)、宣傳教育、機(jī)關(guān)日常工作中所產(chǎn)生的效果，都是通過檔案工作，使檔案作用于社會(huì)實(shí)踐而產(chǎn)生的效果。檔案產(chǎn)生的效益包括三部分人的勞動(dòng)成果：一是檔案形成者，二是檔案工作者，三是檔案利用者。從檔案的形成到管理，從管理到使用，從使用到產(chǎn)生效益，都凝結(jié)著上述三部分人的勞動(dòng)。其中檔案工作者的勞動(dòng)是中介，沒有檔案工作者把檔案?jìng)鬏斀o利用者使用，檔案就不可能產(chǎn)生效益。檔案工作的意義，歸根結(jié)底就在于實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

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