淺析外部項(xiàng)目經(jīng)營管理存在的問題及審計(jì)建議

彭珉珊

（中國石化集團(tuán)江漢石油有限公司鉆井一公司，湖北 潛江433121）

1 開展外部項(xiàng)目經(jīng)營管理審計(jì)的意義

外部項(xiàng)目是中石化江漢石油工程有限公司鉆井一公司（以下簡稱鉆井一公司）快速發(fā)展的重要支點(diǎn)，在鉆機(jī)規(guī)模、經(jīng)營產(chǎn)值及效益方面占據(jù)半壁江山。經(jīng)過多年深耕細(xì)作，外部項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營管理日益規(guī)范和精細(xì)，管理水平日益提高，但外部項(xiàng)目距離本部遠(yuǎn)、管理幅度寬、人員變動頻繁等，經(jīng)營管理中也存在一些薄弱環(huán)節(jié)。公司堅(jiān)持開展內(nèi)部審計(jì)，通過經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、管理審計(jì)、效能監(jiān)察等多渠道多方式對外部項(xiàng)目經(jīng)營管理情況進(jìn)行監(jiān)管，為理順管理流程，貫徹落實(shí)管理制度，協(xié)調(diào)部門規(guī)章，對外部項(xiàng)目提高會計(jì)信息質(zhì)量、規(guī)范經(jīng)營管理行為、保全國有資產(chǎn)、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)發(fā)揮了重要指導(dǎo)作用。

2 外部項(xiàng)目審計(jì)發(fā)現(xiàn)的主要問題及原因分析

在多年的審計(jì)工作中，發(fā)現(xiàn)外部項(xiàng)目經(jīng)營管理存在一些共性問題，歸納起來主要有以下方面。

2.1 物資管理

1）物資需求計(jì)劃準(zhǔn)確性不強(qiáng)，符合率不高。外部項(xiàng)目盡管建立了完整的需求計(jì)劃編報(bào)體系，但執(zhí)行過程中監(jiān)督和考核不到位，造成需求計(jì)劃管控偏松，沒有形成必要的約束力，臨時(shí)計(jì)劃多、追加計(jì)劃多和超量采購，造成物資庫存積壓。

2）自主采購管理不規(guī)范。外部項(xiàng)目的大宗物資及多數(shù)物料種類都實(shí)行了供應(yīng)處集中采購，但也有少量因沒有供應(yīng)庫點(diǎn)而就地自主采購，自主采購也存在程序不規(guī)范和缺乏監(jiān)管的問題。

3）物資管理流程存在漏洞。外部項(xiàng)目自2008年開始推行物資“三關(guān)”管理（即入庫、出庫和庫存），規(guī)范了物資在施工現(xiàn)場的收、發(fā)、存動態(tài)管理及價(jià)值核算，為增強(qiáng)現(xiàn)場管理科學(xué)性、克服“以領(lǐng)代耗”、提高消耗成本準(zhǔn)確性發(fā)揮了重要作用。但實(shí)際運(yùn)行中仍存在一些偏差，如：驗(yàn)收環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)管；泥漿、柴油等沒有承重設(shè)施；庫存盤點(diǎn)不實(shí)，有的井隊(duì)月底僅進(jìn)行賬面盤點(diǎn)，沒有組織實(shí)地實(shí)物盤點(diǎn)，月底盤點(diǎn)庫存倒算消耗。

4）物資庫存缺少動態(tài)管理。外部項(xiàng)目物資管理中存在“重供應(yīng)、輕管理”的問題，庫存量大，超合理庫存限額，長時(shí)間積壓占用流動資金。

分析其原因主要有：一是對物資管理重視不夠，物資管理只滿足于保供職能，沒有將物資管理與成本管理、經(jīng)濟(jì)效益聯(lián)系起來。二是物資管理人員觀念沒有轉(zhuǎn)變，工作重點(diǎn)放在領(lǐng)料和發(fā)料上，對計(jì)劃、庫存、現(xiàn)場管理缺乏全面的認(rèn)知，工作沒有覆蓋到物資管理的全部環(huán)節(jié)，出現(xiàn)管理薄弱點(diǎn)。三是部分物資管理人員是因年齡、身體、家庭等原因調(diào)整到物資管理崗位的，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)物資管理知識，也缺少物資管理經(jīng)驗(yàn)，而物資管理比較專業(yè)和細(xì)致，難以勝任日益嚴(yán)格規(guī)范的管理要求。同時(shí)物資管理崗位缺乏能進(jìn)能出的流動機(jī)制，時(shí)間久責(zé)任心弱化，管理松懈甚至利用監(jiān)管漏洞損害單位利益。

2.2 合同管理

1）合同或協(xié)議簽訂滯后，存在未簽合同先服務(wù)或合同到期未續(xù)簽、結(jié)算補(bǔ)簽合同等問題。運(yùn)輸服務(wù)類、設(shè)備維修類、技術(shù)服務(wù)類合同特別明顯。

2）合同履行過程缺乏監(jiān)督。一是車輛使用時(shí)間、臺班等簽認(rèn)存在事后補(bǔ)簽的現(xiàn)象，沒有在使用車輛的當(dāng)天及時(shí)簽認(rèn)工作量，容易被車輛單位鉆空子。二是設(shè)備修理沒有組織事前鑒定，而是直接送廠家修理，修理過程也缺乏監(jiān)督。

3）合同價(jià)格審核不嚴(yán)，商務(wù)談判流于形式。缺少專業(yè)價(jià)格管理人員，部分商務(wù)談判參與人員不專業(yè)，業(yè)務(wù)監(jiān)督和參與性不強(qiáng)，自身缺乏必要的論證研究，提不出有說服力的理由；合同談判存在重技術(shù)性能、時(shí)間和質(zhì)量要求忽視價(jià)格協(xié)商的問題；存在為結(jié)算根據(jù)已經(jīng)確定價(jià)格補(bǔ)簽合同談判記錄的問題。

4）合同結(jié)算缺乏嚴(yán)格依據(jù)，因沒有對合同過程實(shí)行有效監(jiān)督和工作量寫實(shí)，事后結(jié)算的依據(jù)不充分，被動接受服務(wù)商提出的要價(jià)。五是合同基礎(chǔ)管理不夠規(guī)范，合同管理臺賬不健全，缺乏實(shí)時(shí)更新和動態(tài)跟蹤；未按照月度和年度匯總整理合同檔案。

分析其原因主要有：一是觀念不正確，多數(shù)外部項(xiàng)目認(rèn)為合同管理是合同管理人員的事情，忽視了合同管理只是生產(chǎn)經(jīng)營管理的組成部分，合同的本質(zhì)是生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備、安全等具體業(yè)務(wù)。二是合同管理存在局限性，多數(shù)人員認(rèn)為只要合同文本簽訂就算合同管理到位，沒有對合同實(shí)施全過程充分介入。三是外部項(xiàng)目合同管理人員均是兼職，缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，多數(shù)依據(jù)以前的模式和經(jīng)驗(yàn)運(yùn)作，合同管理的質(zhì)量不高。四是合同管理的階段流程相互脫節(jié)，各自負(fù)責(zé)一段，缺少統(tǒng)籌貫通，導(dǎo)致合同管理出現(xiàn)銜接漏洞。

2.3 財(cái)務(wù)管理

1）成本費(fèi)用結(jié)算不及時(shí)。外部項(xiàng)目普遍存在結(jié)算不及時(shí)的問題，材料費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、修理費(fèi)、租賃費(fèi)、技術(shù)服務(wù)費(fèi)、鉆后治理費(fèi)等外部費(fèi)用跨月結(jié)算、跨年結(jié)算的現(xiàn)象比較突出，有的甚至跨幾年結(jié)算，影響了成本核算的真實(shí)性。

2）成本分析深度不夠，只有簡單的數(shù)據(jù)對比，沒有通過成本數(shù)據(jù)變化揭示生產(chǎn)經(jīng)營管理存在的問題，成本分析內(nèi)容不充實(shí)，措施力度不夠。

3）資金管理存在不規(guī)范細(xì)致的現(xiàn)象，如個(gè)別大額支付現(xiàn)金、資金計(jì)劃存在串項(xiàng)、資金計(jì)劃符合率不高等。

4）內(nèi)部控制有薄弱環(huán)節(jié)，如超內(nèi)控權(quán)限付款、拆分權(quán)限付款等。

5）會計(jì)基礎(chǔ)有待加強(qiáng)，存在報(bào)銷發(fā)票無注明事由、事項(xiàng)、超權(quán)限簽批業(yè)務(wù)費(fèi)、紅字調(diào)整憑證較多等問題，不符合從嚴(yán)管理的要求。

分析其原因主要有：一是財(cái)務(wù)管理思路沒有打開，外部項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員滿足于日常的會計(jì)核算和財(cái)務(wù)報(bào)告，沒有深入生產(chǎn)經(jīng)營活動開展財(cái)務(wù)管理，財(cái)務(wù)管理的職能沒有充分發(fā)揮。二是財(cái)務(wù)人員事務(wù)性工作過多，各級數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、成本分析及財(cái)務(wù)匯報(bào)材料等任務(wù)型要求很多，財(cái)務(wù)人員疲于應(yīng)付，應(yīng)接不暇，管理性、創(chuàng)新性工作做得不夠。三是考核不夠嚴(yán)格，不敢大膽監(jiān)督和考評考核，財(cái)務(wù)監(jiān)督的職能發(fā)揮不夠。

2.4 資產(chǎn)管理

1）設(shè)備管理缺乏基礎(chǔ)臺賬，外部項(xiàng)目在用的資產(chǎn)設(shè)備沒有詳細(xì)的報(bào)表體系和報(bào)告制度。

2）設(shè)備在項(xiàng)目部內(nèi)部調(diào)入調(diào)出缺乏管理臺賬，不利于追蹤設(shè)備調(diào)劑動態(tài)。

3）設(shè)備（包括車輛）修理內(nèi)部程序執(zhí)行不到位，缺少事前審批制度。

分析其原因主要有：一是資產(chǎn)管理重在現(xiàn)場管理，忽視資產(chǎn)價(jià)值管理和成本管理，只要設(shè)備能用就不再深入進(jìn)行資產(chǎn)管理，疏于臺賬統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)管理。二是外部項(xiàng)目設(shè)備管理人員現(xiàn)場工作經(jīng)驗(yàn)豐富，但對購置選型、投資預(yù)算、結(jié)算價(jià)格、折舊成本等缺少認(rèn)識，設(shè)備管理與財(cái)務(wù)管理配合不夠。

3 規(guī)范外部項(xiàng)目經(jīng)營管理的建議

3.1 物資管理

1）提高物資需求計(jì)劃編報(bào)的準(zhǔn)確性。理順需求計(jì)劃編報(bào)程序，物資需求計(jì)劃實(shí)行三級聯(lián)審，提高計(jì)劃科學(xué)性，從源頭上切實(shí)控制材料消耗。

2）規(guī)范采購合同管理，通過招標(biāo)選定供應(yīng)商，確定采購價(jià)格、數(shù)量、供貨時(shí)間、質(zhì)量等內(nèi)容，通過強(qiáng)化合同管理和招標(biāo)管理，實(shí)施規(guī)?；蛻?zhàn)略化合作，切實(shí)降低采購成本。

3）加強(qiáng)物資管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，推行專業(yè)化服務(wù)，大面積培訓(xùn)物資管理知識，構(gòu)建簡單清晰的管理網(wǎng)絡(luò)，保證物資計(jì)劃管理、“三關(guān)”管理、庫存管理、結(jié)算管理等相關(guān)制度落實(shí)到位。

4）加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)監(jiān)督，所有供井物資到達(dá)井隊(duì)，必須由二人以上參與驗(yàn)收。

5）大力推行代儲代銷模式，鉆頭、螺桿、泥漿、鉆井工具、井控材料等重要物資，優(yōu)選供應(yīng)商，并與供應(yīng)商談判簽訂代儲代銷協(xié)議，將儲備責(zé)任轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商。

6）加大庫存物資動態(tài)管理力度，由項(xiàng)目部對各井隊(duì)普遍存在的庫存物資集中起來調(diào)劑使用，對長時(shí)間積壓的物資及時(shí)清理出來，并與供應(yīng)商協(xié)商通過置換或退貨退價(jià)差等方式協(xié)調(diào)解決，減少不良庫存占用。

3.2 合同管理

1）組織專班和專門人員清理外委外雇情況，通知服務(wù)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)談簽合同，在未簽訂合同前暫停費(fèi)用結(jié)算，杜絕先干后談、后簽合同現(xiàn)象。

2）建立規(guī)范的外委外雇招投標(biāo)制度，對車輛運(yùn)輸、修理、技術(shù)服務(wù)等業(yè)務(wù)，全部推行招標(biāo)制，選擇三家以上單位公開招標(biāo)或議標(biāo)，利用競爭降低結(jié)算價(jià)格。

3）建立服務(wù)或勞務(wù)過程監(jiān)督制度，車輛運(yùn)輸、基建建設(shè)、租賃等由使用單位按天簽認(rèn)工作量，每天向項(xiàng)目部報(bào)送工作量清單，完工后，根據(jù)簽認(rèn)工作量情況據(jù)實(shí)結(jié)算。

4）建立修理事中監(jiān)督、事后追查制度，在修理過程中盡量派人現(xiàn)場監(jiān)督，以提高修理質(zhì)量。

5）加強(qiáng)兼職合同管理人員培訓(xùn)和教育，重點(diǎn)培訓(xùn)《合同管理辦法》、《招投標(biāo)管理辦法》，梳理合同管理全部流程，提高工作效率，提高合同完結(jié)和辦結(jié)速度。

3.3 財(cái)務(wù)管理

1）完善結(jié)算管理辦法，對外部單位提供的各項(xiàng)供應(yīng)、服務(wù)或勞務(wù)，驗(yàn)收合格或完工驗(yàn)收后要求一個(gè)月內(nèi)必須辦理結(jié)算，超過半年的不再結(jié)算。

2）完善成本管理基礎(chǔ)臺賬，包括物資“三關(guān)”收發(fā)存、運(yùn)輸費(fèi)、修理費(fèi)、人工成本等統(tǒng)計(jì)臺賬，利用完整真實(shí)的成本數(shù)據(jù)開展成本分析，找準(zhǔn)原因，透過現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)本質(zhì)問題，為加強(qiáng)經(jīng)營管理提供決策服務(wù)。

3）嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度。

3.4 資產(chǎn)管理

1）全面清理在用的和閑置的各類資產(chǎn)設(shè)備（包含營房、井控、固控、鉆具等資產(chǎn)），建立資產(chǎn)設(shè)備管理檔案，加大設(shè)備調(diào)劑力度，統(tǒng)籌進(jìn)行設(shè)備配置，最大可能地盤活存量資產(chǎn)，使每臺設(shè)備都能找到用處，都能發(fā)揮效益，切實(shí)提高設(shè)備利用率。

2）從嚴(yán)控制設(shè)備配套，設(shè)備配套盡量通過內(nèi)外部市場的設(shè)備調(diào)劑完成，盡量減少新購設(shè)備。

3）建立設(shè)備購置責(zé)任追究制度，核查當(dāng)初購置設(shè)備的需求和申請是否合適，對沒有經(jīng)過論證申請購置設(shè)備的要追究責(zé)任，確保設(shè)備購置從嚴(yán)管理，從緊管理。

4）建立設(shè)備修理后評價(jià)制度，修理后規(guī)定質(zhì)保期，跟蹤設(shè)備修理效果，防止重復(fù)修理。

4 結(jié)束語

通過內(nèi)部審計(jì)幫助修訂和完善了外部項(xiàng)目管理制度、政策，提高了外部項(xiàng)目貫徹落實(shí)公司決策部署的執(zhí)行力，有效規(guī)避了重大的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，為公司快速發(fā)展提供了重要保障作用。

［1］譚偉.油田企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)存在的問題及對策［J］.江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào)，2011，24（01）：103－105.

［2］饒世鴻.論油田產(chǎn)品銷售中的風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì) ［J］.江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào)，2012，25（04）：89－92.

［3］樂小蘭.關(guān)于企業(yè)內(nèi)部審計(jì)創(chuàng)新的思考 ［J］.江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào)，2012，25（06）：104－105.