高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀及對策分析

馮士芹

（邢臺學(xué)院社會科學(xué)教學(xué)部，河北邢臺 054001）

全面提高高等學(xué)校教育質(zhì)量離不開優(yōu)良的教學(xué)管理。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊伍的重要組成部分，直接從事基層日常教學(xué)管理工作，是提高教學(xué)質(zhì)量、加強教學(xué)管理的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。關(guān)注教學(xué)秘書的個人成長及職業(yè)發(fā)展不僅是提高高校教學(xué)管理水平和推動教育管理改革的需要，更是做好教育管理隊伍建設(shè)的需要。

一、教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀分析

1.工作內(nèi)容繁雜、瑣碎，工作強度大責(zé)任重

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容和業(yè)績主要表現(xiàn)為教學(xué)安排是否得當(dāng)、教學(xué)秩序是否正常，教學(xué)工作是否良好運轉(zhuǎn)。教學(xué)秘書崗位職責(zé)重，工作涉及教學(xué)的方方面面，包括：第一，常規(guī)教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書要協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)管理工作，保證系部教學(xué)工作正常有序的開展。教學(xué)任務(wù)安排、教師工作量統(tǒng)計、考務(wù)安排、檔案管理、參與擬定教學(xué)計劃、系部網(wǎng)站維護、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)檢查、年度總結(jié)報告撰寫等。第二，溝通協(xié)調(diào)、上傳下達工作。教學(xué)秘書是本部門對外聯(lián)系的代表，學(xué)校各職能部門下達的通知、文件、會議安排等一般都通過教學(xué)秘書傳達給部門領(lǐng)導(dǎo)，本部門的相關(guān)工作任務(wù)也由教學(xué)秘書傳達給各位教師。教學(xué)秘書在其中起著上傳下達的作用，是溝通上下的橋梁。第三，無明確范圍的工作?？梢哉f，教學(xué)秘書的工作涉及到教學(xué)的方方面面甚至還有本部門的行政事務(wù)。工作內(nèi)容繁多、細(xì)致、瑣碎，比如在涉及到課程安排、考試安排等工作時，需要教學(xué)秘書不受打擾連續(xù)工作，保持思路不間斷甚至還要加班加點。教學(xué)秘書工作責(zé)任重，一旦教學(xué)過程中出現(xiàn)問題，就要被追究責(zé)任。第四，突發(fā)事件，要求教學(xué)秘書及時反應(yīng)和安排。所以，教學(xué)秘書的工作狀態(tài)是隨時緊繃著一根弦，精神高度緊張。

2.工作關(guān)系復(fù)雜，工作地位低不被理解

教學(xué)秘書職位相對較低，工作性質(zhì)多為服務(wù)性。教學(xué)秘書要處理的工作關(guān)系復(fù)雜。對外，教學(xué)秘書代表部門，要和學(xué)院各部門打交道。對內(nèi)，有和領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的工作關(guān)系。除了要完成職責(zé)內(nèi)的工作，還要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦或臨時性的事務(wù)。一個部門內(nèi)部有多位教師，每位教師的背景不同，要求不同，尤其在涉及教學(xué)任務(wù)的安排時不可能面面俱到，滿足每位教師的要求。這就要求教學(xué)秘書能妥善處理這些關(guān)系，構(gòu)建一個和諧、愉快的工作環(huán)境，所以秘書工作要經(jīng)得住誤解，擔(dān)得起壓力，受得起委屈。秘書多來源于新進的教師、干不了教學(xué)工作的或單位內(nèi)部人員調(diào)整過來的，高職稱、高學(xué)歷的幾乎沒有。所以教學(xué)秘書的工作被理解為能力不足的人干的活，沒有技術(shù)含量。教學(xué)秘書在科研方面趕不上教師，在職位方面趕不上職能部門有權(quán)力。在面對多項任務(wù)時，秘書要保證按時保質(zhì)完成，還要兼顧本職工作和其他日常事務(wù)，頭緒萬千。一旦出現(xiàn)紕漏，會帶來職能部門、領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的不滿，甚至責(zé)難。

3.付出收獲不成正比，工作熱情不高

第一，教學(xué)秘書工作很難看到工作成績。教學(xué)秘書的工作涉及到教學(xué)的方方面，繁瑣而且責(zé)任重，需要教學(xué)秘書付出艱辛的努力才能保持教學(xué)秩序的正常運轉(zhuǎn)，但工作成果不突出，沒有可稱道的成績。最大的成果就是維持了正常的教學(xué)秩序，沒有教學(xué)事故發(fā)生。這種成果與專職教師的教學(xué)、科研成果相比好像是微不足道。第二，教學(xué)秘書待遇低。秘書屬于教師系列，目前的教師收入取決于職稱高低。教學(xué)秘書一職牽扯了巨大精力，一般沒有時間做科研，所以科研成果較少、水平也低，在職稱評定上不如專職教師，這直接影響到教學(xué)秘書的待遇。教學(xué)秘書在政治待遇、利益分配及培訓(xùn)進修方面也不如其他崗位的人員。在一些系部，教學(xué)秘書還承擔(dān)著少量的教學(xué)任務(wù)，既要做好秘書工作，還要教好課，很忙碌但收入低，屬于低層次發(fā)展模式。在這種工作環(huán)境緊張、工作內(nèi)容繁多、工作強度大的情況下，看不到工作成績和收入的提高，容易導(dǎo)致教學(xué)秘書工作興趣減弱，工作熱情不高，不愿在這一崗位上長期發(fā)展，這影響了教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定性。

4.缺乏知識更新，工作質(zhì)量不高

第一，教學(xué)秘書隊伍建設(shè)不像師資建設(shè)那樣受學(xué)校重視，教學(xué)秘書缺乏相關(guān)專業(yè)知識背景，所以對管理和本專業(yè)發(fā)展缺乏思考與創(chuàng)新，難以在更高層次上對專業(yè)建設(shè)等問題提出見解，很難成為具有較高專業(yè)水平的管理人才。而且教學(xué)秘書隊伍中低職稱、低學(xué)歷者居多也影響工作質(zhì)量。

第二，高校的教學(xué)管理越來越繁雜，教學(xué)秘書的工作量和工作難度也越來越大，因此對教學(xué)秘書的要求也越來越高。但教學(xué)秘書將所有時間基本上用于應(yīng)付事務(wù)性工作，沒有時間也沒有精力學(xué)習(xí)。學(xué)校即使有外出深造的機會也很難落到教學(xué)秘書身上，因為教學(xué)秘書缺位將無法維持正常的教學(xué)秩序。而靜下心來進行教學(xué)研究和學(xué)習(xí)管理知識也只是一句空話，教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀使其能維持正常教學(xué)秩序就相當(dāng)不錯了，還何談知識的更新呢？這種狀態(tài)持續(xù)日久的話，教學(xué)秘書將失去自我提升的意識，這會制約教學(xué)秘書管理能力的提高，也阻礙了其進一步的發(fā)展，增加了此群體固定在高校底層的危險。

二、改善教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的對策

1.減輕教學(xué)秘書工作負(fù)擔(dān)

第一，明確職責(zé)范圍。教學(xué)秘書工作繁忙的一個重要原因是職責(zé)不明確。無論是否教學(xué)秘書的職責(zé)范圍，人們一般傾向于找教學(xué)秘書解決問題，這就造成秘書的額外負(fù)擔(dān)。另外，工作存在彈性，主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)和秘書在互動過程中會形成誰能干就多干的局面。在職責(zé)模糊地帶或領(lǐng)導(dǎo)工作領(lǐng)域，教學(xué)秘書能勝任的，也往往交由教學(xué)秘書，造成其疲憊不堪。這就需要明確劃分教學(xué)秘書的職責(zé)范圍，形成教學(xué)工作各負(fù)其責(zé)的局面。第二，合理增加編制。高校管理者應(yīng)考慮到教學(xué)管理工作的繁簡程度、學(xué)生數(shù)量和專任教師數(shù)量，適當(dāng)按比例配備相應(yīng)的基層教學(xué)管理人員，合理減輕教學(xué)秘書的工作負(fù)擔(dān)?；蛘呖紤]增加學(xué)生勤工儉學(xué)機會，由學(xué)生擔(dān)任教學(xué)輔助人員，輔助教學(xué)秘書做一些簡單、事務(wù)性工作。第三，采用現(xiàn)代化管理方式。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，教務(wù)系統(tǒng)自動排課、統(tǒng)計工作量，飛信、網(wǎng)上辦公平臺等手段的應(yīng)用會大大減輕教學(xué)秘書的工作負(fù)擔(dān)。第四，改變工作作風(fēng)。高校管理者應(yīng)切實轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，減少文山會海、形式主義，讓教學(xué)秘書真正把時間用在本職工作上。

2.轉(zhuǎn)變觀念，肯定教學(xué)秘書工作的重要性

第一，重視教學(xué)秘書工作。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理的重要崗位，其工作是提高教學(xué)質(zhì)量的重要保障。沒有教學(xué)秘書的默默付出，系部將無法保持正常的教學(xué)秩序。高校應(yīng)從工作大局出發(fā)，高度肯定教學(xué)秘書工作的重要性，重視教學(xué)秘書的付出和成績。在教學(xué)秘書的選拔和任用上，領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格把關(guān)，任用真正能干負(fù)責(zé)任的人員，打造一支高素質(zhì)、懂管理、戰(zhàn)斗力強的教學(xué)秘書隊伍。另外，重視教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展，積極為他們創(chuàng)造培訓(xùn)、交流、學(xué)歷提升的機會，在評獎評優(yōu)、工資待遇方面給予相應(yīng)的政策傾斜，激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性。第二，教學(xué)秘書本人的心理調(diào)節(jié)。教學(xué)秘書要轉(zhuǎn)變思維方式，看到其中的“得”與“失”。 教學(xué)秘書雖工作辛苦還費力不討好，但此職位使人快速成長，鍛煉了能力，積累了經(jīng)驗，熟悉了教學(xué)的各個環(huán)節(jié)，有利于今后的職業(yè)發(fā)展。另外，教學(xué)秘書要正確看待自己的工作，充分認(rèn)識到崗位的重要性。教學(xué)秘書非一般人能勝任，這一職位能充分證明自己的能力。還有，教學(xué)秘書要學(xué)會調(diào)控情緒，心胸開闊，樹立服務(wù)意識，不要斤斤計較，減少摩擦，做好本職工作。

3.提高教學(xué)秘書待遇，激發(fā)教學(xué)秘書工作積極性

第一，提高教學(xué)秘書的經(jīng)濟待遇。目前，教師的工資高低主要與職稱掛鉤，教學(xué)秘書一般職稱較低，所以工資也低。高校在充分重視教學(xué)秘書的工作時，應(yīng)對教學(xué)秘書這一崗位予以合理定位，考慮工作量大小等因素制定合理的分配方案和標(biāo)準(zhǔn)，在績效工資或高校津貼中體現(xiàn)，給予教學(xué)秘書應(yīng)有的工資待遇，使報酬與崗位貢獻呈正比。第二，完善考核機制。根據(jù)《教育部關(guān)于全面提高高等教育質(zhì)量的若干意見》（教高[2012]4 號）指出的：“完善教師分類管理和分類評價方法，明確不同類型教師的崗位職責(zé)和任職條件，制定聘用、考核、晉升、獎懲方法?！笨梢詫虒W(xué)秘書實行崗位聘任制，明確其工作內(nèi)容和范圍，制定合理的獎懲機制。對于業(yè)績突出者給予物質(zhì)和精神方面的獎勵，并在職稱、晉級、增資方面優(yōu)先考慮；對無法勝任工作的教學(xué)秘書轉(zhuǎn)崗或解聘，使教學(xué)秘書能看到努力工作的回報，激勵教學(xué)秘書熱愛本職工作。

4.加強學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，提升教學(xué)秘書工作質(zhì)量

第一，重視教學(xué)秘書的專業(yè)化建設(shè)，引進相關(guān)背景專業(yè)的人才。教學(xué)管理人員專業(yè)化是高等教育發(fā)展的需要，也是改變當(dāng)前高校教學(xué)管理隊伍的需要，適應(yīng)了現(xiàn)代教學(xué)管理發(fā)展的趨勢。第二，教學(xué)秘書應(yīng)注重自我學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書應(yīng)主動學(xué)習(xí)，不斷更新知識領(lǐng)域。不能因為工作忙而怨天尤人，只有積極改變自身，才能獲得更好的發(fā)展。在工作中要不斷總結(jié)經(jīng)驗，定期反思自己的工作，以提高教學(xué)管理水平。結(jié)合實際工作，開展教學(xué)管理方面的課題研究，參與到教學(xué)和教改中，甚至科研立項，實現(xiàn)管理和科研的雙豐收。第三，加強對教學(xué)秘書的培訓(xùn)。高校要重視對教學(xué)秘書的培訓(xùn)，把教學(xué)秘書學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進修納入學(xué)校計劃中。通過多種形式如崗前培訓(xùn)、安排外出學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)進修、在職培訓(xùn)、到其他單位考察等給教學(xué)秘書提供繼續(xù)學(xué)習(xí)提高的機會。開拓教學(xué)秘書的視野，提高其工作和研究能力，為高校管理科學(xué)化打造一支高水平的管理隊伍。

綜上所述，高質(zhì)量的教學(xué)管理是提高教學(xué)質(zhì)量的前提，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的有力保障。教學(xué)秘書占據(jù)教學(xué)管理的最基層位臵，崗位平凡而重要。高校應(yīng)重視教學(xué)秘書的工作，尊重教學(xué)秘書的付出和勞動，充分認(rèn)識教學(xué)秘書的重要地位。針對目前教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀，采取有力措施，改善教學(xué)秘書的工作環(huán)境與待遇，激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性，發(fā)揮教學(xué)秘書的作用，從而推動教學(xué)水平的提高。