高?！皥?bào)賬難”的成因及對(duì)策解析

刁明蘇

（四川大學(xué)財(cái)務(wù)處 四川·成都 610065）

近年來(lái)，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大和發(fā)展，從多渠道獲取的各類經(jīng)費(fèi)也逐年增多，隨著最新《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》的頒布和實(shí)施，加之政府及其他民眾對(duì)教育事業(yè)投入更多的關(guān)心和關(guān)注，一方面促進(jìn)了高校會(huì)計(jì)核算工作的發(fā)展和進(jìn)步，另一方面又對(duì)核算工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。就目前情況來(lái)看，在傳統(tǒng)的高校報(bào)賬模式下，“報(bào)賬難”問題突出，這不僅消耗了師生大量的精力和時(shí)間，也降低了高校財(cái)務(wù)報(bào)賬的工作效率和工作質(zhì)量，甚至在很大程度上影響了高校其他相關(guān)工作的順利開展和運(yùn)行。因此，為適應(yīng)現(xiàn)代高校的發(fā)展和需求，探究“報(bào)賬難”問題的現(xiàn)狀、成因及解決措施是十分必要和重要的。通過對(duì)傳統(tǒng)報(bào)賬流程中存在問題及成因的解析，可以找到有針對(duì)性的解決措施并予以實(shí)施，通過對(duì)所采取措施的有效性進(jìn)行總結(jié)和反思，又能夠進(jìn)一步優(yōu)化和完善報(bào)賬流程和體系，最終促進(jìn)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步。

一、傳統(tǒng)報(bào)賬流程中存在的問題及成因

（一）報(bào)賬時(shí)間成本高，師生怨聲載道

對(duì)高校報(bào)賬人員而言，報(bào)一筆賬需要耗用大量的時(shí)間成本，究其成因，主要有以下三方面。

1.簽批耗時(shí)耗力。報(bào)銷事項(xiàng)的簽批是報(bào)賬業(yè)務(wù)的必需環(huán)節(jié)。由于高校財(cái)務(wù)一般實(shí)行“一支筆”的審批制度，而高校領(lǐng)導(dǎo)一般都是身兼數(shù)職、工作繁忙，報(bào)銷人員經(jīng)常找不到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，因此往往在這個(gè)環(huán)節(jié)等待時(shí)間很長(zhǎng)，甚至在多校區(qū)來(lái)回奔波。

2.報(bào)賬流程繁瑣致使報(bào)銷人員走彎路。對(duì)于不熟悉報(bào)賬流程的人員而言，報(bào)賬流程不易一次性掌握，因此可能會(huì)多走彎路，耗費(fèi)多余的時(shí)間。

3.原始單據(jù)質(zhì)量低致使實(shí)際審核耗時(shí)長(zhǎng)。由于報(bào)銷人員不熟悉財(cái)經(jīng)法規(guī)，經(jīng)常出現(xiàn)憑證附件質(zhì)量不高、報(bào)銷票據(jù)不符合要求的現(xiàn)象。在這樣的前提下，如果報(bào)賬人員又經(jīng)常更換，則更不易實(shí)現(xiàn)報(bào)賬一次成功，如此反復(fù)，既浪費(fèi)了相關(guān)工作人員時(shí)間和精力，也大大降低了核算人員的工作效率，同時(shí)還容易使報(bào)賬人員和相關(guān)工作人員產(chǎn)生矛盾。

（二）報(bào)賬工作量持續(xù)增長(zhǎng)，核算人員不堪重負(fù)

隨著高校核算資金量的急劇增加，高校財(cái)務(wù)核算人員的工作壓力也不斷增大，這主要表現(xiàn)在兩方面：

1.核算業(yè)務(wù)量的絕對(duì)值增大。以某高校為例，2014年全年核算憑證總量高達(dá)20萬(wàn)余份，而每一位核算人員完成的日均標(biāo)準(zhǔn)工作量比2012年增長(zhǎng)50%，已經(jīng)達(dá)到人力極限，但核算人員增加極為有限。這樣一來(lái)，核算人員經(jīng)常處于滿負(fù)荷工作狀態(tài)，尤其是每年6月、9月、11月和12月等報(bào)賬高峰期，核算人員更是超負(fù)荷工作，這既容易讓核算人員在工作中出現(xiàn)更多的失誤和錯(cuò)誤，降低工作質(zhì)量，也很大程度上削弱了核算人員的工作熱情和工作積極性，從而很難做到為報(bào)賬人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.核算質(zhì)量的要求相對(duì)提高。隨著國(guó)家對(duì)高校會(huì)計(jì)信息質(zhì)量要求的提高，為適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，高校核算中需要注意的事項(xiàng)和錄入的信息也逐漸增多，這也在一定程度上加大了核算人員的工作量。

（三）高校經(jīng)費(fèi)來(lái)源多元化，核算復(fù)雜性增強(qiáng)

隨著社會(huì)的發(fā)展，高校對(duì)外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)關(guān)系日益復(fù)雜，相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源也變得多元化，不僅包括政府的財(cái)政撥款以及學(xué)生的學(xué)費(fèi)，還包括高?？蒲薪?jīng)費(fèi)的撥款、學(xué)校自籌收入、學(xué)校銀行貸款以及捐贈(zèng)等獲得的收入。由于各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)來(lái)源和性質(zhì)的不同，因此對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用方式、報(bào)銷流程、列支范圍的規(guī)定也有所不同，這就增加了報(bào)賬業(yè)務(wù)的類別，極大增加了核算的復(fù)雜性，致使報(bào)賬難度越來(lái)越大。

二、現(xiàn)階段高校解決“報(bào)賬難”所采取措施的優(yōu)點(diǎn)和不足

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)各大高校為了解決“報(bào)賬難”的問題，積極研究并采用了一些新的報(bào)賬方式。以某高校為例，先后采用了“排隊(duì)叫號(hào)”、“設(shè)置兼職財(cái)務(wù)秘書”、“投遞式報(bào)賬”、“網(wǎng)上自助報(bào)賬”等方式，在一定程度緩解了“報(bào)賬難”的問題，但是依舊存在一些問題和不足。

（一）引進(jìn)叫號(hào)系統(tǒng)，解決報(bào)賬無(wú)序的問題

引入叫號(hào)系統(tǒng)是高校為緩解“報(bào)賬難”問題最容易想到的方式，其優(yōu)勢(shì)在于可以解決報(bào)賬排長(zhǎng)隊(duì)的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)有序化和公平分配。但報(bào)賬人員仍需在報(bào)賬現(xiàn)場(chǎng)花費(fèi)大量的時(shí)間等待賬務(wù)報(bào)銷的完成，因此并未大幅減少報(bào)銷人員的時(shí)間成本。

（二）設(shè)置兼職財(cái)務(wù)秘書，增設(shè)預(yù)審功能

設(shè)置兼職財(cái)務(wù)秘書，即高校每一個(gè)學(xué)院、機(jī)關(guān)部處和業(yè)務(wù)實(shí)體單位指定一到兩個(gè)工作人員兼職負(fù)責(zé)收取本單位老師的報(bào)賬單，并送至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。設(shè)置兼職財(cái)務(wù)秘書的優(yōu)勢(shì)在于以下兩點(diǎn)。

第一，起到預(yù)審的作用。因?yàn)樨?cái)務(wù)秘書隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定，加上財(cái)務(wù)部門會(huì)對(duì)之進(jìn)行定期和不定期的專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，因此財(cái)務(wù)秘書對(duì)財(cái)經(jīng)政策相對(duì)熟悉，能夠?yàn)閷?shí)際報(bào)賬人員提供較為專業(yè)的報(bào)賬服務(wù)。在收取報(bào)賬單時(shí)，可以對(duì)原始票據(jù)的合規(guī)性、審批程序的完整性等方面進(jìn)行預(yù)審，如有問題便直接返還給報(bào)賬人員加以調(diào)整，因此最終交到財(cái)務(wù)部門的原始憑證質(zhì)量相對(duì)較高，這樣既節(jié)約了報(bào)賬人員的精力，也提高了財(cái)務(wù)部門的報(bào)賬效率。

第二，做好財(cái)務(wù)部門與報(bào)賬人員的橋梁。很多時(shí)候，由于對(duì)待同一事物所站的觀察角度不一樣，報(bào)賬人員認(rèn)為合情合理的賬務(wù)不一定合規(guī)合法，因此經(jīng)常造成報(bào)賬人員和核算人員發(fā)生不愉快的事情。對(duì)財(cái)務(wù)部門而言，由于財(cái)務(wù)秘書對(duì)財(cái)經(jīng)政策的理解比報(bào)賬人員更透徹，因此向財(cái)務(wù)秘書解釋問題相對(duì)容易。財(cái)務(wù)部門先和財(cái)務(wù)秘書進(jìn)行良好的溝通，再由財(cái)務(wù)秘書向報(bào)賬人員解釋問題，可以避免財(cái)務(wù)部門與報(bào)賬人員的直接沖突。

但是，設(shè)置兼職財(cái)務(wù)秘書并不能完全的解決報(bào)賬工作中存在的問題和困難。一方面，如果兼職財(cái)務(wù)秘書的財(cái)務(wù)知識(shí)未能進(jìn)行及時(shí)的更新，在預(yù)審中能發(fā)揮的作用就會(huì)受限，并且在這個(gè)過程中還可能存在信息失真、信息丟失的潛在風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，老師更多傾向于通過自己的學(xué)生來(lái)完成報(bào)賬，而非通過兼職財(cái)務(wù)秘書，尤其對(duì)報(bào)賬量巨大的科研經(jīng)費(fèi)更是如此，因此設(shè)置兼職財(cái)務(wù)秘書很難對(duì)提高科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷效率起到明顯作用。

（三）采用“投遞式+無(wú)現(xiàn)金+無(wú)等候”報(bào)賬方式，解決排長(zhǎng)隊(duì)問題

單純的投遞式報(bào)賬方式是指各經(jīng)辦人填制好傳統(tǒng)的報(bào)銷單后交至財(cái)務(wù)部門前臺(tái)，投遞后便可離開，核算人員在后臺(tái)審核原始單據(jù)，審核通過后通過無(wú)現(xiàn)金支付系統(tǒng)將錢轉(zhuǎn)入相應(yīng)賬號(hào)。這種報(bào)賬方式能夠減少報(bào)賬人員的排隊(duì)等候時(shí)間，避免了由于等候時(shí)間過長(zhǎng)而產(chǎn)生的矛盾和糾紛，為老師節(jié)約了寶貴的時(shí)間，從而可將更多精力投入教學(xué)科研活動(dòng)，同時(shí)也減少了財(cái)務(wù)核算人員直接面對(duì)報(bào)賬人員進(jìn)行審核的心理壓力。

但是，單純的投遞式報(bào)賬也存在其不足之處。第一，由于其只是將上交資料的過程進(jìn)行縮減，實(shí)際報(bào)賬流程并沒有優(yōu)化，未達(dá)到報(bào)賬要求的資料將被退單，對(duì)報(bào)賬人員而言，退單會(huì)造成來(lái)回往返財(cái)務(wù)部門的次數(shù)多，時(shí)間成本大；對(duì)財(cái)務(wù)人員而言，一筆退單會(huì)引發(fā)一系列通知、解釋等工作，花費(fèi)的時(shí)間和精力遠(yuǎn)大于報(bào)銷一筆符合要求的業(yè)務(wù)。第二，在投遞的過程中，由于需要對(duì)資料進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，有可能會(huì)造成信息的丟失和混淆，依舊存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）推行“網(wǎng)上自助+無(wú)等候”的報(bào)賬方式，讓師生和核算人員雙方受益

“網(wǎng)上自助+無(wú)等候”報(bào)賬是近年來(lái)高校為緩解報(bào)賬壓力而采用的一種新型報(bào)賬方式。其流程簡(jiǎn)單來(lái)說即是：報(bào)銷人員在網(wǎng)上自助填寫報(bào)賬內(nèi)容，提交成功后將相應(yīng)原始單據(jù)交到財(cái)務(wù)部門前臺(tái)投遞，投遞完成后便可離開，核算人員在后臺(tái)審核通過原始單據(jù)后完成報(bào)銷。近年來(lái)，上海交通大學(xué)、浙江大學(xué)、南開大學(xué)、西南交通大學(xué)等高校都相繼推行了這種方式。比起單純的設(shè)置兼職財(cái)務(wù)秘書和采用投遞式報(bào)賬等方式，“網(wǎng)上自助+無(wú)等候”的報(bào)賬方式更為方便、安全、快捷，可以極大程度的提高報(bào)賬工作的效率和質(zhì)量。其優(yōu)勢(shì)在于：

第一，報(bào)賬人員可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)進(jìn)行網(wǎng)上自助申報(bào)，申報(bào)后將相應(yīng)單據(jù)交到財(cái)務(wù)部門前臺(tái)投遞后便可離開。同時(shí)，報(bào)賬人員在申報(bào)時(shí)，系統(tǒng)中會(huì)根據(jù)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算項(xiàng)進(jìn)行提示，如果預(yù)算不足則無(wú)法通過申報(bào)。通過系統(tǒng)的預(yù)審，可以避免等到核算人員做賬時(shí)才發(fā)現(xiàn)預(yù)算不足而不得不退單的問題，從而減少了退單率。因此，“網(wǎng)上自助+無(wú)等候”報(bào)賬既具有投遞式報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)，又在一定程度上彌補(bǔ)了投遞式報(bào)賬的不足。

第二，一旦財(cái)務(wù)人員審核通過原始報(bào)銷單據(jù)后，在系統(tǒng)中可自動(dòng)依據(jù)報(bào)賬人員填寫的報(bào)銷事由、金額、銀行賬號(hào)等基礎(chǔ)信息直接生成會(huì)計(jì)憑證。這樣大大減少了數(shù)據(jù)錄入的時(shí)間和差錯(cuò)率，讓核算人員從繁重的錄入工作中解脫出來(lái)。

當(dāng)然，網(wǎng)上自助報(bào)賬方式也可能會(huì)遇到以下問題。

1.信息填報(bào)錯(cuò)誤。報(bào)銷費(fèi)用的填寫要求報(bào)賬人員根據(jù)系統(tǒng)的提示對(duì)票據(jù)進(jìn)行歸類整理后才能填報(bào)信息。雖然系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目設(shè)置羅列得比較清晰，但是由于種種原因，相關(guān)報(bào)賬人員在填報(bào)信息時(shí)仍可能會(huì)出現(xiàn)較多的錯(cuò)誤，導(dǎo)致大量憑證仍需要核算人員手工修改。

2.網(wǎng)上自助報(bào)賬系統(tǒng)癱瘓。隨著網(wǎng)上自助報(bào)賬業(yè)務(wù)量的不斷增多，可能存在大量報(bào)賬人員在同一時(shí)間訪問網(wǎng)上自助報(bào)賬系統(tǒng)的情況。而在現(xiàn)階段，由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理人員少、任務(wù)重，如果不能及時(shí)的解決系統(tǒng)遇到的新情況和新問題，則可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，影響報(bào)賬的正常開展。

3.退單率較高。通過網(wǎng)上自助報(bào)賬系統(tǒng)，可以避免因?yàn)轭A(yù)算不足而導(dǎo)致的退單情況。但是，由于存在各種各樣的退單原因，比如缺少相應(yīng)的審批程序、資料不全、人員費(fèi)發(fā)放不規(guī)范等，因此在實(shí)際工作中依然會(huì)有大量的退單，這就制約了報(bào)賬的效率。

三、對(duì)優(yōu)化和完善高校財(cái)務(wù)報(bào)賬體系和流程的建議

（一）降低退單率

無(wú)論是采用投遞式報(bào)賬或是“網(wǎng)上自助+無(wú)等候”報(bào)賬方式，“退單率較高”都是不易解決的問題，也是制約報(bào)賬效率的最重要因素之一。

筆者認(rèn)為，降低退單率可以從兩方面著手。

第一，進(jìn)一步增強(qiáng)預(yù)審能力。在高校目前的財(cái)務(wù)現(xiàn)狀下，增加預(yù)審能力有兩種方式：

1.加強(qiáng)面對(duì)面的預(yù)審。高?？赏ㄟ^設(shè)置財(cái)務(wù)秘書加強(qiáng)預(yù)審，也可在財(cái)務(wù)部門前臺(tái)增設(shè)人手，在投遞時(shí)加強(qiáng)預(yù)審；

2.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)預(yù)審。在網(wǎng)上自助報(bào)賬平臺(tái)增加附件上傳的功能。首先由報(bào)銷人員掃描上傳原始單據(jù)，然后由財(cái)務(wù)部門所設(shè)置的專人在審核終端對(duì)原始單據(jù)掃描件進(jìn)行預(yù)審，預(yù)審合格則將原始單據(jù)交至財(cái)務(wù)部門，不合格則通過網(wǎng)絡(luò)告知不合格理由。這樣可以大大減少退單率，也進(jìn)一步提高審核的效率。

第二，對(duì)退單原因進(jìn)行研究。高?？赏ㄟ^對(duì)現(xiàn)有報(bào)賬業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，對(duì)其退單的比例和種類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而有針對(duì)性的進(jìn)行宣傳，讓報(bào)賬人員更加了解相關(guān)政策，從而提高附件質(zhì)量，達(dá)到減少退單率的效果。

（二）改善“簽字難”的現(xiàn)狀

高校可充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，結(jié)合網(wǎng)上自助報(bào)賬平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷事項(xiàng)的“數(shù)字簽名”技術(shù)。負(fù)責(zé)人只要能夠上網(wǎng)，便能完成審批工作，從而突破時(shí)間、地域的限制，大大節(jié)省報(bào)賬人員的周折。

（三）完善網(wǎng)上自助系統(tǒng)

網(wǎng)上自助報(bào)賬系統(tǒng)的流暢運(yùn)行是推行網(wǎng)上自助報(bào)賬方式的基礎(chǔ)。一方面要求高校在系統(tǒng)中合理設(shè)置科目，優(yōu)化填報(bào)步驟，增加系統(tǒng)自動(dòng)核查功能等，另一方面還要求定期的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和維修，提高相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)創(chuàng)新的意識(shí)和能力，積極的向國(guó)內(nèi)同行學(xué)習(xí)，進(jìn)一步建立和完善適合本高校發(fā)展和進(jìn)步的系統(tǒng)，從而在提高工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理的可持續(xù)發(fā)展。

（四）多渠道推行財(cái)務(wù)公開，提高財(cái)務(wù)信息溝通效率

高校應(yīng)充分利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、財(cái)務(wù)信息服務(wù)平臺(tái)、財(cái)務(wù)處網(wǎng)站、QQ群和郵箱等，實(shí)現(xiàn)財(cái)經(jīng)政策宣傳、辦事流程公示、財(cái)務(wù)信息公開、疑難問題解答、師生個(gè)人財(cái)務(wù)信息查詢、二級(jí)單位經(jīng)費(fèi)管理和財(cái)務(wù)信息提交等方面的功能，以便全校師生及時(shí)了解相關(guān)政策信息，以消除財(cái)務(wù)管理信息不對(duì)稱狀況，既提高師生滿意度，又進(jìn)一步提高報(bào)賬效率。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段的報(bào)賬方式雖然在一定程度上解決了傳統(tǒng)報(bào)賬方式中存在的問題，但依舊存在一些不完善之處。因此，高校需及時(shí)研究當(dāng)下階段“報(bào)賬難”的原因，進(jìn)一步優(yōu)化和完善相關(guān)的制度規(guī)范和流程，提出行之有效的解決措施，從根本上解決財(cái)務(wù)“報(bào)賬難”問題。

[1]王鑫鑫.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校財(cái)務(wù)報(bào)賬難的對(duì)策研究[J].經(jīng)濟(jì)師,2015,（3）.

[2]龔一沛,龍 .優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程,推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理的建設(shè)發(fā)展[J].財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2014,（13）.