事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策

齊 芳

（深圳市光明新區(qū)建筑工務(wù)和土地開發(fā)中心 廣東·深圳 518107）

一、事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理意識有待加強

目前，一些事業(yè)單位缺乏對會計檔案管理工作重要性的認識，其會計檔案管理工作人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識，有的單位只是安排相關(guān)會計人員作為會計檔案管理工作的主要負責(zé)人。對于一些規(guī)模較小、業(yè)務(wù)較為單一的事業(yè)單位，管理人員認為單位賬目比較簡單，僅需要對會計憑證、賬簿等核算材料進行保存即可，導(dǎo)致單位的預(yù)決算材料、合同協(xié)議等大量丟失。

（二）會計檔案信息化管理水平較差

事業(yè)單位各項管理工作的信息化在逐步開展中，但是對于會計檔案管理信息化工作的開展卻差強人意。會計電算化的應(yīng)用固然使得會計檔案實現(xiàn)了電子化的保存，但是對于紙質(zhì)會計檔案的保存多數(shù)單位只是對其按照一定的順序裝訂以后放入固定的書柜或者箱子里。時間越長，紙質(zhì)的會計檔案就越多，管理起來也就越繁瑣。由于對紙質(zhì)會計賬簿、合同、預(yù)決算材料的保存并沒有實現(xiàn)信息化技術(shù)上的管理，導(dǎo)致無法及時獲取這些材料存放的位置，并且也無法對這些材料的有無進行核實，影響事業(yè)單位的工作效率和效果。

（三）會計檔案管理制度缺乏精細化

實務(wù)中，事業(yè)單位的會計檔案管理制度多是按照國家相關(guān)規(guī)定來進行制定，但是國家相關(guān)文件的規(guī)定實際上是對會計檔案管理工作的一個整體引導(dǎo)，仍舊需要事業(yè)單位結(jié)合自身財務(wù)管理工作情況予以針對性的細化。目前，一些事業(yè)單位對于會計檔案的科學(xué)歸類、憑證的整理與裝訂、會計賬簿的打印與裝訂、會計報告的整理與裝訂、檔案目錄的編寫、電子會計檔案的歸檔保存、紙質(zhì)會計檔案的存放方式以及存放地點和工具、相關(guān)合同的分類以及儲存等，不是沒有細節(jié)性的規(guī)定，就是沒有統(tǒng)一的管理標準，使得會計檔案管理人員的具體工作缺乏細致的引導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂、操作不規(guī)范。

（四）會計檔案管理制度執(zhí)行力較弱

完善的管理制度需要有人的執(zhí)行才能夠真正發(fā)揮作用。事業(yè)單位會計檔案制度執(zhí)行力度的弱化是導(dǎo)致管理效率低下的重要原因之一。一方面是不按照管理制度執(zhí)行。比如，在立卷和歸檔上沒有嚴格按照預(yù)設(shè)案卷制度予以執(zhí)行，導(dǎo)致分類立卷與歸檔的混亂；沒有嚴格執(zhí)行會計檔案定期歸檔以及定期入庫驗收等制度，導(dǎo)致會計檔案歸檔不及時。另一方面是管理制度執(zhí)行不徹底。比如，雖然會計憑證按照規(guī)定予以裝訂，但是裝訂并不規(guī)范，對于一些簽章不齊全的憑證沒有予以及時查證和剔除就予以裝訂；會計資料查閱雖然履行了相應(yīng)手續(xù)，但是手續(xù)不健全或者只是流于形式，沒有起到實質(zhì)性的查閱權(quán)限制和監(jiān)督作用。

二、完善事業(yè)單位會計檔案管理制度的對策

（一）加強會計檔案管理意識

事業(yè)單位相關(guān)負責(zé)人要加強對會計檔案管理工作的重視，對管理人員要進行循序漸進的引導(dǎo)，讓其體會到檔案管理工作的混亂給財務(wù)管理工作帶來的影響。比如，某事業(yè)單位讓會計檔案管理人員參與到預(yù)算編制的前期資料收集過程中，讓其在尋找歷年相關(guān)財務(wù)報表、會計賬簿等工作中體會到會計檔案管理工作對于財務(wù)管理工作的重要性，發(fā)現(xiàn)日常會計檔案管理中所存在的問題，并積極解決問題。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位要保證會計檔案管理人員的專職性以及穩(wěn)定性, 即避免出現(xiàn)會計人員兼任檔案管理人員的現(xiàn)象，避免出現(xiàn)隨意更換會計檔案管理人員的現(xiàn)象。同時，提高會計檔案管理人員的專業(yè)性。在會計人員中選出一名檔案管理人員，加強其檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，使其不僅具有專業(yè)的會計知識，還要具有專業(yè)的檔案管理知識。

（二）提高會計檔案信息化管理水平

從電算化系統(tǒng)來講，事業(yè)單位要提高電子會計檔案的管理水平。比如，對于電子檔案要及時予以存盤；及時檢查盤內(nèi)會計檔案是否完整；按照一定的日期或其他標準對電子檔案予以排序等。這些管理上的細節(jié)問題只需要在日常管理中加以注意，按照要求不斷提高管理水平即可。對于事業(yè)單位來講，值得注意的是紙質(zhì)會計檔案的信息化管理。事業(yè)單位可以創(chuàng)新性的借鑒固定資產(chǎn)信息化管理的一些措施。通常，管理人員會對紙質(zhì)會計檔案進行編號、編制會計檔案目錄。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位可以利用掃碼器、條碼以及辦公室自動化軟件對各會計賬簿、合同文本等進行定位。比如，以會計檔案裝箱為例，可以在每個箱子上貼上條形碼，然后用掃碼器予以掃描，在Excel 表格等中輸入箱子所對應(yīng)的編碼、位置以及內(nèi)部所儲存的會計檔案內(nèi)容等。在實務(wù)中，具體表格內(nèi)容以及條形碼單元可以由單位根據(jù)自身的情況予以變更。

（三）建立精細化會計檔案管理制度

事業(yè)單位要結(jié)合自身的情況，在國家相關(guān)會計檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上構(gòu)建企業(yè)自身的會計檔案管理操作標準，為管理人員提供精細化的、標準化的、規(guī)范化的操作流程。以會計檔案的分類為例，不能簡單的將其分為會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他，而是要對這四大類進行進一步的詳細劃分。比如，某事業(yè)單位將其他類別細分為10 余個小項目，諸如各項稅費納稅申報表及相關(guān)資料、資產(chǎn)處置資料、稅務(wù)審計等相關(guān)部門檢查資料、固定資產(chǎn)盤點表及報告等。此外，對于具體細節(jié)工作要制定統(tǒng)一的標準。比如統(tǒng)一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面以及檔案盒等。以某單位為例，用紙標準為不小于80g/m的書寫紙；憑證封皮的統(tǒng)一規(guī)格為125×232×2 mm；會計憑證檔案盒的統(tǒng)一規(guī)格為135×231×30mm 等。同時，會計檔案的移交、保管、查閱以及銷毀等制定規(guī)范化的工作流程，使得管理人員在沒有足夠引導(dǎo)的情況下也可以迅速開展工作。對有獨立的檔案室單位可根據(jù)自身的實際情況決定是否將會計檔案移交至檔案室統(tǒng)一管理。如果移交至檔案室統(tǒng)一保管，會計檔案的管理除了遵守檔案室的檔案管理規(guī)定外，一定要嚴格執(zhí)行會計檔案的管理制度，保證移交、查閱等環(huán)節(jié)的安全，以免會計檔案遺失、信息外泄，給單位造成損失。

（四）強化會計檔案管理制度執(zhí)行力度

事業(yè)單位的會計檔案管理人員往往較少，有些規(guī)模較小、業(yè)務(wù)單一的事業(yè)單位僅有一個管理人員，因此對于會計檔案管理制度執(zhí)行力度的強化主要在與對會計檔案管理人員工作情況的監(jiān)督。有些事業(yè)單位通過充分發(fā)揮員工績效管理的作用來激勵和約束會計檔案人員嚴格執(zhí)行檔案管理制度，取得了一定的進展。即把握會計檔案管理制度的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，設(shè)置關(guān)鍵性指標，對關(guān)鍵性指標進行權(quán)重設(shè)計，結(jié)合財務(wù)部門其他工作人員對會計檔案管理人員工作情況的反映以及對工作的定期抽查檢驗等因素對關(guān)鍵性指標進行分數(shù)計算，根據(jù)結(jié)果來計算會計檔案管理人員的績效工資以及相關(guān)獎勵懲罰措施，對其形成強有力的工作壓力與動力，促使其嚴格執(zhí)行會計檔案管理制度。

三、結(jié)語

事業(yè)單位會計檔案管理工作是其一切財務(wù)管理工作的基礎(chǔ)，也是我國公共財政體制深化改革中一項重要的具體工作。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對會計檔案管理工作的重視，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)，制定精細化的管理制度并強化制度的執(zhí)行力度，不斷完善會計檔案管理工作，助推財務(wù)管理工作的順利進行。

[1]鄭欽源.新時期事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題及對策[J].中國市場，2014，(9).

[2]皋霜楓.高校財務(wù)會計檔案管理探析[J].當(dāng)代經(jīng)濟，2011，(7).