高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理研究

陳娟娟

（西安工程大學(xué) 陜西·西安 710000）

我國檔案管理部門在制定的《全國檔案信息化實(shí)施綱要》中就已經(jīng)將信息化管理列入到檔案建設(shè)的規(guī)劃當(dāng)中，能夠取代傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理的工作體系，為數(shù)字化信息管理提供新的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新。因此，以發(fā)展信息化檔案管理為目標(biāo)，充分的運(yùn)用到高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中去，能夠由傳統(tǒng)的信息化財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)型，這也是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的主要內(nèi)容

高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化主要是指業(yè)務(wù)人員在管理賬目、整理報(bào)表、信息采集、管理高校財(cái)務(wù)檔案時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)方便、安全性較高、儲(chǔ)存空間較大，運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子化與信息化技術(shù)，提高財(cái)務(wù)檔案管理效率。因此如何更好的進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了總結(jié)。

（一）完善財(cái)務(wù)檔案管理電子化進(jìn)程

加快財(cái)務(wù)檔案管理的電子化進(jìn)程，首先，財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)該建立效率較高、儲(chǔ)蓄完備的信息化財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫充足的空間，將以往紙質(zhì)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)合理有序的轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊募?。其次，為了保證財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息在轉(zhuǎn)變成電子文件時(shí)的準(zhǔn)確性，它要求財(cái)務(wù)人員應(yīng)該保持著嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，全面的了解檔案管理流程與計(jì)算機(jī)電子化技術(shù)，從而促使數(shù)據(jù)庫在保存信息時(shí)的精確性，促使數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

（二）完善網(wǎng)絡(luò)信息化設(shè)施建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)平臺(tái)和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施是財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)建設(shè)的是否合理直接影響到檔案管理信息化的成果，計(jì)算機(jī)本身所具備的邏輯與推理功能，可以為工作人員在處理財(cái)務(wù)信息時(shí)帶來一定的方便快捷，減少工作誤差，因此完善網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，它可以加快財(cái)務(wù)檔案管理信息化的進(jìn)程，方便業(yè)務(wù)人員解決財(cái)務(wù)問題，提高工作效率。

二、高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案

財(cái)務(wù)檔案管理中必須將電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。但是部分高校財(cái)務(wù)檔案的管理仍依賴傳統(tǒng)的手工操作，財(cái)務(wù)信息資源習(xí)慣以紙質(zhì)介質(zhì)保管，電子檔案管理意識(shí)淡薄，對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件沒有以電子文檔的形式及時(shí)備份和歸檔，造成財(cái)務(wù)信息資源的散失和毀損。

（二）重行為習(xí)慣，輕制度規(guī)范

高校財(cái)務(wù)檔案管理人員大多不是科班出身，也沒有進(jìn)行過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因而他們不具備財(cái)務(wù)方面的知識(shí)結(jié)構(gòu)、檔案管理水平較低、對檔案管理軟件的運(yùn)用能力不夠，僅憑過去的經(jīng)驗(yàn)或習(xí)慣進(jìn)行日常財(cái)務(wù)檔案的管理，沒有將電子檔案納入其管理的范疇，對財(cái)務(wù)檔案信息載體中的電子文檔、程序文件等無法采取相應(yīng)的保護(hù)措施。

（三）重后續(xù)管理，輕前期基礎(chǔ)

原始憑證和記賬憑證的填制和審核、財(cái)務(wù)報(bào)表的編制等前期工作是否及時(shí)、真實(shí)和完整直接決定財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量。有些高校因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案管理工作人員不足，只注重前期的基礎(chǔ)整理管理工作而護(hù)士后期的財(cái)務(wù)檔案移交的管理工作，過程控制意識(shí)淡薄，認(rèn)為原始財(cái)務(wù)憑證的整理、歸檔工作是可有可無的，不重視對日常財(cái)務(wù)信息資料的收集處理、歸檔、傳遞和控制等，財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性難以保證。

（四）重保管，輕利用

管理好財(cái)務(wù)檔案是為了更好的利用財(cái)務(wù)檔案。通過對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的分析，可以把握高校財(cái)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)，了解高校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)水平、教學(xué)科研狀況及不足之處，有利于學(xué)校的健康持續(xù)發(fā)展。但有些高校對財(cái)務(wù)檔案重保管輕利用。財(cái)務(wù)檔案的管理只停留在收集、整理和歸檔等問題上卻忽視了檔案信息的開發(fā)與利用，缺少對信息資源的多元化服務(wù)的功能，開發(fā)利用程度有待提高。

三、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)

我們在對過去的財(cái)務(wù)檔案管理工作中主要嘗試的是由排遣的財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行管理，其工作人員專業(yè)能力補(bǔ)強(qiáng)，大多都是由行政部門的工作人員或是后勤人員來對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理，并在檔案整理工作中并沒有全面的發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的效用。由此，財(cái)務(wù)檔案管理在高校的利用率較低，不能全面的為高校的發(fā)展提供有效的資源，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理方式對現(xiàn)代化的發(fā)展及其重要。我們需要建立新的財(cái)務(wù)檔案管理理念，不斷的推進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展。

（二）高度重視，文檔一體

財(cái)務(wù)檔案管理工作作為高校行政活動(dòng)的重點(diǎn)內(nèi)容需要引起高校管理人員足夠的重視，作為高校建設(shè)項(xiàng)目重點(diǎn)支持的內(nèi)容。逐步加大對財(cái)務(wù)檔案管理工作的支持力度，為檔案管理工作提供便利的條件，能夠在高校管理工作中抓住重點(diǎn)，搞好高校管理工作的基礎(chǔ)，并時(shí)刻保持財(cái)務(wù)檔案的意思，對衛(wèi)星城的檔案文件資源按照一定的標(biāo)準(zhǔn)與程序積極的加以完善。

（三）確立標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行規(guī)范

確保財(cái)務(wù)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，尤其是在現(xiàn)代化的信息環(huán)境下。如果高校財(cái)務(wù)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)不一致，那么對高校的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的采集以及加工和后期的資源共享都會(huì)帶來一定的問題。此時(shí)就需要各高校的教育部門建立核心的規(guī)范，涉及到高校的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理方面，完全能夠滿足各個(gè)院校的信息化管理建設(shè)，為各個(gè)高校的教育管理部門相互交流以及資源共享提供了良好的環(huán)境。

（四）強(qiáng)化法制，保障安全

建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的法律，需要抓好學(xué)校財(cái)務(wù)的立法規(guī)章制度。根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的需求，對高校的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行及時(shí)的公布與歸檔和利用，并建立完善的電子檔案管理體系，確保高校的財(cái)務(wù)檔案能夠更加規(guī)范化，為我校的發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

四、結(jié)語

高校的財(cái)務(wù)檔案的信息化管理是一項(xiàng)長期的工作，需要根據(jù)高校的每個(gè)部門經(jīng)濟(jì)的配合，為高校的發(fā)展提供一個(gè)重要的方向。身為高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員，必須為高校的財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展盡自己所能，確定未來高校建設(shè)的主要內(nèi)容和目標(biāo)，不斷的為高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的理想方向而努力。

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