PDCA 理論在高職院校科研經(jīng)費(fèi)管理中的應(yīng)用

周 琦

（南通衛(wèi)生高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校 江蘇·南通 226000）

近年來，隨著國家對高等職業(yè)教育的日益重視，如何規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的使用、加強(qiáng)對科研成本的核算、保證科研項目的順利實(shí)施，已成為高職院校財務(wù)管理的重要課題。

一、高職院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理過程中存在的問題

第一，科研經(jīng)費(fèi)申報缺少溝通，高職院校的科研項目以省市級項目為主，故單個科研項目經(jīng)費(fèi)金額較少，科研項目、課題的立項申報是一般由科研管理部門或項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行，其往往重立項，輕經(jīng)費(fèi)管理，與財務(wù)部門信息溝通不及時，缺乏協(xié)調(diào)，財務(wù)部門只有在經(jīng)費(fèi)劃撥到單位或需要落實(shí)配套資金時才知道科研經(jīng)費(fèi)總額。

第二，在科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制過于粗獷，財務(wù)部門沒有參與科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的制定，缺少統(tǒng)一的依據(jù)和方法，往往是項目負(fù)責(zé)人單方面的估算，預(yù)算的編制沒能做到細(xì)化，不能按科研活動的步驟分解到分步任務(wù)、階段目標(biāo)之中。

第三，財務(wù)部門無法明確科研經(jīng)費(fèi)的支出內(nèi)容、開支范圍與支出標(biāo)準(zhǔn)，無法核實(shí)科研經(jīng)費(fèi)支出的必要性與真實(shí)性，不了解項目的進(jìn)行程度，無法將經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)度與科研項目的執(zhí)行進(jìn)度結(jié)合起來進(jìn)行制約管理，科研經(jīng)費(fèi)的支出不按項目申報時的預(yù)算進(jìn)行使用，科研項目結(jié)題時的實(shí)際支出數(shù)和支出項目與預(yù)算編制數(shù)偏差較大，科研項目管理與經(jīng)費(fèi)使用支出管理在一定程度上相脫節(jié)。

二、 循環(huán)

PDCA 循環(huán)理論誕生于20 世紀(jì)50 年代，是由美國耶魯大學(xué)博士愛德華茲·戴明提出，故又稱為戴明循環(huán)。PDCA 循環(huán)理論是現(xiàn)代企業(yè)管理的基本方法之一，它實(shí)質(zhì)是在生產(chǎn)和管理活動中，為提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理效能，將工作過程分為計劃（Plan）、實(shí)施（DO）、檢查（Check）、處理（Act）4 個循環(huán)階段，實(shí)現(xiàn)螺旋上升的過程。PDCA在高職院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理中所代表的意義如下：①P——計劃，即科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制，包括總體預(yù)算和與項目各階段分步任務(wù)相匹配的階段預(yù)算；②D——執(zhí)行，即科研經(jīng)費(fèi)的按預(yù)算、分步驟實(shí)際使用；③C——檢查，就是一要檢查科研經(jīng)費(fèi)實(shí)際使用與預(yù)算間的偏離度，找出原因；二要檢查科研經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度與分步目標(biāo)任務(wù)是否匹配；④A——行動（或處理）。對科研經(jīng)費(fèi)各階段管理中存在的問題進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化。在循環(huán)過程中這4 個階段緊密銜接，環(huán)環(huán)相扣，大環(huán)包含小環(huán)、小環(huán)推動大環(huán)，在總結(jié)與改進(jìn)中循環(huán)上升。PDCA循環(huán)法在生產(chǎn)管理中提升產(chǎn)品質(zhì)量與企業(yè)管理水平發(fā)揮了重要作用，其對改進(jìn)和提高職院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理的質(zhì)量與效果，也將起到積極有效的作用。

三、 循環(huán)在高職院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理工作中的應(yīng)用

（一）計劃階段

P 階段（計劃階段），是實(shí)施PDCA 循環(huán)的第一步，高職院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理的P階段為科研立項的預(yù)算編制階段。需要科研管理部門會同財務(wù)人員等根據(jù)科研項目的需要、任務(wù)及外部條件對科研活動的整個過程編制合理的預(yù)算，對所需的物質(zhì)成本，如：設(shè)備購置及折舊、辦公耗材費(fèi)用、文獻(xiàn)資料費(fèi)用，運(yùn)用歷史成本法、參數(shù)模型法等方法作出測算,并加強(qiáng)對所需設(shè)備必要性的論證與管理；對所需的人力成本，如：勞務(wù)費(fèi)、評審費(fèi)等按科研課題的性質(zhì)，以統(tǒng)一的分檔標(biāo)準(zhǔn)測算，控制勞務(wù)費(fèi)、評審費(fèi)、差旅費(fèi)等在整個科研經(jīng)費(fèi)中所占比重，并按科研項目的實(shí)施階段對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行配比、細(xì)化。在分析以往科研經(jīng)費(fèi)預(yù)、決算差異的基礎(chǔ)上，根據(jù)科研項目的各任務(wù)階段，將預(yù)算作對應(yīng)的分解，實(shí)行任務(wù)點(diǎn)管理及明確各個任務(wù)階段做什么事，到達(dá)什么目標(biāo)，及完成各任務(wù)階段的費(fèi)用。從預(yù)算編制角度把一項科研項目視作大循環(huán)，而各實(shí)施階段就是這大循環(huán)中的小循環(huán)，由局部到整體，從而提高科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制的科學(xué)性、合理性。

（二）實(shí)施階段

D階段（實(shí)施階段），是實(shí)施PDCA循環(huán)的第二步，即在科研項目支出執(zhí)行過程中應(yīng)嚴(yán)格按預(yù)算規(guī)定的項目、范圍實(shí)施?？蒲许椖控?fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對科研經(jīng)費(fèi)的使用管理，是科研經(jīng)費(fèi)的第一責(zé)任人；學(xué)?？蒲泄芾聿块T對科研經(jīng)費(fèi)開支事項的真實(shí)性和科研項目各階段開展情況及階段成果進(jìn)行鑒證；學(xué)校財務(wù)部門對科研經(jīng)費(fèi)開支范圍及所提供票據(jù)的真實(shí)性合規(guī)性進(jìn)行鑒證，并對各階段科研經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)控，做好階段經(jīng)費(fèi)使用情況小節(jié)和分析，在科研項目結(jié)題后及時完成項目決算。在財務(wù)報支單據(jù)中應(yīng)附加階段實(shí)驗(yàn)結(jié)果、研究成果及結(jié)論?？蒲许椖控?fù)責(zé)人、學(xué)?？蒲泄芾聿块T和財務(wù)部門應(yīng)對科研經(jīng)費(fèi)使用過程中所存在的問題及解決措施及時進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，從而所科研項目穩(wěn)步推進(jìn)，經(jīng)費(fèi)使用節(jié)簡、高效。

（三）檢查、考核階段

C階段（檢查、考核階段），是實(shí)施PDCA循環(huán)的第三步，學(xué)?？蒲泄芾聿块T、財務(wù)部門共同檢查、考核科研經(jīng)費(fèi)的使用、開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)是否符合項目預(yù)算的要求；各時間點(diǎn)上科研經(jīng)費(fèi)的支出進(jìn)度與科研項目進(jìn)度是否匹配，如果未達(dá)到階段預(yù)算的要求，因分析原因，如是未嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行，經(jīng)費(fèi)使用偏離項目目標(biāo)則應(yīng)由科研項目負(fù)責(zé)人修正并由相關(guān)人員清退已報支費(fèi)用；如項目目標(biāo)未達(dá)到要求應(yīng)由科研項目負(fù)責(zé)人找到原因，只有達(dá)到或完成規(guī)定的目標(biāo)要求，才能進(jìn)入下一階段的經(jīng)費(fèi)使用；如因科研經(jīng)目計劃制定的不足或研究方法、方向、設(shè)施設(shè)備發(fā)生重大調(diào)整、變更而需要調(diào)整經(jīng)費(fèi)預(yù)算時，應(yīng)由項目負(fù)責(zé)人提出書面申請，經(jīng)相關(guān)部門審批后方能實(shí)施。在檢查、考核階段還應(yīng)重點(diǎn)檢查尋找預(yù)算和決算或階段性目標(biāo)間的差異及原因，找到造成差異的因素，對其進(jìn)行分析，提出改進(jìn)措施，并在下一環(huán)節(jié)實(shí)施中檢查上一階段所提出的改進(jìn)措施、方法是否得到有效落實(shí)。

（四）處理階段

A階段（處理階段），是實(shí)施PDCA循環(huán)的第四步，對單步驟而言科研管理部門、財務(wù)部門，對檢查階段出現(xiàn)的未按預(yù)算執(zhí)行、支出進(jìn)度與科研項目步驟不相匹配等問題所采取的解決措施，如：明確勞務(wù)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)、差旅費(fèi)的開支比例、修訂和完善科研經(jīng)費(fèi)管理辦法規(guī)章制度、充實(shí)使用管理規(guī)定，進(jìn)一步保證科研的經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性。加大宣傳力度，使科研項目負(fù)責(zé)人及參與者了解科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制的方法及經(jīng)費(fèi)使用的標(biāo)準(zhǔn)及原則，了解所發(fā)生問題的整改落實(shí)情況。對整個科研項目而言，處理階段即結(jié)題階段，結(jié)題后學(xué)?？蒲泄芾聿块T應(yīng)向財務(wù)部門開據(jù)科研項目結(jié)題通知單，并通知科研項目負(fù)責(zé)人在規(guī)定的時間內(nèi)辦理課題結(jié)題決算手續(xù)，避免科研經(jīng)費(fèi)久拖不結(jié)現(xiàn)象的產(chǎn)生，從而促進(jìn)科研項目預(yù)算編制的準(zhǔn)確性，決算的及時性，促進(jìn)科研項目降低成本，提高科研經(jīng)費(fèi)的使用效率。

四、 法應(yīng)用于高職院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理工作的優(yōu)點(diǎn)

一是PDCA 循環(huán)的計劃、實(shí)施、檢查、處理的四個環(huán)節(jié)與財務(wù)管理中的預(yù)算、支出、審核、決算四個步驟相對應(yīng)，便于組織與實(shí)施，二是將單個科研項目經(jīng)費(fèi)劃分為多個分階段的PDCA小環(huán)，便于科研經(jīng)費(fèi)的精細(xì)化管理，整個循環(huán)過程中環(huán)環(huán)相扣，能比較如實(shí)反映科研成本支出的真實(shí)性與相關(guān)性，便于測算出同類科研項目的標(biāo)準(zhǔn)成本。三是對科研經(jīng)費(fèi)管理工作而言，每次PDCA 循環(huán)都能在上次預(yù)算的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)預(yù)、決算間偏差的原因并提出改進(jìn)措施，為確定科研經(jīng)費(fèi)的合理的經(jīng)費(fèi)預(yù)算模型提供數(shù)據(jù)，從而不斷提升科研經(jīng)費(fèi)管理水平。

[1]阮鵬.科研項目管理常見的風(fēng)險與應(yīng)對措施[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2014，(2).

[2]劉恒義.關(guān)于加強(qiáng)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理工作的思考[J].中國管理信息化，2013，(5).