從折舊費快速增長角度談共享服務(wù)中心的資產(chǎn)管理漏洞

孟西敏

（艾默生科技資源（西安）有限公司 陜西·西安 710075）

一、折舊費快速增長的問題

所謂折舊費，就是企業(yè)固定資產(chǎn)在使用過程中所發(fā)生損耗的補(bǔ)償，根據(jù)相關(guān)規(guī)定自投入使用月份的次月開始計提折舊；同時，停止使用的固定資產(chǎn)，自停止使用月份次月開始不再進(jìn)行計提。在實踐中固定資產(chǎn)的具體用途存在著一定的差異性，折舊費科目也不盡相同，通常用制造費用、或者管理費用。如，2015 年4 月20 日，計提固定資產(chǎn)折舊費20000 元，其中：生產(chǎn)車間固定資產(chǎn)折舊費15000 元，管理部門固定資產(chǎn)折舊費5000 元。則會計分錄如下：

借：制造費用——折舊費 15000

管理費用——折舊費 5000

貸：累計折舊 20000

通過以上分析可知，企業(yè)固定資產(chǎn)投用以后的發(fā)生的折舊費用，直接關(guān)系著企業(yè)的資產(chǎn)狀況，如果折舊費用增長過快，則企業(yè)的總體資產(chǎn)額就會降低，單位的成本就會增加，這對企業(yè)的發(fā)展非常不利。近年來，很多企業(yè)集團(tuán)在建立共享服務(wù)中心后，隨著部分人員和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到共享中心，與業(yè)務(wù)單位相關(guān)的資產(chǎn)采購也需要在共享中心完成，加上共享中心自身發(fā)展所需的資產(chǎn)，導(dǎo)致共享中心資產(chǎn)增加，折舊費急劇上升，對企業(yè)資金狀況也提出了挑戰(zhàn)。折舊費用快速增長問題是企業(yè)財務(wù)管理過程中需要面對的問題，如果處理不好，必須會影響企業(yè)的資金狀況，影響資金的集中管控。

二、相關(guān)部門折舊費快速增長的原因和解決方法

（一）相關(guān)部門折舊費快速增長的原因

企業(yè)的資產(chǎn)管理者缺乏責(zé)任感，目前的狀況是，一方面，共享服務(wù)中心的IT資產(chǎn)管理人員缺乏資產(chǎn)管理基本知識，管理手段欠缺，意識淡漠。IT 采購部門只要有新增加的員工，就會為其申請采購新的電腦，但是對于老員工離職所歸還的電腦，卻沒有及時進(jìn)行登記，并實現(xiàn)調(diào)劑使用，而是簡單的入庫，造成賬面庫存資產(chǎn)大量積壓。另一方面，監(jiān)督機(jī)制和監(jiān)督力度也不夠，根據(jù)固定資產(chǎn)的管理要求，對于固定資產(chǎn)保管不善的應(yīng)該做出處罰，但是這項管理在實際工作中未得到落實。在日常管理中，沒有做到對固定資產(chǎn)進(jìn)行及時清查盤點，資產(chǎn)的配置也不是很合理，普遍表現(xiàn)為資產(chǎn)的閑置和利用率不高等現(xiàn)象。經(jīng)過查看財務(wù)報表，發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)投入占比重大，占總資產(chǎn)投資73%，經(jīng)過對財務(wù)資產(chǎn)臺賬整理，發(fā)現(xiàn)公司在冊電腦數(shù)量1300 多臺，幾乎為員工總?cè)藬?shù)的2 倍，資產(chǎn)使用率非常低，而在實物上，IT庫房中存在大量已經(jīng)完全不能使用的電腦,IT未進(jìn)行報廢處理，另外有部分電腦被業(yè)務(wù)部門長期借用折舊卻仍在IT支持部門，IT因為沒有資產(chǎn)而在加大采購。共享服務(wù)中心的特征，導(dǎo)致資產(chǎn)采購存在控制缺陷。共享服務(wù)中心的建立使得各工廠的不同業(yè)務(wù)被集中在一起，對共享中心的管理者而言，評估各業(yè)務(wù)單位采購資產(chǎn)的合理性和必要性是一個很大的挑戰(zhàn)。而對各業(yè)務(wù)單位而言，其購買資產(chǎn)，僅從自身業(yè)務(wù)需要考慮，因為實施的是遠(yuǎn)程管理，致使其財務(wù)人員遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)，根據(jù)數(shù)字也無法準(zhǔn)確的分析實際情況，對資產(chǎn)的采購評估也會產(chǎn)生偏差，這導(dǎo)致業(yè)務(wù)單元的資產(chǎn)采購變成工廠和共享中心雙方監(jiān)督的薄弱區(qū)，極易發(fā)生重復(fù)采購、無效采購的現(xiàn)象。造成公司資金流失，資產(chǎn)、折舊迅速增長，資產(chǎn)使用效率低下。員工績效考核目標(biāo)存在矛盾，IT 支持部門迫于員工滿意度指標(biāo)的壓力，根據(jù)業(yè)務(wù)部門的要求，頻繁給予更換電腦，或者給予配置多部電腦。為此采購的電腦數(shù)劇增，而換入IT 部門的舊電腦資產(chǎn)，則加大了支持部門的折舊費用。IT 資產(chǎn)管理部門資產(chǎn)信息缺乏，沒有資產(chǎn)的完整信息、使用人、使用狀況等的記錄和跟蹤，年度電腦采購預(yù)算中，達(dá)到使用期需要更換的電腦數(shù)量預(yù)測完全依賴財務(wù)的會計折舊年限進(jìn)行判斷，脫離實際資產(chǎn)使用狀況。在編制預(yù)算時，留下預(yù)算空間，預(yù)算采購數(shù)量年年上升。資產(chǎn)采購審批環(huán)節(jié)存在問題，IT 部門往往迫于業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)緊急等壓力，先行購買資產(chǎn)，然后才根據(jù)公司流程的要求補(bǔ)辦資產(chǎn)采購申請等相關(guān)手續(xù)。

（二）折舊費快速增長的解決方法

第一，建立資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)臺賬，對企業(yè)資產(chǎn)進(jìn)行全面的記錄、監(jiān)督，并建立起相應(yīng)的考核機(jī)制。協(xié)助IT部門，通過對財務(wù)資產(chǎn)臺賬的整理和公司實物盤點，幫助IT 建立資產(chǎn)臺賬。并要求臺賬完善資產(chǎn)信息。信息與財務(wù)共享，對于電腦的購買、使用、轉(zhuǎn)出、報廢環(huán)環(huán)相扣，所有環(huán)節(jié)及時更新。財務(wù)通過單據(jù)和臺賬進(jìn)行核對。在核查IT部門年度預(yù)算時，根據(jù)臺賬，嚴(yán)格控制IT預(yù)算數(shù)字，不允許留冗余。嚴(yán)格按照資產(chǎn)采購流程進(jìn)行采購，對于先購買，后審批的予以杜絕。從源頭保證采購的合理性。降低不必要采購。IT 部門日常申請采購時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照要求進(jìn)行審核，要求提供相關(guān)信息；同時，還要建立采購績效考核機(jī)制，其中包括對資產(chǎn)管理部門的采購金額、庫存率的考核，并且對庫存、采購進(jìn)行嚴(yán)格控制。

第二，加大對財務(wù)人員和資產(chǎn)管理部門的培訓(xùn)力度。高素質(zhì)的人才是企業(yè)財務(wù)共享工作得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)加大人才培養(yǎng)力度，不斷提高員工的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，實現(xiàn)日常管理目標(biāo)。對于企業(yè)新進(jìn)員工，要求IT 部門在配備電腦時，盡量使用庫存電腦，以減少庫存量，提高固定資產(chǎn)使用率，對于需要更換電腦的，要求進(jìn)行使用人現(xiàn)有電腦的信息核對，同時還要全面了解資產(chǎn)是否達(dá)到使用年限或者是否可用。培養(yǎng)各業(yè)務(wù)單元資產(chǎn)管理人員的資產(chǎn)管理意識和采購成本效益意識，強(qiáng)化與工廠溝通，加強(qiáng)資產(chǎn)采購的可行性評估。

第三，不斷完善企業(yè)的資產(chǎn)管理制度，建立起相應(yīng)的資產(chǎn)使用、管理機(jī)制。對由于資產(chǎn)出借造成的費用中心和使用人不一致的，要求IT 部門必須予以清理。對已經(jīng)不能使用的資產(chǎn)，督促其盡快進(jìn)行實物處置，減少帳存資產(chǎn)數(shù)量。逐步提高其庫存帳的質(zhì)量，使之更真實反映公司現(xiàn)有可供使用電腦狀況。建立資產(chǎn)使用政策，對業(yè)務(wù)部門要求更換的資產(chǎn)，如果未達(dá)到資產(chǎn)使用年限的，向工廠收取費用。培養(yǎng)員工良好資產(chǎn)使用習(xí)慣，延長資產(chǎn)使用時間。對于員工不善加使用，致使資產(chǎn)使用期限降低的，IT 部門在更換電腦時，由工廠補(bǔ)償資產(chǎn)處置的損失，提高員工愛護(hù)資產(chǎn)的意識。

第四，建立資產(chǎn)管理模塊，加強(qiáng)與IT 和各業(yè)務(wù)單位之間的相互協(xié)調(diào)與配合，及時了解資產(chǎn)的應(yīng)用情況。實踐中，將辦公室自動化系統(tǒng)與企業(yè)固定資產(chǎn)管理工作結(jié)合在一起，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效共享，提高資產(chǎn)管理水平。同時，還要不斷完善和健全企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，各業(yè)務(wù)單位應(yīng)該根據(jù)自己的實際情況，搭建信息化平臺，及時更新系統(tǒng)確保信息平臺平穩(wěn)運行。實現(xiàn)業(yè)務(wù)單元的資產(chǎn)與工廠管理部門的共享，提高工廠對各自在外資產(chǎn)的監(jiān)督。

第五，增強(qiáng)職工的風(fēng)險意識和防范能力。共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)是集團(tuán)其他工廠業(yè)務(wù)的一部分，所以，必須增強(qiáng)風(fēng)險防范意識和能力，以確保各業(yè)務(wù)單位能夠平穩(wěn)運行。由于電腦屬于服務(wù)共享中心的最關(guān)鍵的資產(chǎn)，對各業(yè)務(wù)單元開展遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)起著至關(guān)重要的作用，所以IT部門應(yīng)該定期對電腦使用運行狀況進(jìn)行分批、有序的摸底，隨時掌握資產(chǎn)運行狀況，有計劃的進(jìn)行替換，在消化現(xiàn)有庫存的基礎(chǔ)上，設(shè)置少量公用電腦，防范業(yè)務(wù)運行中的突發(fā)風(fēng)險。同時避免因業(yè)務(wù)中斷而引起的不符合流程的非常規(guī)資產(chǎn)采購。

[1]任曉艷.實施共享服務(wù)中心的風(fēng)險管理研究[D].西南交通大學(xué),2008.

[2]張永嬌.財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建問題研究[D].河南大學(xué),2014.

[3]朱凱.跨國公司財務(wù)共享服務(wù)中心問題研究[D].蘇州大學(xué),2013.