市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)物資采購(gòu)管理

浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 樓建設(shè)

1 物資采購(gòu)管理的基本概念

物資采購(gòu)管理通常指市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下企業(yè)物資的正常采購(gòu)及資金分配利用的管理，如各種生產(chǎn)物資的采購(gòu)及應(yīng)用等，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃和控制，保證產(chǎn)品品質(zhì)并減少產(chǎn)品的成本而進(jìn)行的運(yùn)營(yíng)管理。物資采購(gòu)是企業(yè)的物資采購(gòu)人員需按照規(guī)定程序、方式去控制資金進(jìn)行采購(gòu)，并符合企業(yè)的各項(xiàng)管理規(guī)定而進(jìn)行的行為。

2 完善監(jiān)管機(jī)制對(duì)于企業(yè)物資采購(gòu)管理工作至關(guān)重要

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速變化，迫切需要降低和完善企業(yè)運(yùn)營(yíng)所需要的成本，以此提高企業(yè)的綜合效率。另外，完善企業(yè)物資采購(gòu)管理機(jī)制應(yīng)該向國(guó)際化的先進(jìn)水平看齊。改革開(kāi)放以來(lái)國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，并且中國(guó)也于2001年加入WTO組織，標(biāo)志著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)踏出國(guó)門，走向世界。隨著政府與各個(gè)國(guó)家的接觸增多，企業(yè)的物資采購(gòu)管理行為也逐步受到了國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)的影響，并且二者有融合的趨勢(shì)。為了進(jìn)一步使企業(yè)的物資采購(gòu)管理在國(guó)際化的大背景下能夠更加順利，完善原有的企業(yè)物資采購(gòu)管理機(jī)制已經(jīng)成了不可逆轉(zhuǎn)的潮流。

目前，我國(guó)現(xiàn)有的企業(yè)物資采購(gòu)管理制度仍然沿用20世紀(jì)70年代的模式，隨著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)日新月異，原來(lái)的管理制度已經(jīng)出現(xiàn)了各種各樣的漏洞，不足以再支持企業(yè)物資采購(gòu)管理部門的需要，且在這樣的環(huán)境下，負(fù)責(zé)物資采購(gòu)管理的員工也容易發(fā)生腐敗行為。因此在這樣的前提下，我國(guó)應(yīng)該加快相關(guān)管理制度的完善，并且修補(bǔ)現(xiàn)有的漏洞，防止不良行為的發(fā)生。

3 物資采購(gòu)管理過(guò)程不透明、監(jiān)管不到位

3.1 物資采購(gòu)管理流程不規(guī)范

雖然我國(guó)已經(jīng)制定了符合規(guī)定的物資采購(gòu)管理流程，并規(guī)定采購(gòu)單位必須接受財(cái)務(wù)、檢查、審計(jì)部門的嚴(yán)格審核和監(jiān)督。但是在實(shí)際操作過(guò)程中仍然存在執(zhí)行層面的困難，沒(méi)有得到全面地貫徹和落實(shí)。例如，采購(gòu)的前期考察調(diào)研以及供應(yīng)商的選擇都是由單獨(dú)一個(gè)部門完成的，這樣就存在很大的暗箱操作空間。執(zhí)行部門很可能為了回扣而不考慮所采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量。不能夠按照公平競(jìng)爭(zhēng)的原則來(lái)進(jìn)行采購(gòu)，而且在采購(gòu)商品以及承接會(huì)議的時(shí)候也是找有關(guān)系的單位或公司，致使產(chǎn)品質(zhì)量普遍較差且價(jià)格又很高。價(jià)格和數(shù)量都不能很好地控制，造成采購(gòu)經(jīng)費(fèi)偏高。最后在產(chǎn)品使用過(guò)程中一旦出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，由于采購(gòu)部門收受大量的公司回扣致使其無(wú)法找公司進(jìn)行返修，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

3.2 企業(yè)物資采購(gòu)預(yù)算不同步

企業(yè)物資采購(gòu)的預(yù)算編制往往在時(shí)間上滯后于實(shí)際需求。導(dǎo)致資金投入之后收效甚微，效率低下。目前，由于多數(shù)企業(yè)采購(gòu)預(yù)算并未單獨(dú)地進(jìn)行審計(jì)和分析，財(cái)政預(yù)算編制表也通常比較粗糙，支出費(fèi)用沒(méi)能夠十分詳細(xì)地記錄在案。導(dǎo)致企業(yè)物資管理工作很難有一個(gè)精準(zhǔn)的把握，不能夠有預(yù)見(jiàn)性地規(guī)劃下一年的預(yù)算工作。物資采購(gòu)工作永遠(yuǎn)處在一種被動(dòng)的狀態(tài)，因此也體現(xiàn)出了物資采購(gòu)工作在執(zhí)行過(guò)程中往往存在隨意性、臨時(shí)性、突擊性等特點(diǎn)，并且存在年底集中突擊進(jìn)行采購(gòu)的現(xiàn)象。同時(shí)，在部分企業(yè)還存在采購(gòu)資金不足的情況下，工作也僅僅局限在企業(yè)的平時(shí)收據(jù)報(bào)銷上，這些企業(yè)對(duì)于市場(chǎng)信息極不敏感，并且由于對(duì)采購(gòu)價(jià)格的不敏感，而多花了不少“冤枉錢”。這些現(xiàn)象往往是信息或是預(yù)算不同步造成的，這樣資源的利用效率就明顯下降。

3.3 監(jiān)管體系“內(nèi)部循環(huán)”

雖然多數(shù)企業(yè)已經(jīng)有了較為完備的物資采購(gòu)管理監(jiān)督制度，有主管部門、審計(jì)部門、監(jiān)督部門等監(jiān)管系統(tǒng)，但是大多數(shù)的監(jiān)管部門僅僅是貫穿在企業(yè)的內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)督，即對(duì)物資采購(gòu)部門監(jiān)督，并要求采購(gòu)部門和采購(gòu)單位互相監(jiān)督。這樣的內(nèi)部循環(huán)監(jiān)督，雖然具備很強(qiáng)的靈活性但是監(jiān)督的效果卻不盡如人意。往往在采購(gòu)的中間環(huán)節(jié)會(huì)發(fā)生腐敗問(wèn)題。這樣就要求監(jiān)督管理人員應(yīng)該在監(jiān)管和效率方面尋找一個(gè)管理的平衡。另外，在宏觀的實(shí)施策略方面，往往難以運(yùn)行，各個(gè)監(jiān)管系統(tǒng)都相互獨(dú)對(duì)，相互不受制約，監(jiān)管的信息也就不同步、不透明。內(nèi)部監(jiān)管也存在人情監(jiān)管，對(duì)于熟悉的部門或人員容易“睜一只眼閉一只眼”，上述種種都為腐敗孳生提供了溫床。因此在這樣的條件下就應(yīng)該引入“外部監(jiān)督”機(jī)制，讓一個(gè)與體制內(nèi)部沒(méi)有瓜葛的部門來(lái)進(jìn)行監(jiān)督，必然能夠保證監(jiān)督的效率和質(zhì)量。

3.4 企業(yè)物資采購(gòu)管理監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建

3.4.1 加強(qiáng)采購(gòu)流程的管理

(1)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，加強(qiáng)采購(gòu)流程的管理是企業(yè)物資采購(gòu)管理的重要手段，首先需要細(xì)化采購(gòu)流程。一方面，要做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的銜接和細(xì)節(jié)處理，對(duì)于采購(gòu)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要指定專人負(fù)責(zé)。另一方面，要在符合法律法規(guī)的前提下，盡量地簡(jiǎn)化工作流程，提高整體效率，防止有人利用煩瑣的規(guī)則來(lái)操縱采購(gòu)結(jié)果。這樣也方便后期的審計(jì)以及財(cái)務(wù)管理工作。這樣的企業(yè)物資采購(gòu)管理才更加的具有可操作性。同時(shí)，也應(yīng)該注意各個(gè)環(huán)節(jié)的不斷細(xì)化，在采購(gòu)文件的編制環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，對(duì)采購(gòu)信息等一定要詳細(xì)審核，讓信息最開(kāi)始就是真實(shí)透明的，然后在后期加強(qiáng)監(jiān)督管理，讓整個(gè)流程的信息都暢通無(wú)阻，保證整個(gè)流程的公平、公正、公開(kāi)，杜絕暗箱操作的可能性。

(2)采購(gòu)環(huán)節(jié)以及其他方面實(shí)施全方位的數(shù)字化管控。為了保證企業(yè)物資采購(gòu)及相關(guān)環(huán)節(jié)的公開(kāi)透明，可以引入數(shù)字化的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠最大限度地增加企業(yè)采購(gòu)以及其他環(huán)節(jié)的透明度，另外，從實(shí)踐的角度出發(fā)，數(shù)字化管控系統(tǒng)應(yīng)該由企業(yè)進(jìn)行社會(huì)統(tǒng)一公開(kāi)招標(biāo)，并指定相關(guān)的管理方案，對(duì)設(shè)備供應(yīng)商也要實(shí)施會(huì)員制管理，這樣才有資格將數(shù)字化監(jiān)控系統(tǒng)的供應(yīng)商納入到工程投標(biāo)環(huán)節(jié)。監(jiān)控系統(tǒng)的建設(shè)一旦建成，就將整個(gè)企業(yè)的物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié)納入到監(jiān)控之下，讓各方人員都在公開(kāi)透明的環(huán)境下進(jìn)行管理操作，杜絕不良現(xiàn)象的發(fā)生。

3.4.2 加強(qiáng)審計(jì)部門的監(jiān)管力度

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)物資采購(gòu)工作的監(jiān)督，堅(jiān)決杜絕采購(gòu)過(guò)程中徇私舞弊的現(xiàn)象。企業(yè)物資采購(gòu)管理部門也要配合當(dāng)?shù)貙徲?jì)部門進(jìn)行費(fèi)用審計(jì)，并向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員及時(shí)反映采購(gòu)進(jìn)展情況。審計(jì)監(jiān)督管理的內(nèi)容通常包括如下三個(gè)方面：一是采購(gòu)預(yù)算的審計(jì)，包括按照采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行的編制管理工作，在執(zhí)行過(guò)程中是否符合規(guī)定程序，是否嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)預(yù)算，在整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中是否能夠按照規(guī)定進(jìn)行等。二是采購(gòu)管理需要進(jìn)行定期審計(jì)。包括預(yù)算單位能否對(duì)采購(gòu)的物品進(jìn)行詳盡的登記工作，會(huì)計(jì)記錄是否疏漏，預(yù)算單位對(duì)于采購(gòu)的物品數(shù)量、質(zhì)量是否完全知曉等。三是注重財(cái)產(chǎn)物資的保障工作，確保貨幣價(jià)值的最大化，對(duì)必要的財(cái)產(chǎn)物資保障進(jìn)行必要的改善。企業(yè)要進(jìn)行適當(dāng)?shù)男Ч詫徲?jì)，保證物資部門的采購(gòu)資金落到實(shí)處，量化非集中性的物資采購(gòu)管理工作，同時(shí)，將大量的小額以及非流通性商品納入到采購(gòu)審計(jì)范圍內(nèi)。

3.4.3 完善相關(guān)的配套機(jī)制

(1)做好采購(gòu)報(bào)告和檢查制度報(bào)告的定期匯總工作，做好定期的工作匯報(bào)。采購(gòu)是一種花費(fèi)資金的行為，因此，必須進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理，不僅要進(jìn)行采購(gòu)過(guò)程中的監(jiān)督，還要進(jìn)行事前的規(guī)劃監(jiān)督、事后的匯報(bào)監(jiān)督，在采購(gòu)結(jié)束后必須要對(duì)采購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)詳盡的工作總結(jié)。保證采購(gòu)產(chǎn)品有第一手原始資料可以查詢，并且對(duì)于采購(gòu)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要有據(jù)可查。要想做好上述內(nèi)容，就必須要注意如下兩點(diǎn)：首先，企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)該設(shè)計(jì)一套符合本企業(yè)采購(gòu)環(huán)境的管理制度。并且記錄好企業(yè)物資的采購(gòu)賬單，用以輔助記賬工作，逐筆記錄采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的每一件事，做好原始數(shù)據(jù)的記錄工作。其次，要定期上交匯總的采購(gòu)記錄數(shù)據(jù)，方便監(jiān)管部門及時(shí)了解采購(gòu)活動(dòng)的進(jìn)展情況，其中包括采購(gòu)的具體單位、項(xiàng)目進(jìn)展、采購(gòu)形式、實(shí)際成交金額、中標(biāo)投標(biāo)時(shí)間以及各個(gè)供貨商的名稱等，為上級(jí)監(jiān)管部門提供必要的第一手檢查資料。

(2)不規(guī)范的監(jiān)督必然導(dǎo)致采購(gòu)流程的不規(guī)范，招標(biāo)文件在采納過(guò)程中，存在大量的不具體、不規(guī)范的操作，這些過(guò)程往往就是腐敗的高發(fā)區(qū)。企業(yè)大型采購(gòu)活動(dòng)必須要有合法的招標(biāo)文件、采購(gòu)信息報(bào)告、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)分析報(bào)告、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并且上述文件需要提前報(bào)備，企業(yè)物資采購(gòu)部門也要按時(shí)定期地向上級(jí)財(cái)政部門匯報(bào)年度預(yù)算完成比率，確定物資采購(gòu)的實(shí)際花費(fèi)金額。而有關(guān)的財(cái)政審計(jì)部門應(yīng)該根據(jù)定期匯總的報(bào)告進(jìn)行針對(duì)性的檢查，確保重點(diǎn)項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況良好。下級(jí)財(cái)政部門也應(yīng)該根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況對(duì)采購(gòu)內(nèi)容的變動(dòng)情況及時(shí)向上匯報(bào)，防止檢查過(guò)程中出現(xiàn)與實(shí)際情況不符。對(duì)于在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，必要時(shí)移送司法機(jī)關(guān)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，由于現(xiàn)階段企業(yè)物資管理的不規(guī)范，造成了企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)了一系列不應(yīng)該出現(xiàn)的浪費(fèi)現(xiàn)象。出現(xiàn)的問(wèn)題也嚴(yán)重影響了企業(yè)的工作效率以及正常運(yùn)行，導(dǎo)致現(xiàn)如今的物資采購(gòu)管理工作呈現(xiàn)一種病態(tài)的模式。因此，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，應(yīng)該針對(duì)國(guó)內(nèi)現(xiàn)行的企業(yè)監(jiān)督體制進(jìn)行一次全面的梳理工作，深入研究分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，補(bǔ)足企業(yè)監(jiān)管制度管理上的不足和缺陷，加強(qiáng)監(jiān)督部門對(duì)于物資采購(gòu)管理工作的監(jiān)督管理，為企業(yè)創(chuàng)造最大化的經(jīng)濟(jì)利益。

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