淺談新形勢(shì)下電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔與利用

王民祖

（山東黃河勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，山東 濟(jì)南250013）

1 電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔利用存在的問題

1.1 電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔不齊全

電子檔案收集工作是檔案資源建設(shè)和利用的首要環(huán)節(jié)，直接影響著檔案利用作用的發(fā)揮。檔案收集與檔案事業(yè)發(fā)展以及為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的需求存在著不適應(yīng)現(xiàn)象：一是收集內(nèi)容不齊全。一些設(shè)計(jì)單位只重視紙質(zhì)文件材料的收集，忽略了電子文件圖像資料的收集存儲(chǔ)；二是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案軟件的開發(fā)應(yīng)用，檔案不再僅僅是單一的紙質(zhì)檔案，以磁、電、光等介質(zhì)為信息載體的文件資料應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子圖像檔案。這些形象生動(dòng)的電子檔案極具保存價(jià)值。但都保存在各自電腦里,沒及時(shí)歸檔；三是按照電子檔案歸檔要求,達(dá)不到長(zhǎng)期或永久保存的要求,沒有將有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、電子文件按“雙套制歸檔”并存的原則辦理，達(dá)不到可利用狀態(tài)的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)需求。

1.2 被動(dòng)收集電子檔案難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求

長(zhǎng)期以來，設(shè)計(jì)資料歸檔工作的著力點(diǎn)基本上都放到完成工作任務(wù)上，工作精力限制了電子檔案的歸檔工作，只有到了晉升檔案級(jí)別或檢查驗(yàn)收時(shí)才會(huì)想到檔案管理這項(xiàng)工作的重要性。為此，在資金來源、檔案設(shè)施,人員配備等方面尚存不足，也在較大程度上影響了檔案歸檔與利用的需求,更影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。電子檔案歸檔處于被動(dòng)收集,大多數(shù)檔案部門收集檔案采取“你交我收”，定期接收的被動(dòng)收集方式。這種“坐、等、靠”的收集方式,很大程度上制約著電子檔案歸檔發(fā)展需求。檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享,未將電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化處理。原始和真實(shí)性的電子圖像資料未按規(guī)定進(jìn)行登記或備份，難以適應(yīng)電子檔案信息管理發(fā)展需求。

1.3 新形勢(shì)下云計(jì)算服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施緩慢

目前，電子檔案利用處于被動(dòng)狀態(tài)。檔案管理人員應(yīng)具有超前意識(shí)和高效攝取信息的能力，在檔案管理中，要主動(dòng)的、深入的調(diào)查編研電子技術(shù)檔案資料，既懂專業(yè)技術(shù)，又懂計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理知識(shí),熟悉設(shè)計(jì)領(lǐng)域的電子檔案存儲(chǔ)保管業(yè)務(wù)。因?yàn)闄n案管理已進(jìn)入電子時(shí)代云計(jì)算服務(wù)領(lǐng)域，高科技的超大計(jì)算機(jī)硬盤儲(chǔ)存器,能儲(chǔ)存大量電子檔案設(shè)計(jì)圖像資料。設(shè)計(jì)單位已采用云服務(wù)網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存器來管理電子文檔，不出門輕松點(diǎn)擊鍵盤，輸入密碼，就可獲取相關(guān)的電子檔案圖像信息資料?，F(xiàn)實(shí)的設(shè)備和管理已經(jīng)跟不上科技信息發(fā)展需求，從而使電子檔案管理難以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案利用。

2 轉(zhuǎn)變新形勢(shì)下電子檔案歸檔利用觀念

2.1 努力實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)絡(luò)共享

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，電子檔案對(duì)各類信息的需求越來越大。近些年來，電子檔案利用工作取得了明顯成效，得到了利用者的肯定和好評(píng)。但是,利用者都是采用自己儲(chǔ)存的電子資料信息為新的設(shè)計(jì)提供了有效應(yīng)用?？v觀設(shè)計(jì)資料的各類檔案歸檔情況：各設(shè)計(jì)行業(yè)參差不齊，規(guī)模大的設(shè)計(jì)院已運(yùn)用云計(jì)算服務(wù)網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存系統(tǒng)，儲(chǔ)存超大能量的電子文檔圖像資料。較小規(guī)模的設(shè)計(jì)院舍不得投資，無法存儲(chǔ)電子圖像文件成果資料。要改變紙質(zhì)文字材料的收集整理歸檔，滿足客戶個(gè)性化需求，采用多種技術(shù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序，以云計(jì)算服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大技能開展多種服務(wù)，更好的實(shí)現(xiàn)電子檔案區(qū)域網(wǎng)絡(luò)共享，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)利用云服務(wù)。

2.2 提高電子文件圖像檔案歸檔質(zhì)量

檔案質(zhì)量直接影響著實(shí)際利用效果。因此,在新形勢(shì)下我們需要加強(qiáng)電子檔案歸檔工作的質(zhì)量意識(shí),在每個(gè)工作環(huán)節(jié)實(shí)施質(zhì)量控制,建立起高質(zhì)量的電子檔案網(wǎng)絡(luò)體系,重視收集資料的系統(tǒng)性和完整性。準(zhǔn)確性和安全性。特別是電子詳圖設(shè)計(jì)資料的歸檔管理，有的設(shè)計(jì)單位還沒有納入檔案管理的范疇。電子檔案管理利用是人們將靜態(tài)的檔案信息資源通過多種渠道與方式，轉(zhuǎn)換成動(dòng)態(tài)的信息資源，最大限度地為用戶所接受的服務(wù)過程。通過云計(jì)算網(wǎng)絡(luò)將圖像傳遞給利用者，從根本上進(jìn)一步推動(dòng)電子檔案云服務(wù)意識(shí)。在收集整理、價(jià)值鑒定、保管編號(hào)、統(tǒng)計(jì)與服務(wù)中嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，提高電子檔案區(qū)域網(wǎng)絡(luò)成果資料的歸檔質(zhì)量。

2.3 轉(zhuǎn)變電子檔案歸檔管理利用觀念

要轉(zhuǎn)變這些電子圖像資料歸檔意識(shí)，必須重新認(rèn)識(shí)信息時(shí)代的電子文檔管理模式。按科技檔案類分別編號(hào)存儲(chǔ)。一是將檔案管理的焦點(diǎn)從文件的紙質(zhì)實(shí)體轉(zhuǎn)向電子文件歸檔的形成過程,從文件實(shí)體的收集、整理、編目、保管轉(zhuǎn)向到電子系統(tǒng)管理中去；二是電子圖像文檔，需要投資建立云服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過超大硬盤儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行鑒定存儲(chǔ)，進(jìn)行永久性的的保存；三是從分散的個(gè)別電子圖像成果資料文檔轉(zhuǎn)向集中存儲(chǔ)。利用者應(yīng)通過共享設(shè)計(jì)資料進(jìn)行提取和有效利用，開發(fā)交流研究成果，探討新的設(shè)計(jì)程序。所以，檔案工作者要轉(zhuǎn)變電子檔案歸檔與利用的思路和觀念。高度重視云計(jì)算網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，借助于自動(dòng)化先進(jìn)設(shè)備，為用戶提供安全的云服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

3 開創(chuàng)電子檔案歸檔利用新局面

3.1 化被動(dòng)為主動(dòng)，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)系統(tǒng)

電子檔案開發(fā)利用的關(guān)鍵在一個(gè)“活”字，要通過積極主動(dòng)的工作，把電子文件歸檔要求的“死”材料變成“活”材料，化被動(dòng)為主動(dòng)，最大限度地為應(yīng)用分布式文件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)系統(tǒng)，應(yīng)用多方面的互聯(lián)網(wǎng)儲(chǔ)存功能，采用新技術(shù)軟件完成整合，以多個(gè)服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備共同組成一個(gè)集合體，在通過集合體存儲(chǔ)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)訪問接入網(wǎng)絡(luò)客戶端程序，實(shí)現(xiàn)云服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案的歸檔整理正是適合這種“活”材料，能通過建立網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)器系統(tǒng)，針對(duì)不同用戶的需求，調(diào)整業(yè)務(wù)流程，隨時(shí)隨地的對(duì)個(gè)性化需求做出準(zhǔn)確、及時(shí)的服務(wù)需求。

3.2 豐富檔案資源，確保電子檔案歸檔完整

檔案部門應(yīng)著重研究和解決影響提供利用的“源頭”和“瓶頸”，在加大檔案收集力度與拓展檔案征集渠道上下功夫。一是提高檔案歸檔意識(shí),使收集歸檔工作成為自覺行動(dòng)。狠抓收集進(jìn)館電子檔案的內(nèi)容完整、門類系統(tǒng)齊全；二是樹立全局觀念和超前意識(shí)，主動(dòng)及時(shí)參與、介入到檔案形成過程中去，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)檔案的電子圖像資料的收集，做到工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里；三是抓聲像、實(shí)物等電子圖像資料檔案薄弱環(huán)節(jié)的收集工作。既要收集紙質(zhì)、實(shí)物檔案,又要收集非紙質(zhì)載體的電子檔案,確保聲、光、電、磁介質(zhì)檔案的收集歸檔的完整性。

3.3 研發(fā)成果信息資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用共享

檔案管理是手段，開發(fā)利用是目的。檔案工作者應(yīng)有強(qiáng)烈的信息開發(fā)意識(shí)，充分利用自身特有的優(yōu)勢(shì)和行之有效的方法，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行深加工，把檔案中儲(chǔ)存的大量電子檔案寶貴信息，有針對(duì)性發(fā)掘出來，通過綜合分析，編研提煉有份量、有價(jià)值的信息材料，使檔案利用發(fā)揮其更大的作用。一是從各單位的實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)檔案資料系統(tǒng)的、全面的歸納和總結(jié)。開展檔案信息資源的分析研究；二是開發(fā)單位組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、史志、專題文件匯編、案例匯編等形式多樣的編研成果；三是檔案員除了熟悉“家底”，當(dāng)好檔案的“活字典”外，還要主動(dòng)了解設(shè)計(jì)工作任務(wù)，真正達(dá)到管以致用；四是整合設(shè)計(jì)資料電子圖像信息資源，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，依托信息網(wǎng)絡(luò)，建立高效、規(guī)范、聯(lián)網(wǎng)的電子圖像檔案信息庫，切實(shí)改變分散保存、各自利用的管理格局，建立統(tǒng)一的電子圖像檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用共享。

4 結(jié)束語

總之，要積極探索電子檔案獨(dú)特的歸檔利用服務(wù)功能，拓展服務(wù)領(lǐng)域，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，延伸服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，最大限度地開發(fā)檔案信息資源。使電子檔案歸檔利用效果得到充分發(fā)揮，推動(dòng)電子檔案建設(shè)快速發(fā)展。努力實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享。為電子檔案建設(shè)云服務(wù)開創(chuàng)新局面。