對(duì)醫(yī)院電子檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

謝麗紅

(寧安市中醫(yī)院 黑龍江 寧安 157000)

一、醫(yī)院實(shí)行電子檔案管理的優(yōu)勢

隨著信息化的發(fā)展，特別是隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過去用紙墨、照相形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、影像、文獻(xiàn)資料等，都可用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，而記錄檔案信息的載體也日趨多樣化，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖像文件、視頻文件等，在管理方式、載體形式、信息互動(dòng)等方面對(duì)紙質(zhì)檔案形成巨大的沖擊。電子檔案的優(yōu)勢是:

(一)直接減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作存在立卷難和提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高的難題。現(xiàn)代化信息管理手段的利用，免除了立卷歸檔、檢索查找的繁難，提高了檢索速度，準(zhǔn)確率高。將工作人員從人工直接建檔的工作中解脫出來，極大地提高了各類文書檔案和病案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

(二)有利于文件和病案的補(bǔ)漏、增缺。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案立卷方法遇到信息收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷內(nèi)文件又得重新排列，編檔頁號(hào)、編抄卷內(nèi)目錄、裝訂、修改填寫案卷封面，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還使管理人員增添了許多麻煩。實(shí)行電子環(huán)境下信息管理后，醫(yī)院檔案按“件”整理，文件插入就十分方便了。省時(shí)省力，工作人員可有充分的時(shí)間提高業(yè)務(wù)水平。

(三)有利于提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。檔案的根本目的在于利用，需要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量、高水平的文檔卷宗。傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的制度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)。以現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率。

二、醫(yī)院電子檔案存在的問題

(一)電子文件不能取代紙質(zhì)文件。醫(yī)院的電子文件只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的一個(gè)附屬品，沒有完全獨(dú)立存在的能力和價(jià)值，尚不能取代紙質(zhì)文件的存在。

(二)聲像檔案歸檔不及時(shí)。我院的聲像檔案多形成于辦公室，開展各項(xiàng)活動(dòng)主要由辦公室負(fù)責(zé)拍攝，因此多數(shù)聲像檔案都還保存在辦公室，沒有統(tǒng)一到檔案室里保管，醫(yī)院各科室有時(shí)也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開展的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部等部門組織開展的一些活動(dòng)等，其中不乏有保存價(jià)值的聲像資料。如果不及時(shí)了解醫(yī)院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。今后檔案室應(yīng)積極與各部門聯(lián)系，及時(shí)將醫(yī)院的聲像檔案歸檔，做到每月一小歸檔，每年總歸檔。

(三)由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題。

(四)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。傳統(tǒng)紙板檔案管理人員，專業(yè)人員較少，熟練操作計(jì)算機(jī)的人員更是微乎其微，檔案管理人員新技術(shù)知識(shí)貧乏，所以，加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。

三、醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策

(一)積極推進(jìn)醫(yī)院檔案的數(shù)字化進(jìn)程。醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建成數(shù)字檔案室，是一個(gè)漫長的過程，需要醫(yī)院全體人員的共同努力。在醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程中，一是對(duì)檔案室現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描縮微等手段，將文書、科研、設(shè)備、基建、音像、照片等轉(zhuǎn)換成電子文件;二是利用文檔處理軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用;三是對(duì)醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺(tái)，搞好遠(yuǎn)程服務(wù);四是采取數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，防止信息失密，確保檔案信息安全;五是要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。六是雙管齊下，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子文檔"雙軌"并存。

(二)加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)加大投入，充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

(三)健全制度，明確責(zé)任。由于電子文件具有分散性，醫(yī)院每個(gè)科室都有可能成為電子文件的形成者，因此必須建立醫(yī)院檔案管理員的制度，明確責(zé)任，防止重要資料的遺漏，在醫(yī)院各科室設(shè)立一名資料管理員，及時(shí)上報(bào)各科的電子文件資料。

(四)檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件辦結(jié)后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和國家對(duì)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不依托，對(duì)各種類型的電子文件從其產(chǎn)生開始就實(shí)行檔案化管理，將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期實(shí)行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，保證電子文件長久保存和有效利用。

總之，醫(yī)院檔案管理信息化迫在眉睫，只有在完善軟硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，用創(chuàng)新開放的意識(shí)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，才能使醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作更上一層樓，從而為社會(huì)與群眾提供更加高效的服務(wù)。