歸檔文件的整理單位與裝訂

顏玉紅

(大慶市讓胡路區(qū)政府 黑龍江 大慶 163000)

一、整理單位

《歸檔文件整理規(guī)則》(以下簡稱《規(guī)劃》)最根本的特點(diǎn)，就是以“件”為整理單位，進(jìn)行文件級整理:《規(guī)則》第2．3條規(guī)定，“件”即歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為“件”，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為“件”，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。

制訂《規(guī)則》的出發(fā)點(diǎn)之一，是改革立卷的傳統(tǒng)做法、取消案卷這一實(shí)體保管單位，將歸檔文件整理的基本單位還原到文件本身，從而達(dá)到簡化概念、簡化操作的目的。因此改革思路出發(fā)，整理單位應(yīng)為“自然件”，即單份文件，因此定義中也明確了“一般以每份文件為一件”。但有的文種的文件，如正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，各部分獨(dú)立性較強(qiáng)，易被分散使用。造成歸檔不全和歸檔后查找不到，故《規(guī)則》對此類文件的處理加以強(qiáng)調(diào)，明確其應(yīng)為“件”。此外，在實(shí)際工作中，有些種類的文件，文本與其他稿本、原件與復(fù)制件等。

還有一些文件，如單一的批示與批復(fù)、報(bào)告與批示等，關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，利用時(shí)通常需要相互查證，因此實(shí)體不宜分散。《規(guī)則》允許將這些文件兩份或多份作為一件，作為整理的藍(lán)本。這是《規(guī)則》靈活性的體現(xiàn)，特別對中央、國家機(jī)關(guān)及省(市)級機(jī)關(guān)來說，增強(qiáng)了《規(guī)則》的可操作性，有較大的實(shí)際意義。這類情況包括文件正本與不同稿本。

(一)文件正本與不同稿本

同—文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件;重要文件(如法律法規(guī)等)須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件。

(二)正文與附件

附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等;一般來說、正文與附件為一件;如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可備為一件。

二、正文與文件處理單等

文書處理較規(guī)范的機(jī)關(guān)，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件。

(一)原件與復(fù)制件

對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件)，以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等，這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。

(二)轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文

轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一件文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件。

三、文件修整

為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，裝訂前必須對不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。文件修整一般包括對破損文件進(jìn)行修核，對字跡模糊或易遲變的文件進(jìn)行復(fù)制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對過大的文件進(jìn)行折疊等。

(一)修核破損文件

歸檔文件材料由于使用不當(dāng)，可能產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類文件在裝訂前需要進(jìn)行修核。

修核是指使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進(jìn)行“修補(bǔ)”、以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長壽命;其中，修補(bǔ)主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補(bǔ)缺和托補(bǔ);托補(bǔ)則是指在文件的一面或兩面托上—張紙以加固文件。

需要注意的是，由于《規(guī)則》遵循盡量保持文件原貌的思想，立卷時(shí)修補(bǔ)的一些工作內(nèi)容已無意義，例如為方便裝訂成卷而對裝訂邊狹小的文件加邊，將幅面過小或不規(guī)則的文件粘貼在其他紙張上等。此外，修核工作主要針對有重要保存價(jià)值的歸檔文件，無需移交進(jìn)館的檔案一般保持原貌即可。

(二)復(fù)制字跡模糊或易退變的文件

檔案字跡材料的耐久性是關(guān)系到檔案壽命長短的重要因素。檔案字跡材料發(fā)生退變，如退色、擴(kuò)散等而變得模糊不清時(shí)，就會影響檔案的利用。決定檔案字跡材料耐久性的因素包括字跡色素成分和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。在環(huán)境條件相同時(shí)，一般來說，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比較耐久的是以顏料為色素成分，以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，如純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆油、印臺油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。

對字跡模糊或易退變的文件，目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制:比如熱敏紙傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。但復(fù)印件本身也存在耐久性方面的問題，如易粘連等，需要采取一定措施加以防范。為減少復(fù)印件粘連的機(jī)率，復(fù)印時(shí)墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印。

(四)去除易腐蝕的金屬物

文件制作時(shí)普遍使用的裝訂用品，如訂書器、曲別釘、大頭針等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害;因此，文件整理歸檔時(shí)需去除這些易銹蝕的金屬物，以避免對檔案潛在的危害。

［1］周莉．裝訂－歸檔文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)［J］．湖北檔案，2001(10)．

［2］石林，路冰雨．談檔案文件的裝訂［J］．浙江檔案，2002(07)．