淺談電子文件和檔案全宗

賈 珩

(齊齊哈爾市碾子山區(qū)檔案局 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

一、主體全宗與客體全宗

有機(jī)整體當(dāng)然是文件運(yùn)動的基本單位，也就是全宗。所謂全宗，正是:“人們在同一項(xiàng)社會實(shí)踐活動過程中形成的文件有機(jī)整體。”形成文件的人類社會活動過程在現(xiàn)代社會條件下，有著異常豐富的內(nèi)容和多樣的形式。在這種情況下形成的檔案有機(jī)整體，必然有著不同的特點(diǎn)。一般情況下，它們可分作主體全宗與客體全宗兩大類型。這兩大類型的全宗，來源于對形成檔案的社會活動的不同劃分。從哲學(xué)角度看問題，人類的社會實(shí)踐活動是由主體、客體及其相互間的復(fù)雜運(yùn)動構(gòu)成的。在檔案管理領(lǐng)域，我們習(xí)慣上是按社會活動的主體，也就是按檔案文件形成者的不同來區(qū)分人類的社會實(shí)踐活動的。一個相對獨(dú)立的文件形成者所進(jìn)行的全部活動，就構(gòu)成了一個相對獨(dú)立的活動過程或檔案文件的來源。然而，對人類的社會活動，不僅可以按活動的主體進(jìn)行劃分，而且應(yīng)該還可以按活動的客體來進(jìn)行劃分。正因?yàn)閷π纬晌募娜祟惿鐣顒舆^程存在著上述兩種劃分方式，使社會活動過程自身存在著兩種類型。其中，在以主體為核心的活動過程中形成，可以反映一個相對獨(dú)立主體單位或個人歷史活動全貌的全宗，簡稱為主體全宗。所以，所謂主體全宗是由一個相對獨(dú)立的主體單位或個人，在其執(zhí)行社會職責(zé)的活動過程中形成的文件有機(jī)整體。另一種，以客體為核心，或者說主要用來反映客體狀態(tài)以及以客體為中心組織的社會活動全貌的全宗，可以簡稱為客體全宗。所以，所謂客體全宗，實(shí)際上是人們在圍繞著具有相當(dāng)規(guī)模而又相對完整、獨(dú)立的客體事物而展開的社會活動過程中形成的檔案有機(jī)整體。這種全宗一般情況下無法反映形成它的主體單位的歷史活動全貌。

二、確定全宗構(gòu)成方式

全宗構(gòu)成方式指全宗圍繞何種核心(主體還是客體)形成?？茖W(xué)地確定全宗構(gòu)成方式是正確區(qū)分全宗的前提。所謂區(qū)分全宗就是將產(chǎn)生于同一活動過程的檔案集中在一起，并使它們與產(chǎn)生于其他過程的檔案分開，以便保證檔案反映社會活動過程的完整性，充分顯示同一活動過程中形成的檔案之間的本質(zhì)有機(jī)聯(lián)系。為此，在區(qū)分全宗時，首先應(yīng)判別這些活動的范圍和界限，而這又與確定活動過程的中心是分不開的，因?yàn)橐灾黧w為中心的活動過程與以客體為核心的活動過程，其范圍和界限往往截然不同。但是，任何人類社會活動都是主體、客體之間相互作用的復(fù)雜過程。對它們既可以從主體，也可以從客體的角度進(jìn)行劃分，兩種方法都是正確的，并無優(yōu)劣之分。然而，站在不同文件管理部門或檔案部門的立場上看問題，由于各自的利益和需要不同，對社會活動過程和文件據(jù)以形成的核心又必然會有不同的理解，得出不同的結(jié)論。也就是說，這里主要涉及的是利用需求問題。

不同類型檔案保管機(jī)構(gòu)的存在及其服務(wù)目標(biāo)，體現(xiàn)著不同的社會需求。所以，站在不同檔案保管機(jī)構(gòu)的立場上分析形成全宗的人類社會實(shí)踐活動過程和全宗本身應(yīng)該采取的構(gòu)成方式，其結(jié)論必然不盡一致。現(xiàn)行機(jī)關(guān)(企業(yè))建立的電子文件信息系統(tǒng)，主要是為本機(jī)關(guān)(企業(yè))服務(wù)的，所以儲存在這些系統(tǒng)內(nèi)的電子文件一般均構(gòu)成主體全宗。但是一些轄有若干下屬機(jī)關(guān)(企業(yè))，并且互相之間已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)的機(jī)關(guān)(企業(yè))信息系統(tǒng)，則也有可能組成一些電子文件客體全宗。這一現(xiàn)象可能在企業(yè)、事業(yè)單位的科技檔案、專門檔案中更多一些。

類似專業(yè)性檔案館的信息系統(tǒng)，作為本專業(yè)的信息資源儲備中心、咨詢中心、情報交流中心，它所匯聚的檔案信息以反映本專業(yè)的概況、客體事物的結(jié)構(gòu)、狀態(tài)和運(yùn)動規(guī)律及專業(yè)技術(shù)的發(fā)展變化為主，因此自然應(yīng)以客體為中心組織這些信息。但是，如果這些信息系統(tǒng)也有必要反映參加向本系統(tǒng)傳輸匯交檔案信息的主體單位的全面歷史情況，那么就也應(yīng)該組織以上述主體單位為中心的主體全宗。

三、全宗區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)

在確定全宗據(jù)以形成、組建的核心以后，應(yīng)進(jìn)而識別形成全宗的社會活動過程是否具有相對獨(dú)立性。全宗無非是一群產(chǎn)生于同一活動過程的檔案文件。它們的最大特點(diǎn)是相互聯(lián)系緊密，而與產(chǎn)生于其他過程的文件聯(lián)系較為疏松。但是，只有當(dāng)形成這些文件的活動過程具有相對獨(dú)立性時，這種現(xiàn)象才有可能出現(xiàn)。一種活動如果不具有相對獨(dú)立性，它就與其他的活動過程難解難分，這些活動中產(chǎn)生的文件就會交織在一起，不可能相互分開，各自構(gòu)成全宗。檔案形成過程的相對獨(dú)立性，主要取決于活動過程核心的獨(dú)立性。主體全宗的形成、組建核心可稱為立檔單位;客體全宗的核心則可稱為立檔單元。它們本身如果是相對獨(dú)立的，圍繞它們進(jìn)行的活動過程就有可能清晰地顯示出其范圍和邊界來。所以，區(qū)分全宗必須以全宗的形成組建核心——立檔單位或立檔單元是否具有相對獨(dú)立性作為主要標(biāo)準(zhǔn)。

四、客體全宗的劃分

如前所述，可以把客體全宗據(jù)以組建的核心稱為立檔單元。明確了立檔單元的構(gòu)成條件，也就明確了應(yīng)該如何劃分客體全宗。立檔單元必須是具有相當(dāng)規(guī)模、相對獨(dú)立的客體事物。所謂相對獨(dú)立，主要指客體事物本身應(yīng)該是完整的，可以自成一體或是配套的。只有如此，圍繞它形成、能夠反映其結(jié)構(gòu)、性質(zhì)、狀態(tài)或運(yùn)行軌跡的檔案文件才會具有成套性成為一個互相之間有著密切聯(lián)系的有機(jī)整體。

實(shí)際上單純從為檔案信息分類而言，所謂的全宗群、全宗、類別、案卷無非是一組相互隸屬的大小類別而已。其中既具有相對獨(dú)立性、完整性或成套性，又具有相當(dāng)數(shù)量的類別，可以成為全宗;隸屬于它的類別就是屬類和案卷;統(tǒng)轄它的類別則可以成為全宗群。所以，如果收存的檔案信息都統(tǒng)屬一種類型并決定按客體的特點(diǎn)分類整序，而且也沒有與其它系統(tǒng)共享信息以便形成或共建更大網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的任務(wù)，那么就不一定非要將某一分類層次，明確地確定為全宗。只有當(dāng)本系統(tǒng)收存的檔案信息種類不止一種，有的要按主體的特點(diǎn)分類，有的又要按客體的特點(diǎn)分類時，才必須如此做。

［1］何嘉蓀．論全宗形態(tài)的異化——電子文件時代還有全宗嗎?［J］．檔案學(xué)通訊，2008(02)．

［2］于英香。孫遜．電子文件管理理論研究之路徑探析［J］．檔案，2010(04)．

［3］傅榮校，周林女．電子文件管理中的熱點(diǎn)理論問題研究類舉［J］．上海檔案，2002(06)．