檔案信息安全管理體系建設(shè)研究

安磊

摘 要：檔案是對黨、國家以及人民群眾的各方面工作的真實(shí)反應(yīng)，它能夠維護(hù)我們的根本利益，同時也能夠推動我國各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展。檔案安全工作作為檔案工作的一項(xiàng)艱巨任務(wù)，能夠直接影響到檔案工作的后續(xù)發(fā)展，對檔案工作具有重要意義。而事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位在運(yùn)營過程中逐步建立起來的一種具有重要社會意義的資料文件，它能夠真實(shí)記錄事業(yè)單位的各項(xiàng)工作。因此事業(yè)單位檔案安全問題是事業(yè)單位檔案工作的重點(diǎn)對象之一。本文就事業(yè)單位檔案安全問題展開研究，通過分析其短板提出了幾點(diǎn)防范措施。

關(guān)鍵詞：檔案；信息安全；管理；體系建設(shè)

1 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案安全的重要性

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作的寶貴而真實(shí)的記錄，它包含著大量的事業(yè)單位內(nèi)部機(jī)密，涉及事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)、人員、科技等諸多方面，是事業(yè)單位最寶貴的資料。目前來說，事業(yè)單位的檔案工作包括多方面內(nèi)容，但是加強(qiáng)事業(yè)單位檔案安全工作是檔案工作的重點(diǎn)。為此，國家的相應(yīng)政策文件也提出了檔案安全要朝著高效發(fā)展的目標(biāo)。同時，文件還指出為了建立安全有效的事業(yè)單位檔案安全體系，我們必須明確檔案安全責(zé)任、展開有效的風(fēng)險管理、進(jìn)行全面可靠的預(yù)防和控制，以此來達(dá)到防范各類事業(yè)單位檔案安全問題的目的。但由于檔案本身具有易于丟失的特點(diǎn)，再加上現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，資料庫極易被黑客攻擊。這樣一來就給事業(yè)單位檔案的安全帶來的很大的挑戰(zhàn)。作為國家經(jīng)濟(jì)運(yùn)行實(shí)體和政府信息來源之一的事業(yè)單位，在其運(yùn)營過程中形成的各種信息都是國家的重要機(jī)密。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案安全的任務(wù)十分緊迫，這也是對我們的一項(xiàng)巨大挑戰(zhàn)。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案安全存在的問題

2.1 事業(yè)單位的安全意識不強(qiáng)

一些事業(yè)單位對檔案管理的重視程度不夠，甚至沒有安全意識。這些事業(yè)單位仍然堅持傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案安全理念，認(rèn)為檔案只要在嚴(yán)格密封的情況下就是安全的。實(shí)際上，這種想法是因?yàn)樗麄儧]有充分了解社會的發(fā)展?，F(xiàn)在是電子信息的時代，無紙化甚至電子檔案是大勢所趨。因此，這些事業(yè)單位面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。此外，還有個別事業(yè)單位不能及時把檔案安全管理工作作為檔案工作的重心。這些事業(yè)單位一般都沒有專門的檔案管理人員，所以才導(dǎo)致了他們不能及時開展檔案安全工作。因此，我們要加強(qiáng)事業(yè)單位的安全意識，讓事業(yè)單位內(nèi)部充分了解到檔案的重要性。

2.2 缺乏檔案安全管理的措施

事業(yè)單位檔案安全在信息化時代主要具有機(jī)密性、穩(wěn)定性和真實(shí)性三方面的特性。現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位都沒有形成獨(dú)立的電子檔案平臺，他們大多依靠網(wǎng)絡(luò)建立。而網(wǎng)絡(luò)極不穩(wěn)定，容易造成接口錯亂，甚至容易遭受到黑客或病毒攻擊。還有一部分事業(yè)單位對電子化形勢下的檔案安全理論了解過少或者不了解，他們的電子檔案信息大多不完整，更沒有進(jìn)行信息的備份和遷移。

2.3 檔案安全管理制度不健全

目前在大多數(shù)的檔案管理部門都有相應(yīng)的規(guī)章制度，但是制度中存在著不完善的問題，從目前檔案安全管理制度來看，主要存在兩方面的問題，一是現(xiàn)有制度規(guī)范框架化嚴(yán)重，缺乏具體明確的崗位職責(zé)、安全管理措施責(zé)任人不明確，導(dǎo)致工作中缺少分工，出了事沒有人負(fù)責(zé)，相互推脫；二是制度中缺乏監(jiān)管內(nèi)容，工作人員在工作中缺乏監(jiān)督，工作落實(shí)中很多疏忽、錯誤得不到糾正。

3 構(gòu)建檔案安全保障體系的有效途徑

3.1 增強(qiáng)安全意識，夯實(shí)檔案安全保障基石

檔案工作者必須具有高度的責(zé)任感，時刻扣緊檔案“安全帶”，系好檔案“安全繩”，定期排查安全隱患，切實(shí)做好檔案安全防護(hù)與管理工作。楊冬權(quán)指出，檔案安全的最大保障是人的認(rèn)真，檔案安全的最大危險是人的疏忽，所以，決定檔案安全的主觀因素歸根于人的因素。不斷加強(qiáng)檔案工作者的安全思想教育，強(qiáng)化安全責(zé)任意識，把檔案安全作為檔案事業(yè)發(fā)展的重要抓手，時刻提高警惕，防患于未然，而且檔案安全關(guān)系國家安危，民族復(fù)興。因此，新形勢下檔案安全工作要以國家總體安全觀為指導(dǎo)，不斷增強(qiáng)檔案安全意識，時刻繃緊檔案安全弦，隨時默念檔案安全經(jīng)，切實(shí)保障檔案安全，夯實(shí)檔案安全基石。

3.2 加強(qiáng)安全管理.健全檔案安全保障機(jī)制

新形勢下檔案安全管理需要與時俱進(jìn)，及時修訂檔案管理辦法、檔案管理?xiàng)l例等，完善檔案安全保密工作，修復(fù)檔案安全漏洞，排除檔案安全隱患。首先，明確要求檔案工作者必須同時兼任保密工作，簽訂保密承諾書，定期參加保密知識培訓(xùn)，增強(qiáng)保密責(zé)任意識，使保密責(zé)任感入腦入心。其次，將檔案安全管理工作納入日常管理規(guī)章制度，以制度管人，以制度約束人，對檔案安全事故實(shí)行零容忍，一票否決制。新形勢下檔案安全管理工作不僅要健全檔案安全保障機(jī)制，還要注重制度的執(zhí)行與落實(shí)，不能讓制度流于形式，檔案管理部門應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督職能，強(qiáng)化安全責(zé)任管理，及時排查安全隱患，切實(shí)把檔案安全管理工作落地落實(shí)。

3.3 強(qiáng)化安全演練，筑牢檔案安全防線

定期組織檔案管理人員開展檔案安全演練，提升檔案工作者的安全防范意識和面對突發(fā)事件的應(yīng)變能力，保證檔案管理人員遇事不驚、處事不亂，確保檔案管理人員的人身安全和檔案安全。首先，為確保安全演練達(dá)到預(yù)期效果，要制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，模擬危及檔案安全的自然災(zāi)害和突發(fā)事件，做到有條不紊、忙而不亂。其次，要將安全演練的應(yīng)急預(yù)案匯編成冊，檔案管理人員對應(yīng)急預(yù)案的處理流程應(yīng)爛熟于心，以免手忙腳亂，忙中出錯。最后，安全演練后要及時總結(jié)，完善演練方案，排查安全隱患，從行動上筑牢檔案安全防線。

3.4 加強(qiáng)日常管理，認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度

進(jìn)行出、入庫登記，檔案借閱利用須履行相應(yīng)審批手續(xù)。建立庫房情況登記簿，檔案管理人員每日檢查庫房安全情況，記錄庫房溫度、濕度，定期清掃庫房，確?，F(xiàn)存檔案無霉變、褪色、破損等現(xiàn)象。妥善保管和利用檔案資料，并按照審批、登記、發(fā)出的程序向單位內(nèi)外提供檔案借閱利用服務(wù)。每年定期組織安全大檢查，對檔案庫房、用電線路等進(jìn)行重點(diǎn)檢查，排除隱患。要求做到責(zé)任到人，措施到位，防止各種危害檔案安全的事件及其他重特大事故的發(fā)生。

3.5 加大軟硬件投入，確保檔案載體安全

堅持貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合”原則，加強(qiáng)對檔案實(shí)體及庫房安全的管理，確保檔案安全。加大對檔案安全工作的硬件投入，從源頭上保證檔案安全。配備消防器材，配備檔案專用防蟲防霉藥，定期檢查電源電器，確保用電安全；庫房配備防盜門、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度記錄儀、空調(diào)等，完善安全設(shè)施；配備檔案鐵皮柜、檔案保密柜、防磁柜、智能光盤柜等專用于保管紙質(zhì)檔案及特殊載體檔案，做到檔案保管設(shè)備齊全。

4 結(jié)束語

保證檔案安全是檔案工作的主要重點(diǎn)，我們要加強(qiáng)檔案安全責(zé)任意識，本著對事業(yè)單位負(fù)責(zé)，對國家負(fù)責(zé)的態(tài)度加強(qiáng)事業(yè)單位檔案安全管理。從檔案安全制度的建立到責(zé)任分配，從紙質(zhì)版?zhèn)鹘y(tǒng)檔案到電子信息化檔案，從檔案的接收到管理，從電子平臺的建立到維護(hù)，這其中的每一環(huán)都要求我們高度重視。同時還要提高我們的安全責(zé)任意識，要采取風(fēng)險預(yù)防制度，建立一套完善的檔案安全防范體系，并對其進(jìn)行必要的監(jiān)督檢查，確保檔案的安全。

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