談如何做好辦公室的協(xié)調(diào)工作

辦公室作為辦公室的中樞部門、綜合部門和領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，起著協(xié)上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)左右的作用。協(xié)調(diào)工作很多，是辦公室的一項重要職能。協(xié)調(diào)就是根據(jù)辦公室的地位、作用和領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，加強(qiáng)與上級、同級和下級各部門、各單位的密切聯(lián)系，緊緊圍繞單位的中心工作和重點工作，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，解決問題，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

協(xié)調(diào)就是溝通情況，統(tǒng)一認(rèn)識，化解矛盾，從而達(dá)到步調(diào)一致，提高效率，解決問題的目的。在新時期，強(qiáng)化辦公室的協(xié)調(diào)職能是顯得非常重要的。辦公室人員要掌握協(xié)調(diào)工作的方法和藝術(shù)，在實踐中，深入研究，努力探索，協(xié)調(diào)好左右關(guān)系，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服好務(wù)。

一、辦公室協(xié)調(diào)工作的主要任務(wù)

辦公室協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容很廣泛，涉及到前后左右，方方面面。具體內(nèi)容有：

（一）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排好一個時期的工作布局

包括：主要工作、次要工作、工作步驟、先抓什么、后抓什么、工作措施、工作方法、及應(yīng)該取得的效果。特別是整個布局的指導(dǎo)思想，需要辦公室加以具體化。這就需要辦公室人員要深入調(diào)查研究，才能為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策、安排工作提供有用、可靠的信息。

（二）做好計劃、總結(jié)、起草領(lǐng)導(dǎo)講話、搜集整理信息等工作

做好半年總結(jié)，全年總結(jié)、起草領(lǐng)導(dǎo)講話、整理信息和單位組織大型活動的籌備等是辦公室工作的一部分。必須按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖和安排，認(rèn)真搜集材料，開展調(diào)研，精心做好每個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作，保證順利完成任務(wù)。

（三）協(xié)調(diào)本單位和各部門文件的制發(fā)和會議的安排

辦公室處理公文和安排會議是同各部門發(fā)生聯(lián)系較為密切的兩個方面。都需要歸口辦公室統(tǒng)一安排，涉及的部門多、范圍廣、紛繁復(fù)雜，這就需要辦公室人員按照輕重緩急的程度去積極協(xié)調(diào)，減少矛盾，提高效率。

（四）加強(qiáng)催辦和檢查工作

這是保證領(lǐng)導(dǎo)指示和工作任務(wù)落到實處的一個重要環(huán)節(jié)，催辦可以掌握工作落實的進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。檢查可以隨時掌握領(lǐng)導(dǎo)文字批示和口頭指示落實情況，避免耽誤工作的完成。

二、做好協(xié)調(diào)工作的主要方法

辦公室作為綜合性辦事機(jī)構(gòu)，起著承上啟下，協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐和橋梁作用。具體應(yīng)做好以下幾方面的溝通：

（一）任務(wù)溝通

辦公室做好一項工作，需要溝通上下、協(xié)調(diào)左右和內(nèi)外各方面的思想關(guān)系，使各方面都能理解完成任務(wù)的重要性、必要性，達(dá)到大家心情愉快地接受任務(wù)，從而積極行動，協(xié)同作戰(zhàn)，使思想和行動協(xié)調(diào)一致。

（二）政策溝通

辦公室人員首先要對上級的新政策和本單位制定的政策吃準(zhǔn)、吃透，徹底領(lǐng)會政策精神和文件要求，提出擬辦意見，結(jié)合實際情況及時向有各方面?zhèn)鬟_(dá)貫徹，幫助基層理解文件精神，加強(qiáng)政策溝通，統(tǒng)一認(rèn)識，增強(qiáng)凝聚力。

（三）領(lǐng)導(dǎo)意識溝通

辦公室工作人員經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊，要善于領(lǐng)會和掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖，并用領(lǐng)導(dǎo)意圖去溝通疏導(dǎo)工作，最終使各部門都能按領(lǐng)導(dǎo)意圖去行動，實現(xiàn)政通人和。

（四）信息溝通

辦公室處于樞紐和橋梁的位置，各種信息比較集中，要利用這個有利條件，加強(qiáng)與各部門和人員溝通聯(lián)系，溝通順暢了，工作就容易協(xié)調(diào)了。

（五）感情溝通

辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，常常是代表領(lǐng)導(dǎo)處理問題，在協(xié)調(diào)中離不開與人打交道，所以，辦公室人員必須要具備高素質(zhì)和良好的形象，以飽滿的精神狀態(tài)投入工作，與人溝通言談舉止要高雅、大方，對上協(xié)調(diào)要認(rèn)真負(fù)責(zé)，實事求是；對下協(xié)調(diào)，要熱情周到，不簡單粗暴，和藹可親。溝通中，要體現(xiàn)全心全意為人民服務(wù)的宗旨，接近群眾，牢固樹立群眾觀點，為群眾排憂解難，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映群眾的呼聲，在干群之間和上下左右之間加深感情，充分起到樞紐作用，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系。

1.處理好原則性和靈活性的關(guān)系。協(xié)調(diào)關(guān)系必須以大局為重，事業(yè)第一，按黨的政策、方針、領(lǐng)導(dǎo)意圖和規(guī)章制度辦事。但也有一定的靈活性，在堅持原則的同時，具體情況具體分析。

2.正確處理全局與局部的關(guān)系。協(xié)調(diào)的目的就是使局部服從全局，維護(hù)整體利益。在工作中，要充分理解局部利益和個人利益的合理性，盡量兼顧局部利益和個人的直接利益。

3.正確處理民主與集中的關(guān)系。協(xié)調(diào)是為了達(dá)到統(tǒng)一，一般在不緊急的情況下，不應(yīng)輕易使用行政命令的辦法，應(yīng)該采取民主的、協(xié)商的辦法，通過溝通思想，達(dá)到統(tǒng)一，解決問題。

4.正確處理平等與權(quán)威的關(guān)系。辦公室在協(xié)調(diào)工作中，既要堅持平等民主的原則，又要充分運用權(quán)威的影響和作用，辦公室做協(xié)調(diào)工作的權(quán)威來自于自身的樞紐地位，來自于領(lǐng)導(dǎo)的信任與授權(quán)，來自于科學(xué)的理論，來自于貫徹執(zhí)行黨的各項方針政策和各項規(guī)章制度。

三、應(yīng)注意的幾個問題

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的新形勢下，協(xié)調(diào)工作也面臨許多新情況、新問題，增加了不少新內(nèi)容，任務(wù)更加繁重，使協(xié)調(diào)難度增大。為適應(yīng)這一新的情況，對辦公室工作人員要求的就更高了。要讓對方認(rèn)同和接受協(xié)調(diào)工作，就必須樹立發(fā)揚全心全意為人民服務(wù)的好傳統(tǒng)，對新形勢的特點，要用民主平等、耐心細(xì)致的工作態(tài)度，協(xié)調(diào)各方面問題，地避免對方產(chǎn)生反感。一是要準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，明確協(xié)調(diào)的對象和內(nèi)容。協(xié)調(diào)必須執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，不能添枝加葉，不能摻雜自己個人的意見，克服情感用事，處理問題不能帶有偏見，要善于聽、勤于看、敏于思，把辦公室的工作變被動為主動，共同協(xié)商，解決問題。二是必須樹立全局觀念。正確處理全局與局部的關(guān)系，堅持原則，實事求是，該辦的事不推，一切從大局出發(fā)，注意維護(hù)全局的利益。三是講究工作方法。工作中，要培養(yǎng)多種能力（變通能力、處理人際關(guān)系的能力、獨立工作的能力、調(diào)查研究的能力、協(xié)調(diào)能力）。

協(xié)調(diào)要避免四種傾向：一是盛氣凌人；二是主觀武斷；三是簡單粗暴；四是工作沒主見。辦公室人員要把握好自己，擺正位置，知識要全，素質(zhì)要搞，服務(wù)要和藹，按領(lǐng)導(dǎo)要求和工作權(quán)限，找準(zhǔn)協(xié)調(diào)工作的結(jié)合點，不越權(quán)，不越位，認(rèn)真履行工作職責(zé)。不論是對上對下，對內(nèi)對外都要提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，避免不良傾向的出現(xiàn)。讓群眾滿意，讓領(lǐng)導(dǎo)放心。

參考文獻(xiàn)：

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[2]杜亮.新形勢下如何做好辦公室工作[J].科技信息.2011（18）.

作者簡介：杜旺林（1956–），男，天津工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨辦工作。