新建本科院校普通話水平測試檔案管理問題探討

【摘 要】分析新建本科院校普通話水平測試檔案管理存在的問題，提出從加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)、強化自身建設(shè)、掌握材料存檔要求、重視檔案利用等方面推進(jìn)新建本科院校測試檔案管理規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】新建本科院校 普通話水平測試 檔案管理

【中圖分類號】 G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A

【文章編號】0450-9889（2015）07C-0091-03

近年來，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴大和就業(yè)需要，新建本科院校師范專業(yè)和非師范專業(yè)學(xué)生參加普通話水平測試的人數(shù)呈逐年遞增之勢。自治區(qū)語委《廣西貫徹〈國家中長期語言文字事業(yè)改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2012—2020年）〉實施意見》提出：“從2013年起5年內(nèi)，增加普通話水平測試點，在全區(qū)本科院校實現(xiàn)全體全日制大學(xué)生參加普通話水平測試?！睘閷崿F(xiàn)這一目標(biāo)，自治區(qū)語委出臺了《關(guān)于做好普通高校全體在校大學(xué)生參加普通話水平測試工作的通知》，提出“從2014年開始實施全體在校大學(xué)生參加普通話水平測試工作”。此舉標(biāo)志廣西普通話水平測試工作進(jìn)入新常態(tài)，也對新建本科院校普通話水平測試檔案管理提出了挑戰(zhàn)。如何加強建設(shè)，做好普通話水平測試檔案的科學(xué)管理，成為新建本科院校普通話水平測試管理人員需要認(rèn)真思考并著力解決的問題。

一、新建本科院校普通話水平測試檔案管理存在的主要問題

（一）當(dāng)前新建本科院校普通話水平測試檔案管理工作不容樂觀，主要是缺少統(tǒng)一要求，管理不規(guī)范。2013年6月，為了學(xué)習(xí)其他新建本科院校普通話水平測試檔案管理經(jīng)驗，做好本校普通話水平測試檔案規(guī)范管理，筆者通過電話對廣西7所新建本科院校普通話水平測試中8種基本材料存檔情況進(jìn)行了了解，情況如表1所示：

表1 廣西7所新建本科院校普通話水平測試中8種基本材料

存檔情況

從表1看出，7所新建本科院校對普通話水平測試中8種基本材料管理缺少統(tǒng)一要求，普遍管理不到位。根據(jù)《廣西普通話水平測試考務(wù)工作管理規(guī)定（試行）》要求，應(yīng)列入保存的檔案材料包括測試工作檔案、應(yīng)試人備查檔案和測試員業(yè)務(wù)檔案3類，其中測試工作檔案就包括12種材料。而新建本科院校對基本材料管理都沒有落實好，其他材料的保管情況可想而知。

在電話了解中，筆者還涉及普通話水平測試檔案管理制度問題，7所院校均沒有建立覆蓋各項管理環(huán)節(jié)的制度，沒有很好把普通話水平測試檔案納入學(xué)校檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（二）重測試輕管理現(xiàn)象嚴(yán)重。隨著師范生增多和就業(yè)形勢需要，主動要求參加普通話水平測試的學(xué)生呈逐年增加之勢。新建本科院校建設(shè)普通話水平測試站人員少，要保證測試工作規(guī)范，尤其是對形成的大量材料進(jìn)行整理歸檔，科學(xué)管理，確實是勉為其難。筆者所在學(xué)校為新建本科院校，2011年師范專業(yè)新生643人、2012年916人、2013年1336人，平均年遞增44.25%。2014年秋季學(xué)期計劃招生師范專業(yè)1146人，還有部分師范和非師范學(xué)生參加普通話水平測試，任務(wù)愈發(fā)艱巨。而當(dāng)前普通話水平測試站人員只有4人，其中主任、副主任各1人，工作人員2人，都是兼職。實際上負(fù)責(zé)普通話水平測試具體業(yè)務(wù)只有2人。在完成正常工作情況下開展普通話水平測試工作，全面負(fù)責(zé)組織報名、錄入名冊、打印準(zhǔn)考證、安排測試、上傳數(shù)據(jù)、選擇測評員、分發(fā)證書等一系列工作，任務(wù)重，困難大。沒有更多精力和人力投入檔案的收集、整理、鑒定和保管工作中去。

（三）檔案管理員意識淡漠。新建本科院校一般在高職高專學(xué)?；A(chǔ)上發(fā)展起來，管理不規(guī)范不到位是普遍問題。負(fù)責(zé)普通話水平測試工作的管理人員對檔案管理知識欠缺，觀念陳舊，普遍存在普通話水平測試檔案管理可要可不要的錯誤認(rèn)識。普通話水平測試與其他課程考試不同，學(xué)校對測試檔案管理沒有作為一項硬性要求。普通話水平測試需要較長時間才能完成任務(wù)。這期間，由于管理人員的認(rèn)識問題，缺乏有意識保留許多有價值的材料。任務(wù)完成后也沒有更多時間精力來整理，往往造成大量應(yīng)該存檔的材料流失。

（四）測試檔案管理要求高。當(dāng)前，測試檔案包括紙質(zhì)材料，還包括錄音數(shù)據(jù)（備份），數(shù)量大，要求高，需要大量的資金、人力和技術(shù)條件。上級對新建本科院校普通話水平測試站測試檔案管理缺乏具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)，缺少檢查督促。這也是新建本科院校不重視普通話水平測試材料整理入檔的原因。

二、做好新建本科院校普通話水平測試檔案管理的意見建議

教育部語言文字應(yīng)用管理司以及廣西壯族自治區(qū)語委在有關(guān)文件中對普通話水平測試檔案管理做出了指導(dǎo)意見，廣西普通話水平測試逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。但新建本科院校開展普通話水平測試歷史不長，經(jīng)驗不足，管理薄弱，在檔案管理上遇到了一些亟須規(guī)范的問題。在面對“全區(qū)本科院校實現(xiàn)全日制大學(xué)生參加普通話水平測試”任務(wù)下，如果新建本科院校普通話水平測試工作還停留在過去的管理理念管理水平，就無法很好完成任務(wù)，也影響到廣西整個普通話水平測試規(guī)范的總體水平。筆者認(rèn)為，新建本科院校普通話水平測試工作應(yīng)該有區(qū)別于過去的解決思路和方法，應(yīng)在以下幾個方面加強：

（一）上級管理部門加強指導(dǎo)。上級管理部門應(yīng)把普通話水平測試檔案管理規(guī)范要求列入測試任務(wù)一同部署，并加強指導(dǎo)檢查，對出現(xiàn)的問題及時妥善處理，避免出現(xiàn)重測試輕管理的偏差。上級管理部門應(yīng)加大培訓(xùn)力度，把檔案管理列入培訓(xùn)計劃，開展普通話水平測試檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。應(yīng)創(chuàng)新培訓(xùn)方法，通過組織管理人員考察學(xué)習(xí)那些測試管理工作做得比較好的院校，現(xiàn)場了解經(jīng)驗做法，發(fā)揮示范引導(dǎo)作用。上級管理部門應(yīng)加強督查，對檔案管理不規(guī)范的院校進(jìn)行督查督辦，幫助新建本科院校測試站人員提高管理水平。

（二）加強自身建設(shè)。當(dāng)前和今后一段時間內(nèi)，新建本科院校測試工作存在的主要問題是測試隊伍嚴(yán)重不足、管理制度不健全等，導(dǎo)致測試檔案管理沒有落實到位。打鐵還需本身硬。筆者認(rèn)為，破解這一問題，關(guān)鍵在強化自身建設(shè)。各新建本科院校語言文字工作委員會是普通話測試工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，負(fù)責(zé)對整個測試工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。學(xué)校語委領(lǐng)導(dǎo)同志要根據(jù)普通話水平測試新任務(wù)新要求，以群眾路線教育實踐活動為契機，深入調(diào)研，經(jīng)常過問測試工作情況，了解測試各個環(huán)節(jié)工作管理，協(xié)調(diào)遇到的問題，幫助測試站解決實際困難，不斷規(guī)范測試站工作。普通話水平測試視導(dǎo)員應(yīng)根據(jù)自治區(qū)語委《關(guān)于聘任普通話水平測試視導(dǎo)員的通知》賦予的職責(zé)，為促進(jìn)測試工作健康發(fā)展進(jìn)一步發(fā)揮應(yīng)有的作用。學(xué)校語委要建立行之有效的工作機制，根據(jù)國家《檔案法》精神，結(jié)合實際，加強建章立制工作，建立健全覆蓋整個測試工作各個環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，包括測試檔案專兼職管理員崗位職責(zé)制度、材料預(yù)立卷制度、檔案保管制度、保密制度、利用制度等，保證各項工作有法可依、有章可循、規(guī)范到位。學(xué)校語委要適應(yīng)新任務(wù)新形勢，加強測試管理隊伍力量建設(shè)。通過選配兼職管理員，充實測試管理隊伍。具體說，可以聘用熟悉測試工作要求的人員、從事普通話教學(xué)的教師、熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員。要關(guān)心管理隊伍的培訓(xùn)，重視專兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)水平提高，積極鼓勵、支持他們提高自身素質(zhì)。具體說，在選派人員參加各種檔案業(yè)務(wù)工作會議、培訓(xùn)活動問題上，應(yīng)適當(dāng)考慮測試站人員。當(dāng)前，自治區(qū)語委已經(jīng)把全日制普通話水平測試工作列為語言文字工作一項重要任務(wù)。建議各新建本科院校也應(yīng)把測試工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，制訂工作計劃和實施方案，健全機構(gòu)，落實經(jīng)費，加強建設(shè)。同時，把測試工作納入績效考核范圍進(jìn)行管理，把測試檔案納入學(xué)校檔案管理范疇，細(xì)化到包括測試檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作的考核，并做到一分部署九分抓落實，加強跟蹤，檢查督促，嚴(yán)格考評，促進(jìn)管理到位。通過完善各層級機制，形成上下聯(lián)動機制，才能確保測試工作不斷規(guī)范。

（三）掌握普通話水平測試材料存檔的各項要求。掌握測試材料歸檔范圍是做好收集工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。1996年7月修訂的《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義是“指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”?！稄V西普通話水平測試考務(wù)工作管理規(guī)定（試行）》對測試檔案的建立與保管工作做出詳細(xì)明確的規(guī)定。因此，筆者認(rèn)為，普通話水平測試是一項歷時長工作量大的實踐活動，其間形成的有參考意義和憑證作用的文字、圖表、照片、音像、計算機軟件等材料，都具有保存和查考價值。普通話水平測試測評過程時間長、環(huán)節(jié)復(fù)雜，形成的材料種類多，主要包括以下材料：（1）上級政策性、指令性、指導(dǎo)性的文件材料；（2）會議、活動等材料；（3）測試隊伍材料（管理員、測試員信息）；（4）語委領(lǐng)導(dǎo)、視導(dǎo)員檢查指導(dǎo)材料；（5）測試組織材料（報名通知、報名登記表）；（6）培訓(xùn)材料（培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)安排、參加學(xué)生名單等）；（7）考務(wù)管理材料（測試員安排、工作人員安排、考生安排、考場情況登記表等）；（8）考生測試材料（備份的錄音數(shù)據(jù)、考生試卷等）；（9）成績管理材料（測試評分表、成績登記表、測試成績復(fù)審情況登記表、成績表）；（10）證書材料（證書領(lǐng)取登記、證書補辦登記等）；（11）考務(wù)經(jīng)費材料（收費情況、預(yù)算方案、上交收據(jù)、勞務(wù)費領(lǐng)取簽單等）；（12）評估驗收材料[上級評估、成績（過關(guān)）統(tǒng)計分析等]。大量材料給收集工作帶來了較大的困難。因此，管理人員要有很強的檔案意識、掌握歸檔材料范圍，還要有高度的責(zé)任心和細(xì)心，才能保證各類材料完整系統(tǒng)歸檔。管理人員還要以《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《高等學(xué)校檔案實體分類》為依據(jù)，對各種材料進(jìn)行審閱、分類、排序、編號、編目、裝盒。依照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》要求，對保存檔案的科學(xué)價值、歷史價值、使用價值進(jìn)行鑒定，確定保存期限。檔案材料包括大量紙質(zhì)檔案和電子檔案。新建本科院校應(yīng)根據(jù)測試材料量大的情況，根據(jù)錄音數(shù)據(jù)保存的特殊技術(shù)要求，加強檔案硬件建設(shè)，添置必要的設(shè)備，保證專柜專用，進(jìn)行科學(xué)有效管理，以維護(hù)測試國家級考試的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

（四）加強普通話水平測試檔案的開發(fā)利用。檔案材料開發(fā)利用屬于檔案管理的最高要求和最終目的。新建本科院校普通話水平測試檔案管理應(yīng)突出強調(diào)利用導(dǎo)向，通過理順檔案管理與利用的關(guān)系，找準(zhǔn)切入點，把“死檔案”變成“活檔案”，實現(xiàn)應(yīng)有的使用價值。筆者認(rèn)為，普通話水平測試檔案利用主要體現(xiàn)在教學(xué)、科研和提供憑證。一是用于普通話教學(xué)。廣西是個多民族地區(qū)，新建本科院校生源復(fù)雜，學(xué)生來自（下轉(zhuǎn)第97頁）（上接第92頁）不同的方言區(qū)。受方言的影響，其語音面貌必然帶上不同的方言色彩；另一方面，學(xué)生的文化素質(zhì)也不盡相同，語言表達(dá)能力也有很大的差別。如果能組織從事普通話教學(xué)教師對錄音數(shù)據(jù)按照不同方言進(jìn)行分類整理，研究方言的特點，作為制訂普通話教學(xué)計劃、改進(jìn)教學(xué)方法的依據(jù)，對不同方言學(xué)生實施因材施教，就能提高教學(xué)效果。二是用于研究。利用方言研究對應(yīng)規(guī)律，把研究成果用于普通話教學(xué)和訓(xùn)練，可以為普通話教學(xué)的理論增添新的視野和內(nèi)容。利用研究成果開展學(xué)術(shù)交流，增長見識，推動語言的推廣應(yīng)用。三是強化服務(wù)意識。當(dāng)前，越來越多的行業(yè)和用人單位把普通話水平作為準(zhǔn)入條件之一。做好普通話水平測試檔案管理，為用人單位查詢證書真?zhèn)?，為畢業(yè)生查詢成績補辦證書，或者為畢業(yè)生職務(wù)職稱晉升評定提供憑證，實現(xiàn)檔案的服務(wù)價值。檔案管理通過服務(wù)普通話教學(xué)，服務(wù)科研工作，服務(wù)廣大畢業(yè)生，就會使測試工作人員看到了測試檔案的價值所在，對測試檔案有了足夠的認(rèn)識，反過來就會增強做好檔案管理工作的自覺性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孫田歌.高師院校建立普通話水平測試檔案的思考[J].蘭臺世界，2006（16）

[2]國家檔案局.中華人民共和國檔案法[Z].1996

[3]教育部語用司.計算機輔助普通話水平測試操作規(guī)程（試行）[Z].2008

[4]廣西普通話水平測試考務(wù)工作管理規(guī)定（試行）[Z].2004

[5]黃瑛.談普通話水平測試中的檔案管理工作[J].云南檔案，2007（7）

注：本文獲2014年自治區(qū)語委普通話測試學(xué)術(shù)論文評選二等獎（桂語辦[2015]7號）；2014全國第六屆普通話培訓(xùn)測試學(xué)術(shù)研討會優(yōu)秀論文三等獎。

【作者簡介】陳洪誠，男，壯族，廣西凌云人，百色學(xué)院，檔案系列館員。

（責(zé)編 黎 原）