電子檔案出現(xiàn)對(duì)檔案信息服務(wù)方式的影響

楊柳

摘要：從信息服務(wù)角度看，電子檔案的出現(xiàn)為檔案信息服務(wù)方式的變革以及利用需求的變化起到促進(jìn)作用。電子檔案信息與載體的可分離性、在不同載體之間的可復(fù)制性、信息的共享性、便于計(jì)算機(jī)加工處理與迅速傳遞等特性，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為傳遞手段，使利用者不受時(shí)間、地點(diǎn)限制利用檔案信息成為可能。

關(guān)鍵詞：電子檔案；信息服務(wù)；方式；改變

從信息服務(wù)角度看，電子檔案的出現(xiàn)為檔案信息服務(wù)方式的變革以及利用需求的變化起到促進(jìn)作用。電子檔案信息與載體的可分離性、在不同載體之間的可復(fù)制性、信息的共享性、便于計(jì)算機(jī)加工處理與迅速傳遞等特性，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為傳遞手段，使利用者不受時(shí)間、地點(diǎn)限制利用檔案信息成為可能。電子檔案帶來的開放式利用同時(shí)也利于利用需求的擴(kuò)大。電子檔案對(duì)檔案信息服務(wù)方式產(chǎn)生的影響：促進(jìn)傳統(tǒng)“陣地”服務(wù)拓展到空間服務(wù)；由定時(shí)服務(wù)或限時(shí)服務(wù)，變?yōu)槔谜唠S時(shí)的自助服務(wù)；由紙質(zhì)式載體服務(wù)轉(zhuǎn)向電子載體和紙質(zhì)資料并用服務(wù)；從平面服務(wù)轉(zhuǎn)向平面與網(wǎng)絡(luò)空間相結(jié)合的主體服務(wù)；從專門提供利用轉(zhuǎn)向利用、休閑一體化服務(wù)。檔案的利用宗旨不變，利用的形式發(fā)生了多變，這樣也體現(xiàn)了服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性、廣泛性和開放性，增強(qiáng)了以用戶為核心的服務(wù)理念。這些影響具體體現(xiàn)在服務(wù)方式上有以下兩種：

一、借助電子商務(wù)形式來開展檔案信息服務(wù)

電子檔案的發(fā)展與計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、自動(dòng)控制技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的結(jié)合孕育了全新的檔案信息服務(wù)方式，即借助電子商務(wù)形式來開展檔案信息服務(wù)。利用電子商務(wù)形式進(jìn)行檔案信息服務(wù)原因主要有兩方面：一方面，電子商務(wù)中的資金、人才以及管理觀念的優(yōu)勢(shì)則可以協(xié)助檔案館實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)工作的網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門在從事信息服務(wù)工作過程中都會(huì)遇到各種問題，而資金短缺問題已成為當(dāng)今各個(gè)檔案部門面臨的最大問題。由于資金短缺，使得許多有助于用戶的信息服務(wù)工作無法順利進(jìn)行，這樣就不能滿足用戶的各種信息需求，直接影響了檔案部門服務(wù)的質(zhì)量，有損于檔案部門在用戶心目中的形象。因此，為了更好地開展檔案信息服務(wù)工作，必須尋求足夠的資金來源用以保障信息服務(wù)的高質(zhì)量，與電子商務(wù)相結(jié)合就是一個(gè)很好的籌資方法。檔案信息服務(wù)與電子商務(wù)模式相結(jié)合，打破了傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的舊格局，也改變了單純的無償?shù)木W(wǎng)上檔案信息服務(wù)的觀念和方式，增強(qiáng)了檔案信息服務(wù)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，開創(chuàng)了檔案信息服務(wù)的新的生長(zhǎng)點(diǎn)。

另一方面，電子商務(wù)具有個(gè)性化可以促進(jìn)檔案信息服務(wù)的個(gè)性化發(fā)展。信息服務(wù)從本質(zhì)上講是個(gè)性化的，有效的信息服務(wù)一定是針對(duì)具體用戶個(gè)人的問題、環(huán)境、心理、知識(shí)等特征來實(shí)施。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的“以一適全”、“統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)”，各種利用者一個(gè)模式，各種層面的用戶都實(shí)行統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣的服務(wù)方式不能適應(yīng)用戶需求的多樣化和個(gè)性化特點(diǎn)。因此，滿足用戶的各種需求、按用戶要求“定制”信息產(chǎn)品成為未來信息服務(wù)的新方式。提供個(gè)性化的信息服務(wù)必將成為最受廣大信息用戶歡迎的服務(wù)方式，由于個(gè)性化的服務(wù)方式涉及到收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和如何付費(fèi)的問題。鑒于檔案信息資源是人類共同的財(cái)富，所以對(duì)于基礎(chǔ)信息服務(wù)仍然實(shí)行免費(fèi)服務(wù)，而對(duì)于一些高附加值的服務(wù)則實(shí)行有償服務(wù)。雖然檔案信息資源的市場(chǎng)發(fā)育遲緩、形式比較單一，但它同時(shí)又具有市場(chǎng)潛力大、投資少的優(yōu)勢(shì)，只要揚(yáng)長(zhǎng)避短完全可以在編研服務(wù)、檢索服務(wù)、定題服務(wù)和咨詢（證明）等有償智力型服務(wù)中獲得長(zhǎng)足發(fā)展，這樣有利于引進(jìn)優(yōu)秀人才，改善職工福利，調(diào)動(dòng)檔案工作人積極性，也可以促進(jìn)信息反饋的加強(qiáng)。

二、虛擬檔案館為公眾提供檔案信息服務(wù)

虛擬檔案館看似與數(shù)字檔案館相同，但兩者從功能定位、存在方式到基本特

征都有差別。電子檔案館是管理電子文件與電子檔案（其信息的存貯方式是電子、數(shù)字形式，即檔案信息數(shù)字化）并提供檢索利用的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。在數(shù)字檔案館中，雖然其保存的檔案不再是以紙質(zhì)載體來存貯信息，而是以磁帶、磁盤、光盤等作為存貯載體，但這些磁帶、磁盤等電子信息的存貯載體仍然是物理意義上的有形載體。而收藏這些有形載體的電子檔案館，也必然是物理存在的實(shí)體。虛擬檔案館是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”。定義突出了虛擬檔案館是在計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)上對(duì)分布于各地的各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋的實(shí)質(zhì)。它強(qiáng)調(diào)的是在虛擬檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。因此，虛擬檔案館是一種假設(shè)的、虛構(gòu)的、無形的檔案館，它不是一種物理存在的實(shí)體，而只是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同電子檔案館中的數(shù)字化檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相連接，提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，其實(shí)質(zhì)是形成一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境。虛擬檔案館可以打破傳統(tǒng)檔案館的限制，使檔案館成為檔案信息資源的動(dòng)態(tài)信息系統(tǒng)。此外，在虛擬檔案館基礎(chǔ)上還可以建立虛擬檔案館群，人們可以在網(wǎng)絡(luò)上利用任何一個(gè)加入檔案館群的檔案館的信息。這樣，檔案利用服務(wù)的對(duì)象就擴(kuò)展為任何上網(wǎng)利用數(shù)字檔案館信息資源的用戶，而不再局限于特定的地域范圍和特定的用戶。正是電子檔案的出現(xiàn)與發(fā)展才為用戶在虛擬的檔案信息環(huán)境獲取檔案信息提供了可能。

三、變粗放式服務(wù)為人性化服務(wù)。

1.正確處理保密與公開的問題，維護(hù)公民對(duì)政務(wù)信息的知情權(quán)。對(duì)在線接收進(jìn)來的大量的電子文件，檔案部門應(yīng)進(jìn)行文件保密審核，審核后，將不涉密的、與社會(huì)各界聯(lián)系密切、具有利用價(jià)值的政策法規(guī)性文件及時(shí)予以網(wǎng)上公布，保證公民自由利用不涉密的全部已公開現(xiàn)行文件。

2.以引導(dǎo)和滿足群眾的需求為導(dǎo)向，確定網(wǎng)站服務(wù)方向。對(duì)網(wǎng)站各部分內(nèi)容提供利用頻率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，針對(duì)社會(huì)公眾需求熱點(diǎn)，對(duì)網(wǎng)站內(nèi)容、形式進(jìn)行調(diào)整，增強(qiáng)服務(wù)功能。尤其是要將網(wǎng)上現(xiàn)行文件進(jìn)行分類、整理，形成文件匯編。如法律法規(guī)匯編，增強(qiáng)群眾法律意識(shí)，規(guī)范社會(huì)行為；勞動(dòng)保障、醫(yī)療保險(xiǎn)匯編等解決群眾生活密切相關(guān)的問題。通過匯編，滿足群眾全面、系統(tǒng)、快捷地了解、掌握某一相關(guān)問題的需求，提高現(xiàn)行文件利用效率。

3.要建立網(wǎng)上互動(dòng)，增進(jìn)檔案部門與社會(huì)公眾的溝通。依托各地檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理者與利用者之間的互動(dòng)，管理者與利用者的地位相對(duì)化。通過網(wǎng)上交流，把社會(huì)公眾反饋回來的信息進(jìn)行整理后，對(duì)提出的問題予以解答；對(duì)提出的意見，虛心接受，加以改進(jìn)，使服務(wù)更加全面，體現(xiàn)人性化。