淺議衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理

劉波

摘要：衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料等），它記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)的重要史料的證據(jù)。因此全面加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理，切實(shí)提高衛(wèi)生監(jiān)督財(cái)務(wù)管理水平，為促進(jìn)和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康發(fā)展做出了積極的貢獻(xiàn)。筆者從衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)資料的歸檔、衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)安全性、衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的管理安全性等三個(gè)方面進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)；會(huì)計(jì)檔案；管理

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)工作，隨著當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的改革任務(wù)的深入進(jìn)行，它的財(cái)務(wù)管理任務(wù)越來(lái)越繁重，財(cái)務(wù)管理在衛(wèi)生監(jiān)督和管理工作中的地位和作用越來(lái)越重要。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料等），它記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)的重要史料的證據(jù)。因此全面加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理，切實(shí)提高衛(wèi)生監(jiān)督財(cái)務(wù)管理水平，為促進(jìn)和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康 發(fā)展 做出了積極的貢獻(xiàn)。

一、衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)資料的歸檔

1.衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)憑證的歸檔。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)憑證是記錄衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明，是辦理衛(wèi)生監(jiān)督各項(xiàng)費(fèi)用的征收和登記的依據(jù)。它是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，是處理賬務(wù)的依據(jù)，是事后查考的依據(jù)。它的記賬憑證根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的資金運(yùn)動(dòng)及衛(wèi)生監(jiān)督各項(xiàng)收費(fèi)原始憑證編制而成，會(huì)計(jì)憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會(huì)計(jì)記賬憑證及時(shí)裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序?yàn)闇?zhǔn)進(jìn)行歸檔。

2.衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)賬簿的歸檔。賬簿是由賬頁(yè)組成的簿籍，它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的資金運(yùn)動(dòng)的發(fā)生。它是將衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù) 內(nèi)容 摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。各會(huì)計(jì)事項(xiàng)一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫(xiě)記賬憑證上的日期。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)賬簿與會(huì)計(jì)記賬憑證應(yīng)同時(shí)歸檔。

3.衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)報(bào)表的歸檔。會(huì)計(jì)人員都必須全面熟練地操作衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)報(bào)表處理 方法 。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按月、季、年上報(bào)及時(shí)歸檔。

4.其他相關(guān)會(huì)計(jì)資料的歸檔。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)的交接手續(xù)、會(huì)計(jì)檔案向本單位或上級(jí)部門(mén)的檔案室移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)等，這都是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)資料歸檔中不可缺少的。

二、衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)安全性

1.衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)資料數(shù)據(jù)的收集和錄入數(shù)據(jù)的安全性。衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)資料數(shù)據(jù)的正確收集與數(shù)據(jù)的正確錄入是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)資料歸檔安全性的依據(jù)，它體現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)的真實(shí)性和可靠性。也是司法訴訟取證的重要依據(jù)。

2.衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)與備份。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案可按檔案劃分的種類(lèi)、保管的期限、保管的要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案用科學(xué)的原則和方法進(jìn)行紙類(lèi)檔案存儲(chǔ)管理。還要把紙類(lèi)檔案的內(nèi)容用計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全備份管理，便于檔案保存和查找。雙重的存儲(chǔ)與備份的安全性可使會(huì)計(jì)檔案不能損壞或丟失。

3.會(huì)計(jì)的電算化運(yùn)用到衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)核算中，必須考慮其系統(tǒng)的安全性。為了確保系統(tǒng)安全、可靠地運(yùn)行，應(yīng)防止對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的各種破壞，因此必須重視系統(tǒng)安全性設(shè)計(jì)。系統(tǒng)是由相應(yīng)的管理人員來(lái)實(shí)施和維護(hù)的，無(wú)關(guān)人員無(wú)權(quán)進(jìn)入系統(tǒng)，同樣沒(méi)有數(shù)據(jù)修改權(quán)限的財(cái)務(wù)人員只能瀏覽衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案，不能修改會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行安全備份管理。

4.會(huì)計(jì)檔案期滿(mǎn)銷(xiāo)毀的安全性。本單位檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，必須同會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定；嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容，清點(diǎn)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況書(shū)面報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸檔備查。保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

三、衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的管理安全性

1.對(duì)一些記錄著有關(guān)繳費(fèi)個(gè)人及單位的含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，對(duì)有特殊繳費(fèi)的個(gè)人及單位的資料要絕對(duì)保密，有特殊原因的也不能透露。

2.檔案書(shū)寫(xiě)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)紙類(lèi)檔案的書(shū)寫(xiě)必須字跡工整、清楚，不得有筆誤（如有必須按財(cái)務(wù)有關(guān)規(guī)定辦理），不得涂改，必須減少安全隱患的存在。

3.加強(qiáng)檔案管理工作人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)，確保檔案的完整與安全是檔案工作的重要方面，檔案管理工作人員要始終牢記使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警鐘長(zhǎng)鳴。加強(qiáng)檔案工作人員的安全 教育 與培訓(xùn)，使安全意識(shí)深入人心，要制定檔案安全管理工作預(yù)案。同時(shí)加大檔案保管力度，在內(nèi)部明確庫(kù)管責(zé)任，理順管理關(guān)系，切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防蟲(chóng)、防塵、防霉、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作，必要時(shí)對(duì)檔案庫(kù)房的防火、防盜改造，提高安全防范能力。

4.衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的利用能為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供準(zhǔn)確的資金運(yùn)動(dòng)數(shù)據(jù)，把好衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案在工作中利用的安全關(guān)，增強(qiáng)安全利用意識(shí)，完善檔案利用手續(xù)，制定會(huì)計(jì)檔案的借閱制度，建立檔案利用安全責(zé)任制，確保會(huì)計(jì)檔案不丟失、不泄密。綜上所述，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案是衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)依法開(kāi)展業(yè)務(wù)的憑證，是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法過(guò)程的質(zhì)量記錄，同時(shí)也是體現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的管理水平的一個(gè)重要方面。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性可以保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進(jìn)行，它的安全性可以避免司法訴訟，它的安全性關(guān)系到衛(wèi)生監(jiān)督工作的開(kāi)展。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的安全意識(shí)也是保證衛(wèi)生監(jiān)督工作正常開(kāi)展的重要因素。