闡述如何做好檔案管理工作之我見(jiàn)

孟曉華

摘要：檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。

關(guān)鍵詞：檔案管理；提高；工作效率

一、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

無(wú)論任何單位的任何一項(xiàng)工作，都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展，檔案工作也如此。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以實(shí)際行動(dòng)去影響并爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須同時(shí)重視檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個(gè)根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過(guò)內(nèi)因起作用。然而如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點(diǎn)：

（一）加大檔案宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無(wú)，因此，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。

（二）愛(ài)崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作

領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

二、拓寬視野，加強(qiáng)現(xiàn)有資源的綜合利用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

（一）增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識(shí)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心辦事的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，不斷開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

（二）不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握管理技能

目前，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

（三）利用現(xiàn)有資源，整理檔案

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。因此，要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

三、單位管理的優(yōu)化政策和措施

（一）運(yùn)用專業(yè)體系完善單位的管理制度

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。對(duì)于事業(yè)單位工作檔案的管理工作者，對(duì)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者而言，一方面，領(lǐng)導(dǎo)者和相關(guān)單位合作制定相應(yīng)的制度，從根本上解決檔案收集不完整，收集困難的問(wèn)題，結(jié)合專業(yè)的知識(shí)體系出臺(tái)適當(dāng)?shù)膽土P措施及硬性規(guī)定；另一方面，對(duì)于工作者，定期地進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)自身的素質(zhì)，提高工作能力，使工作者意識(shí)到該部門是責(zé)任重大的部門，擔(dān)負(fù)著整個(gè)管理計(jì)劃的開(kāi)展， 將工作壓力其變換成動(dòng)力，提高工作熱情，促進(jìn)事業(yè)單位工作檔案收集整理工作的高效進(jìn)行。

（二）提高從業(yè)人員工作參與度，把握工作規(guī)律

在事業(yè)單位的工作過(guò)程中應(yīng)該增加工作人員和老員工、工作人員之間的互動(dòng)交流活動(dòng)，增加工作人員的參與程度，進(jìn)而打造一個(gè)活躍高效的工作環(huán)境，幫助初入門的工作人員更好學(xué)習(xí)思想政治工作規(guī)律。初步進(jìn)入工作環(huán)境的工作人員，對(duì)事業(yè)單位規(guī)規(guī)矩矩的思想和工作模式不大適應(yīng)，對(duì)于思想政治方面，在工作環(huán)境上可以鼓勵(lì)工作人員對(duì)書(shū)本上或者老員工所講的內(nèi)容不明白的地方提出疑問(wèn)，提高在工作中對(duì)于掌握思想政治工作規(guī)律的參與程度，進(jìn)而激發(fā)工作人員學(xué)習(xí)進(jìn)步的主觀能動(dòng)性。經(jīng)過(guò)相關(guān)部門人員的不斷努力，近期事業(yè)單位檔案管理的工作有了突飛猛進(jìn)的變化，很多地區(qū)的檔案管理得到改善，相關(guān)的工作人員在工作態(tài)度和工作積極性上也有很大的進(jìn)步。事業(yè)單位其他方面的工作與檔案收集整理是息息相關(guān)的，材料管理工作的提升，對(duì)其他工作起到了很大的促進(jìn)作用。

四、注重管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，完善管理制度

首先，對(duì)于管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升來(lái)講。各級(jí)組織人事部門應(yīng)選擇在政治方面較為可靠，且具有較強(qiáng)責(zé)任心的共產(chǎn)黨員來(lái)負(fù)責(zé)干部檔案的各項(xiàng)管理工作。同時(shí)，主管部門也應(yīng)該定期的組織檔案員參與專業(yè)、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，管理人員自身也要不斷的學(xué)習(xí)積累，注重自身專業(yè)素養(yǎng)與政治覺(jué)悟的提升，認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)待管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)而從整體上提高檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)的提升。其次，在管理制度完善上，應(yīng)注重信息化管理機(jī)制的建設(shè)，不論是檔案的收集、歸檔，還是利用等方面都要制定嚴(yán)格的管理制度，并以此來(lái)避免出現(xiàn)虛假材料。同時(shí)，對(duì)于案卷整理工作的相關(guān)細(xì)則也要做出進(jìn)一步優(yōu)化，從而為其各項(xiàng)整理工作的科學(xué)、全面開(kāi)展提供有力保障，也為考察、任用干部人員提供更準(zhǔn)確、真實(shí)的信息內(nèi)容。

總之，基于我國(guó)現(xiàn)代企事業(yè)管理的現(xiàn)狀，檔案人應(yīng)積極吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，來(lái)適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)。

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