進(jìn)度管理在醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

洪 丹

(北京世紀(jì)壇醫(yī)院 計(jì)算機(jī)中心， 北京 100038)

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醫(yī)學(xué)教育

進(jìn)度管理在醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

洪 丹*

(北京世紀(jì)壇醫(yī)院 計(jì)算機(jī)中心， 北京 100038)

進(jìn)度管理作為項(xiàng)目管理中一個(gè)重要的組成部分，對項(xiàng)目的成功起著決定性作用。本文在分析當(dāng)前醫(yī)院信息系統(tǒng)的特點(diǎn)以及進(jìn)度方面薄弱現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，詳細(xì)闡述了項(xiàng)目進(jìn)度管理在醫(yī)院信息系統(tǒng)實(shí)施過程中的應(yīng)用情況，把過程化的思想引入到進(jìn)度管理中。包括如何進(jìn)行活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)資源估算、活動(dòng)歷時(shí)估算、制定進(jìn)度計(jì)劃以及如何實(shí)行進(jìn)度控制。并在此過程中科學(xué)的運(yùn)用項(xiàng)目管理方法和技術(shù)來指導(dǎo)信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)，從而有效管理和控制了項(xiàng)目的進(jìn)度，確保項(xiàng)目如期按質(zhì)量完成。

醫(yī)院信息系統(tǒng)；進(jìn)度管理；制定進(jìn)度計(jì)劃

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)在各行各業(yè)都有了非常廣泛的應(yīng)用。在關(guān)系到民眾健康的醫(yī)療行業(yè)，用現(xiàn)代化的信息技術(shù)為廣大民眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)顯得尤為重要。

醫(yī)院對信息的需求永遠(yuǎn)是HIS發(fā)展的原動(dòng)力，因此醫(yī)院信息系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)醫(yī)院自身的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行應(yīng)用開發(fā)，包括硬件基礎(chǔ)平臺(tái)的設(shè)計(jì)、供貨和集成服務(wù)。HIS項(xiàng)目建設(shè)的內(nèi)容一般可分為3個(gè)部分：一是對醫(yī)院原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化改造，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的醫(yī)療業(yè)務(wù)模式：如系統(tǒng)的整體架構(gòu)、應(yīng)用服務(wù)器、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和小型機(jī)操作系統(tǒng)的選型等。二是參照《醫(yī)院信息系統(tǒng)功能規(guī)范》的要求進(jìn)行開發(fā)，包括檢驗(yàn)輸血管理系統(tǒng)、掛號收費(fèi)系統(tǒng)、醫(yī)生工作站、護(hù)士工作站、藥品

管理系統(tǒng)、住院結(jié)算、經(jīng)濟(jì)核算、病案統(tǒng)計(jì)、電子病歷和醫(yī)保接口等眾多子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施以及系統(tǒng)整體優(yōu)化和完善[1]。三是在不影響醫(yī)院業(yè)務(wù)秩序的情況下進(jìn)行部分新舊系統(tǒng)的切換和新系統(tǒng)的上線實(shí)施工作。

1 信息系統(tǒng)的進(jìn)度管理概述

進(jìn)度管理是信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期，其目的是通過執(zhí)行項(xiàng)目進(jìn)度管理過程和使用一些基本的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來檢查實(shí)際進(jìn)度是否與計(jì)劃進(jìn)度相一致，如果出現(xiàn)偏差，要及時(shí)找出原因，采取必要的補(bǔ)救措施。如有必要，還要調(diào)整項(xiàng)目管理計(jì)劃，從而保證項(xiàng)目按時(shí)完成[2]。在項(xiàng)目管理知識體系中首次對進(jìn)度管理提出了過程化的概念，進(jìn)度管理過程包括6個(gè)部分。既活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)資源估算、活動(dòng)歷時(shí)估算、制定進(jìn)度計(jì)劃以及進(jìn)度控制。進(jìn)度管理過程模型如(圖1)。

2 當(dāng)前醫(yī)院信息系統(tǒng)的進(jìn)度管理問題分析

然而目前大型醫(yī)院的信息系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目越來越復(fù)雜，涉及的方面也越來越多，不少醫(yī)院的信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目都或多或少地經(jīng)受過“項(xiàng)目泥潭”的痛楚。究其原因主要可以表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：首先人員配備不合理，尤其是開發(fā)人員不足，導(dǎo)致開發(fā)進(jìn)度緩慢。主要是因?yàn)閷Υ笮晚?xiàng)目的工作量估計(jì)不足，對開發(fā)人員的技能水平估計(jì)過高。其次，進(jìn)度安排和實(shí)施順序不合理，在項(xiàng)目的實(shí)施步驟上沒有考慮用戶方的實(shí)際情況和項(xiàng)目規(guī)模，按照以往小型應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和實(shí)施方式，導(dǎo)致短期內(nèi)無法見效[3]。再次，用戶需求不斷，項(xiàng)目遲遲無法驗(yàn)收完工。在項(xiàng)目中沒有明確雙方一致同意的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，用戶在應(yīng)用中經(jīng)常提出新的需求，擔(dān)心項(xiàng)目驗(yàn)收后在技術(shù)支持和服務(wù)上會(huì)打折扣。

因此如何科學(xué)的運(yùn)用進(jìn)度管理知識，確保醫(yī)院信息系統(tǒng)項(xiàng)目如期按質(zhì)量完成，已成為醫(yī)院信息化建設(shè)的重點(diǎn)工作。下面分別從項(xiàng)目活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)資源估算、活動(dòng)歷時(shí)估算、制定進(jìn)度計(jì)劃以及進(jìn)度控制這幾大過程來闡述如何對醫(yī)院信息系統(tǒng)的進(jìn)度進(jìn)行有效管理。

3 采用滾動(dòng)式規(guī)劃的方法定義項(xiàng)目活動(dòng)

活動(dòng)定義是制定進(jìn)度表的基礎(chǔ)，是對WBS最底層工作包的進(jìn)一步細(xì)分。為保證分解的活動(dòng)能夠全面覆蓋，首先需要將項(xiàng)目進(jìn)行階段定義，包括項(xiàng)目的需求獲取、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試、用戶測試、系統(tǒng)試點(diǎn)和系統(tǒng)正式上線階段。然后根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展的不同階段，采用滾動(dòng)規(guī)劃方法，將項(xiàng)目涉及的所有活動(dòng)逐步進(jìn)行了定義。對于近期需要完成的工作在工作分解結(jié)構(gòu)最下層詳細(xì)規(guī)劃，遠(yuǎn)期需要完成的工作則表現(xiàn)在工作分解結(jié)構(gòu)相對高的層次上。通過滾動(dòng)規(guī)劃方式隨著項(xiàng)目工作的開展，項(xiàng)目活動(dòng)也逐層逐步清晰。

圖1 進(jìn)度管理過程模型

4 確定活動(dòng)間依賴關(guān)系，對項(xiàng)目工作活動(dòng)進(jìn)行排序

活動(dòng)排序主要是確定各個(gè)活動(dòng)任務(wù)間的依賴關(guān)系，并形成文檔的過程。在進(jìn)行活動(dòng)排序時(shí)，可以采用前導(dǎo)圖(PDM)的方法，將所有活動(dòng)之間的依賴關(guān)系整理形成項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖。在此階段中最重要的就是明確各個(gè)活動(dòng)之間的依賴關(guān)系，例如在系統(tǒng)測試試階段，通過與用戶反復(fù)溝通，最終明確先進(jìn)行項(xiàng)目組內(nèi)部的自測工作，然后由各業(yè)務(wù)科室代表在本科的實(shí)驗(yàn)環(huán)境下進(jìn)行用戶測試，最后再由廠家人員、信息科及醫(yī)院各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在醫(yī)院實(shí)地環(huán)境下進(jìn)行現(xiàn)場聯(lián)調(diào)測試；而對于項(xiàng)目組內(nèi)部測試階段，可以將醫(yī)院端系統(tǒng)與社區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)端的系統(tǒng)同步進(jìn)行測試[4](圖2)。

圖2 各活動(dòng)間的依賴關(guān)系Fig 2 Dependency relationship between activities

5 采用自下而上的方法，估算活動(dòng)資源

活動(dòng)資源估算包括決定需要什么資源，每一樣資源應(yīng)該用多少，以及何時(shí)使用資源來執(zhí)行項(xiàng)目活動(dòng)。在估算項(xiàng)目的資源時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要邀請團(tuán)隊(duì)所有成員以及技術(shù)和業(yè)務(wù)方面的專家參與，技術(shù)和業(yè)務(wù)專家應(yīng)采用自下而上的方式進(jìn)行估算，對每一層下面具體的工作所需資源進(jìn)行估算，最后將所有資源進(jìn)行匯總。比如，干部門診收費(fèi)業(yè)務(wù)被分解的工作活動(dòng)有讀卡、添加費(fèi)用明細(xì)、刪除費(fèi)用明細(xì)、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及日結(jié)月結(jié)報(bào)表。其中讀卡工作活動(dòng)需要的物力資源包括社保讀卡器1臺(tái)、城鎮(zhèn)職工和農(nóng)村居民醫(yī)療卡各1張。而人力資源包括能夠在Visual Basic中成功調(diào)用的DLL動(dòng)態(tài)庫的人員1人，懂得JAVA程序開發(fā)的人員2人。

6 采用三點(diǎn)估算、專家判斷和預(yù)留儲(chǔ)備金的方法，進(jìn)行活動(dòng)歷時(shí)估算

活動(dòng)歷時(shí)估算是項(xiàng)目制定計(jì)劃的一項(xiàng)重要工作，它關(guān)系到各項(xiàng)具體活動(dòng)以及完成整個(gè)項(xiàng)目做需要總體時(shí)間的估算。技術(shù)和業(yè)務(wù)專家一般會(huì)采用專家判斷來估算歷時(shí)，如果活動(dòng)存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)則要將活動(dòng)歷時(shí)加上10%的應(yīng)急儲(chǔ)備時(shí)間作為活動(dòng)的總活動(dòng)歷時(shí)。由于具體開發(fā)過程中可能會(huì)遇到很多不確定因素，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員要分別估算出最樂觀、最悲觀以及最可能的開發(fā)時(shí)間，采用3點(diǎn)估算法，公式：期望工期=(4×正常估算時(shí)間+樂觀估算時(shí)間+悲觀估算時(shí)間)/6，計(jì)算出項(xiàng)目各階段活動(dòng)的歷時(shí)[5]。然后把各階段的活動(dòng)歷時(shí)進(jìn)行匯總，得出整個(gè)項(xiàng)目的工期。

7 采用關(guān)鍵路徑和資源平衡的方法，編制進(jìn)度計(jì)劃

進(jìn)度計(jì)劃是進(jìn)度管理的重要內(nèi)容，也是項(xiàng)目的靈魂和根本。制定進(jìn)度計(jì)劃就是決定項(xiàng)目活動(dòng)的計(jì)劃開始和計(jì)劃完成時(shí)間。在活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)資源估算以及活動(dòng)工期估算的基礎(chǔ)上，可以運(yùn)用進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)分析法編制項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。常用的進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)分析法包括關(guān)鍵路徑法、進(jìn)度壓縮法、關(guān)鍵鏈法、資源平衡法和假設(shè)情景分析等，其中關(guān)鍵路徑法(CPM)使用的最多。

關(guān)鍵路徑法是在一定工期、成本、資源條件的約束下，抓住其中的“關(guān)鍵”路徑進(jìn)行安排，以達(dá)到縮短工期、提高工效、降低成本的一種方法。它首先從項(xiàng)目的起點(diǎn)出發(fā)，沿網(wǎng)絡(luò)圖各條路徑進(jìn)行順時(shí)針推算，計(jì)算出個(gè)活動(dòng)的最早開始時(shí)間和最早完成時(shí)間；然后從項(xiàng)目的終點(diǎn)出發(fā)，沿網(wǎng)絡(luò)各條路徑進(jìn)行逆時(shí)針推算，計(jì)算出各條路徑的最晚完成時(shí)間與最晚開始時(shí)間。最后，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行人力、物力和財(cái)力的資源分配，從而完成進(jìn)度計(jì)劃的制定。關(guān)鍵路徑就是從起點(diǎn)到終點(diǎn)，經(jīng)歷時(shí)間最長的路徑，它決定了完成整個(gè)工程所需要的時(shí)間[6]。因此，確定關(guān)鍵路徑并有效管理在進(jìn)度管理中是至關(guān)重要的。

在關(guān)鍵路徑法(CPM)中，提出了ES、EF、LS、LF的基本概念

最早開始時(shí)間(ES)：某項(xiàng)活動(dòng)能夠開始的最早時(shí)間。

最早結(jié)束時(shí)間(EF)：某項(xiàng)活動(dòng)能夠完成的最早時(shí)間。EF=ES+工期估算

最遲結(jié)束時(shí)間(LF)：為了使項(xiàng)目按時(shí)完成，某項(xiàng)工作必須完成的最遲時(shí)間。

最遲開始時(shí)間(LS)：為了使項(xiàng)目按時(shí)完成，某項(xiàng)工作必須開始的最遲時(shí)間。LS=LF-工期估算

總時(shí)差=LS-ES或LF-EF；自由時(shí)差=緊后工作的ES-此活動(dòng)的EF

例如在某大型醫(yī)院的藥房管理子系統(tǒng)研發(fā)過程中，就可采取關(guān)鍵路徑法對項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行優(yōu)化。首先由項(xiàng)目組確定出完成藥房管理系統(tǒng)的各階段性工作任務(wù)，即藥品需求分析(A)，藥品各功能模塊設(shè)計(jì)(B)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備(C)，模塊編程(D)，系統(tǒng)測試(E)，業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)(F)，模擬試運(yùn)行。然后確定各工作的相互依賴關(guān)系，對工作進(jìn)行排序。為了使工作更加清晰直觀，可采用A、B、C、D、E、F和G字母分別代表各階段性工作。最后由相關(guān)專業(yè)人員估算出各工作的所需持續(xù)時(shí)間和所需要的人員數(shù)量。由此得到藥房管理子系統(tǒng)各工作的基本情況(表1)。

表1 藥房管理子系統(tǒng)各工作的基本情況

由表1可以計(jì)算出各工作的最早開始時(shí)間和最早完成時(shí)間

A：ESA=0 EFA=ESA+5=5； B：ESB=EFA=5 EFB=ESB+4=9；

C：ESC=EFA=5 EFC=ESC+5=10； D：ESD=EFB=9 EFD=ESD+3=12；

E：ESE= max{EFC,EFD}=12 EFE=ESE+2=14； F：ESF=0 EFF=ESF+5=5；

G：ESG= max{EFE,EFF}=14 EFG=ESG+1=15

各工作的最晚開始時(shí)間和最晚完成時(shí)間

G：LFG=EFG=15 LSG=LFG-1=14； F：LFF=LSG=14 LSF=LFF-5=9；

E：LFE=LSG=14 LSE=LFE-2=12； D：LFD=LSE=12 LSD=LFD-3=9；

C：LFC=LSE=12 LSC=LFC-5=7； B：LFB=LSD=9 LSB=LFB-4=5；

A：LFA= min{LSB,LSC}=5 LSA=LFA-5=0

由于在關(guān)鍵路徑上工作的最早開始時(shí)間等于最晚開始時(shí)間，所以關(guān)鍵路徑上的總時(shí)差等于零。 而非關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)則存在自由浮動(dòng)時(shí)間。根據(jù)七宮格表示法，可以繪制出該項(xiàng)目的單代號網(wǎng)絡(luò)圖(圖3)。

圖3 單代號網(wǎng)絡(luò)圖

從圖3中可以看出，該項(xiàng)目共有3條路徑，路徑A-B-C-D-E-G的工期為5+4+3+2+1=15周；A-C-E-G的工期為5+5+2+1=13周；F-G的工期為5+1=6周，由于關(guān)鍵路徑指的是工期最長的那條路徑，15>13>6，因此該工期的關(guān)鍵路徑為A-B-D-E-F，其工期為15周。

當(dāng)工期時(shí)間計(jì)算出來之后，就可以把每個(gè)工作的人員進(jìn)行安排。因項(xiàng)目研發(fā)組的很多工程師可能也兼顧多個(gè)子項(xiàng)目，人力資源會(huì)相對匱乏。此時(shí)需采用資源平衡的方法，本著“人員要少而精”的原則，來確定完成該藥房管理子系統(tǒng)所需要的最少人力資源。首先要確保關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)人員必須充足，而在非關(guān)鍵路徑上的工作可在靈活的時(shí)間內(nèi)錯(cuò)開并行，拉平資源所需要的高峰，合理利用好資源，從而能夠使得項(xiàng)目如期順利完成。

由于關(guān)鍵路徑上的工作A、B、D、E和G的時(shí)間及人數(shù)的安排是確定的，在保證關(guān)鍵路徑上工作及其緊前工作按時(shí)完成的情況下，作業(yè)C、F的靈活安排就要考慮平衡每天所需的人數(shù)，所需要的最少人員就可以這樣設(shè)計(jì)(表2)。

表2 藥房管理子系統(tǒng)的人力資源分配情況

8 采用績效測量的等方法進(jìn)行進(jìn)度控制

項(xiàng)目進(jìn)度控制是依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃對項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況進(jìn)行控制，使項(xiàng)目能夠按時(shí)完成，定期地將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比較，并立即采取必要的糾正措施[7]。由于醫(yī)院信息系統(tǒng)項(xiàng)目是一個(gè)帶有創(chuàng)造性的過程，不確定性較大，項(xiàng)目經(jīng)理需要規(guī)定至少每周召開1次組成員的內(nèi)部例會(huì)，要求每位成員在會(huì)議前，將各自在本周內(nèi)完成的任務(wù)進(jìn)度情況和下周的任務(wù)計(jì)劃做出匯報(bào)。最后運(yùn)用Microsoft Project 2010軟件完成進(jìn)度甘特圖的繪制，通過查看和跟蹤這些甘特圖，進(jìn)行偏差分析，利用掙值技術(shù)分析進(jìn)度偏差情況，及時(shí)采取糾正或預(yù)防措施。這樣可以更好的把握項(xiàng)目進(jìn)度績效，確保項(xiàng)目如期按質(zhì)量完成。

9 問題與展望

醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)對所有參與者都是一個(gè)反復(fù)學(xué)習(xí)、迭代開發(fā)的過程。項(xiàng)目的進(jìn)度管理是整個(gè)項(xiàng)目管理過程的重要環(huán)節(jié)，與項(xiàng)目的質(zhì)量、成本及人力資源管理密切相關(guān)。當(dāng)然，每個(gè)項(xiàng)目都具有自身的特點(diǎn)，醫(yī)院信息系統(tǒng)項(xiàng)目更是如此。由于醫(yī)院信息系統(tǒng)的復(fù)雜性，進(jìn)度問題在所難免，例如在開發(fā)過程中由于各種原因產(chǎn)生的人員流動(dòng)頻繁，重要人員身兼多職，個(gè)別技術(shù)人員開發(fā)經(jīng)驗(yàn)少，培訓(xùn)不足，導(dǎo)致開發(fā)效率低，這些情況都無疑在一定程度上影響了項(xiàng)目的進(jìn)度。但不管怎樣，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都必須對項(xiàng)目進(jìn)度嚴(yán)格把關(guān)，在進(jìn)度管理中科學(xué)的運(yùn)用過程化的方法，盡可能減少由于進(jìn)度問題給項(xiàng)目的質(zhì)量、范圍、成本帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)[8]。如何更好的把握進(jìn)度管理的精髓，還有待研究、探索和總結(jié)。

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Application of schedule management in hospital information system construction

HONG Dan*

(Computer Net Center，Beijing Shijitan Hospital, Beijing 100038, China)

As an important part of project management, Schedule management plays a key role. On the basis of analyzing the current hospital information system characteristics and process of weakness，the application of project schedule management in the process of hospital information system implementation is described in detail. Schedule management covers how to carry out the activity definition, activity ranking, activity resource estimation, activity duration estimation, develop schedule and the progress control. And in the process of scientific use of project management method and technology to guide the construction of information systems project, thus the effective management and control of project progress, to ensure the project on schedule according to the quality of the completion.

hospital information system；schedule management；develop schedule

2015- 09- 12

2015- 10- 26

1001-6325(2015)12-1730-05

TP3

A

*通信作者(corresponding author)：chenglu138@sina.com