醫(yī)院基建檔案的收集與管理

刑文

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展，醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)變得越來越重要。加強(qiáng)醫(yī)院基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質(zhì)量的一項重要工作。這不僅關(guān)系到醫(yī)院在我們這一代的建設(shè)發(fā)展，也是一件福澤來人的百年大計。

然而如今醫(yī)院的基建檔案管理工作卻存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，甚至造成不良的后果和損失，所以說，加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理，要在領(lǐng)導(dǎo)組織、建立制度、提高人員素質(zhì)等方面深入，做到領(lǐng)導(dǎo)重視、相關(guān)人員協(xié)作、及時收集、按時歸檔、嚴(yán)格交接，推動基建檔案工作收集的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的收集管理工作并非一日之功，需從各方面來全面的分析、深入，多角度的總結(jié)，才能確保該工作進(jìn)行的順利。

一、基建檔案的作用

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)前的第一手資料，它是在建設(shè)工程項目立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進(jìn)行整理造冊的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件資料，為了記錄基建在建造、維修、改造和使用過程中的技術(shù)狀態(tài)。作為醫(yī)院維權(quán)的重要依據(jù)，基建檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分之一?；n案能為工程決策提供依據(jù)和支持、為辦理相關(guān)手續(xù)提供材料、為建設(shè)項目工程的付款提供依據(jù)、為工程維修合同糾紛提供證據(jù)。

基礎(chǔ)建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展過程中的的一項重要工作，按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集起來的基建檔案資料是基建工程管理方、技術(shù)方在工程項目建設(shè)活動中創(chuàng)造的知識成果，及時收歸的完整合理的基建檔案能加強(qiáng)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，提高醫(yī)院發(fā)展水平，增強(qiáng)醫(yī)院整體檔案管理工作的合理化、規(guī)范化。

二、加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的

收集與管理的具體措施

1、加強(qiáng)國家對基建檔案管理的政策性要求。

在我國社會主義現(xiàn)代化市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的同時，應(yīng)建立與之相對應(yīng)的健全的法律政策。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時勢必面臨著荒地的開發(fā)，原有建筑的改建、擴(kuò)建或裝修。但在缺乏關(guān)于基建檔案管理的政策要求的情況下，我們?nèi)缤と嗣蟀愕慕ㄔO(shè)給工程帶來了很大困難。然而，有了政策的強(qiáng)制性要求，在基建檔案的利用上就能為醫(yī)院為政府帶來更大的效益。

2、建立健全基建檔案管理制度

醫(yī)院是為人民服務(wù)的單位，新形勢下的醫(yī)院必然面臨著改革。隨著新建、擴(kuò)建、改建的工程日益增多，設(shè)計、建設(shè)、報批同時進(jìn)行的情況不在少數(shù)。這給檔案的收集整理工作造成很大阻力。所以在醫(yī)院建設(shè)初期，應(yīng)首先設(shè)立管理檔案的檔案室，制定相應(yīng)的基建檔案收集整理工作管理制度并嚴(yán)格要求，做好檔案的前期收集工作，確保后期整理檔案時檔案的完整、真實性。力求有用檔案及時、完整準(zhǔn)確的歸檔。因此，明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自建設(shè)項目開始，就積極介入。

3、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案組織。

做好基建檔案工作，從思想上重視基建檔案管理工作是問題的關(guān)鍵，只有提高領(lǐng)導(dǎo)人員的認(rèn)識，從監(jiān)與管兩方面入手，才能確保這項工作的有序進(jìn)行。分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要給檔案工作者提供多方面的支持和可靠的保障，嚴(yán)格要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，建立起嚴(yán)肅有序、相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建立檔案管理組織，是行政管理的重要組成部分，也是必須做好的一項基礎(chǔ)性工作。

4、加強(qiáng)對有關(guān)人員的培訓(xùn)

醫(yī)院基建檔案管理工作的實施展開，不僅與以上提到的醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念有關(guān)，更與檔案管理人員水平的高低、檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。

作為科技檔案的重要組成部分，基建檔案既服務(wù)于今天，更有利于未來?？梢宰鳛闅v史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究的素材。我們可以針對醫(yī)院中某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負(fù)責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進(jìn)度等現(xiàn)狀進(jìn)行治理。首先，結(jié)合建設(shè)項目的特點，加強(qiáng)對工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)、基建管理部門、項目設(shè)計及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，將基建檔案工作列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，引起參建單位的足夠重視。強(qiáng)化崗前培訓(xùn)，組織人員學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，做到統(tǒng)一的要求、標(biāo)準(zhǔn)與格式，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，系統(tǒng)掌握項目開工前、項目進(jìn)行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側(cè)重點，既瞻前顧后，又緊抓過程;二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，協(xié)調(diào)各部門進(jìn)行有效有序的檔案歸集工作，培訓(xùn)有關(guān)人員，使其增強(qiáng)責(zé)任意識，主動出擊、提前制定計劃，跟蹤收集基建工程檔案，同時要求檔案人員，要根據(jù)工程進(jìn)度，緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系，爭取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

5、引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

信息化時代，基建檔案工作有了新方向的發(fā)展。基建檔案管理必須引進(jìn)計算機(jī)管理技術(shù)，探索基建檔案信息資源體系來適應(yīng)基建工程項目現(xiàn)代化管理模式，巧妙使用檔案管理軟件，實行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用。建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，全面的提高基建檔案管理效率。

三、醫(yī)院基建檔案管理收集的意義

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，嚴(yán)格意義上來說，我們手中的基建檔案比工程實體本身壽命更長久。因此規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是醫(yī)院工程建設(shè)進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的憑證和依據(jù)，例如有時改建工程需要知道管線的具體位置，就可以到檔案室查找相關(guān)工程竣工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準(zhǔn)確的服務(wù)功能。另外，舊的工程施工檔案也可給擴(kuò)建的新建筑提供設(shè)計思路?；n案是工程質(zhì)量的反映，工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財產(chǎn)保障、使用保證等方面，工程人員可以根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序，對工程事故原因分析、認(rèn)定責(zé)任、提出改進(jìn)方法提供技術(shù)依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項目質(zhì)量，隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，齊抓共管，是新形勢下基建檔案管理的重要任務(wù)。

總之，基建檔案能夠反映基建工程項目的真實面貌，對醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)和后續(xù)發(fā)展工作來說十分重要，是一項對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)踏實的做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（作者單位：秦皇島市工人醫(yī)院人事科）