高校檔案管理與高校教學(xué)改革的功能互動(dòng)

張海燕

(海南經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，?？?571127)

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高校檔案管理與高校教學(xué)改革的功能互動(dòng)

張海燕

(海南經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，海口 571127)

摘要：以高校檔案管理在新時(shí)期的功能特點(diǎn)為出發(fā)點(diǎn)，從新時(shí)期高校檔案管理的功能精準(zhǔn)定位入手，通過引進(jìn)“精準(zhǔn)營(yíng)銷”“行商”的現(xiàn)代營(yíng)銷理念，闡述檔案管理如何為高校的教學(xué)改革服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代教學(xué)改革進(jìn)行互動(dòng)，提高高校檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；精準(zhǔn)定位；教學(xué)改革；功能互動(dòng)

檔案管理是高校管理的基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量和管理效應(yīng)的關(guān)鍵指標(biāo)，也是高校辦學(xué)水平評(píng)估的重要數(shù)據(jù)支撐。目前，我國(guó)高校已進(jìn)入全面發(fā)展的新階段，教育教學(xué)改革取得了突破性進(jìn)展。與此同時(shí)，也對(duì)高校檔案管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在檔案信息材料在大量增多，對(duì)信息需求的程度更深，對(duì)服務(wù)的手段要求更高。如何適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展變化，使檔案工作更好地服務(wù)學(xué)校的教學(xué)改革？筆者認(rèn)為應(yīng)正確認(rèn)識(shí)新時(shí)期檔案管理功能的擴(kuò)展特點(diǎn)，引進(jìn)“精準(zhǔn)營(yíng)銷”“行商”的營(yíng)銷理念，以此來完善檔案信息的管理和服務(wù)功能，利用云計(jì)算技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)平臺(tái)，并做好與高校教學(xué)改革的功能互動(dòng)。

1新時(shí)期高校檔案管理功能的再認(rèn)知

1.1　檔案管理信息收集功能的外延擴(kuò)展

傳統(tǒng)檔案管理主要局限于紙質(zhì)檔案、各種介質(zhì)的聲像及電子檔案。而隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和對(duì)教學(xué)內(nèi)容和課程體系的改革，建設(shè)國(guó)家精品課程、實(shí)施“質(zhì)量工程”、人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新、建設(shè)實(shí)踐和實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心、“教學(xué)名師”表彰、建設(shè)優(yōu)秀教學(xué)團(tuán)隊(duì)、高職高專人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估、校企合作、政產(chǎn)學(xué)深度融合、項(xiàng)目化課程改革等在教學(xué)改革工作中形成的各種檔案信息材料，都是最具開發(fā)潛能的一部分室(館)藏。

1.2　檔案服務(wù)管理手段的拓展

在擴(kuò)大室(館)藏的同時(shí)，檔案部門就學(xué)校改革信息利用快和數(shù)量多的情形下，可以更多地使用現(xiàn)代信息資源。隨著互聯(lián)網(wǎng)和云技術(shù)的引進(jìn)，檔案管理可以通過更加先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行精準(zhǔn)服務(wù)。在權(quán)限范圍內(nèi)，利用者可以通過現(xiàn)代手段，隨時(shí)隨地接收、查閱檔案信息，不必再恪守檔案部門固定的作息時(shí)間、地點(diǎn)。檔案服務(wù)由室(館)內(nèi)拓展到了室(館)外的任何角落，并通過引擎搜索，使傳統(tǒng)檔案室(館)中原來分散、零亂的信息，經(jīng)過提煉、整理、編輯出二次信息，使檔案用戶在短時(shí)間內(nèi)可以掌握某一問題的詳細(xì)資料，從而取得較好的利用效果。云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理的服務(wù)功能正由傳統(tǒng)原始直接的服務(wù)向多樣化的信息服務(wù)轉(zhuǎn)化。

2新時(shí)期高校檔案管理功能的精準(zhǔn)定位

2.1　現(xiàn)代檔案服務(wù)對(duì)象的精準(zhǔn)定位

高校檔案服務(wù)對(duì)象主要為三個(gè)方面：一是學(xué)院各級(jí)管理部門，二是學(xué)生及教師，三是學(xué)院以外相關(guān)部門。如何提高檔案服務(wù)的效率，主要體現(xiàn)在如何對(duì)服務(wù)對(duì)向進(jìn)行精準(zhǔn)定位，向他們提供和開發(fā)有價(jià)值的信息材料，服務(wù)于技能應(yīng)用性人才的培養(yǎng)。其關(guān)鍵是要引進(jìn)“精準(zhǔn)營(yíng)銷”的理念。即在新的發(fā)展時(shí)期，職業(yè)院校要與企業(yè)深度融合、與政府密切協(xié)作、與社會(huì)廣泛接觸已是高校多元化發(fā)展形態(tài)，要使雙方達(dá)到相互了解，相互認(rèn)可，就需要提供各自的檔案信息材料。在這樣的環(huán)境下，檔案服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大了，包括本校畢業(yè)生、企業(yè)員工、政府官員、評(píng)估專家、同級(jí)或兄弟院校領(lǐng)導(dǎo)、國(guó)外友人以及社會(huì)各階層人員。如果檔案管理仍然采用原來的服務(wù)模式，不能實(shí)現(xiàn)全面精準(zhǔn)定位，那么很難改變傳統(tǒng)檔案管理的實(shí)效。

2.2　現(xiàn)代服務(wù)理念精準(zhǔn)定位

傳統(tǒng)檔案部門的服務(wù)理念主要是“坐商”式的被動(dòng)服務(wù)理念，檔案管理效率低，使用者牢騷滿腹，效果不明顯，這與現(xiàn)代高等教育跳躍式發(fā)展及追求高效率的要求相去甚遠(yuǎn)。現(xiàn)代檔案管理服務(wù)理念需要引進(jìn)“行商”的營(yíng)銷理念。檔案工作人員必須利用各種渠道，“為檔案找利用者”“送信息上門”，開展主動(dòng)服務(wù)，讓檔案信息在管理者與使用者之間無障礙地傳遞。一方面發(fā)揮現(xiàn)代檔案功能效率；另一方面通過引進(jìn)“行商”式營(yíng)銷理念，可以讓檔案信息使用者從多角度、全方位地感知檔案管理部門及人員是真心為他們服務(wù)，從而增加他們的愉悅感，提高他們的使用效率。而且讓信息使用者主動(dòng)向檔案管理部門提出他們的想法，檔案管理者可以利用這些反饋意見，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮現(xiàn)代檔案“精準(zhǔn)營(yíng)銷”的服務(wù)功能。

2.3　檔案管理室(館)藏的精準(zhǔn)定位

檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，就是收集和管好檔案，最大限度地滿足學(xué)校發(fā)展建設(shè)的需要。高校檔案室(館)是永久保存學(xué)校檔案的基地及科學(xué)研究和各方面利用資料的中心。新時(shí)期，高校的室(館)藏，應(yīng)實(shí)現(xiàn)質(zhì)與量的統(tǒng)一，以教學(xué)檔案為中心，兼顧黨政類、科研類、基建類、儀器設(shè)備類檔案和人事、會(huì)計(jì)等專門檔案，以滿足利用者多元化的利用需求。同時(shí)還應(yīng)收集聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等，館藏還應(yīng)具有學(xué)校特色，如人才培養(yǎng)模式、專業(yè)設(shè)置、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、著名人物等，實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏的準(zhǔn)確定位。

高校的檔案館藏現(xiàn)狀不容樂觀，經(jīng)常是“保存的檔案沒人要”“需要的檔案找不到”，造成檔案信息供求關(guān)系不平衡。一方面檔案的容量在逐年遞增，另一方面使用者卻反饋找不到自己需要的信息。如何解決這些矛盾？其最有效的辦法還是應(yīng)該從檔案部門健全館藏體系，擴(kuò)大館藏容量，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)做起，尋求通過網(wǎng)絡(luò)與同類院校建立起完善的檔案信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)館際互借的有效機(jī)制[1]。

2.4　檔案管理人才的精準(zhǔn)定位

現(xiàn)代高校檔案部門普遍面臨著現(xiàn)代管理及技術(shù)人才匱乏的問題，尤其是云技術(shù)和互聯(lián)互通、二維碼管理等方面的人才；同時(shí)，也缺乏具備為各種專題和定題服務(wù)，進(jìn)行檔案材料的深層次開發(fā)的能力的人員。針對(duì)目前高校檔案管理人才匱乏的現(xiàn)狀，除了應(yīng)該重視對(duì)現(xiàn)有館員專業(yè)教育和技能常規(guī)的培訓(xùn)、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和業(yè)務(wù)素質(zhì)以外，還應(yīng)該采取脫崗進(jìn)修的方式挖掘現(xiàn)有人才的潛力，引進(jìn)高素質(zhì)、高技能的專門人才。

3新時(shí)期高校檔案管理與高職教育教學(xué)改革的功能互動(dòng)

3.1　檔案管理服務(wù)于教育教學(xué)改革

新時(shí)期高校檔案管理功能的顯著變化是如何利用現(xiàn)代管理技術(shù)，包括移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，建立檔案信息管理平臺(tái)，整合傳統(tǒng)檔案，按照用戶需求，重構(gòu)檔案信息服務(wù)體系。體現(xiàn)在教育教學(xué)改革方面：第一，明確檔案管理與教育教學(xué)改革互動(dòng)的重要意義，建立與時(shí)俱進(jìn)的新理念，做好主動(dòng)服務(wù)工作。第二，針對(duì)學(xué)校各層次檔案信息使用者的特點(diǎn)，借鑒精準(zhǔn)營(yíng)銷的思想，構(gòu)建精準(zhǔn)利用服務(wù)平臺(tái)。如領(lǐng)導(dǎo)需要把握全局的信息，了解和掌握國(guó)內(nèi)外關(guān)于高校建設(shè)發(fā)展最前沿的教育思想、教育觀念和教育措施；教師要掌握先進(jìn)的教學(xué)方法、教學(xué)技能，要根據(jù)人才培養(yǎng)目標(biāo)制定教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、建立試題庫；學(xué)生要利用自己的學(xué)籍材料證明自己的學(xué)歷和身份等，根據(jù)不同需要，建設(shè)相應(yīng)需要的館藏。第三，增加必要的投入，完善檔案管理軟件和硬件建設(shè)，建立起覆蓋全校范圍的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，以及一批大容量的、有特色的、規(guī)范化的、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步開發(fā)數(shù)字信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，便于查詢和檢索。第四，承擔(dān)培養(yǎng)利用者信息素養(yǎng)的職責(zé)，教育和引導(dǎo)利用者有效地利用學(xué)校檔案信息資源，維護(hù)它的完整與安全。第五，培養(yǎng)各部門兼職檔案員，對(duì)利用者開展專題服務(wù)，特別是對(duì)教師開展信息服務(wù)。同時(shí)，及時(shí)引進(jìn)專業(yè)人才，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理功能提供人才保障。

3.2　檔案管理引領(lǐng)教育教學(xué)改革的新發(fā)展

現(xiàn)代檔案管理要符合于時(shí)代的變遷。目前高等教育出現(xiàn)了許多的新特點(diǎn)，國(guó)家對(duì)于教育改革多以文件和項(xiàng)目的方式下達(dá)。因此，檔案管理在與學(xué)院教學(xué)改革的互動(dòng)中，首先，要把握住文件的主體精神，利用檔案管理中政策的先知先覺功能，及時(shí)接收和傳達(dá)最新信息，并及時(shí)進(jìn)行檔案匯編，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將有關(guān)方針政策及時(shí)傳遞給廣大教師和相關(guān)管理部門，為學(xué)院決策服好務(wù)[2]。其次，要對(duì)廣大教師在教學(xué)改革中所形成的各類成果及信息，例如專業(yè)設(shè)置、重點(diǎn)學(xué)科發(fā)展、人才培養(yǎng)模式、精品課程建設(shè)(包括微課、慕課)、師資建設(shè)、示范性高校建設(shè)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、項(xiàng)目化課程改革、招生就業(yè)等問題進(jìn)行調(diào)研、篩選、整理，編輯出帶有指導(dǎo)性的關(guān)于國(guó)內(nèi)外同類院校的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)對(duì)高職教育的需求等方面的參考資料，為管理層決策提供事實(shí)依據(jù)。第三，利用檔案信息交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)院際間檔案信息交流和互借共享[3]。

總之，高校全面推進(jìn)教育教學(xué)改革的新時(shí)期，帶給學(xué)校檔案管理工作的機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，主動(dòng)尋求新的功能定位和移動(dòng)信息資源建設(shè)模式，與時(shí)俱進(jìn)，做好教育教學(xué)改革各項(xiàng)服務(wù)工作，是體現(xiàn)高校檔案管理存在的意義和價(jià)值的重要途徑。

參考文獻(xiàn)：

[1]李松妹.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職圖書館功能的定位研究[J].高校圖書館工作，2007，(5).

[2]張建銘.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理方式變革分析[J].蘭臺(tái)世界，2014，(6).

[3]沈思，呼翠俠.基于高校用戶偏好的移動(dòng)信息資源建設(shè)模式研究[J].技術(shù)與創(chuàng)新管理，2014，(11).

(責(zé)任編輯：侯秀梅)

中圖分類號(hào)：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1001-7836(2015)05-0047-02

作者簡(jiǎn)介：張海燕(1967—)，女，黑龍江牡丹江人，副研究館員，從事高校檔案管理研究。

收稿日期：2015-04-01

doi:10.3969/j.issn.1001-7836.2015.05.022