論高校院系行政秘書的“職”“責(zé)”觀

（桂林電子科技大學(xué)541004）

論高校院系行政秘書的“職”“責(zé)”觀

劉小蓉

（桂林電子科技大學(xué)541004）

高校院系行政秘書是院系的大小事務(wù)的管理員，也是各種精神的傳達(dá)人員和各類關(guān)系的協(xié)調(diào)人員等，正視自己的工作并強化自身責(zé)任感，以“勤”制勝，不斷學(xué)習(xí)，將更有利于自身發(fā)展。

高校院系行政秘書職務(wù)范疇責(zé)任觀

高校院系行政秘書工作千頭萬緒，如何履行好自己的本職工作，做到繁而不亂，又能讓自身有更進(jìn)一步發(fā)展，這就需要行政秘書明確自己的職務(wù)范疇，強化自己的責(zé)任觀。

一、行政秘書的職務(wù)范疇

（一）行政秘書是院系的“小管家”

首先，行政秘書是院系的“人事管理員”，負(fù)責(zé)學(xué)院教職工的人事信息統(tǒng)計、考勤記錄，協(xié)助完成職稱評定、崗位聘任等，協(xié)助辦公室主任完成上級人事部門下達(dá)的各項人事工作。

其次，行政秘書是院系的“財務(wù)管理員”，負(fù)責(zé)學(xué)院辦公用品預(yù)算與具體采購發(fā)放等；負(fù)責(zé)行政性差旅費報銷與發(fā)放等；做好教職工各類勞務(wù)酬勞的統(tǒng)計發(fā)放，做好各教研室活動經(jīng)費的下達(dá)與報銷發(fā)放等。

再次，行政秘書也是院系的“資產(chǎn)管理員”，負(fù)責(zé)全院固定資產(chǎn)的日常管理及清查核資；負(fù)責(zé)行政辦公設(shè)備家具等的購置與登記造冊，負(fù)責(zé)學(xué)院辦公用品保管、發(fā)放等日常管理工作。

另外，行政秘書還是院系的“印章管理員”“檔案管理員”“圖書管理員”“文印管理員”“保密員”等。

（二）行政秘書是院系的“委員長”

行政秘書是院系的“生活委員”。行政秘書負(fù)責(zé)學(xué)院院辦和領(lǐng)導(dǎo)辦公室及會議室等的衛(wèi)生掃除與清潔保持。作為“生活委員”，學(xué)院每個教職工的工作生活細(xì)節(jié)，行政秘書都要有稍許了解，以便對個別突發(fā)事件給領(lǐng)導(dǎo)及時反饋。對教職工家庭的生、老、病、死等問題及時與工會取得聯(lián)系做出慰問。

行政秘書是院系的“宣傳委員”。通過學(xué)院教工群、學(xué)院網(wǎng)站、學(xué)院黑板報、動員教職工征訂雜志報刊等方式，行政秘書傳達(dá)上級部門精神，并將學(xué)院教職工意見匯總與上報。通過各種途徑表彰與宣傳黨員、干部及教職工中的先進(jìn)思想、先進(jìn)人物、典型事跡，及時了解教職工思想動態(tài)。

行政秘書還兼職院系的“組織委員”，協(xié)助工會，組織教職工參加學(xué)?；蛟合蹈黝惢顒?；協(xié)助辦公室主任，組織教工參與各類會議并考勤等。

二、行政秘書的責(zé)任觀

行政秘書工作繁雜，如何才能身兼“數(shù)職”而不亂，個人認(rèn)為，樹立正確的職責(zé)觀尤為重要。

（一）正視自己的工作

首先，不能自己輕視自己的工作。個別行政秘書認(rèn)為自己就是辦公室的勤雜工，得過且過，不認(rèn)真履行崗位職責(zé)，只能讓其他人看不起。若能把這個工作當(dāng)做一項事業(yè)來干，“責(zé)”字當(dāng)頭，定會有意想不到的收獲。

其次，要行動起來，讓大家重視自己的存在。如果行政秘書切實為教職工著想，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為學(xué)院辦實事。領(lǐng)導(dǎo)和老師們的態(tài)度肯定會改觀，并認(rèn)可其工作。以本人為例，剛?cè)肼殨r，對行政秘書工作一竅不通，但是，本著干一行愛一行的為人原則，認(rèn)真履行職責(zé)。工作中，也會有失誤，也曾被領(lǐng)導(dǎo)批評，被老師們誤解。但是，經(jīng)過自己的努力，領(lǐng)導(dǎo)和老師們對自己的認(rèn)可已是不言而喻。

（二）“勤”字當(dāng)頭

勤于動腦。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情多而雜，怎樣做到又快又好，事先思考?？梢岳媒y(tǒng)籌學(xué)知識，根據(jù)輕重緩急做出安排。能夠借用其他外力解決的，事先跟人打好招呼。比如報賬，行政秘書都要遇到的一項工作，很多行政秘書拿著個小本子記著報賬事項，密密麻麻，個人感覺賬目不清晰。仔細(xì)想想，如何才能有賬又讓人看得懂。后來想到各類統(tǒng)計表，就用EXCEL做了個類似統(tǒng)計表樣的表格，每次報賬前將報賬名目登記上去，每項收支明細(xì)一目了然，領(lǐng)導(dǎo)看了都稱好，其他幾個部門的秘書都借鑒過去使用。

勤于動手?？蓽?zhǔn)備一個本子，專門記錄手頭需要解決的事物，每天記錄，也便于后面查底。自己的本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交代的工作要認(rèn)真完成，切忌拖拉或在領(lǐng)導(dǎo)面前擺出一副無所謂的態(tài)度。對于自己難以獨立完成的工作，可以求助同事協(xié)助，不要棄之不理。對于不是自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作但是領(lǐng)導(dǎo)交辦，也要及時給予解決。久而久之，自己解決問題的能力也就提高。比如，一般行政秘書只是協(xié)助組織學(xué)院各類活動，具體細(xì)節(jié)由工會組織委員完成。但是現(xiàn)在我院各類教職工活動的組織基本上由我完成，如教代會的策劃、秋游的組織、校運會的人員組織等。工作是加重了，但反過來想，自己的能力也得到了鍛煉與提升。

（三）處理好各種關(guān)系

行政秘書作為各種關(guān)系的協(xié)調(diào)員，首先就要協(xié)調(diào)好自己辦公室的各類關(guān)系。處在辦公室，就應(yīng)該把辦公室當(dāng)成自己的另一個家，對待這個“家”的每一個人就像對待自己家人一樣，切忌斤斤計較，唯利是圖。關(guān)系處理好了，大家在一起干活，哪怕再累，也會覺得干得舒心。更重要的是，當(dāng)自己遇到解決不了的問題或是繁重任務(wù)時，辦公室其他同事也樂意分擔(dān)。

同時，行政秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，干好本職，得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持也尤為重要。除了認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項工作，擇時與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，談心，讓領(lǐng)導(dǎo)了解自己的想法和對問題的看法，將有利于加深領(lǐng)導(dǎo)對自己的認(rèn)識，對自己工作的認(rèn)同與肯定。對以后自己開展工作取得領(lǐng)導(dǎo)支持也非常重要。

行政秘書也服務(wù)于廣大教職工。因此，行政秘書應(yīng)與院系每個老師處理好關(guān)系，解決教工困難，盡自己所能幫助老師做力所能及的事情。老師們也會逐步信任行政秘書，并及時完成院辦下達(dá)的任務(wù)。也愿意跟院辦各位成員打成一片，全院上下和諧一致，院系的凝聚力也會增強。聽有同事評價我們院辦，每天很熱鬧大家干活也積極，老師們也愿意在院辦待著交流一下，而有些學(xué)院院辦進(jìn)去死氣沉沉，老師們都不愿在那多呆。有些任務(wù)要分給老師們做時，肯定就不如我們完成得快和好。

（四）不斷學(xué)習(xí)

時代在進(jìn)步，學(xué)校在發(fā)展，院系也對教師有更高的要求。作為院系辦公室的一員，行政秘書要與時俱進(jìn)，不斷進(jìn)取，除了具備良好的表達(dá)能力、溝通能力和文字組織能力等基本素養(yǎng)外，還應(yīng)學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識，提升自身修養(yǎng)；加強管理知識學(xué)習(xí)，提高自身管理水平；加強信息知識的學(xué)習(xí)，提升服務(wù)能力等。

總之，高校院系行政秘書能正視自己的工作，強化服務(wù)意識，不斷進(jìn)取，就一定能實現(xiàn)自身價值。

（責(zé)編 金東）