辦公室管理協(xié)同文化構(gòu)建研究

王珺

摘要：構(gòu)建辦公室協(xié)同文化是創(chuàng)造和諧企業(yè)乃至和諧社會的重要目標(biāo)。辦公室管理中制度與目標(biāo)的沖突、辦公室管理過程中的信息溝通障礙、辦公室管理中的差異化和協(xié)同性的沖突等不和諧、不協(xié)同的因素，彰顯了辦公室管理協(xié)同文化構(gòu)建的緊迫性和必要性。并結(jié)合實際提出架構(gòu)辦公室管理協(xié)同文化的對策建議：優(yōu)化配置辦公室內(nèi)部組成部門；構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室文化；分工明確各盡其才；協(xié)同共贏的價值構(gòu)建等。

關(guān)鍵詞：辦公室；管理；協(xié)同文化；創(chuàng)新路徑

中圖分類號：F27文獻標(biāo)識碼：A文章編號：16723198（2015）04006402

0引言

構(gòu)建社會主義和諧社會已經(jīng)成為主流文化。作為經(jīng)濟體的必然組成部分—企業(yè)首當(dāng)其沖同樣要構(gòu)建和諧社會建設(shè)浪潮下的協(xié)同文化。隨著社會分工的不斷細化，企業(yè)內(nèi)部職能劃分注重分工協(xié)調(diào)一致。企業(yè)辦公室作為一個系統(tǒng)，系統(tǒng)中的每個部門都必須協(xié)同合作。辦公室在整個企業(yè)系統(tǒng)中處在中心樞紐的地位，為企業(yè)提供各項保障。在構(gòu)建和諧社會、和諧創(chuàng)新的企業(yè)背景下，構(gòu)建辦公室管理的協(xié)同文化顯得非常重要。但是，在構(gòu)建辦公室協(xié)同文化的過程中，存在著不協(xié)調(diào)的因素，使得企業(yè)管理的目標(biāo)難以如期達成、影響企業(yè)的戰(zhàn)略實施、核心價值觀的形成、企業(yè)資源不能得到合理地優(yōu)化配置、企業(yè)的獎勵和約束機制的實施不能體現(xiàn)公平正義等。堅持以人為本、與時俱進、開拓進取，做好辦公室管理工作，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的基本保障。研究如何構(gòu)建辦公室管理協(xié)同文化顯得迫切。

1辦公室管理協(xié)同文化建設(shè)必要性分析

1.1辦公室管理中的制度和目標(biāo)沖突

傳統(tǒng)的辦公室管理使得辦公室具有聯(lián)系高層的集權(quán)地位，以及信息的發(fā)布者的地位；現(xiàn)代企業(yè)制度下的辦公室管理，使得辦公室與其他職能部門的分工協(xié)作和傳播信息的功能越來越弱化，甚至達到邊緣化的程度。辦公室管理過程中產(chǎn)生一定程度的制度沖突。如內(nèi)部機制不健全、外部環(huán)境的影響、職能水平的影響、部門間效益評價以及管理目標(biāo)的不協(xié)調(diào)問題等。管理理念陳舊、管理制度落后是辦公室的兩大問題。新時期，經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的大環(huán)境下，企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)，需要企業(yè)各個部門的分工協(xié)調(diào)，辦公室擔(dān)負的協(xié)調(diào)、溝通、保障功能逐漸弱化，集權(quán)與分權(quán)的沖突下，分工協(xié)同出現(xiàn)問題，使得辦公室的功能不能充分發(fā)揮。從在企業(yè)戰(zhàn)略中，起到輔助決策的信息中心地位，發(fā)展到協(xié)調(diào)中心、后勤保障的作用。由于企業(yè)目標(biāo)戰(zhàn)略管理的制定與實施的需要，辦公室不能像企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的研發(fā)部門、生產(chǎn)管理的制度創(chuàng)新部門、人力資源部門那樣展現(xiàn)管理特質(zhì)，使得辦公室喪失核心決策的地位，企業(yè)價值觀的體現(xiàn)不再單一由辦公室來傳達與實施，企業(yè)核心價值所導(dǎo)致的凝聚力不能僅僅依靠辦公室來構(gòu)建，而更多的發(fā)揮辦公室在企業(yè)部門之間的協(xié)調(diào)功能。勢必造成了辦公室管理與企業(yè)的文化、制度管理、戰(zhàn)略管理的差異化。

1.2辦公室管理過程中的信息溝通障礙

現(xiàn)代企業(yè)結(jié)構(gòu)中的辦公室起著溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系的功能。協(xié)調(diào)溝通機制的建立，是辦公室內(nèi)部、辦公室與上層領(lǐng)導(dǎo)、辦公室與外部社會協(xié)調(diào)一致的關(guān)鍵所在。有效的溝通機制是企業(yè)戰(zhàn)略的制定與實施的關(guān)鍵、企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)與均衡、企業(yè)績效的提升的關(guān)鍵所在。公示體現(xiàn)民主和公平正義、創(chuàng)造良好氛圍的企業(yè)環(huán)境的主要途徑。通過協(xié)調(diào)一致溝通可增進互信，發(fā)揮辦公室管理在企業(yè)宏觀文化中發(fā)揮凝聚作用。通過辦公室協(xié)同文化所形成的交流可以緩解員工與領(lǐng)導(dǎo)、以及員工與員工之間的信息不對稱問題。而在辦公室管理的過程中，由于辦公室在企業(yè)制度管理的實施過程中，往往會形成一定的層級制管理問題，形成服從于被服從的管理者與被管理者間的關(guān)系。辦公室成為行政部門，成為制度的制定和實施的監(jiān)督者，所以，辦公室無法與基層部門進行有效溝通，存在無形的障礙。

1.3辦公室管理中的差異化和協(xié)同性的沖突

辦公室應(yīng)該成為協(xié)調(diào)企業(yè)的核心。成為溝通外部環(huán)境、企業(yè)文化、制度文化、激勵與約束等機制的橋梁。但是辦公室的特質(zhì)決定了其在決策、技術(shù)創(chuàng)新、管理制度、戰(zhàn)略管理發(fā)生作用。在企業(yè)的制度管理方面，辦公室的權(quán)利是有限的，但其功能可以是無限放大的，表現(xiàn)在，企業(yè)戰(zhàn)略管理過程中，企業(yè)辦公室起到的傳播作用，但是辦公室是制度的真正執(zhí)行者，辦公室的決策與基層的部門存在差異性，因此企業(yè)辦公室協(xié)同文化構(gòu)建不單純是管理的范疇。辦公室協(xié)同文化建設(shè)的緊迫性和必要性還體現(xiàn)在以下狀況。普遍存在辦公室的領(lǐng)導(dǎo)、員工與其他部門的員工之間的不協(xié)調(diào)、不協(xié)同，辦公室與其他部門之間的不協(xié)調(diào)、不協(xié)同。必須分清不協(xié)調(diào)、不協(xié)同的原因。以上研究的辦公室管理上的不協(xié)同的表現(xiàn)和原因，造成管理上的不協(xié)同，實際上辦公室與其他部門既存在差異性又相互聯(lián)系的關(guān)系。辦公室管理的不和諧、不協(xié)同因素帶給企業(yè)的影響深遠，構(gòu)建辦公室管理的協(xié)同文化成為辦公室管理的必然選擇。

2辦公室管理協(xié)同文化構(gòu)建路徑選擇

2.1優(yōu)化配置辦公室內(nèi)部組成部門

合理配置辦公室組成部門是實現(xiàn)科學(xué)化的辦公室管理重要前提。辦公室是一個單位的服務(wù)窗口，無時無刻不發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)絡(luò)左右、溝通內(nèi)外的重要作用。辦公室工作兼具一般性和特殊性。無論工作內(nèi)容怎么變化都離不開“辦文、辦事、辦會”三大項常規(guī)業(yè)務(wù)；另外，辦公室工作“全、雜、難”與其部門不同。因此，必須根據(jù)“辦文、辦事、辦會”三大項常規(guī)業(yè)務(wù)，設(shè)置合理的辦事機構(gòu)。構(gòu)建健全辦公室內(nèi)部機構(gòu)，首先就要配備文化素質(zhì)高下配比合理的員工，員工素質(zhì)低下，勢必影響辦公室發(fā)揮管理功能。配備具有保密意識、全局意識、學(xué)習(xí)意識、責(zé)任意識、以及協(xié)調(diào)意識的員工。發(fā)揮辦公室行政管理的中樞地位，既是“辦文、辦事、辦會”的綜合辦事機構(gòu)，又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部門，具有辦事、咨詢、信息、服務(wù)等基本職能。因此，為實現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首當(dāng)其沖地合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機構(gòu)和配備高素質(zhì)的工作人員，以確保辦公室各項工作有條不紊地進行。

2.2加強辦公室人員道德價值觀建設(shè)

辦公室人員應(yīng)該具有較好的道德價值素養(yǎng)，也就是社會主義價值體系指導(dǎo)下的道德素質(zhì)。強化辦公室的管理工作，優(yōu)秀的人才就必不可少。為此，辦公室必須抓好員工的道德價值建設(shè)。辦公室人員必須關(guān)心政治，自覺地在思想上、政治上同國家的路線方針保持一致，貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策的模范。工作中能夠體現(xiàn)克己奉公、富于奉獻的精神。能夠主動為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，服務(wù)于基層，為其他部門的職工服務(wù)。要盡可能走出辦公室，深入到實際中去，掌握最新動態(tài)，向領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確、及時的信息，以與時俱進的態(tài)勢保持工作熱情。謙虛謹慎、熱情待人，在日常工作以及內(nèi)外訪談的過程中，都要熱情周到、文明禮貌。辦公室工作人員在進行調(diào)查研究的時候，不做表面文章以及不搞形式主義。在上報信息的時候，能夠保證了信息的真實性。在匯報時，能夠使得匯報信息的真實性。工作人員在工作方面嚴謹認真，能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相應(yīng)的任務(wù)。辦公室人員要具有整體意識，使得辦公室的工作圓滿完成，不留尾巴。另外，辦公室管理還要能夠體現(xiàn)重點，及時解決員工和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問題。endprint

2.3構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室文化

構(gòu)建學(xué)習(xí)型的辦公室協(xié)同文化。形成全員學(xué)習(xí)、團隊學(xué)習(xí)、合作與交流相結(jié)合的學(xué)文化范圍。建立學(xué)習(xí)機制，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，使辦公室人員工作能力在學(xué)習(xí)和實踐中得到提升。辦公室工作具有一定的復(fù)雜性，要求辦公室人員具有較寬的知識素養(yǎng)，了解馬克思主義的基本原理、文學(xué)、管理學(xué)、法律學(xué)、社會學(xué)、高等教育學(xué)、哲學(xué)等學(xué)科的基礎(chǔ)知識，提高自身的方法論和世界觀。還要一定的辦公室管理的專業(yè)知識和辦公自動化技術(shù)。從而提高自身的綜合分析能力、協(xié)調(diào)能力、文字表達能力、社交能力等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化以及現(xiàn)代企業(yè)制度構(gòu)建的需要。

2.4分工明確各盡其才

辦公室管理主要是處理好上級和下級之間的關(guān)系以及協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系。辦公室作為樞紐部門，它將多個層次、多個部門聯(lián)系與溝通，使得單位的工作質(zhì)量得到了提高。準(zhǔn)確把握辦公室管理的定位，是做好辦公室工作的關(guān)鍵。要把握好質(zhì)與度的關(guān)系，做到參謀不主謀，獻策不決策，管家不當(dāng)家，體現(xiàn)公平公正。在管理系統(tǒng)中，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的輔助系統(tǒng)。與領(lǐng)導(dǎo)及時溝通，把握企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)思想、工作重點、發(fā)展戰(zhàn)略，及時掌握動態(tài)信息。對關(guān)系企業(yè)整體的重要任務(wù)和重大事件，發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，創(chuàng)造性地開展危機處置工作。企業(yè)系統(tǒng)層面要支持辦公室工作，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。對辦公室工作人員，最大限度地發(fā)揮個人的主觀能動性。辦公室工作任務(wù)繁重，創(chuàng)造與辦公室工作要求相適應(yīng)的激勵和約束機制，以便提高工作效率。辦公室工作人員值班多、加班多、熬夜多等三多現(xiàn)象，多開展體育和文化活動，為員工創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境，以健康的心態(tài)投入到工作中。

2.5協(xié)同共贏的價值構(gòu)建

構(gòu)建協(xié)同的辦公室文化，還必須以科學(xué)發(fā)展觀的理念、和諧社會的理念、以人為本的理念為指導(dǎo)，牢固樹立服務(wù)中心工作的理念，提高服務(wù)質(zhì)量。辦公室作為綜合服務(wù)、協(xié)調(diào)管理部門，運轉(zhuǎn)是否協(xié)調(diào)有序，政令執(zhí)行是否暢通，上下協(xié)調(diào)具有重要的影響。辦公室協(xié)同文化的構(gòu)建，還要以促進整個企業(yè)的和諧重要目標(biāo)，實現(xiàn)和諧的工作狀態(tài)。辦公室管理還要轉(zhuǎn)變工作方式，提高工作績效。改變傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)指揮才去做的工作作風(fēng)，善于根據(jù)企業(yè)工作特質(zhì)、時間限制、目標(biāo)限制，做出工作預(yù)案和準(zhǔn)備，及時掌握工作動態(tài)和信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。要深入基層，加強調(diào)研，走下去為企業(yè)中心工作服務(wù)，為廣大員工服務(wù)。以精益求精、嚴謹細致的態(tài)度對待每一項工作，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求抓好制度的實施工作。辦公室管理還必須加強規(guī)范化建設(shè)，保證工作的協(xié)同。辦公室的和諧發(fā)展理念深入到辦公室管理中，建立協(xié)同的辦公室文化，以“協(xié)同共贏”的價值觀為指導(dǎo)，切實提高工作技能，讓辦公室協(xié)同文化滲透到企業(yè)的方法面面，最終實現(xiàn)辦公室乃至全企業(yè)系統(tǒng)的和諧管理。

3結(jié)束語

辦公室管理不同于其他部門的管理，要求井然有序、有條不紊。辦公室協(xié)同文化的構(gòu)建是的辦公室員

基金項目：本文為江蘇省高等學(xué)校大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃2014年立項項目：“90后大學(xué)生網(wǎng)上購物行為現(xiàn)狀的調(diào)查與分析——以宿遷學(xué)院為例”（201414160009Y）的階段性成果。

作者簡介：曹潔（1993-），女，江蘇徐州人，宿遷學(xué)院行政管理專業(yè)學(xué)生：王穎（1995-），女，江蘇南通人，宿遷學(xué)院行政管理專業(yè)學(xué)生；束玉莉（1995-），女，江蘇鹽城人，宿遷學(xué)院行政管理專業(yè)學(xué)生；范瑜（1994-），女，江蘇鎮(zhèn)江人，宿遷學(xué)院行政管理專業(yè)學(xué)生。工具備參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)以及督辦等六大職能。為構(gòu)建和諧的、協(xié)同一致的辦公室文化、辦好辦公室的工作，要求辦公室員工能夠掌握辦公室管理和工作的特質(zhì)，分工明確，責(zé)任明確。辦公室的內(nèi)部員工要擁有創(chuàng)新的能力，從而能夠推動整個工作的順利進展。辦公室管理人員要不斷增強自身的意識，使得自己能夠很好的協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的工作，最終能夠充分發(fā)揮辦公室的整體作用，達到辦公室管理協(xié)同文化構(gòu)建的目標(biāo)。優(yōu)化配置辦公室內(nèi)部組成部門；構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室文化；分工明確各盡其才；協(xié)同共贏的價值構(gòu)建等。為企業(yè)的戰(zhàn)略服務(wù)。隨著現(xiàn)代化企業(yè)管理制度的創(chuàng)新的需要，企業(yè)辦公室管理，面臨一定的挑戰(zhàn)。提高企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，需要在構(gòu)建協(xié)同的辦公室背景下，與時俱進，開創(chuàng)企業(yè)高效發(fā)展的新局面。

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