企業(yè)文書檔案管理滯后性探討

陳晶

摘要：企業(yè)文書檔案管理的水平是企業(yè)綜合能力的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。目前企業(yè)文書檔案管理滯后于企業(yè)的整體水平，制約了企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。通過對文書檔案收集工作的滯后性，文書檔案開發(fā)利用的滯后性的分析；通過對企業(yè)文書檔案管理滯后性的原因分析，如檔案管理意識淡薄、軟硬件配置不到位、管理制度不夠健全、隊伍建設(shè)不夠完善、企業(yè)檔案文書管理的管理基礎(chǔ)普遍較差、企業(yè)檔案管理在文書工作與文書檔案管理交接的過程中存在較為嚴(yán)重的問題、很多企業(yè)的文書檔案使用率較低，對檔案的利用效果不理想等多方面的原因?qū)е缕髽I(yè)文書檔案管理滯后。為了改變企業(yè)文書檔案管理滯后，還對優(yōu)化檔案工作的途徑進行有益探討。提出了加強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視、加強檔案管理意識、建立健全檔案工作管理制度、建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系等詳細(xì)具體的措施。

關(guān)鍵詞：文書工作；檔案管理；滯后性

中圖分類號：F27文獻標(biāo)識碼：A文章編號：16723198（2015）04006002

企業(yè)文書檔案是企業(yè)在從事日常生產(chǎn)、管理、銷售、基建、經(jīng)濟核算及科學(xué)研究等活動中直接形成的，具有保存價值的一種檔案匯集。它應(yīng)用于行政管理事務(wù)，是企業(yè)黨務(wù)、行政管理等活動的真實反映。企業(yè)文書檔案對客觀、全面記錄企業(yè)發(fā)展歷史，以及對未來決策者決策的科學(xué)制定具有十分重要的作用。

1企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀的滯后性

近年來，隨著電子計算機技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的深入運用，企業(yè)檔案管理信息化逐漸成為了現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。但從總體上看，目前企業(yè)文書檔案在制度化、規(guī)范化等方面距離現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求還存在一定的差距。滯后性的發(fā)展水平不僅影響了檔案管理的質(zhì)量，更制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進程，這主要表現(xiàn)在：

（1）文書檔案收集工作的滯后性。企業(yè)文書檔案的收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是企業(yè)檔案信息資源集中化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要環(huán)節(jié)之一。由于文書檔案資源來源分散且廣泛，加之不同業(yè)務(wù)部門對檔案材料的收集要求不同，導(dǎo)致了文書檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，材料不完整、不全面，給日后企業(yè)查考編研工作的順利開展帶來了阻礙。同時，由于不同業(yè)務(wù)部門對本部門所產(chǎn)生的文書檔案重視程度不同，使得檔案收集工作整體推動較為困難，工作進度緩慢，影響了檔案的及時歸檔。

（2）文書檔案開發(fā)利用的滯后性。企業(yè)文書檔案的開發(fā)利用是企業(yè)檔案工作的最終目的，也是企業(yè)檔案工作開展的中心。一些單位只是將過時的文件材料收集存放在檔案室，忽視了對其的開發(fā)利用，造成大量信息資源的閑置。一些單位盡管已經(jīng)開發(fā)了檔案利用系統(tǒng)軟件，但是對檔案系統(tǒng)的深度開發(fā)還不夠，使檔案管理系統(tǒng)檢索與紙質(zhì)文書檔案查詢的銜接上存在不便。

2企業(yè)文書檔案管理滯后性的原因分析

從表面看，企業(yè)文書檔案的形成需要經(jīng)歷收集、整理以及開發(fā)利用三個環(huán)節(jié)，且每個環(huán)節(jié)都需要較長時間，這在一定程度上使文書檔案管理的滯后性成為必然，但企業(yè)文書檔案管理的滯后性還存在以下幾方面的原因：

（1）檔案管理意識淡薄。由于文書檔案管理工作見效慢、需求較少，且日常工作繁復(fù)冗雜，使得領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案管理工作不夠重視，工作態(tài)度不夠積極。

（2）軟硬件配置不到位。一些單位和部門沒有設(shè)立專門的場所對檔案文件進行妥善保管，且沒有配置專門的除濕器、打印機等設(shè)備，無法從硬件上保證檔案文件的安全性和完整性。而檔案軟件與其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之間的銜接問題、檔案軟件的及時更新升級問題等，又使檔案管理的軟件開發(fā)滯后于實際需要。

（3）管理制度不夠健全。盡管一些企業(yè)下發(fā)了檔案管理的相關(guān)制度文件，但是制度文件的實施細(xì)則卻與實際工作存在脫節(jié)，無法科學(xué)指導(dǎo)企業(yè)開展各項檔案管理工作，且在工作中沒有明確的考核反饋辦法。部門與部門之間存在扯皮推諉、權(quán)責(zé)不明的現(xiàn)象也就見怪不怪了。

（4）隊伍建設(shè)不夠完善。從外部看，由于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變更、干部調(diào)動、人員離職等因素，使得企業(yè)檔案管理隊伍的構(gòu)成不夠穩(wěn)定。從內(nèi)部看，企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。一些新進檔案系統(tǒng)人員存在業(yè)務(wù)不熟悉，基本技能差，影響了檔案管理的規(guī)范性；一些“元老級”管理人員創(chuàng)新精神不夠，無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求。

（5）企業(yè)檔案文書管理的管理基礎(chǔ)普遍較差。企業(yè)檔案文書的管理一直以來處于閉門造車的封閉式發(fā)展?fàn)顟B(tài)，對檔案管理的要求和原則幾乎只有一條，即不丟失原則，但是，不同的時期對檔案的歸檔和質(zhì)量的要求標(biāo)準(zhǔn)都不同，這種過于守舊的歸檔模式不能適應(yīng)時代的發(fā)展，在加上企業(yè)文書對檔案管理不夠重視，造成了企業(yè)檔案管理人員的整體水平還是停留在缺乏現(xiàn)代化的層面，長此以往，就形成了目前企業(yè)檔案管理較差的局面。

（6）企業(yè)檔案管理在文書工作與文書檔案管理交接的過程中存在較為嚴(yán)重的問題。在實際的企業(yè)檔案管理過程中，文書與檔案是實行的分管制度，因此，在二者交接的過程中造成了很多脫節(jié)、檔案的丟失等現(xiàn)象。造成這種問題的原因一是由于工作人員的管理意識淡薄造成，二是由工作人員缺乏較為專業(yè)的檔案管理知識形成的。由于檔案管理工作者對文書人員的監(jiān)督不夠嚴(yán)密，經(jīng)常造成檔案的收集范圍不明確、檔案的用紙不合格、裝訂不規(guī)范以及編號不正確等諸多的現(xiàn)象，文書的工作質(zhì)量直接影響了整個檔案的收集整理進度。

（7）很多企業(yè)的文書檔案使用率較低，對檔案的利用效果不理想。一方面是由于很多企業(yè)仍然沒有將對檔案的管理實行網(wǎng)絡(luò)化的掛歷造成的，另一方面是由于工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低造成的，因此，給文書檔案管利用造成了很多阻礙。

3優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的對策

（1）加強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視。領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視是企業(yè)文化檔案更好地發(fā)展的前提，只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理的重要性，文書檔案管理才有發(fā)展的可能。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案管理的投入，比如有關(guān)檔案設(shè)備的購買，技術(shù)的投資，對管理人員的培訓(xùn)等等，從根本上提高檔案管理人員的工作積極性。再者，還要通過不斷提高企業(yè)各部門對檔案工作的認(rèn)識，為文書檔案管理工作做好積極的配合工作。endprint

（2）企業(yè)要做好文書與文書檔案之間的協(xié)調(diào)工作，理順二者之間的關(guān)系。雖然文書工作與文書檔案管理工作是緊密聯(lián)系的，但是，二者之間是不同的，文件隸屬于檔案，是檔案的一部分，而檔案是文件的歸屬，而文書工作的主要任務(wù)就是將文件分別整理、理順之后歸入相應(yīng)的檔案之中。因此，文書工作的質(zhì)量高低直接關(guān)系到文書檔案管理的效果。因此，對文書檔案的工作人員必須具有較強的檔案管理意識，能夠虛心地接受專業(yè)檔案管理人員的監(jiān)督與指導(dǎo)，并且能夠遵紀(jì)守法，按照企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)，在實際的工作中通過認(rèn)真的執(zhí)行和完善立卷歸檔制度，保障每一份文件都能夠準(zhǔn)確、及時、完整地歸入相應(yīng)的檔案，當(dāng)然，對檔案還應(yīng)該進行科學(xué)的分類，使文件之間能夠形成獨立與聯(lián)系的統(tǒng)一。

企業(yè)管理部門還應(yīng)該針對檔案管理建立專門的管理制度，隨時關(guān)注檔案的收集與整理工作，一定要嚴(yán)格按照檔案的歸檔程序進行審核，對不符合要求的堅決不能入檔。同時，對一些檔案的利用，一定要按照相關(guān)的借閱手續(xù)進行辦理，確保按時歸還。

（3）加強檔案管理意識。在企業(yè)內(nèi)部開展廣泛的、多種形式的檔案宣傳和教育工作，能夠普及檔案管理的相關(guān)知識，提高企業(yè)員工對檔案管理的了解、認(rèn)識和支持程度，為企業(yè)文書檔案管理工作營造健康、有序的環(huán)境，促進企業(yè)文書檔案管理各項工作的順利開展。

（4）建立健全檔案工作管理制度。將檔案管理工作納入業(yè)務(wù)部門考核范圍內(nèi)，并實行檔案工作責(zé)任制管理。對檔案收集工作時限、質(zhì)量要求、完整性等方面內(nèi)容進行明確，并制定切實可行的考核辦法，嚴(yán)格執(zhí)行，從而形成對檔案管理的全流程監(jiān)督。

（5）建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。構(gòu)建以企業(yè)檔案部門為中心，各部門為二級機構(gòu)的全方面、全員、全覆蓋的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確企業(yè)檔案部門以及各業(yè)務(wù)部門檔案主管領(lǐng)導(dǎo)，逐級開展落實文書檔案管理工作。

（6）提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。定期組織開展多種形式的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，尤其是檔案信息化管理的相關(guān)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理人員對檔案工作的重要性認(rèn)識和業(yè)務(wù)操作技能水平。培訓(xùn)對象不僅要包括檔案部門專職人員，更要包括業(yè)務(wù)部門檔案收集、整理的兼職人員，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理人員隊伍素質(zhì)的整體提高。

參考文獻

[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展，2008，（01）.

[2]顧艷冰.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].科技致富向?qū)В?014，（15）.

[3]張瑋，許辰弘.與時俱進，更新觀念，做好現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理工作[J].黑龍江電力，2003，（04）.

[4]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技，2009，（02）.

[5]黃靜虹.關(guān)于新時期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息，2013，（01）.

[6]李金蓮.對現(xiàn)代化文書檔案管理的思考[J].新西部（下半月），2009，（03）.

[7]洪彬霖.淺議企業(yè)文書檔案管理的工作原則[J].南方論刊，2010，（05）.endprint