韋喆哲
高校學(xué)生管理中的信息傳遞對象以學(xué)生為主,而高校的開放式管理模式?jīng)Q定了學(xué)生的課余時間安排十分靈活,在這部分時間里很難做到統(tǒng)一地點統(tǒng)一傳遞。同時,高校大學(xué)生的課余時間在整個學(xué)習(xí)生活中占據(jù)了相當(dāng)大的比重,因此在這部分時間里如何有效的將學(xué)生管理中的信息進(jìn)行傳遞,在很大程度上影響到整個學(xué)生管理工作的成敗。
高校學(xué)生管理中涉及到的信息種類各有不同,相應(yīng)的對信息傳遞的要求也不一樣,常見的信息大致可以分為以下類型:
(1)政策制度。此類信息多為高校及院系執(zhí)行的各項規(guī)章制度,常見的如違紀(jì)處分規(guī)定、考勤管理制度、各種事項的辦理流程 (請假、開具證明等)。這類信息會在相當(dāng)長的時間內(nèi)一直存在并作為許多工作開展的依據(jù),因此對傳遞的時效要求較低,可靠性和準(zhǔn)確性要求較高,信息傳遞基本是單向的,較少需要反饋。
(2)日常事務(wù)。此類信息多為日常管理工作開展過程中需要傳遞的各類通知,有具體的傳遞對象,例如調(diào)停課通知、會議通知、繳費(fèi)通知等。這類信息與各項工作的開展有關(guān),如果傳遞不及時或傳遞錯誤會導(dǎo)致相關(guān)工作無法完成,因此對傳遞的時效性、可靠性和準(zhǔn)確性要求均較高,信息傳遞以單向為主,較少需要反饋。
(3)活動宣傳。此類信息多為高校內(nèi)開展的各種活動的宣傳內(nèi)容,如各類比賽、文藝晚會等。這類信息大多內(nèi)容豐富,信息量大,一般存在的時間較長,因此對傳遞的時效性要求一般,對可靠性和準(zhǔn)確性的要求也不高,由于需要學(xué)生的參與,所以對信息傳遞的反饋有一定要求。
(4)重大事件。此類信息多為一些突發(fā)事件,常見的如有關(guān)校園安全的事件。這類信息由于其重要性,對信息傳遞的時效性、可靠性和準(zhǔn)確性要求都很高,對反饋要求較低。
1、面談
該途徑是指通過面對面的交談進(jìn)行信息傳遞。通過該途徑進(jìn)行信息傳遞,可以保證信息傳達(dá)到接收對象處,可靠性很高,但是準(zhǔn)確性容易受到接收對象自身情況的影響,特別是在信息量較大的情況下,容易發(fā)生遺忘、遺漏,從而影響準(zhǔn)確性。同時,該途徑在效率上也有較大局限。
2、電話
與面談相比,通過電話傳遞信息可靠性一樣較高,同時突破了時間和空間上的局限,在效率上有所提高,但是信息傳遞的內(nèi)容受到很大限制,只能傳遞語音,這在一定程度上也影響到信息傳遞的準(zhǔn)確性。
3、QQ
與前兩種途徑相比,通過QQ進(jìn)行信息傳遞的效率是最高的,因為可以利用QQ群進(jìn)行信息群發(fā),并且在傳遞的信息形式上也幾乎不受限制,可以傳遞文字、圖像、語音和文件。但同時,通過QQ傳遞信息也是可靠性最低的,因為很難確認(rèn)接收對象是否已經(jīng)閱讀過群發(fā)的信息,同時在QQ群中發(fā)送的信息也很容易被忽略。
1、自動回復(fù)功能
自動回復(fù)功能是微信公眾平臺提供給公眾號運(yùn)營者的功能。運(yùn)營者可以設(shè)定常用的文字、圖片、音頻作為自動回復(fù)內(nèi)容,并制定自動回復(fù)的規(guī)則。這樣當(dāng)訂閱用戶的操作符合相應(yīng)的自動回復(fù)規(guī)則時,就會收到預(yù)先編輯好的相應(yīng)信息。
該功能共分為:被添加回復(fù)、用戶消息回復(fù)和關(guān)鍵詞回復(fù),其中的關(guān)鍵詞回復(fù)功能可以很好的完成信息查詢的任務(wù),適合用于傳遞政策制度類的信息。通過合理的關(guān)鍵詞設(shè)置,即可建立起一套信息查詢系統(tǒng),學(xué)生可以通過微信發(fā)送需要查詢信息的關(guān)鍵詞來獲得相關(guān)信息,這一過程均由微信平臺自動完成,無需管理人員介入,在提高工作效率的同時也提高了相關(guān)政策制度在學(xué)生當(dāng)中的普及程度,進(jìn)而提高學(xué)生遵守規(guī)章制度、規(guī)范自身行為的意識。
2、群發(fā)信息功能
與QQ群類似,微信公眾平臺的群發(fā)信息功能支持發(fā)送文字、語音、圖片、視頻、圖文消息,但與QQ群發(fā)消息相比,微信公眾平臺群發(fā)的信息能夠進(jìn)行良好的編輯排版,各種文字、語音、圖片、視頻、圖文消息是一個整體,而不是分散的元素,擁有更好的可讀性。同時,微信公眾平臺群發(fā)的信息不會像QQ群中的消息一樣容易被其他無關(guān)信息所掩蓋,并且還可以通過查看歷史消息來查看以往信息記錄,可靠性更高。
3、投票功能
投票功能是微信公眾平臺提供給公眾號運(yùn)營者收集訂閱用戶反饋的功能,適合用于收集有關(guān)比賽等活動中的學(xué)生投票、或簡單的意見調(diào)查等情況,是提高各類活動中的學(xué)生參與度的有效途徑,也是加強(qiáng)學(xué)生管理工作者與學(xué)生之間溝通互動的有利工具。
4、數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能
該功能為公眾號運(yùn)營者統(tǒng)計了在微信公眾平臺上發(fā)送的各類圖文信息的送達(dá)人數(shù)、被查看的次數(shù)等數(shù)據(jù),運(yùn)營者可以據(jù)此對信息傳遞有效率進(jìn)行分析,從而判斷所傳遞信息是否需要以其他途徑重復(fù)發(fā)送,以及作為將來改進(jìn)所傳遞信息內(nèi)容編輯表達(dá)的依據(jù)。
5、其他功能
除了以上功能,微信公眾平臺還具有用戶管理、自定義菜單等功能,其中的開發(fā)模式更是為開發(fā)者提供了與用戶進(jìn)行消息交互的能力,極大了擴(kuò)展了微信公眾平臺的功能。
目前高校中大多采取分級的信息傳遞機(jī)制,即類似于學(xué)院——系部——輔導(dǎo)員/班主任——班干——學(xué)生的結(jié)構(gòu),信息傳遞常常需要經(jīng)過多個節(jié)點,這勢必會增加信息傳遞所需的時間,以及信息在傳遞過程中失真的風(fēng)險,從而影響信息傳遞的時效性、可靠性和準(zhǔn)確性。
利用微信公眾平臺,可以針對不同類別的信息選擇不同的傳遞途徑。
1、政策制度類信息。對于政策制度類信息,通過自動回復(fù)功能供學(xué)生自助查詢獲取,可以實現(xiàn)學(xué)院/系部——學(xué)生的直接傳遞,既保證了信息的一致性,也減輕了輔導(dǎo)員/班主任的工作。
2、日常事務(wù)、活動宣傳類信息。對這兩類信息,通過群發(fā)信息功能即可高效的傳遞到學(xué)生手中,配合數(shù)據(jù)統(tǒng)計和用戶管理功能,即可實現(xiàn)對信息傳遞效果的評估以及更精確的信息傳遞。此外還可以使用投票功能獲得學(xué)生的反饋。
3、重大事件類信息:由于該類信息對信息傳遞的時效性、可靠性和準(zhǔn)確性要求都很高,因此在利用微信平臺進(jìn)行傳遞的同時,還應(yīng)根據(jù)實際情況需要輔以常規(guī)的面談、電話等方式以確保信息傳遞的可靠性。
目前高校中智能手機(jī)的普及率已經(jīng)接近100%,微信也有成為大學(xué)生必備通訊工具的趨勢,利用好微信公眾平臺,有利于在當(dāng)前高校學(xué)生管理工作中提高工作效率、提高工作成效。
[1]羅文才.微信公眾平臺輔助教學(xué)及學(xué)生管理的探索與思考[J].信息通信,2015.7.
[2]楊漾.微信公眾平臺在高校學(xué)生管理中的應(yīng)用初探[J].金田,2014.12.