企業(yè)檔案管理中常見弊病分析

鮑春宇

前言

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國很多企業(yè)的信息量也在隨之不斷的增加。檔案管理作為一個企業(yè)的重要部分，由于計算機信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理也在不斷的進行著改革，而且我國很多企業(yè)在檔案管理發(fā)展方面取得了很大的成績。企業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理，為了能夠增加企業(yè)的競爭力，對企業(yè)檔案管理進行創(chuàng)新與改革是十分必要的，只有這樣才能不斷的完善企業(yè)的檔案管理工作。然而，做好檔案管理工作是一件難度相對較大的工作，它需要企業(yè)對其保持耐心，并且還要加強對其的投入，學習國外的企業(yè)檔案管理技術(shù)水平，在檔案管理的工作中，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時的上報一件處理。在我國的很多企業(yè)中，檔案管理仍然存在著一些問題尚未解決。

1、檔案管理常見弊病

1.1 企業(yè)檔案管理意識較為薄弱

在我國的很多企業(yè)中，其檔案管理的經(jīng)驗相對較為缺乏，而且很多企業(yè)對檔案管理也不夠重視。因此，若要完善企業(yè)檔案管理工作是一件人責任道遠的事，造成這種情況的原因有很多，其一，企業(yè)的相關管理人員對檔案的重視程度不夠，很多企業(yè)領導往往只關心企業(yè)的經(jīng)濟效益，對檔案管理工作所存在的意義認識不到位企業(yè)以及相關負責人對檔案管理工作不夠重視，對企業(yè)檔案工作的開展造成了嚴重的阻礙。第二，企業(yè)檔案管理工作人員的檔案觀念相對較為薄弱。在我國的很多企業(yè)中，都缺少一個具有專業(yè)素質(zhì)非常強的檔案管理人才，很多的檔案管理工作人員往往都是身兼二職或數(shù)職，這也使得很多的企業(yè)檔案管理整個人員相對缺乏專業(yè)的檔案管理知識，工作經(jīng)驗也相對的較為缺乏，對企業(yè)檔案工作今后的發(fā)展造成了很大的影響。

1.2 企業(yè)檔案整理不全

很對企業(yè)由于對檔案沒有足夠的重視，檔案管理意識相對較為缺乏，使得很多的企業(yè)檔案在后期進行整理的時候，沒能及時的進行整理，造成了有些檔案的內(nèi)容缺失，為檔案管理工作帶來了極大的阻礙，也浪費了極大的物力和人力。

1.3 檔案管理人員的隊伍不穩(wěn)定

企業(yè)檔案管理工作其本身具有較強的專業(yè)性，檔案管理工作不僅僅需要其工作人員本身具有較強的專業(yè)素質(zhì)，還需要其具備一定的工作經(jīng)驗。但是，現(xiàn)階段我國很多企業(yè)的檔案管理工作都缺乏一個專業(yè)的檔案管理工作人才，造成很多企業(yè)的檔案管理工作人員變動非常的大。檔案管理人在人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低，是，若想要完善企業(yè)檔案管理工作，就需要堅持不斷的加強檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。很多的檔案管理工作人員在思想上都相對的較為落后，使得他們在日常的工作中，缺乏主動性以及工作積極性，自然也缺乏創(chuàng)新意識，這對企業(yè)檔案管理的開展非常的不利。

1.4 檔案管理手段落后

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化管理也是當前較為先進的管理工作方式，但是，在我國的很多企業(yè)中，檔案管理信息化往往只是一句口號，并沒有對其進行實質(zhì)性的改革，檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的管理模式。這就使得很多的檔案以及重要文件很容易丟失，非常不利于今后的查找。雖然，有些企業(yè)的檔案管理相關部門也計算機等現(xiàn)代化的檔案管理設備，但是，由于其工作人員相對缺乏專業(yè)知識，使得這些檔案管理設備并不能實現(xiàn)其本身的作用。

2、解決策略

2.1 加強管理意識，加大投入力度

有些企業(yè)領導往往只看重企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展，往往對企業(yè)的檔案管理都相對的較為漠視。由于這種錯誤觀念的存在，造成了很多的企業(yè)檔案管理所需的資金不足、工作含糊等現(xiàn)象。若想要改變這些現(xiàn)象，本文認為可以從以下幾個方面入手:首先，企業(yè)領導對檔案的管理工作要有足夠的重視，加強檔案管理工作的交流與合作，在檔案管理工作中，如果出現(xiàn)問題，要及時的對其進行處理，并找到問題的原因，防治在次出現(xiàn)類似的問題。其次，加大檔案管理工作的資金投入。現(xiàn)代化的檔案管理需要計算機等設備的輔助才能順利的開展，將計算機技術(shù)運用到檔案管理工作中來，其所需的檔案管理經(jīng)費勢必會大大的增多，但這也是非常必要的。只有更新檔案管理工作所需的設備以及改善其工作環(huán)境，才能有效的實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，對于企業(yè)未來的發(fā)展是十分有利的。

2.2 加大人才培養(yǎng)，優(yōu)化整體素質(zhì)

各個企業(yè)都需要樹立一個“檔案工作提高生產(chǎn)力，檔案管理科學講效率”的工作觀念，讓企業(yè)的每個工作人員都認識到檔案管理對企業(yè)的重要性，堅持不斷的培養(yǎng)和招聘專業(yè)的檔案管理人才，從而建立一支專業(yè)化程度較深、具有強烈的創(chuàng)新能力的現(xiàn)代化的檔案關注工作隊伍。除此之外，一大批具有專業(yè)知識和技能，能夠以科學的態(tài)度、方法和手段從事檔案工作的檔案人才也是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎。這要求檔案管理部門要堅持以人為本，加快培養(yǎng)復合型人才，使人員終身學習的積極性得到充分調(diào)動。

2.3 加強企業(yè)檔案管理的信息化建設

2.3.1 建立健全檔案信息化管理行業(yè)標準

若要實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，第一，企業(yè)需要一個檔案管理信息化的標準。先進的信息技術(shù)、設備、以及分工等都是能否實現(xiàn)信息化檔案管理的前提。在當今信息化時代的背景下，檔案信息的管理與溝通更加的需要一個規(guī)范標準。比如:企業(yè)的各個檔案的共享、傳遞等，都需要一個檔案管理的規(guī)范標準，這也有助于企業(yè)能夠形成一個標準化的企業(yè)檔案管理體系。進而能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)，遵循標準，推進標準。

2.3.2 營造電子檔案網(wǎng)絡安全環(huán)境

檔案作為一類重要信息，檔案需要利用信息技術(shù)使其得到準確的收集、科學的管理和高效的利用。檔案信息十分重要，對于安全性和保密性的要求比較高。而計算機網(wǎng)絡環(huán)境存在很多不安全的隱患，要想順利實現(xiàn)檔案管理的信息化，就需要建立安全的網(wǎng)絡環(huán)境。一是，通過科學技術(shù)，加強計算機網(wǎng)絡硬件設備以及和軟件系統(tǒng)的防護措施，以有效阻止檔案系統(tǒng)受到網(wǎng)絡黑客或者病毒的侵害。二是，不斷地完善信息化檔案的網(wǎng)絡系統(tǒng)，加強系統(tǒng)安全防護技術(shù)措施，進而確保檔案的保密性，做好檔案管理。

總結(jié)

企業(yè)檔案作為一個企業(yè)知識資產(chǎn)以及信息資源中的重要組成部分。企業(yè)檔案管理工作是保證企業(yè)能否進行正常的研發(fā)、生產(chǎn)以及經(jīng)營的基礎。所以，做好企業(yè)的檔案管理工作對企業(yè)今后的發(fā)展起到非常重要的作用。堅持不斷的加強檔案管理制度的建設，提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，建立一個穩(wěn)定的檔案管理隊伍，促進檔案工作的快速發(fā)展。

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