檔案管理工作優(yōu)化方向分析

劉欣晉冀魯豫烈士陵園管理處

檔案管理工作優(yōu)化方向分析

劉欣
晉冀魯豫烈士陵園管理處

摘要：文章首先針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作過(guò)程中存在的不足，以及信息化進(jìn)程中的突出問(wèn)題展開(kāi)必要的說(shuō)明和分析，而后進(jìn)一步在此基礎(chǔ)之上就如何更為有效地推動(dòng)檔案管理工作優(yōu)化進(jìn)行了討論，對(duì)于切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展有著一定的積極價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；優(yōu)化；發(fā)展

所謂檔案管理工作，即包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等一系列工作環(huán)節(jié)在內(nèi)的諸多檔案相關(guān)任務(wù)的總和，這一系列活動(dòng)的根本價(jià)值在于從實(shí)際的工作過(guò)程中獲取到系統(tǒng)性的檔案資料，并且形成對(duì)于當(dāng)前工作以及未來(lái)工作的有效指導(dǎo)和思想影響和推動(dòng)。就目前的狀況看，隨著信息化相關(guān)技術(shù)的深入發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理工作的效率已經(jīng)得到了顯著提升，但是在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作同時(shí)也在面臨新時(shí)代的新挑戰(zhàn)，其突出出來(lái)的相關(guān)問(wèn)題亟待重視。

一、當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀以及分析

從檔案資料本身的角度看，常規(guī)存在于組織環(huán)境中的檔案包括人事檔案以及工作檔案兩個(gè)主要部分，但是對(duì)于具有紀(jì)念職能的諸如陵園組織而言，由于承載了一定的歷史文化職能，因此包括某些非物質(zhì)文化遺產(chǎn)在內(nèi)的檔案，也是構(gòu)成其檔案體系的重要環(huán)節(jié)，不容忽視。

現(xiàn)階段我國(guó)是以部門(mén)為單位進(jìn)行檔案管理工作的，由檔案專(zhuān)業(yè)人員將相關(guān)檔案進(jìn)行分化、收集、保管和整理，為組織以及社會(huì)工作的開(kāi)展提供檔案資料，服務(wù)于組織未來(lái)的發(fā)展。整個(gè)檔案管理工作體系經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展已經(jīng)日趨成熟，但是在當(dāng)前信息化時(shí)代之下又呈現(xiàn)出一些與以往不同的特征。

首先盲目信息化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的突出問(wèn)題之一。主要是考慮到信息化技術(shù)在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境中發(fā)展日趨成熟，因此在檔案管理工作中的應(yīng)用也漸漸深入。但是檔案管理工作的信息化進(jìn)程是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，當(dāng)前的突出問(wèn)題在于對(duì)信息化技術(shù)的過(guò)分追求，反而可能會(huì)使檔案管理工作人員無(wú)法端正信息化技術(shù)本身的手段性地位，從而造成對(duì)于檔案管理工作本身目標(biāo)的迷失。在這個(gè)過(guò)程中的另一個(gè)主要問(wèn)題在于，對(duì)于信息化手段的過(guò)分追求還會(huì)造成檔案管理工作信息化系統(tǒng)本身的造價(jià)虛高，以及在投入使用之后的不適用等問(wèn)題的發(fā)生。

其次，從信息流動(dòng)的角度看，檔案資料想要實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值，無(wú)論是對(duì)于當(dāng)前組織工作的進(jìn)一步指導(dǎo)，還是對(duì)于歷史的忠實(shí)反映并且形成思想層面的傳播，都必須實(shí)現(xiàn)信息流動(dòng)的閉環(huán)狀態(tài)。但是就目前的情況而言，檔案信息的流動(dòng)仍然呈現(xiàn)出極強(qiáng)的開(kāi)環(huán)性特征。就當(dāng)前的檔案管理工作而言，通常能夠在檔案本身材料的搜集和整理環(huán)節(jié)形成一定的體系化特征，必要的規(guī)范建立也比較能夠跟上。但是對(duì)于檔案資料的使用環(huán)節(jié)，普遍存在一定的缺失，而這種缺失直接導(dǎo)致檔案資料本身的價(jià)值無(wú)法得到有效發(fā)揮。

二、切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作優(yōu)化

考慮到檔案管理工作本身對(duì)于推動(dòng)組織發(fā)展的積極價(jià)值，以及其自身細(xì)節(jié)工作的展開(kāi)效果，綜合當(dāng)前存在的突出不足，必須采取對(duì)應(yīng)的措施，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的進(jìn)一步有序進(jìn)行，推動(dòng)整個(gè)檔案工作體系實(shí)現(xiàn)全面優(yōu)化。具體而言，有如下幾個(gè)方面的工作，可以作為檔案管理工作的優(yōu)化著手點(diǎn)：

1.切實(shí)提升檔案管理工作團(tuán)隊(duì)質(zhì)量

工作人員的綜合素質(zhì)，是直接影響到檔案管理自身質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，因此唯有切實(shí)有效地面對(duì)工作人員的自身特征展開(kāi)對(duì)應(yīng)的分析，并且提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，才算得上是有的放矢的實(shí)現(xiàn)了工作人員素質(zhì)的提升。對(duì)于這一方面的問(wèn)題而言，首先應(yīng)當(dāng)注重素質(zhì)提升評(píng)價(jià)的閉環(huán)信息實(shí)現(xiàn)，即形成評(píng)價(jià)、培訓(xùn)和再評(píng)價(jià)的循環(huán)工作，這是進(jìn)一步獲取檔案工作人員素質(zhì)狀態(tài)的有效依據(jù)，也是能夠展開(kāi)進(jìn)一步有效培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)。除此以外還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)參與到檔案建設(shè)過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員都應(yīng)當(dāng)給予必要的培訓(xùn)，其中不僅僅包括專(zhuān)業(yè)的檔案工作人員，還應(yīng)當(dāng)包括檔案產(chǎn)生的各個(gè)細(xì)節(jié)部門(mén)人員。只有每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員素質(zhì)都能夠得到保證，才能產(chǎn)生和建立起切實(shí)可靠的檔案資料體系，也才能服務(wù)組織的深入發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案利用環(huán)節(jié)建設(shè)

對(duì)于當(dāng)前的檔案管理和體系建設(shè)工作而言，一個(gè)極為重要的問(wèn)題在于，相關(guān)工作人員以及部門(mén)已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到一個(gè)完整和完善的檔案體系需要諸多部門(mén)的共同參與建設(shè)，也正因?yàn)槿绱?，目前在組織環(huán)境內(nèi)部才能夠存在如此完備的檔案體系。但是綜合而言，檔案的價(jià)值還在于其能否對(duì)于組織未來(lái)的工作產(chǎn)生一定的指導(dǎo)價(jià)值，或者其自身蘊(yùn)含的歷史意義以及相關(guān)思想能否實(shí)現(xiàn)有效的散播，并且形成一定的影響力。因此針對(duì)這一方面的需求，應(yīng)當(dāng)深入加強(qiáng)檔案利用環(huán)節(jié)建設(shè)，對(duì)于檔案資料的需求群體作出切實(shí)深入的分析，以最為便捷的方式為不同的群體提供適用和方便的檔案信息訪問(wèn)方式，唯有如此才能切實(shí)幫助實(shí)現(xiàn)檔案資料的自身價(jià)值。

3.拒絕盲目信息化

對(duì)于信息化相關(guān)技術(shù)以及管理體系而言，其存在對(duì)于推動(dòng)檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案資料的存放和數(shù)據(jù)的有序結(jié)構(gòu)等方面發(fā)展均有毋庸置疑的積極價(jià)值。但是必須認(rèn)識(shí)到，信息化應(yīng)當(dāng)是以服務(wù)檔案自身價(jià)值實(shí)現(xiàn)為總體目標(biāo)的手段，其自身的途徑地位不能改變。在這樣的思想指導(dǎo)之下，展開(kāi)對(duì)于相應(yīng)信息化技術(shù)的合理選擇，要求能夠做到對(duì)于檔案管理工作的有效支持，但是應(yīng)當(dāng)是基于檔案管理實(shí)際需求的技術(shù)選擇。這其中必須避免對(duì)于信息化相關(guān)技術(shù)的盲目追求，避免造成整個(gè)信息系統(tǒng)過(guò)高造價(jià)，以及不必要的浪費(fèi)。

三、結(jié)論

檔案管理工作對(duì)于組織發(fā)展乃至社會(huì)穩(wěn)定前進(jìn)的價(jià)值不容忽視，唯有切實(shí)發(fā)現(xiàn)其中的不足并且提出具有針對(duì)性的改進(jìn)措施，才能切實(shí)推動(dòng)其進(jìn)步，也才能切實(shí)幫助實(shí)現(xiàn)組織整體的綜合發(fā)展。

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