關于大學生檔案管理的思考

陳紅伊通滿族自治縣人才交流中心

關于大學生檔案管理的思考

陳紅
伊通滿族自治縣人才交流中心

摘要：大學生檔案是關于大學生在學校從事生活、學習及各種社會實踐的相關記錄，它真實地反映了學生德、智、體的發(fā)展情況，以及個人經濟狀況以及家庭政治面貌，對大學生今后的發(fā)展有著重要的現實意義，這些書面材料成為大學生管理、就業(yè)以及工作的任職、選拔和考核的重要依據。

關鍵詞：大學生；檔案；管理

在大學生檔案中詳細記錄著與大學生相關的個人信息，不僅包括其在校的生活、學習情況，也記錄著關于大學生個人特點、素質、愛好、品德等方面的信息，體現了大學生綜合素質的發(fā)展情況，關乎大學生的切身利益，已經成為國家人事檔案的組成部分，同時也為高校更好地對大學生進行管理奠定了基礎。目前，隨著高校招生范圍的不斷擴大，大學生檔案也隨之快速增長，這對大學生檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，需要對其進行適當地改革，才能使其適應高等教育發(fā)展的需求。

一、大學生檔案管理的作用

1、為大學生的教育管理工作提供可靠的依據

大學生檔案是對大學生在校期間成長的真實記錄，通過大學生檔案班主任、輔導員以及相關管理人員能夠對大學生的情況有全面的了解，是學校考察、培養(yǎng)、錄選等工作的重要參考資料，能夠根據學生的能力、喜好、特點對其實現個性化、科學化、規(guī)范化的管理。大學生檔案的指標體系規(guī)定了大學生行為規(guī)范的標準，大學生可以據此來約束和矯正自己，成為規(guī)范大學生行為的重要依據。由于在大學生檔案中記錄了關于大學生全方面的具體表現，而且也是大學生擇業(yè)、評優(yōu)的依據，所以大學生非常關注檔案記錄的內容，因此大學生會在平時的生活和學習中自覺的嚴格要求自己，通過自我教育、自我監(jiān)督、自我管理最終提高自己，所以有利于提高大學生的自我管理意識。

2、為單位選拔、任用人才提供重要的依據

教育是國家發(fā)展的基礎，教育的目的是為國家提供更多具有專業(yè)化的全面發(fā)展的高技術性人才。我國現在非常重視對各方面優(yōu)秀的專業(yè)性的人才尋求和選擇，通過面試和筆試可以了解學生對專業(yè)知識的掌握和運用能力，而大學生檔案則是提供大學生的全面信息，是對大學生綜合能力的真實寫照，反映了大學生的品德、行為、智力、思想、政治等綜合素質，據此可以判斷人才的發(fā)展?jié)摿?，是人才選拔時必不可少的書面資料，已經成為單位選拔和任用人才的重要依據。

3、為形成人事檔案奠定了扎實的基礎

人事檔案涉及范圍較廣，包括居民檔案、黨員檔案、干部檔案、職工檔案等，也包括學生檔案，而學生檔案又分為大學生檔案和中學生檔案兩個階段。其中，中學生檔案相對要簡單一些，而大學生檔案被視為個人發(fā)展的黃金時期，是一個人在思想、政治、文化、道德等方面走向成熟的標志，所以無論是大學生自身還是社會、學校都特別重視大學檔案的記錄和管理，它記錄著學生成長和發(fā)展的過程，是形成人事檔案的重要基礎。

二、加強大學生檔案管理的策略

1、不斷完善管理體制，做好檔案管理

在高等學校檔案管理辦法中規(guī)定了大學生檔案是其重要組成部分，并有法規(guī)性文件對其加以明確。學生檔案作為專門檔案對其進行管理需要擁有較高的專業(yè)性技術，需要根據大學生檔案的數量配備相應數量的專職人員對大學生檔案進，所以需要對大學生檔案管理體制進行不斷的完善，才能保證學生檔案管理工作的順利進行。為了提高大不生檔案管理的效率，高校檔案館要定期組織大學生檔案管理的人員進行培訓和學習，不斷提高其專業(yè)能力，了解更多的檔案管理知識，還可以通過校內外檔案業(yè)務交流的形式提高管理人員實踐能力。在新生入學或畢業(yè)生離校期間大學生檔案的流量較大，而且任務重、時間有限，高校檔案管理部門還要安排專業(yè)人員協助專職人員進行大學生檔案管理，有利于學生檔案管理工作的順利進行。

2、實現科學化、規(guī)范化管理

要建立健全的與之相關的規(guī)章制度，使管理有所依據和保障，能夠達到有序管理。建立完善的大學生檔案管理規(guī)章制度，使大學生檔案實現科學化、制度化、規(guī)范化的管理，對大學生的檔案從收集、整理、鑒別、轉遞、利用和保管等各個環(huán)節(jié)著手進行明確的規(guī)定，從而保證大學生的檔案安全、準確、真實和完整，有利提高大學生檔案的質量和管理效率。

3、能夠展現學生的個性化信息

按要求大學生的檔案信息要能夠反映學生的綜合素質和性格、愛好和特點，但實際上大學生檔案所記載的內容過于簡單還會出現材料缺失的現象，這不僅對學生成長、培養(yǎng)造成不良的影響，也阻礙了大學生檔案管理工作的順利進行。所以，一定要做好檔案收集工作，保證歸檔材料完整齊全，同時要做好資料的保管工作，使學生檔案的內容更加豐富多，有利于大學生檔案的鑒別和整理工作。隨著素質教育的深化，復合型人才的培養(yǎng)越來越受到人們的重視，這就要求在大學檔案中一定要包括學生個性化發(fā)展的內容，可以根據要求對學生檔案歸檔類別進行修改，以增加學生檔案的歸檔范圍。同時對于社會實踐活動、重大競賽活動、誠信教育、學術論文以及心理健康教育等方面的情況有詳細的記錄，使其能夠全面、客觀地反映大學生在校的成長和發(fā)展情況，為大學生今后擇業(yè)和任用提供可靠的依據。

4、加強大學生檔案信息化管理

隨著高校大學生人數的遞增，大學生檔案的數量也呈增長趨勢，尤其是新生入學和畢業(yè)生離樣期間學生檔案管理的工作量會急劇增加，在檔案管理工作中不僅容易出現會使任務不能按時完成。如果利用計算機對大學生檔案進行數字化管理，會大大地減輕檔案管理人員的工作量，所以大學生檔案的信息化管理是大學生檔案管理發(fā)展的必然趨勢?？梢韵扔捎嬎銠C輔助學生檔案管理，逐步加強大學生檔案的信息建——使其與辦公造化同步進行，使其能更好地服務于教學、管理和科研工作。同時要實現資料信息共享，提高大學生檔案的利用率，使其能夠更多樣化、更全面地為學生、學校和社會服務。大學生檔案信息存儲數字化和檢索網絡化是大學生檔案管理發(fā)展的方向，它能夠有效地提高大學生檔案的管理水平。

參考文獻：

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