淺析如何做好基層企業(yè)檔案編研與利用工作

石月梅

[摘 要]檔案編研利用工作是以研究檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)，以滿足社會(huì)利用檔案為目的，在對(duì)檔案材料進(jìn)行深入研究的基礎(chǔ)上再次加工，其實(shí)質(zhì)就是把一系列原始的、靜態(tài)的、零散的檔案信息條理化、系統(tǒng)化、濃縮化、優(yōu)質(zhì)化的工作。如何做好基層企業(yè)檔案的編研與開發(fā)利用工作，發(fā)揮企業(yè)檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用，更好地服務(wù)于企業(yè)以及全社會(huì)，是企業(yè)檔案部門亟待解決的問題，筆者現(xiàn)就如何做好基層企業(yè)單位的檔案編研與利用工作談點(diǎn)自己的看法。

[關(guān)鍵詞]基層企業(yè)；檔案編研；利用工作

一、拓展企業(yè)檔案編研與利用的途徑

檔案編研是檔案信息資源有效開發(fā)利用的重要手段，是將靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可供利用的信息資源的加工制作過程。編研工作的出發(fā)點(diǎn)應(yīng)該是選題貼近單位的工作中心、貼近職工生活、有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)，達(dá)到編研成果利用效率最大化。

1、豐富室藏，擴(kuò)充信息。企業(yè)檔案編研工作開展的好壞取決于檔案資源建設(shè)。編研及選題的材料均應(yīng)以立足于室藏檔案為主要來源，兼顧客觀形勢(shì)及利用者的需要，去挖掘利用潛在有價(jià)值的檔案信息資料。正因?yàn)闄n案資源管理建設(shè)在檔案編研工作中具有的基礎(chǔ)性地位，也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚集基層企業(yè)單位的重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的收集、整理工作，不斷豐富檔案編研的素材，擴(kuò)大檔案編研的范圍。

2、搞好利用、強(qiáng)化服務(wù)。隨著我國檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步深入，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，通過計(jì)算機(jī)檢索就可以使得檔案具備真正意義的資源共享，檔案編研成果的材料來源也可以不局限于檔案材料，通過網(wǎng)絡(luò)來搜索相關(guān)信息，使編研工作在更多信息的反饋下，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)掌握企業(yè)所需，做到編研目的明確、服務(wù)社會(huì)實(shí)際，從而變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

3、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。檔案編研水平的高低主要取決于工作人員的素質(zhì)與結(jié)構(gòu)，而編研工作的效用最大化則是編研人員素質(zhì)和修養(yǎng)的整體反映。從檔案編研工作的性質(zhì)和特點(diǎn)來看，人員自身的思想政治素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平、工作能力是決定此項(xiàng)工作水平和質(zhì)量的關(guān)鍵。

二、基層企業(yè)檔案編研工作遵循的原則

基層企業(yè)檔案編研工作是在對(duì)基層單位檔案室藏內(nèi)容進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，按一定的專題對(duì)檔案原件進(jìn)行摘錄、加工和編撰。因此應(yīng)遵循以下原則：

1、突出主題適應(yīng)需要的原則?；鶎悠髽I(yè)檔案編研應(yīng)圍繞滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的需要，有重點(diǎn)地進(jìn)行選題。企業(yè)檔案編研工作不同于專門的學(xué)術(shù)研究和著書立說，而是以編研為手段，發(fā)揮企業(yè)檔案史料的優(yōu)勢(shì)，配合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的中心工作，確定具有現(xiàn)實(shí)意義的專題，查選檔案材料，研究分析，整理匯編，滿足企業(yè)各部門利用檔案的需求。

2、廣泛選材實(shí)事求是的原則?；鶎悠髽I(yè)檔案室藏檔案是編研材料的主要來源。因此，確定選題時(shí)一是以企業(yè)檔案室的各類檔案為基礎(chǔ)，最大限度地選材。二是在檔案不全的情況下，要通過對(duì)相關(guān)單位和部門檔案史料的查找，掌握全面、豐富、準(zhǔn)確的材料，反映某一歷史階段或過程的全貌。

3、保證質(zhì)量忠于原文的原則?；鶎悠髽I(yè)檔案記述和反映了企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的成果，反映的是企業(yè)歷史的客觀存在。檔案人員的責(zé)任就是通過編研加工真實(shí)的史料，維護(hù)歷史的本來面目。因此，編研過程中要在忠實(shí)原文的基礎(chǔ)上，認(rèn)真研究，對(duì)原文進(jìn)行考證、糾錯(cuò)，并以一定的方式加以說明，這樣才能使編研材料準(zhǔn)確可靠、有憑有據(jù)，從而編出高質(zhì)量的編研產(chǎn)品。

三、做好基層企業(yè)檔案編研與利用工作注意的問題

企業(yè)檔案編研工作要根據(jù)本單位的特點(diǎn)和實(shí)際需要，緊緊圍繞生產(chǎn)經(jīng)營的中心工作，采取多種形式，大力開發(fā)檔案信息資源。筆者認(rèn)為應(yīng)重點(diǎn)做好以下三方面的工作。

1、搞好業(yè)務(wù)工作夯實(shí)企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)。企業(yè)檔案種類繁多，形式各異，要保證企業(yè)檔案工作健康發(fā)展，就必須建立切合實(shí)際的企業(yè)檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范管理。首先完善各項(xiàng)管理制度，使檔案管理人員在日常工作中有章可循、有據(jù)可依。其次要提高檔案案卷的整理標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。再次要從細(xì)處著手，明確檔案資料的收集、整理的內(nèi)容與質(zhì)量要求，對(duì)于檔案材料的組卷方法要有明確、細(xì)致的要求，對(duì)于案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面要有詳細(xì)的規(guī)定等。

2、處理好企業(yè)檔案保密和利用的關(guān)系。企業(yè)檔案編研工作是一項(xiàng)政治性、科學(xué)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。在編研工作中，要處理好檔案保密和利用的關(guān)系，既要注重開發(fā)利用，又要注重保守國家和企業(yè)的技術(shù)和商業(yè)秘密；既不能因?yàn)楸Ｃ芏鴮n案永遠(yuǎn)封存起來，也不能為了利用檔案而失密。檔案利用工作應(yīng)以方便快捷為目標(biāo)，同時(shí)也不能只圖利用的一時(shí)便利而忽視保密工作。利用與保密工作二者相輔相成、不可偏頗，只有這樣才能提高編研材料的利用價(jià)值又不失密。

3、提高檔案人員的編研水平?；鶎悠髽I(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)在一定程度上決定了檔案編研工作的水平。首先，應(yīng)大力宣傳檔案編研工作的重要意義以及所取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，強(qiáng)化和提高企業(yè)各部門對(duì)開發(fā)檔案信息和開展檔案編研工作的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)造有利于檔案編研人員成長(zhǎng)的外部環(huán)境。其次，企業(yè)應(yīng)支持和鼓勵(lì)檔案人員參加由檔案行政管理部門開辦的一些較高層次的檔案編研理論培訓(xùn)班，培養(yǎng)一批素質(zhì)較高的檔案編研人才。再次，檔案人員要加強(qiáng)自身文化素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，積極參與檔案編研工作，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、探索、創(chuàng)新，使檔案編研工作更有效地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

隨著檔案資源信息化建設(shè)的快速發(fā)展，我們應(yīng)準(zhǔn)確把握企業(yè)改革帶給檔案編研工作的機(jī)遇，認(rèn)清未來檔案編研工作的大方向，及時(shí)調(diào)整檔案編研觀念，提高檔案編研工作的質(zhì)量和效能。檔案編研利用工作對(duì)于整個(gè)檔案開發(fā)利用來說，具有擴(kuò)充檔案信息、濃縮檔案信息、傳播檔案信息的功能屬性，是檔案開發(fā)利用工作的一種最有效、最便捷的形式。