做好基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

余劍

（撫順市機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)校 遼寧 撫順 113003）

做好基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

余劍

（撫順市機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)校 遼寧 撫順 113003）

隨著社會信息技術(shù)的不斷優(yōu)化和網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已成為現(xiàn)階段基層檔案管理工作的重要發(fā)展方向，這給基層檔案管理工作帶來了廣闊的發(fā)展前景以及管理便利的條件。本文分析了網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基層檔案管理工作帶來的重要意義，并提出了加強(qiáng)基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的措施，旨在提高基層檔案管理的工作效率以及服務(wù)水平，從而使得基層檔案管理工作更加的快捷、便利。

基層檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；措施

基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)信息時代檔案管理工作的必然要求，是檔案管理工作的創(chuàng)新需要。但如何做好基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，則需要貫徹了解網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要作用?；诖?，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，就網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對基層檔案管理工作的重要意義以及加強(qiáng)基層檔案管理工作的措施提出了如下的分析與探討。

一、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對基層檔案管理工作的重要意義

（一）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)鶎訖n案的原件進(jìn)行妥善的保護(hù)

當(dāng)基層檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)后，可通過信息設(shè)備將基層的各類檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化的處理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備對檔案資料的原件進(jìn)行全體掃描，可使得檔案資料形成電子文檔保存在電腦中。這能夠方便人們對信息的查詢，還能有效的對檔案資料的原件進(jìn)行保護(hù)，使檔案原件不會因?yàn)槎啻谓栝喍鴣G失，保證了基層檔案資料的完整性，提高了工作人員的服務(wù)水平。

（二）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)鶎訖n案的歸檔方式進(jìn)行改善

在對基層檔案管理的工作中，對各種類型的檔案原件進(jìn)行及時的記錄歸檔是非常有必要的。在以往的檔案記錄工作中，需要大量的檔案管理工作人員花費(fèi)大量的時間去手工整理檔案文件以及登記目錄，這種做法不但耗費(fèi)人力、物力，還由于工作量大，并且整理起來繁瑣復(fù)雜，極易導(dǎo)致登記錯誤的情況出現(xiàn)。有時需要改動檔案文件的信息時，將會引起一系列的連鎖反應(yīng)，加大工作難度。而對基層檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理后，只需輸入指令電腦就可以自動對檔案信息進(jìn)行調(diào)整，這不但提高的工作效率，還節(jié)省了大量的人力物力，降低了工作成本。

（三）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能使基層檔案資源進(jìn)行及時的整合和共享

在傳統(tǒng)的基層檔案管理工作模式下，人們想要借閱檔案文件，就需提交申請，當(dāng)上級部門批準(zhǔn)后才能查閱，這會使得花費(fèi)大量的時間在申請上，加大檔案管理工作的繁瑣度。而且，傳統(tǒng)的基層檔案管理對跨地域的借閱資料是難以實(shí)現(xiàn)的。當(dāng)基層檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及信息化處理后，可以建立信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的跨地區(qū)甚至跨國界的借閱，也可免除借閱檔案申請的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用。

（四）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)基層檔案檢索的便捷化

現(xiàn)階段，在對基層檔案進(jìn)行檢索時，大部分的基層檔案管理室都是采用人工操作，不但耗時耗力，而且還不一定能夠?qū)崿F(xiàn)檢索目的，達(dá)到檢索要求。對基層檔案管理工作進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以將檔案文件形成電子文檔和電子目錄保存在電腦中，并可建立與電子文檔配套的電子查詢系統(tǒng)。當(dāng)需要對檔案資料進(jìn)行檢索時，只需按照要求輸入關(guān)鍵字，就可以在計(jì)算機(jī)上出現(xiàn)許多相關(guān)的查詢資料。這種智能化檢索方法的使用，可以使得基層檔案管理工作在檢索資料時效率高、范圍廣、方便快捷。

二、加強(qiáng)基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的措施

（一）在思想上重視基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

只有讓基層領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理的工作人員從思想上重視檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，了解檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要意義，才能使檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作更為方便的開展，并得到有力的支持及建設(shè)保證。因此，當(dāng)前，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理工作者對網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的認(rèn)識，就必須加大檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的宣傳力度，提升檔案管理工作者的專業(yè)水平，集中各個部門的全部力量推動基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程的開展。

（二）在基礎(chǔ)設(shè)施上不斷完善檔案管理軟件

做好基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，離不開計(jì)算機(jī)這個基礎(chǔ)設(shè)施。在基層檔案管理室準(zhǔn)備好計(jì)算機(jī)，這是網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的第一步。其次，要在準(zhǔn)備計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，不斷完善服務(wù)器、刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)以及數(shù)碼相機(jī)等網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必要的設(shè)備。

（三）在資料保存上注重基層檔案信息的安全管理

基層檔案管理工作中最重要的一點(diǎn)是要做好對檔案資料的保存工作，這也是基層檔案管理室的管理人員重要的職責(zé)。因此，基層檔案管理部門應(yīng)竭盡全力做好檔案管理的安保工作，可以在工作中配備與檔案保護(hù)措施相關(guān)的保護(hù)設(shè)備及管理設(shè)施，以此來防止檔案信息資料的丟失和損壞。同時，基層檔案管理部門還可以建立一套健全完善的檔案安全管理體系，以此來解決實(shí)現(xiàn)檔案資源共享以及檔案信息保密工作之間存在的矛盾，進(jìn)而對基層檔案信息資源進(jìn)行全程的以及全方位的監(jiān)督與管理，以解決基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中所存在檔案信息安全保存的問題。

（四）在管理隊(duì)伍上加強(qiáng)基層檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人才培養(yǎng)力度

基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技能強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)信息化人才需求量很高。因此，在基層檔案管理工作中，可以采取引進(jìn)和培養(yǎng)相結(jié)合的方式來調(diào)整檔案管理工作人員的結(jié)構(gòu)，并引進(jìn)高素質(zhì)、高技術(shù)的專業(yè)人才。同時，對基層檔案管理工作者進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)專業(yè)化教育，加強(qiáng)他們對網(wǎng)絡(luò)化知識，提高工作者的工作能力及專業(yè)素質(zhì)，以期建造出高素質(zhì)、高水平的基層檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作隊(duì)伍，進(jìn)而為基層檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化提供有力保證。

三、結(jié)束語

基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是當(dāng)前時代發(fā)展的要求，而要做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，則需要在思想上重視檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，在基礎(chǔ)設(shè)施上完善檔案管理軟件，在資料保存上注重檔案信息的安全管理并建設(shè)好檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的工作隊(duì)伍，從而提高檔案工作網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

[1]萬曉慧.做好基層檔案管理工作之我見[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2012（06）