淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

付紅艷

（大慶建筑安裝集團有限責(zé)任公司 黑龍江 大慶 163000）

淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

付紅艷

（大慶建筑安裝集團有限責(zé)任公司 黑龍江 大慶 163000）

新時期，我國的建筑行業(yè)如雨后春筍，發(fā)展迅速，工程建設(shè)類的圖紙、資料等文件眾多，對于建筑工程來講具有關(guān)鍵性的意義，因此，必須加強對檔案資料的管理，提高檔案利用率的同時，保證其完整性和安全性。本文就建筑工程檔案管理中存在的問題進行了詳細(xì)的分析，并提出了相關(guān)的對策。

建筑工程；檔案資料；管理措施

一、建筑工程檔案資料管理的重要性分析

建筑工程的施工程序復(fù)雜，涉及的領(lǐng)域較多，所使用的資料可想而知，檔案資料的完整是建筑工程施工質(zhì)量的保障。建筑檔案管理的科學(xué)性能夠體現(xiàn)建筑企業(yè)內(nèi)部控制體系的整體水平，能夠反映管理者對于企業(yè)內(nèi)部管理的重視程度。同時，國家建設(shè)部對于建設(shè)施工檔案的影響要求，也提高了施工單位對于項目建設(shè)檔案建設(shè)重要性的意識。進一步加強對工程項目建設(shè)檔案管理的重要性和緊迫感的認(rèn)識，并明確指出：對于建筑工程必須認(rèn)真管理檔案資料，如果工程建設(shè)的檔案資料不符合相關(guān)規(guī)定的話就視為該工程不合格，這些足以說明建筑工程檔案資料管理的重要性。

建筑工程檔案資料能將工程中所運用到的技術(shù)或者應(yīng)對問題時采取的措施進行記錄，并且在以后需要的時候進行反饋。對將來的工程施工吸取了寶貴的經(jīng)驗。工程檔案資料中，會提供出有關(guān)工程項目的很多數(shù)據(jù)信息以及此工程施工中能借鑒到的優(yōu)點或者暴露出的缺點。如若在竣工后，仔細(xì)研究檔案資料可以得到較多的學(xué)習(xí)體會并得以借鑒，提高日后的工程施工效率。

二、建筑工程檔案資料的特點

檔案的特點一般都有共性即真實性，工程資料的存檔是和工程建設(shè)同步進行的。工程的報批、施工、竣工整個過程中的所有活動都要真實的記錄下來，實體與記錄內(nèi)容應(yīng)高度保持一致，不能失之分毫。此外，建筑工程檔案資料具有實用性，當(dāng)檔案通過時，就應(yīng)對工程建設(shè)工作進行考核。還有就是，建筑工程檔案資料具有整體性，建筑施工檔案資料是整個施工的文字體現(xiàn)。是全面反映建筑施工成果的重要依據(jù)，對施工也起著指導(dǎo)性的作用。從另一方面來說，建筑工程檔案資料就是企業(yè)綜合管理水平的體現(xiàn)。

三、建筑工程檔案資料管理存在的問題

建筑施工過程的周期性較長，其檔案資料數(shù)量多且種類復(fù)雜，這對于檔案資料的管理有一定的難度，資料的完整性和可靠性影響著其他建設(shè)工序及日后的維護工作。目前，我國建筑工程檔案管理存在一定的缺陷，首先，檔案資料管理模式混亂，由于建筑工程涉及面廣，各個部門各自為政，沒有形成統(tǒng)一的資料管理部門或缺乏專門的負(fù)責(zé)人監(jiān)管檔案資料存檔，這樣，很容易造成部分建筑檔案資料的丟失，降低了資料的利用率。第二，檔案管理人員素質(zhì)較差，很多檔案管理人員是身兼數(shù)職，或是從其他崗位臨時調(diào)任，缺乏對檔案資料管理的專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，很難及時全面的將資料進行歸檔、保存，很難適應(yīng)快速發(fā)展的建筑行業(yè)。第三，建筑工程檔案資料的不完整，由于建筑工程的特殊性，在管理過程中需要極大的耐心和細(xì)心，但往往一些檔案管理人員卻缺乏基本的職業(yè)操守，對于一些資料沒有及時的歸檔，缺乏對檔案的重視，造成一些寶貴的施工材料丟失。

四、優(yōu)化建筑工程檔案資料管理的對策研究

檔案資料在建筑工程中的重要性不言而喻，因此，要提高建筑工程質(zhì)量，在以往的經(jīng)驗中提高施工技術(shù)，創(chuàng)新工作方法，必須加強建筑工程的檔案資料管理，優(yōu)化管理方法。

1.思想上要重視工程檔案管理工作

很多施工單位將工作和發(fā)展的重心放在技術(shù)的提高上，認(rèn)為檔案資料工作瑣碎，并且需要人力，沒有帶來直接的經(jīng)濟效益，因此，并不重視對檔案資料的管理工作，在工程驗收時才進行整理，整理時也是敷衍了事，對于丟失和不完整的資料也沒有第一時間收集和整理。這樣，雖然在表面上節(jié)省了一部分的人力，但不完整的資料對于日后工程維護及經(jīng)驗總結(jié)上造成很大的阻礙，也使得企業(yè)工作缺乏規(guī)范性。因此，領(lǐng)導(dǎo)階層贏加強對工程檔案管理工作的重視程度，加強對檔案資料的管理工作，定期檢查各部門資料歸檔情況，同時做好保密工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)

加強工程施工過程中各項資料的有效管理，提高資料保存的準(zhǔn)確性和完整性。各個建筑工程單位應(yīng)按照國家對于檔案資料管理的規(guī)定，完善本單位的規(guī)章制度，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位以及設(shè)計單位等項目管理過程中的職能，規(guī)范檔案資料收集、整理、存檔等各個環(huán)節(jié)的有效性和及時性，并嚴(yán)格制定相應(yīng)的借閱制度，防止檔案丟失。

3.嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用

工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度

我國經(jīng)濟建設(shè)的不斷蓬勃發(fā)展，建筑行業(yè)在此基礎(chǔ)上有了大幅度的跨越，隨著各個建筑拔地而起，建筑檔案數(shù)量與日俱增，計算機技術(shù)的不斷應(yīng)用，也使得檔案管理方式與工作方法也有了一定的變化。因此，建筑工程單位必須加強檔案管理人員的服務(wù)意識以及責(zé)任意識，結(jié)合先進的技術(shù)手段，創(chuàng)新管理方法，完善管理制度，更新管理觀念，明確職能，將責(zé)任落實到人。并定期組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，積極搭建交流平臺，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，從而從今我國建筑行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作

按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

五、總結(jié)

我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展，為其內(nèi)部的管理方式和經(jīng)營理念都帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，建筑檔案管理是建筑工程建設(shè)和發(fā)展過程中不可或缺的組成部分，其完整性和有效性是建筑行業(yè)未來發(fā)展的重要保證。因此，必須加強對建筑工程檔案資料管理重要性的認(rèn)識，并創(chuàng)新管理方法，提高管理人員的綜合素質(zhì)，規(guī)范管理流程，在實際工作中不斷的總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高我國建筑工程檔案管理的水平。

[1]李賤平,常萬偉.建筑施工現(xiàn)場資料管理探討[J].科技資訊，2012

[2]俞海鍵.淺談施工技術(shù)資料管理對建筑工程的重要性[J].商品與質(zhì)量，2010（28）