對(duì)加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作的思考

高青

摘 要：科技檔案是企業(yè)檔案的核心，它是記錄企業(yè)整個(gè)科技發(fā)展歷程的重要資料，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有十分重要的作用，因此加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作意義重大。文章就如何搞好企業(yè)科技檔案管理工作，最大效率地發(fā)展檔案作用進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；科技檔案；管理

企業(yè)的科技檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種載體的科技文件材料。收集、整理、保管、提供利用科技檔案，使科技檔案中的科學(xué)技術(shù)向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力滲透和轉(zhuǎn)化，可以促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的提高和生產(chǎn)力的發(fā)展。因此，搞好企業(yè)科技檔案工作對(duì)企業(yè)的改革發(fā)展具有重大的作用和意義。

1 科技檔案的重要性

企業(yè)的發(fā)展要融合歷史的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，見(jiàn)證企業(yè)發(fā)展的這一過(guò)程，我們可以通過(guò)企業(yè)科技檔案來(lái)完成。企業(yè)科技檔案是有重大意義的科技文件資料，是在企業(yè)的生產(chǎn)、流通、管理中直接產(chǎn)生的，科技檔案是企業(yè)發(fā)展的重要財(cái)富，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要依據(jù)，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用?？萍紮n案，保密性極高，設(shè)計(jì)到國(guó)家、企業(yè)的切身利益。要清晰的認(rèn)識(shí)到我國(guó)現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案的管理模式、現(xiàn)狀，要不斷吸收國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的科技檔案，不斷拓充企業(yè)實(shí)力，在社會(huì)迅速發(fā)展的大環(huán)境下，加大力度培養(yǎng)我國(guó)科技檔案管理人員的責(zé)任感，要通過(guò)科學(xué)的引導(dǎo)，使檔案管理人員更有熱情來(lái)進(jìn)行工作。要提高對(duì)科技檔案的管理工作的認(rèn)識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，企業(yè)科技檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義及當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展下企業(yè)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，不斷加強(qiáng)改善，讓檔案管理開(kāi)創(chuàng)一個(gè)新局勢(shì)，適應(yīng)社會(huì)大環(huán)境的不斷發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，永不言敗。

2 科技檔案的特點(diǎn)

（1）專業(yè)性強(qiáng)。專業(yè)性強(qiáng)是科技檔案的最突出特點(diǎn)之一，這一特點(diǎn)集中表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩這方面。

（2）類型廣泛。在各個(gè)檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多，類型最為廣泛，具有多樣的鮮明特點(diǎn)，科技、生產(chǎn)活動(dòng)的多專業(yè)性、成套性決定了它的伴生科技檔案在類型上的多元化。

（3）實(shí)用性強(qiáng)?？萍紮n案作為一種勞動(dòng)產(chǎn)品、一種資產(chǎn)、一種財(cái)富，一直伴隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技發(fā)展的脲搏跳動(dòng)，具有很強(qiáng)的使用價(jià)值。

3 科技檔案管理現(xiàn)狀及存在的突出問(wèn)題

由于近幾年來(lái)企業(yè)的改革、改制、分離和重組，企業(yè)的檔案管理工作也隨企業(yè)改革進(jìn)行了幾次調(diào)整，目前企業(yè)檔案管理普遍存在以下幾方面的問(wèn)題。

（1）投入不足，自動(dòng)化管理水平低。由于檔案管理涉及軟、硬件的投入，經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)的企業(yè)，科技檔案投入的經(jīng)費(fèi)多，管理?xiàng)l件和信息化建設(shè)發(fā)展要快些，投入少的企業(yè)管理落后，基本上處于手工操作狀態(tài)。這種落后的管理方式，難于適應(yīng)信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的要求。

（2）部分決策者對(duì)企業(yè)的科技檔案不夠重視。重文書(shū)檔案，輕科技檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，科技檔案用著的時(shí)候重要，用不著的時(shí)候不重要。

（3）科技檔案的管理與工程管理相脫節(jié)，使檔案資料殘缺不全。檔案人員很少有機(jī)會(huì)參與企業(yè)工程項(xiàng)目的管理，科技檔案收集歸檔在工程項(xiàng)目竣工后，存在交給多少資料存多少檔案的問(wèn)題。有些重要資料交接手續(xù)不嚴(yán)，容易出現(xiàn)該登記的材料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行登記，不該登記的材料存了不少。如果發(fā)生技術(shù)檔案資料泄密、失密，其損失是不可估量的。

（4）科技檔案管理難度大。由于科技檔案多數(shù)以圖紙、圖表加文字說(shuō)明等形式反映工程的技術(shù)，數(shù)量多，笨重不便于折疊，材料的鑒定，裝訂、歸檔是件難事，而且借、查閱手續(xù)復(fù)雜，大多數(shù)檔案員不愿意管理科技檔案。

（5）企業(yè)檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展不同步。目前，許多企業(yè)推廣運(yùn)用了文書(shū)檔案管理軟件，科技檔案沒(méi)有運(yùn)用軟件，出現(xiàn)紙質(zhì)文檔多于電子文檔的管理格局，給科技檔案的存貯、查閱帶來(lái)很多的不便。

（6）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺乏網(wǎng)絡(luò)綜合應(yīng)用系統(tǒng)。企業(yè)新建蓋的房屋，基本沒(méi)有將檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)列入工程項(xiàng)目，檔案管理手段落后。

（7）檔案管理員工的素質(zhì)與企業(yè)發(fā)展形勢(shì)的要求仍有較大的差距。只會(huì)手工操作，缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理技術(shù)。

4 加強(qiáng)科技檔案管理的措施

科技檔案的利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，科技檔案的開(kāi)發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的，在加強(qiáng)科技檔案工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理的同時(shí)，應(yīng)把主要精力放在科技檔案的服務(wù)利用上。

（1）強(qiáng)化全體人員的檔案意識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要拓寬知識(shí)領(lǐng)域，改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)；研究如何增強(qiáng)檔案人員的活力，開(kāi)展激勵(lì)機(jī)制；在工作條件和工資待遇等方面給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂，以便形成最佳的人才結(jié)構(gòu)。檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在新時(shí)期的檔案管理模式下轉(zhuǎn)變思路，跟上形式，轉(zhuǎn)變檔案部門的觀念，根據(jù)單位的實(shí)際情況，積極主動(dòng)地上門服務(wù)、跟蹤收集，使之形成積極的檔案歸檔意識(shí)，這樣既可防止或減少日常文件流失，也有助于解決當(dāng)前檔案管理工作中人手少、兼職多、工作量大等問(wèn)題，不僅拓寬了檔案收集的內(nèi)容，擴(kuò)大了來(lái)源，豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展，也為檔案的利用提供了更大方便。

（2）加強(qiáng)檔案管理的軟硬件建設(shè)。要舍得投入財(cái)力和物力，配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。作為上級(jí)主管部門，要

積極地與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，共同提出解決辦法，在政策上給下級(jí)檔案部門創(chuàng)造條件，使檔案管理工作更快更好的向前發(fā)展。要加強(qiáng)檔案工作者的政治思想教育和職業(yè)道德教育，使廣大檔案工作者自覺(jué)地努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)；選配德才兼?zhèn)涞男律α砍鋵?shí)檔案專業(yè)隊(duì)伍，解決長(zhǎng)期以來(lái)檔案工作人員年齡老化、知識(shí)滯后、人手不足、管理落后的問(wèn)題；增加智力投資，定期開(kāi)展培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)：一方面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)；另一方面，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，提高管理水平，使檔案工作跟上新技術(shù)革命和辦公自動(dòng)化步伐。

（3）加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最

佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開(kāi)始徹底改變，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

（4）積極主動(dòng)參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理，把企業(yè)各階段重點(diǎn)工作作為檔案部門的重點(diǎn)工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業(yè)各項(xiàng)工作的動(dòng)態(tài)，及時(shí)提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研究等活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，要提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用，需要從源頭和根本出發(fā)，提高歸檔的前提和基礎(chǔ)質(zhì)量，并普及檔案知識(shí)，加深業(yè)務(wù)人員對(duì)歸檔工作的認(rèn)識(shí)度及重視度。做好規(guī)范的檔案歸檔制度，制定符合實(shí)際情況的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則。完善檔案系統(tǒng)的檢索，提高科技檔案的利用，使檔案自身的價(jià)值得到最大發(fā)揮。

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