以現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高檔案管理水平問題探究

牛穎

摘 要：隨著計算機硬件技術(shù)、應(yīng)用軟件開發(fā)能力和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和快速普及，現(xiàn)代管理和辦公方式發(fā)生了革命性變革，標準化、信息化、自動化、無紙化也為新時期檔案管理工作賦予了嶄新的內(nèi)容，信息化管理方式和手段在的介入，必將大大提高現(xiàn)代檔案管理工作的水平與效率，也將使檔案的利用率大大提高，發(fā)揮出檔案的潛在作用。但由于受傳統(tǒng)管理理念、管理手段和管理方法的影響，現(xiàn)代信息技術(shù)融于檔案管理工作還存在一定的制約。為加快現(xiàn)代信息技術(shù)手段融于檔案管理工作的速度和質(zhì)量，本文闡述了現(xiàn)代信息技術(shù)手段對于檔案管理工作的積極作用，分析了存在的普遍問題，提出了以現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高檔案管理水平的建議。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；檔案管理；意義；問題；建議

1 現(xiàn)代信息技術(shù)手段對促進檔案管理的積極作用

1.1 智能化水平的提高使檔案的使用更加方便快捷，工作效率效益顯著提高

檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、實時化和自動化，可以有效提高工作效率和效益。一是檔案資料的生成、歸檔、分類、審核、統(tǒng)計等工作節(jié)省大量人力，實現(xiàn)了網(wǎng)上的實時傳輸，同時實現(xiàn)網(wǎng)上催要、歸類、統(tǒng)計等功能；二是傳統(tǒng)檔案的查詢需要回憶生成時間，資料分類，然后先查詢目錄，再到庫房查詢原始文件。而有了檔案管理軟件的支持，可通過模糊字、分類別、條件組合等多種方式進行檢索，快捷準確；三是傳統(tǒng)借閱需要人工審批，人工記錄，人工打印謄寫，而信息化可以網(wǎng)上逐級審批，遠程查閱，網(wǎng)上催繳，而且所有操作都會在系統(tǒng)內(nèi)留痕，便于工作倒查和分析統(tǒng)計。

1.2 信息化手段的應(yīng)用極大減少了人員的手動勞動，檔案管理質(zhì)量明顯提高

信息化手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，明顯的益處就是大大節(jié)省了人力資源的投入和浪費。一是使管理人員可以從原來枯燥繁重的手工勞動中解脫出來，拿出更多的時間和精力去思考檔案的科學(xué)管理、規(guī)范存取和檔案作用的充分發(fā)揮，使檔案管理工作的效率和效益顯著提高；二是有了信息化網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和管理軟件的有力支撐，使原來分散、不完成的檔案被科學(xué)的連成相互關(guān)聯(lián)的有機整體，使檔案的整體作用得到有效發(fā)揮，對于經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)起到有效支撐作用，能更好的為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供資料和數(shù)據(jù)依據(jù)。有效地為科研資料的查詢檢索提供幫助，省時省力，便于引用。

1.3 電子化形式的采用克服了紙質(zhì)檔案的諸多弊端，利用起來更加方便快捷

檔案資料的特殊性和檔案管理相關(guān)規(guī)定要求其必須保持真實性、長期性和保密性，現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有效保證了這一要求的實現(xiàn)。一是在做好安全防護和數(shù)據(jù)備份后，電子檔案完全解決了原始紙質(zhì)檔案因手工裝訂和保存時間長久而出現(xiàn)的破損、丟失、霉變、殘缺等問題，信息完整性得到有效保證；二是電子檔案一般都以圖片格式進行保存、查閱和交換，原始紙質(zhì)資料與查借閱者物理隔離，有效杜絕了檔案的人為涂改，保證檔案的原始性和真實性；三是通過專用軟件管理的電子文件便于按照分類進行逐級授權(quán)管理，非授權(quán)人員無法查閱其他資料，有效保證了檔案資料的保密性。

2 以現(xiàn)代信息技術(shù)手段加強檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范使信息交換受到制約

當前缺乏全國統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標準，包括硬件建設(shè)、平臺開發(fā)和電子資料格式標準，出現(xiàn)了檔案管理信息化程度比硬件設(shè)備投入高低多少的誤區(qū)。沒有電子檔案格式的統(tǒng)一標準和統(tǒng)一的應(yīng)用管理平臺，便無法實現(xiàn)交換共享和相互兼容，失去建設(shè)意義。

2.2 管理人員素質(zhì)制約了檔案管理信息化的步伐

部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理實現(xiàn)信息化在認識上存在差距，檔案工作人員配備邊緣化；甚至部分檔案管理人員自身對此存在抵觸情緒，年齡大的習(xí)慣于傳統(tǒng)操作，對于現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用存在畏懼心理，而年輕人由于不安心于檔案管理工作而又缺乏深入探索和創(chuàng)新精神。

2.3 軟件開發(fā)應(yīng)用各自為政使信息共享受到影響

檔案管理工作實現(xiàn)信息化不僅停留在保存和管理的信息化，更重要的實現(xiàn)信息交換的網(wǎng)絡(luò)化，而這一功能的實現(xiàn)光有網(wǎng)絡(luò)不行，必須有統(tǒng)一的管理軟件作為支撐，沒有統(tǒng)一的平臺和一致的軟件，信息無法實現(xiàn)統(tǒng)一的管理和交換，信息化是不全面的，短腿的。

2.4 硬件配備程度和標準不統(tǒng)一影響了建設(shè)進程

由于缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標準和建設(shè)時間表，很多地方在檔案管理信息化建設(shè)上都是各自為政，領(lǐng)導(dǎo)重視的，經(jīng)濟上寬松的投入的就多些，甚至單純追求高配置、上檔次；反之就少投入或者干脆不投入，存在單機管理而無網(wǎng)絡(luò)和軟件支持的問題，效率效益無法提高。

3 以現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高檔案管理水平的建議

3.1 以規(guī)范的管理制度保障信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的順利推進

現(xiàn)代信息技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理工作是一項利國利民的系統(tǒng)工程，在《檔案法》等相關(guān)法規(guī)指導(dǎo)下，還應(yīng)該建立行業(yè)間、甚至全省乃至全國的關(guān)于檔案管理工作信息化建設(shè)的專門法規(guī)，對于硬件和軟件的建設(shè)標準、檔案管理工作各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和技術(shù)指標、安全保障辦法等等細節(jié)做出明確規(guī)定，并明確監(jiān)督管理機制和檢查考核辦法，從機制體制、技術(shù)層面等多角度對檔案管理工作信息化建設(shè)做出明確部署，以此避免重復(fù)投入，標準不一，各自為政的現(xiàn)象發(fā)生。

3.2 以建設(shè)復(fù)合型的檔案管理隊伍保障現(xiàn)代信息技術(shù)手段的有效應(yīng)用

任何工作都需要有人落實，任何設(shè)備都需要有人去使用，檔案管理工作要實現(xiàn)信息化，檔案管理人員隊伍建設(shè)無疑是至關(guān)重要的，決定著檔案管理信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量。創(chuàng)造條件讓德才兼?zhèn)洌馨残臋n案工作的高素質(zhì)人才從事專職檔案管理工作。要加大培養(yǎng)和培訓(xùn)力度，提高檔案管理工作人員的敬業(yè)精神、職業(yè)道德和從業(yè)能力，鼓勵他們要主動適應(yīng)發(fā)展變化，主動學(xué)習(xí)與鉆研業(yè)務(wù)，保證能用會用的前提下，不斷探索新的管理辦法，不斷提高創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。

3.3 以統(tǒng)一的管理軟件為平臺保證檔案信息標準的統(tǒng)一和交換的順暢

檔案管理電子化的出發(fā)點和落腳點是保證檔案信息的有效應(yīng)用，體現(xiàn)在應(yīng)用的及時、準確、快捷、真實。實現(xiàn)檔案歸檔、檢索、查閱、統(tǒng)計分析、信息傳遞高效順暢的前提是必須保證電子檔案內(nèi)容和形式的標準具有一致性和相容性，需要統(tǒng)一的管理軟件提供平臺把所有檔案信息進行有效鏈接，在此基礎(chǔ)上，不同權(quán)限的用戶才能夠按照需要實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、登記、審批、查詢和傳遞，并且過程在系統(tǒng)全程留痕，以備信息倒查和使用情況檢查，因此軟件平臺的開發(fā)至關(guān)重要。

3.4 通過加大投入保證檔案信息化管理必備硬件的配備和日常的維護

檔案管理實現(xiàn)信息化還需要以一定的硬件作為支撐，因此必須實現(xiàn)硬件裝備的現(xiàn)代化。這些不僅需要理念更新和思想重視，更需要財力進行支持與投入。要按照“節(jié)儉適用，兼顧未來發(fā)展需要”的原則，配備必要的計算機、掃描儀、照相機、存儲介質(zhì)、刻錄設(shè)備、系統(tǒng)專網(wǎng)等設(shè)備，并要留有預(yù)算用于設(shè)備的維護保養(yǎng)、更新?lián)Q代、耗材的購買等，用于人員的技術(shù)培訓(xùn)和軟件的開發(fā)購置等，只有使檔案信息得到充分有效的應(yīng)用，它的經(jīng)濟效益和社會效益才能逐漸顯現(xiàn)。

參考文獻

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