檔案管理電子化路徑的探析

石玉梅

摘 要：該研究從檔案管理電子化的現(xiàn)狀及相應(yīng)的解決對策談?wù)勛约旱目捶?，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面是希望更多的人能夠重視檔案管理的電子化，從而對其進(jìn)行研究，完善其缺陷，使其能夠更好地為人們的工作和生活服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子化 路徑

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（b）-0142-01

隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快、信息科技的不斷發(fā)展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內(nèi)容，以文字、圖表、數(shù)字、圖形等方式記錄在計算機上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能替代的。

1 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問題

1.1 沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

由于目前我國的檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有建立數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，使得其在層次、規(guī)范上具有較大的差異性，從而導(dǎo)致其開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，不能真正意義上的實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

1.2 缺乏通用性，不能對其進(jìn)行統(tǒng)一的信息管理

眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計算機型號、規(guī)格不統(tǒng)一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實現(xiàn)共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應(yīng)用于文件檢索，又能夠?qū)λ形臋n進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發(fā)展受到了極大的阻礙，給其發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理工作

檔案信息管理要想實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范、檔案質(zhì)量不高，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統(tǒng)只能根據(jù)自身的需求對其進(jìn)行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2 相應(yīng)的解決對策及路徑

2.1 建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度

為了未來能夠更好地發(fā)展電子檔案管理制度，建立一個統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務(wù)。為了建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應(yīng)該規(guī)定一個統(tǒng)一的電子檔案制作、收集及歸納的標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個需要進(jìn)行檔案管理工作的企業(yè)和單位都能夠有標(biāo)準(zhǔn)可依，從而按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進(jìn)行整理、分類、歸納以及總結(jié)，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進(jìn)行保管，以防其因工作的調(diào)整、計算機的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。

2.2 建立電子檔案的資源共享平臺

建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

2.3 加強對電子檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)

對于當(dāng)前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業(yè)計算機知識、技能的人才所擔(dān)任的，另一種是企事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員。對于擁有專業(yè)計算機知識、技能的人才，一般需要單位從外部進(jìn)行招聘，并對其進(jìn)行相應(yīng)的短期培訓(xùn)，使其了解本企業(yè)單位的實際情況，并很好的適應(yīng)工作的需要；對于現(xiàn)有的電子檔案管理人員，要加大培訓(xùn)的投入力度，讓其能夠掌握系統(tǒng)、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計算機知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。

2.4 做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作

由于科技的不斷進(jìn)步，計算機也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。隨著電子信息化的不斷發(fā)展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少文獻(xiàn)再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。

3 結(jié)語

隨著社會的迅猛發(fā)展和科技的飛速進(jìn)步，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理已不能很好的適應(yīng)如今人們?nèi)招略庐惖纳畹淖兓蛯n案管理的需求了。因此，檔案管理的電子化應(yīng)運而生。由于電子檔案管理方便、快捷、省時省力等特征，給檔案管理人員帶來了極大的便利，使得其必將成為未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

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