地鐵檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化策略研究

王雪瑩

摘 要：地鐵檔案是地鐵運(yùn)行、管理、經(jīng)濟(jì)、人力資源信息的科學(xué)加工和系統(tǒng)管理基礎(chǔ)，優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)有效的地鐵檔案管理成為地鐵企業(yè)規(guī)范發(fā)展和科學(xué)建設(shè)的基礎(chǔ)性重要工作。本研究從地鐵檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問題分析出發(fā)，提出了優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)，提供了建設(shè)和優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的基本原則，闡釋了優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容，希望可以為地鐵檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和檔案管理工作加強(qiáng)起到借鑒的作用。

關(guān)鍵詞：地鐵檔案管理系統(tǒng)；原則；目標(biāo)；計(jì)算機(jī)；優(yōu)化；數(shù)據(jù)；軟件

前言

建設(shè)地鐵企業(yè)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對地鐵檔案管理系統(tǒng)進(jìn)一步地優(yōu)化是當(dāng)前地鐵企業(yè)和檔案管理工作的共同需要。新時期要立足于地鐵檔案管理工作實(shí)際，建立起地鐵檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)體系，抓住建設(shè)和優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的原則和策略，實(shí)現(xiàn)對地鐵檔案管理系統(tǒng)的不斷建設(shè)和優(yōu)化，做到對地鐵檔案管理工作和地鐵企業(yè)長期發(fā)展的有效保障。

一、地鐵檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行存在的問題

（一）地鐵檔案管理系統(tǒng)不完整

當(dāng)前地鐵企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)一般將主要功能和精力都指向地鐵工程檔案，沒有對地鐵公司內(nèi)部檔案、運(yùn)行信息進(jìn)行系統(tǒng)性的收集和整理，出現(xiàn)檔案信息不完整的實(shí)際問題，很多事關(guān)地鐵公司重要的運(yùn)行信息、安全信息、人員信息沒有被地鐵檔案管理系統(tǒng)所收集，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對地鐵企業(yè)各類信息的全面覆蓋，出現(xiàn)了地鐵檔案信息化建設(shè)的影響，也延誤了管理系統(tǒng)現(xiàn)代化的建設(shè)進(jìn)程。

（二）地鐵檔案編號混亂

當(dāng)前，各地鐵公司看到檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的重要價值，也展開了地鐵檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)建設(shè)，由于沒有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和體系，導(dǎo)致地鐵檔案工作存在編號混亂的實(shí)際問題，重號、漏號的顯現(xiàn)十分普遍，嚴(yán)重影響了地鐵檔案管理系統(tǒng)的效率，也給地鐵檔案管理工作帶來極大地阻礙。

（三）地鐵檔案信息存儲手段落后

當(dāng)前，地鐵檔案管理工作中還存在大量的紙質(zhì)檔案，由于沒有現(xiàn)代化信息技術(shù)作為保障，導(dǎo)致地鐵基礎(chǔ)檔案處于高風(fēng)險的狀態(tài)，并且難于實(shí)現(xiàn)地鐵檔案信息的共享和互聯(lián)，產(chǎn)生地鐵檔案信息管理的深層次矛盾，制約地鐵檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，延緩地鐵檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程。

二、地鐵檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)

地鐵檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中要結(jié)合企業(yè)的特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際，要建立起地鐵檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)性、科學(xué)性、長期性優(yōu)化的目標(biāo)，正確認(rèn)知地鐵檔案管理系統(tǒng)信息化存在的各類問題，做到對地鐵檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的正確認(rèn)知，通過在操作、管理、運(yùn)用領(lǐng)域的不斷創(chuàng)新，做到對地鐵檔案管理系統(tǒng)的有效完善，實(shí)現(xiàn)對地鐵檔案管理系統(tǒng)的不斷建設(shè)。

（二）優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的原則

優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的第一個原則是實(shí)事求是原則，在地鐵檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)該把握主要矛盾和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要集中解決現(xiàn)實(shí)中關(guān)鍵性的實(shí)際問題，利用地鐵檔案管理系統(tǒng)的信息化特點(diǎn)，取得地鐵檔案管理工作的有效突破，做到對地鐵檔案管理工作效率的提升，實(shí)現(xiàn)對地鐵檔案管理成本的控制。實(shí)用性原則是地鐵檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化的第二個重要原則，要不斷優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和體系，使地鐵檔案管理系統(tǒng)更加符合地鐵企業(yè)運(yùn)行的實(shí)際，使地鐵檔案管理系統(tǒng)更加具有適應(yīng)性和高效性，有效滿足地鐵檔案管理各項(xiàng)工作的要求，全面確保地鐵運(yùn)行和安全等各方面工作的需要。

（三）優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容

一是，要實(shí)現(xiàn)地鐵檔案管理系統(tǒng)收集和整理信息的規(guī)范化，地鐵企業(yè)應(yīng)該建立起現(xiàn)代化的地鐵檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)接口的規(guī)范化建設(shè)提升系統(tǒng)自動對歸檔內(nèi)容進(jìn)行有效性判別，防止歸檔內(nèi)容出現(xiàn)變形和重復(fù)歸檔，保證歸檔檔案的準(zhǔn)確性和有效性。通過系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢的網(wǎng)絡(luò)化，充分發(fā)揮電子檔案咨詢檢索優(yōu)勢，提供先進(jìn)的全文檢索、跨全宗檢索功能。二是，調(diào)整地鐵檔案管理系統(tǒng)的檔號發(fā)放機(jī)制，將系統(tǒng)整理與實(shí)體整理相結(jié)合，降低實(shí)體管理工作量，減少空號，保證流水號的連續(xù)性。三是統(tǒng)一地鐵檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入和優(yōu)化數(shù)據(jù)備份機(jī)制，電子檔案的移交接收均以檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，光盤只是一個數(shù)據(jù)備份，不作為檔案移交的憑證。系統(tǒng)自動對每天新接收的檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行后臺庫備份，光盤備份由檔案管理員定時按已完成項(xiàng)目進(jìn)行，這樣可以使系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)與光盤的數(shù)據(jù)保持一致，同時保證備份的數(shù)據(jù)不會發(fā)生變化，減少檔案移交手續(xù)，簡化檔案移交工作量。

三、結(jié)語

地鐵檔案信息具有項(xiàng)目多、密級高、全宗復(fù)雜的特點(diǎn)，地鐵檔案信息管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，優(yōu)化地鐵檔案信息管理系統(tǒng)，建立地鐵檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)，實(shí)踐地鐵檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)原則，從地鐵檔案管理系統(tǒng)的具體環(huán)節(jié)和具體內(nèi)容建設(shè)出發(fā)，創(chuàng)新和優(yōu)化地鐵檔案管理系統(tǒng)的層次與結(jié)構(gòu)，提升地鐵檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量與管理水平，更好地為地鐵企業(yè)建設(shè)、發(fā)展、運(yùn)行服務(wù)，使地鐵檔案管理系統(tǒng)的價值得到進(jìn)一步體現(xiàn)，做到對地鐵企業(yè)科學(xué)、綜合、穩(wěn)定發(fā)展的有力保證。

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