如何做好儲運企業(yè)應(yīng)急搶險項目資料歸檔工作的探討

劉濤

摘 要：作為石油儲運企業(yè)，應(yīng)急處置和事故隱患的搶險工作不可避免。因為搶險項目，在時間上和空間上，非常規(guī)工作狀態(tài)和資源調(diào)用，所以其過程中的相關(guān)基礎(chǔ)資料，大多保留不全或者沒有記錄。其對事項的后續(xù)分析和吸取教訓(xùn)等不足，留有遺憾。同時縱觀國內(nèi)外事故和應(yīng)急搶險，保留可借鑒的資料以供分析解剖尤顯重要。本文從檔案管理的規(guī)范要求方面，以及應(yīng)急搶險的實際狀態(tài)考慮，提出應(yīng)急搶險項目的資料歸檔工作規(guī)范。

關(guān)鍵詞：應(yīng)急搶險項目；檔案；標(biāo)準(zhǔn)化

引言

檔案管理體現(xiàn)的是重要歷史記錄，其包括文字、圖表、聲音和視頻等。保存方式和載體隨著科技發(fā)展，從紙質(zhì)越向電子化。從近年的記錄和保存方式上，也出現(xiàn)大的變化。例如微信微博系統(tǒng)，智能手機等應(yīng)用。相關(guān)資料的記錄普眾性及時性和可視化得到有效延伸。當(dāng)然，資料的保存和錄取的規(guī)范性上面臨的一系列問題，但新的信息技術(shù)在應(yīng)急搶險項目資料保存中，可以解決和量化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料保存歸檔規(guī)范。

一、應(yīng)急搶險資料的標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

對一個石油儲運企業(yè)而言，應(yīng)急搶險資料作為檔案管理中重要內(nèi)容，其自身含有的資源性、利用性和規(guī)范性，使其標(biāo)準(zhǔn)化的必要性更充分。應(yīng)急搶險檔案的資源性，作為重要的歷史記錄，其不僅是應(yīng)急處置過程的有效再現(xiàn)，還對儲運企業(yè)的應(yīng)急管理，設(shè)施檢修和其他運行決策直觀指導(dǎo)借鑒。筆者所在企業(yè)2013年七八月份，經(jīng)歷了罕見的區(qū)域強降雨和自然災(zāi)害。企業(yè)的輸油管道、場站設(shè)施遭受較大損失。及時恢復(fù)生產(chǎn)，及時搶修管道成為日常不斷激增的任務(wù)。如何第一時間匯報險情，較直觀和準(zhǔn)確的展示成為重點。由于險情點多、山大溝深、能夠到達(dá)的人數(shù)有限。盡力通過手機拍照、錄像和短信描述等功能，及時將相關(guān)信息發(fā)送至指揮部和各搶險人員手中。指揮部的指令以及要求，也通過微信平臺及時通報，極大的提高指揮效率和應(yīng)急決策的準(zhǔn)確性。應(yīng)急搶險檔案利用性體現(xiàn)我們在事后總結(jié)經(jīng)驗、優(yōu)化管理和修訂預(yù)案中。對相關(guān)搶險一線的資料進行分析，探究和挖掘。來修正和規(guī)范原有的一些不符合實際的工作流程和制度要求。例如在線路中的衛(wèi)星信號盲區(qū)、應(yīng)急資源的調(diào)運等方面。在預(yù)案的編制中，在日常和防范中，突出各種信息資源和可依托資源的收集和日常聯(lián)絡(luò)，確保應(yīng)急狀態(tài)是有效利用。應(yīng)急搶險檔案的規(guī)范性，指的是信息和資料規(guī)范，人人能夠看懂和理解。這里面涉及到因為報送工具的私人化，導(dǎo)致在信息的采集選擇，處理加工中存在的不規(guī)范和易誤解內(nèi)容。例如地名的規(guī)范，專業(yè)術(shù)語的應(yīng)用，以及描述估算的基本口徑等。在2013年的搶險中，我們出現(xiàn)過對線路地點的不規(guī)范，導(dǎo)致救援的部分延誤。從統(tǒng)一以線路樁號和油流方向加數(shù)，來準(zhǔn)確報告危險位置。通過手頭的鐵锨把，木棍作為參考，來顯示拍照現(xiàn)場的隱患狀況。通過近點和遠(yuǎn)點的圖片，來有效展示。

二、應(yīng)急搶險項目標(biāo)準(zhǔn)化的主要內(nèi)容

根據(jù)國家關(guān)于檔案資料的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。結(jié)合企業(yè)相關(guān)制度要求和保存時限。我重點從應(yīng)急搶險檔案的真實性、完整性和有效性三個方面提出標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)內(nèi)容。

（一）應(yīng)急搶險檔案的真實性

應(yīng)急搶險的現(xiàn)場是事后無法真實還原的，即使部分可以還原，也是浪費財力和社會資源的。同時一些日常無法想象或者不可能遇到的隱患現(xiàn)象，隱蔽問題就在現(xiàn)場，就在那里，甚至治理過程因天氣變化重復(fù)出現(xiàn)。站在經(jīng)濟和高效的基礎(chǔ)上，我們對現(xiàn)場真實反映，可以通過第一時間視頻資料，處置過程視頻資料和周圍動用資源進行電子記錄。對非常規(guī)性資源消耗和損耗，有效記錄，及時保存。要求錄影中要有參與人員，時間打標(biāo)。利用刻度標(biāo)尺，設(shè)施實物等，來記錄。確保真實性。

（二）應(yīng)急搶險檔案的完整性

應(yīng)急搶險一般存在三個過程：第一現(xiàn)場，搶險過程和后續(xù)完善。作為搶險，不可能第一時間到達(dá)完成，也不可能一次性處置方案有效，也存在后期維護保養(yǎng)。因此，一是在記錄過程中，建議設(shè)專人負(fù)責(zé)記錄，從頭至尾，確保記錄完整。二是加強記錄人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，其必須了解和熟悉隱患點的基本狀況，掌握治理的方案和時限確保中間因個人事務(wù)中斷。三是中斷時能夠有效交接，確保接任務(wù)人清楚前期工作和后續(xù)任務(wù)，以便完整記錄。四是所有外部其他人上交資料，要進行分類整理，建立不確定資料庫，以便因分類認(rèn)知缺陷，導(dǎo)致部分重要資料未被采集保存。

（三）應(yīng)急搶險檔案的有效性

有效性反映的是資料的受組織確認(rèn)狀態(tài)。具體的就是相關(guān)資料要經(jīng)過組織、參與人進行確認(rèn)。一是紙質(zhì)類的要求提供者和現(xiàn)場人員給予簽字確認(rèn)，蓋本單位公章。二是電子類的要填寫確認(rèn)單進行確認(rèn)。三是進行專業(yè)審核，對所有歸檔資料，在當(dāng)事人確認(rèn)基礎(chǔ)上，要進行描述專業(yè)符號，數(shù)據(jù)等進行規(guī)范，確保資料反映出內(nèi)容理解上的一致性。

三、當(dāng)前需要解決的主要問題

（一）應(yīng)急搶險檔案規(guī)范的必要性

過去由于企業(yè)管理方式和工作流程原因，部分管理層和實際參與者，對此項工作的重視程度不一，收集和整理積極性不高。隨著企業(yè)審計工作的完善，以及管理的細(xì)化，該項工作收到高層特別是主要負(fù)責(zé)人的高度重視，并力推完善。但在實際過程中，因主要負(fù)責(zé)人和決策層身處現(xiàn)場之外，執(zhí)行層不能很好的貫徹和完成該項工作。在任務(wù)緊急情況下，無法做到每一個環(huán)節(jié)都記錄清楚，同時記錄信息量大也是事實，后期的補充和歸檔可以完成，不需要實時和全天后下工作。對部分記錄要求和標(biāo)準(zhǔn)掌握不清，實際發(fā)生和記錄的顯示有差距。這就要求，在過程中，通過主要負(fù)責(zé)人工作部署，應(yīng)急搶險項目治理要求確認(rèn)和工作流程標(biāo)準(zhǔn)等幾個環(huán)節(jié)，配套完成，實現(xiàn)強制性和必要性。

（二）應(yīng)急搶險檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)建立

標(biāo)準(zhǔn)建立是一個不斷完善的過程。首先建立應(yīng)急搶險項目實施工作流程，確保每一個工作環(huán)節(jié)有流程，有人管；二是建立搶險項目的基本表格、范本和專業(yè)用語手冊，確保實施過程中簡單可行，記錄人素質(zhì)等方面要求可以現(xiàn)場滿足；三是建立應(yīng)急管理聯(lián)動和互動機制，分公司所屬檔案管理人員，能夠及時和現(xiàn)場人員溝通，交流和指導(dǎo)，確保檔案在建立之初就規(guī)范、有序運作。

（三）標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)和貫徹問題

標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)很關(guān)鍵，應(yīng)急搶險項目所處的地點大多偏遠(yuǎn)，很可能是巡線工等文化較低者。第一時間的記錄很是關(guān)鍵，所以要對相關(guān)檔案的標(biāo)準(zhǔn)進行徹底的培訓(xùn)。要從基礎(chǔ)工具的應(yīng)用，文檔的格式和保存的技巧等進行培訓(xùn)，以確保很快掌握和應(yīng)用自如。

另外對施工組織者等管理人員和操作人員的提交資料進行規(guī)范性審核，及時糾正。重點做好其執(zhí)行過程的監(jiān)督和操作職責(zé)?，F(xiàn)場搶險實施者，要落實該項業(yè)務(wù)的具體負(fù)責(zé)人職責(zé)，有效確保工作的推進和獲得其他協(xié)助資源。

四、結(jié)語

應(yīng)急搶險項目的檔案管理工作，是一個較龐大的系統(tǒng)工作。需要一線工作者、專業(yè)人員、各級負(fù)責(zé)人和主要負(fù)責(zé)人共同努力推動做好。作為石油儲運企業(yè)，要不斷的改進和完善該項工作，使其和現(xiàn)代科技、企管管理等相適應(yīng)，以便更好的為企業(yè)自身服務(wù)。

參考文獻：

[1]繆紅亞.論檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化的必要性與發(fā)展探討[J].人資社科2009（3）.