淺談社會保險業(yè)務(wù)檔案管理

楊立成

隨著社會保險事業(yè)的快速發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)檔案逐年增多，如何管好、用好社會保險業(yè)務(wù)檔案，是擺在我們面前的重要課題。

一、社會保險業(yè)務(wù)檔案建立的必然性

社會保險是社會化大生產(chǎn)的必然產(chǎn)物，而且它必將隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不斷壯大。近年來，社會保險事業(yè)日趨完善，一個不容回避的事實是社會保險的業(yè)務(wù)量不斷加大，而社會保險業(yè)務(wù)又不同于其他行政性和實務(wù)性業(yè)務(wù)，社會保險業(yè)務(wù)前后是必然聯(lián)系的。后一筆業(yè)務(wù)是前一筆業(yè)務(wù)的繼續(xù)，前一筆業(yè)務(wù)是后一筆業(yè)務(wù)的依據(jù)。前后相連形成一個完整的參保繳費記錄，社會保險業(yè)務(wù)檔案量積累到一定程度，發(fā)生質(zhì)的變化。

社會保險業(yè)務(wù)的特殊性決定了社會保險業(yè)務(wù)要有章可循，有法可依，可追溯、可修改，修改要保留改動軌跡，這就要求我們必須要建立和規(guī)范保險業(yè)務(wù)檔案。

二、社會保險業(yè)務(wù)檔案建立的原則

1.可追溯性

眾所周知，社會保險起源于西方國家，十九世紀(jì)八十年代，德國工業(yè)運動不斷興起，階級斗爭十分尖銳，為了緩和階級矛盾，德國于1883年至1889年先后通過了一系列法令，批準(zhǔn)由國家建立疾病保險、意外事故保險和老年與殘疾保險等三項保險法案，從此，勞動保險進(jìn)入了國家立法階段，形成了現(xiàn)代意義上的社會保險制度雛形。到1940年，世界上已有60多個國家設(shè)立了工傷保險、失業(yè)保險、家屬津貼等社會保險項目。目前，在我國已開展養(yǎng)老、工傷、醫(yī)療、生育、失業(yè) 等五險，并且實現(xiàn)了參保人員的全覆蓋。從社會保險的發(fā)展脈絡(luò)來看，我們研究社會保險歷史，對規(guī)劃社會保險未來具有重要的現(xiàn)實意義。

2.可修改性

檔案管理的可修改性是建立在可追溯性基礎(chǔ)之上的。有了可追溯性，可修改性就有了依據(jù)。檔案的修改并不是簡單的改變，而是依據(jù)政策對原始資料的修改和補(bǔ)充。檔案修改要辯證的看，首先，檔案是嚴(yán)肅的，是勝于雄辯的鐵的事實和實實在在的依據(jù)，其次，檔案又不是一成不變的，是可以依據(jù)政策和程序加以修改和補(bǔ)充的。檔案的嚴(yán)肅性和檔案的靈活性是辯證的統(tǒng)一體。例如；出生年齡問題；參加工作時間問題；退休時間問題；簡稱“三齡”問題，“三齡”問題是困擾社保工作多年的老問題。上世紀(jì)八十年代，我國進(jìn)行第五次人口普查，由于時間緊，任務(wù)重，工作中難免出現(xiàn)這樣那樣的失誤，導(dǎo)致個別人名稱音同字不同，出生年月記載錯誤。還有許多年輕人在正式參加工作前已在同一單位臨時工作多年，但由于工作的臨時性沒有建立本人工作檔案，正式錄用時又沒有標(biāo)注工齡從何時計算，這就為認(rèn)定參加工作時間帶來了困難；再如企業(yè)改制后下崗職工及因特殊歷史原因精簡人員，因種種原因未能在規(guī)定時間內(nèi)辦理退休手續(xù)，這部分人員的正常退休時間和辦理退休時間就有了間隔，如何認(rèn)定這部分人員的退休時間，應(yīng)退休時間和辦理退休時間不一致時退休金從何時發(fā)放？對過去的年份退休金調(diào)整是否給予補(bǔ)發(fā)？這些問題的解決都需要依據(jù)政策對檔案進(jìn)行修改和補(bǔ)充。

3.可連續(xù)性

“服務(wù)一生，記錄一生，跟蹤一生，管理一生”是社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)永恒不變的主線，這條主線要求我們在檔案管理上要具有可連續(xù)性的原則。顧名思義，可連續(xù)性就是對一個事件發(fā)展的來龍去脈要有清晰的脈絡(luò)，要有前因后果，前因是后果的基礎(chǔ)，后果是前因的必然。事物的發(fā)展是普遍聯(lián)系的，是連續(xù)性和階段性的統(tǒng)一。馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為，事物是質(zhì)和量的統(tǒng)一，事物的變化發(fā)展是質(zhì)變和量變的統(tǒng)一，量變體現(xiàn)了事物發(fā)展過程的連續(xù)性，質(zhì)變體現(xiàn)了事物發(fā)展過程的階段性，量變和質(zhì)變的相互轉(zhuǎn)化使事物發(fā)展的各個過程之間，既互相區(qū)別又互相銜接，體現(xiàn)了事物發(fā)展過程的連續(xù)性和階段性的統(tǒng)一。檔案管理工作要考慮它的連續(xù)性和階段性，既要看到各個階段之間的內(nèi)在聯(lián)系。例如，職工養(yǎng)老保險手冊的記載就是質(zhì)和量的統(tǒng)一，每一年的記載就是量的積累，記載達(dá)到一定年限就會發(fā)生質(zhì)的變化。

4.可追究性

八十年代，社保業(yè)務(wù)檔案基本上是手寫的，九十年代進(jìn)入以手寫為主，機(jī)打為輔時期，二〇〇〇年以來，手寫逐漸退出主流，各種憑證、票據(jù)、工資單等等進(jìn)入機(jī)打時代，有些領(lǐng)域已禁止手寫。形勢的發(fā)展，解放了生產(chǎn)力，節(jié)省了人力成本，提高了辦事效率。但電子化的辦公特點決定了一是他的可信度差，二是他的可模仿性強(qiáng)。針對電子化辦公的這一特點，我認(rèn)為社保業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)繼承和發(fā)揚(yáng)手工記載檔案的優(yōu)點，在電子化辦公中如何增加可信度減少可模仿性呢？那就是建立重要檔案的可追究制度。例如時間設(shè)立密碼：2015年錄入的2014年信息，應(yīng)能清晰地查明錄入時間。同時，對責(zé)任人的追究制度也很必要，各種表格必須建立誠信制度，必須有人對表格填寫內(nèi)容負(fù)責(zé)。

三、如何建立和完善社會保險業(yè)務(wù)檔案

1.嚴(yán)把建檔關(guān)

社保業(yè)務(wù)檔案的建立必須堅持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求原則：

⑴針對人事檔案要重點把好參保人年齡關(guān)，參保時間關(guān)，繳費金額關(guān)。每一筆信息的錄入都必須依據(jù)原始資料，必要的證件必須掃描備份，同時，參保人事檔案的格式至少要在統(tǒng)籌地區(qū)內(nèi)統(tǒng)一。

⑵針對歷年繳費數(shù)據(jù)，必須要紙質(zhì)檔案與電子檔案齊備，同時檔案要建立定期入庫制度，一旦封存入庫，不得輕易改動。

⑶針對財務(wù)到賬檔案要堅持財務(wù)圍繞業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)，憑借業(yè)務(wù)票據(jù)及銀行進(jìn)賬清單確認(rèn)到賬信息。

⑷對審計復(fù)核檔案，要堅持統(tǒng)一的規(guī)范的處理程序，堅持審計結(jié)果有回聲，審計結(jié)果與落實情況同步入檔，審計結(jié)果落實情況不僅有文字說明而且有處理過程，必要票據(jù)的掃描件附后。

⑸對日常來往文件、信函的歸檔不僅要對接收的文件歸檔，而且要對發(fā)出的文件留存歸檔，歸檔的原則要按發(fā)生的時間先后順序建立索引，注明責(zé)任人。

2.嚴(yán)把閱檔關(guān)

檔案入庫后，閱檔是不可避免的，如何閱檔，我認(rèn)為應(yīng)堅持以下原則：

⑴閱檔應(yīng)在全程電子監(jiān)控下進(jìn)行，并進(jìn)行全程錄音錄像，電子程序不可修改。

⑵閱檔應(yīng)有專門的閱檔室，閱檔人必須在檔案管理人的可視監(jiān)控范圍內(nèi)借閱。endprint

⑶檔案原則上不得外借，確需外借應(yīng)對檔案借出前全部掃描，歸還時逐一比對。

⑷建立閱檔登記制度，為有必要的人提供掃描件并加蓋檔案管理部門專用章。

3.嚴(yán)把管理關(guān)

檔案是重要的歷史資料，是不說話的活證據(jù)。因此說加強(qiáng)檔案日常管理非常重要。

⑴檔案管理要科學(xué)有序，要按業(yè)務(wù)類別，不同年份，合理擺放，要建立檔案編號制度，堅持紙質(zhì)檔案與電子檔案同步，以電子查找在先，電子引導(dǎo)紙質(zhì)的方式進(jìn)行查找。

⑵檔案室建設(shè)要依據(jù)檔案法要求，統(tǒng)一規(guī)范硬件，配齊必要的基礎(chǔ)設(shè)施。，確保檔案在保存期內(nèi)不損毀。

⑶檔案室要設(shè)立專人管理，要對日常工作負(fù)總責(zé)，對各種隱患早發(fā)現(xiàn)、早匯報、早消除。

4.嚴(yán)把銷檔關(guān)

檔案不能只進(jìn)不出，如果不能銷毀再大的檔案室也不能承受。依據(jù)檔案法要求，檔案保管分永久保管和一定年限保管，對永久保管的檔案要定期檢查和電子維護(hù)，對有保管年限的檔案，在達(dá)到保管年限后進(jìn)行銷毀，銷毀檔案按銷毀制度進(jìn)行，依一定程序辦理，不得匆忙銷毀，以免誤毀。

四、對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的期望

1.加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支思想覺悟高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理干部隊伍。檔案管理看似簡單實則不然，社保檔案管理部門是社保業(yè)務(wù)部門的總抓手，是社保所有業(yè)務(wù)部門的匯總和歸宿。各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，要把培養(yǎng)和使用檔案管理人員作為工作重點，選拔骨干人員，加強(qiáng)培訓(xùn)，系統(tǒng)掌握檔案管理工作的基本要求，做到檔案管理工作常抓不懈；定期檢查；定期開展業(yè)務(wù)交流；不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，把檔案管理工作人員培養(yǎng)成思想覺悟過硬業(yè)務(wù)能力超群的復(fù)合型人才。

2.對檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)加大投入，升級保密等級，劃設(shè)管理紅線。各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在抓好檔案管理人員培訓(xùn)的基礎(chǔ)之上，要加強(qiáng)檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)，縣區(qū)以上各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，要設(shè)立獨立的檔案室，檔案室的設(shè)置應(yīng)堅持：⑴不在頂層。⑵不在最底層。⑶不在房山一側(cè)。而應(yīng)設(shè)置在各業(yè)務(wù)部門的中心位置。

3.加強(qiáng)法制建設(shè)，在遵守檔案法的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善社保業(yè)務(wù)檔案管理制度，做到有法可依，違法必究。黨的十八大提出依法治國理念，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作必須依法開展。

可以說，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作開展的比較晚，在這方面，我們還有許多工作需要探索和完善，我們要正視自己的差距，同時要勇于化危為機(jī)，把零基礎(chǔ)化為機(jī)遇和動力，白手起家，堅持標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化、科學(xué)化、電子化起步。依法治國，是我們國家的發(fā)展方向，也是正確選擇。建立開展并完善社保業(yè)務(wù)檔案管理工作恰逢其實，我們要在模范遵守檔案法的基礎(chǔ)上，制定和細(xì)化社會保險業(yè)務(wù)檔案管理制度，做到人人懂法，守法，護(hù)法，使社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作健康有序開展起來。

參考文獻(xiàn)：

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