企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的研究

梁振文

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作從過(guò)去以紙質(zhì)檔案為核心向檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)逐步演變成企業(yè)提高檔案工作效率的重要手段。首先描述企業(yè)檔案管理系統(tǒng)需具備系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、資料檢索和系統(tǒng)對(duì)接功能；其次闡述檔案管理系統(tǒng)“一庫(kù)三平臺(tái)”的架構(gòu)方式，包括數(shù)據(jù)資源庫(kù)、數(shù)據(jù)采集交換平臺(tái)、檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)和檔案信息服務(wù)平臺(tái)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和各平臺(tái)的作用進(jìn)行描述；最后介紹了實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)所需的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)典型模塊的實(shí)現(xiàn)方法進(jìn)行了詳細(xì)說(shuō)明；最后對(duì)檔案管理系統(tǒng)的重要性和意義進(jìn)行總結(jié)。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)資源庫(kù) 數(shù)據(jù)錄入 資料檢索

中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）12（c）-0186-02

隨著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐年增加，面臨著增加存儲(chǔ)空間和查找困難的問(wèn)題。此外檔案實(shí)體的保存對(duì)庫(kù)房環(huán)境有一定要求，若保存不當(dāng)或發(fā)生火災(zāi)、地震等非人為災(zāi)害，將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)隨之出現(xiàn)，使檔案信息的保存方式發(fā)生了質(zhì)的改變，大大降低檔案存儲(chǔ)和維護(hù)難度，具有易檢索、維護(hù)成本低和使用便利等優(yōu)勢(shì)，大大提高檔案工作效率和水平。

1 檔案管理系統(tǒng)功能

檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)用來(lái)高效處理檔案的工具，通過(guò)在檔案管理系統(tǒng)中嵌入企業(yè)工作流程，可以建立起業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種檔案的數(shù)字化管理和便捷、高效利用，需具備以下功能。

1.1 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理模塊主要是保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和維護(hù)檔案的信息安全。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的用戶眾多且工作和職責(zé)不同，為保障檔案安全和有效利用，必須進(jìn)行用戶權(quán)限設(shè)定。普通用戶僅可進(jìn)行文檔查閱和下載；審批用戶可查閱檔案并對(duì)普通用戶的申請(qǐng)進(jìn)行審批；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)工作，鑒定檔案是否規(guī)范并進(jìn)行歸檔、修改檔案條目、檔案銷毀等；系統(tǒng)管理員對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，可設(shè)定用戶權(quán)限和進(jìn)行下載監(jiān)控、日志查詢等。

1.2 業(yè)務(wù)管理

管理檔案業(yè)務(wù)是企業(yè)檔案管理系統(tǒng)最基本也是最重要的功能，可進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用和銷毀。兼職檔案員可對(duì)未提交的文檔進(jìn)行編輯整理，檔案管理員對(duì)已歸檔的文檔或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳送的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。此外，可按年、月統(tǒng)計(jì)個(gè)人、部門推送文檔數(shù)據(jù)和檔案借閱瀏覽數(shù)量，并可以柱狀圖的方式顯示。

1.3 資料檢索

為便于用戶快捷、高效的檢索到檔案資料，應(yīng)可進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索、全文檢索和OCR檢索。數(shù)據(jù)檢索為根據(jù)檔案屬性或文件屬性進(jìn)行檢索，其中檔案屬性為：檔案題目、內(nèi)容描述、關(guān)鍵詞等；文件屬性為：文檔類、音頻類、視頻類等。全文檢索主要為用戶對(duì)所需檔案的關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，同時(shí)支持全文索引、整字段索引、增量索引、擴(kuò)展索引和標(biāo)引索引等。OCR檢索是雙層文檔掃描檢索，第一層為用戶可看到的掃描PDF文件，第二層為OCR檢索的文件，將掃描中識(shí)別的文字以WORD文件存儲(chǔ)，便于快速檢索出所需的信息。

1.4 系統(tǒng)對(duì)接

為便于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的共享和充分利用，最大程度發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，如：OA、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)等。通過(guò)設(shè)計(jì)通用接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享傳輸，檔案管理系統(tǒng)既可采集業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，又可向業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供有效的歸檔數(shù)據(jù)。

2 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和業(yè)務(wù)的需求，將檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)為“一庫(kù)三平臺(tái)”的結(jié)構(gòu)，即，數(shù)據(jù)資源庫(kù)、數(shù)據(jù)采集交換平臺(tái)、檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)和檔案信息服務(wù)平臺(tái)。數(shù)據(jù)資源庫(kù)是基礎(chǔ)，三大平臺(tái)系統(tǒng)是核心，包含檔案業(yè)務(wù)所需的全部功能。

2.1 數(shù)據(jù)資源庫(kù)

數(shù)據(jù)資源庫(kù)為業(yè)務(wù)管理平臺(tái)提供基礎(chǔ)支撐和服務(wù)，由數(shù)據(jù)庫(kù)、格式轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息包封裝系統(tǒng)、工作流系統(tǒng)、多媒體服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字簽名系統(tǒng)和安全管理系統(tǒng)等組成。

2.2 數(shù)據(jù)采集交換平臺(tái)

滿足檔案業(yè)務(wù)“收”的要求，支持其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換中心的數(shù)據(jù)請(qǐng)求。

2.3 檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)

根據(jù)檔案工作中“存、管”不分家的特點(diǎn)，滿足不同用戶對(duì)檔案業(yè)務(wù)“管、存”的要求，實(shí)現(xiàn)檔案接收、分類編目、編研利用、鑒定銷毀和統(tǒng)計(jì)整個(gè)業(yè)務(wù)周期的全過(guò)程管理。

2.4 檔案信息服務(wù)平臺(tái)

滿足檔案業(yè)務(wù)“用”的要求，通過(guò)多種檢索方式快速檢索檔案目錄，并對(duì)通過(guò)的借閱請(qǐng)求，提供全文查閱或下載服務(wù)。

3 檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

檔案管理系統(tǒng)一般選用Windows作為服務(wù)器操作系統(tǒng)，基于J2EE多層應(yīng)用模型將系統(tǒng)劃分多層，使用Oracle作為數(shù)據(jù)庫(kù)，采用JAVA、JSP等編程技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，以下介紹典型模塊的實(shí)現(xiàn)。

3.1 登錄模塊實(shí)現(xiàn)

檔案管理系統(tǒng)登錄模塊的設(shè)計(jì)原則是：登錄用戶名和密碼驗(yàn)證成功后可查詢相應(yīng)權(quán)限范圍的檔案，操作日志記錄用戶登錄信息和查詢信息。登錄程序驗(yàn)證用戶的合法身份，通過(guò)string userID將用戶的登錄名保存到數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)查詢用戶權(quán)限數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)判斷當(dāng)前用戶是否是合法的用戶。

3.2 數(shù)據(jù)錄入實(shí)現(xiàn)

用戶成功登錄系統(tǒng)后發(fā)出數(shù)據(jù)錄入請(qǐng)求，根據(jù)系統(tǒng)彈出的錄入對(duì)話框填寫有關(guān)內(nèi)容并提交，頁(yè)面上顯示輸入的檔案信息，確認(rèn)無(wú)誤后提交至數(shù)據(jù)庫(kù)。錄入方式有表格和分頁(yè)兩種，表格方式：在表格界面中，列標(biāo)題為字段的名稱，行代表記錄；分頁(yè)方式：窗口僅顯示一條記錄，翻頁(yè)可切換至不同記錄。

3.3 檢索查詢實(shí)現(xiàn)

通過(guò)查詢檔案元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)模糊檢索、全文檢索和高級(jí)檢索功能，符合查找條件的檔案以頁(yè)面、列表、縮略圖或圖標(biāo)等方式顯示。

3.4 借閱管理實(shí)現(xiàn)

結(jié)合借閱實(shí)際情況，借閱管理流程有三類：檔案實(shí)體歸還流程、電子/實(shí)體檔案的借閱登記和管理流程、檔案實(shí)體催還流程。具有權(quán)限的用戶就擬借閱的文件發(fā)起借閱申請(qǐng)，經(jīng)系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)的有關(guān)人員審批同意后，檔案管理員授予申請(qǐng)人查閱、下載權(quán)限。檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄借閱信息并到期提醒、催還。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)時(shí)代檔案工作的創(chuàng)新。運(yùn)用先進(jìn)、成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、web服務(wù)技術(shù)、高性能的架構(gòu)平臺(tái)和高效的編程語(yǔ)言，開(kāi)發(fā)出界面友好、操作簡(jiǎn)單、運(yùn)行穩(wěn)定、安全保密的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與自動(dòng)化。此外，檔案管理系統(tǒng)為檔案工作人員和用戶提供更加高效的交互平臺(tái)，有助于檔案信息的高效利用和有益共享。

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