五力模型與高校物資采購內(nèi)部控制研討

范良導(dǎo)

摘要：高校物資采購歷來是一項重要而敏感的工作，它必須體現(xiàn)“公平、公正、公開”的原則，為學(xué)校購回價廉物美的商品。本文根據(jù)波特“五力模型”的核心理念，結(jié)合高校物資采購內(nèi)部控制的基本要求，聯(lián)系當(dāng)前高校物資采購內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，研討“五力模型”對高校物資采購內(nèi)部控制的影響，提出了完善高校物資采購內(nèi)部控制的措施，為促進(jìn)高校物資采購工作的健康發(fā)展提供有益的嘗試。

關(guān)鍵詞：五力模型 高校 物資采購 內(nèi)部控制

我國高校物資采購內(nèi)部控制五要素包括：內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。將“五力模型”的核心理念與高校物資采購內(nèi)部控制相結(jié)合，可以進(jìn)一步完善高校物資采購內(nèi)部控制制度，有利于提高學(xué)校物資采購水平，購回價廉物美的商品，促進(jìn)高校健康穩(wěn)定發(fā)展。

一、當(dāng)前高校物資采購內(nèi)部控制存在的主要問題

（一）物資采購內(nèi)部控制的設(shè)計、運(yùn)行不完善

當(dāng)前高校物資采購內(nèi)部控制設(shè)計存在不足：一方面，我國沒有專門制定高校物資采購的相關(guān)法律法規(guī)；另一方面，高校在自己制定有關(guān)物資采購規(guī)定時，仍然存在許多不足之處，沒有一套完整的高校物資采購內(nèi)部控制制度。因此，高校在物資采購過程中缺乏有效約束、存在著不少漏洞，在具體實施物資采購活動時運(yùn)行效果不佳。例如，有些高校對物資采購內(nèi)部控制有許多誤解，認(rèn)為加強(qiáng)內(nèi)部控制影響了辦事效率，使得部分高校的物資采購內(nèi)部控制制度流于形式。

（二）物資采購的風(fēng)險控制不完善

高校物資采購活動的風(fēng)險主要有：采購計劃不合理，供貨商選擇不當(dāng)，采購驗收不規(guī)范等。例如，有些高校沒有完全按照采購計劃、采購申請單進(jìn)行物資采購；對于設(shè)備、教材、圖書等大宗物資，沒有采用公開招標(biāo)的方式確定供貨商；沒有設(shè)置專門人員根據(jù)采購貨運(yùn)單、發(fā)票、合同副本、價格申報單、采購計劃進(jìn)行驗收入庫等。

（三）物資采購的購買環(huán)節(jié)不規(guī)范

高校物資采購環(huán)節(jié)的請購、審批環(huán)節(jié)不規(guī)范，供貨商的評估、準(zhǔn)入制度不科學(xué)，采購方式不合理，采購定價機(jī)制不合理，合同簽訂不規(guī)范，采購物資驗收不規(guī)范等。例如，有些高校在物資采購過程中，由于對所購物資、設(shè)備的市場調(diào)查不夠，對供貨商履約能力的了解不全等，導(dǎo)致部份供貨合同無法履行的風(fēng)險，給學(xué)校造成不小的經(jīng)濟(jì)損失。

（四）物資采購的付款環(huán)節(jié)不規(guī)范

高校物資采購的付款程序、職責(zé)不規(guī)范，對預(yù)付賬款、大額資金沒有定期核查，會計系統(tǒng)控制不嚴(yán)格，物資采購的退貨制度不規(guī)范等。例如，有些高校在物資采購過程中，會計記錄、采購記錄與倉庫記錄核對不一致；沒有指定專人定期與供貨商核對債權(quán)債務(wù)；沒有嚴(yán)格審核資金預(yù)算、合同、相關(guān)單證、審批程序等內(nèi)容，就給供貨商辦理了貨款結(jié)算，承擔(dān)了許多財務(wù)風(fēng)險。

二、波特五力模型的核心理念與運(yùn)用

（一）五力模型的核心理念

波特于20世紀(jì)80年代初提出：各行各業(yè)都存在著決定其競爭能力的五種力量，這五種力量互相制約互相促進(jìn)，共同影響著行業(yè)的發(fā)展。它們是：行業(yè)新進(jìn)入者的威脅，供應(yīng)商的議價能力，購買商的議價能力，替代品的威脅，同業(yè)競爭者的竟?fàn)帍?qiáng)度。通過分析五種力量的此消彼長，可以客觀地分析自身所處的外部環(huán)境和自身的內(nèi)在競爭能力。

（二）五力模型的運(yùn)用

五力模型的核心理念適用于各行各業(yè)，本文從高校物資采購內(nèi)部控制的視角，對五種力量進(jìn)行分析研討：監(jiān)管部門（教育、財政、紀(jì)檢、審計等部門）、使用部門（教學(xué)、實驗、科研、飯?zhí)玫炔块T）、供貨商（教學(xué)設(shè)備、實驗設(shè)備、飯?zhí)梦镔Y等供貨商）、同業(yè)競爭供貨商（個體、集體、股份制等）、高校采購部門（學(xué)校招投標(biāo)管理中心、紀(jì)檢審計、后勤采購部等）。它們分別對應(yīng)的五種力量是：監(jiān)管部門的監(jiān)督能力、物資使用部門的評價能力、供貨商的議價能力、同業(yè)竟?fàn)幑┴浬痰木範(fàn)幠芰?、高校物資采購部門的執(zhí)行能力。這五種力量與內(nèi)部控制五要素互相影響互相作用，共同促進(jìn)高校物資采購內(nèi)部控制的日益完善，從而為學(xué)校購回價廉物美的商品。

三、五力模型對高校物資采購內(nèi)部控制的影響分析

眾所周知，高校物資采購內(nèi)部控制的五要素是：內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督。其中：內(nèi)部環(huán)境是實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，風(fēng)險評估是實施內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，控制活動是實施內(nèi)部控制的具體方式，信息與溝通是實施內(nèi)部控制的重要條件，內(nèi)部監(jiān)督是實施內(nèi)部控制的重要保證。而五力模型與內(nèi)部控制五要素的關(guān)系密切，它們之間形成了一種完美的結(jié)合，共同影響高校物資采購內(nèi)部控制的建設(shè)。

（一）上級監(jiān)管部門

高校物資采購的監(jiān)管部門主要有：教育、財政、紀(jì)檢、審計等部門。它們代表政府的相關(guān)職能部門，對高校物資采購實行全方位監(jiān)督，處處體現(xiàn)了監(jiān)督能力。例如，財政部門對高校物資采購資金實行預(yù)算控制；紀(jì)檢審計部門，對高校物資采購部門的內(nèi)部環(huán)境建設(shè)、物資采購活動過程、內(nèi)部監(jiān)督的效果進(jìn)行風(fēng)險評估等。

（二）物資使用部門

高校物資的使用部門主要有：教學(xué)、實驗、科研、后勤處飯?zhí)玫炔块T。它們代表學(xué)校不同的部門，對學(xué)校采購回來的物資、設(shè)備的性能、質(zhì)量、價格等進(jìn)行客觀評價，體現(xiàn)了對所購物資的評價能力。例如，教學(xué)部門對教學(xué)設(shè)備的優(yōu)劣、價格的高低可以提出評價意見，體現(xiàn)了內(nèi)部監(jiān)督員的身份。而他們在使用教學(xué)設(shè)備時最有發(fā)言權(quán)，他們的反饋意見，對于教學(xué)設(shè)備的采購活動，進(jìn)行風(fēng)險評估具有重要參考價值。凡此種種，處處都體現(xiàn)出信息與溝通的元素。

（三）物資供貨商

供貨商主要有：教學(xué)、實驗、科研、飯?zhí)梦镔Y等供貨商。他們體現(xiàn)了對商品、物資的議價能力。供貨商是高校物資采購的客體；如何準(zhǔn)確科學(xué)地選擇供貨商，是物資采購成功與否的關(guān)鍵。因此，在選擇供貨商時，一般要了解供貨商的內(nèi)部環(huán)境，特別是其法人治理結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化等內(nèi)在價值；以便進(jìn)行風(fēng)險評估，防范未然。通過公開招投標(biāo)方式選擇供貨商，以便購回價廉物美的商品。所有這些工作都依賴于良好的信息與溝通，并且進(jìn)行有效的內(nèi)部監(jiān)督。

（四）同業(yè)競爭供貨商

同業(yè)競爭者主要有：個體、集體、股份制的各種供貨商群體。在各種各樣的同業(yè)競爭供貨商中，他們?yōu)榱四軌蛟诟咝Ｎ镔Y采購中竟標(biāo)成功，往往會通過展示自己產(chǎn)品性能、價格優(yōu)勢、服務(wù)質(zhì)量等來體現(xiàn)各自商品的竟?fàn)幠芰?。高校物資采購部門可以對他們進(jìn)行風(fēng)險評估，加強(qiáng)彼此的信息與溝通。例如，筆者所在高校飯?zhí)?，學(xué)校物資采購部門每半年舉行一次公開招投標(biāo)，通過公平竟?fàn)幍姆绞竭x擇供貨商。對于大宗食品材料，必需選擇兩個以上供貨商為飯?zhí)锰峁┩愂称罚岳谒麄冞M(jìn)行同業(yè)竟?fàn)?，為飯?zhí)锰峁﹥r廉物美的食品材料。

（五）高校物資采購部門

高校物資采購的主要參與者：學(xué)校招投標(biāo)管理中心、紀(jì)檢審計、實驗與設(shè)備處、后勤采購部等。高校物資采購部門要加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷完善其內(nèi)部環(huán)境，正如“打鐵還需自身硬”。在進(jìn)行物資采購過程中搞好建章立制工作，加強(qiáng)勤政廉政建設(shè)，自覺接受全校師生員工的監(jiān)督。例如在進(jìn)行物資、設(shè)備公開招投標(biāo)中，要認(rèn)真執(zhí)行“公平、公正、公開”的原則選擇供貨商，嚴(yán)格實行貨比三家，優(yōu)中選優(yōu)的原則。學(xué)校紀(jì)檢、審計要全程參與物資采購過程的控制活動，進(jìn)行風(fēng)險評估工作，搞好內(nèi)部監(jiān)督。

四、完善高校物資采購內(nèi)部控制的具體措施

前述五力模型的“五力”分別為：高校監(jiān)管部門的監(jiān)督能力、物資使用部門的評價能力、供貨商的議價能力、同業(yè)竟?fàn)幑┴浬痰木範(fàn)幠芰?、高校物資采購部門的執(zhí)行能力。筆者認(rèn)為：前四種力量都是外力，后一種力量是內(nèi)力；內(nèi)力是事物發(fā)展變化的根據(jù)，外力是事物發(fā)展變化的條件，外力通過內(nèi)力起作用。因此，我們高校物資采購部門要不斷苦練內(nèi)力，特別是不斷完善高校物資采購內(nèi)部控制制度，把物資采購的“權(quán)力關(guān)進(jìn)制度的籠子里”；打造一支堅強(qiáng)有力的、高效的物資采購執(zhí)行力隊伍。具體措施如下：

（一）加強(qiáng)高校物資采購部門的內(nèi)部環(huán)境建設(shè)

內(nèi)部環(huán)境規(guī)定一個單位的紀(jì)律和架構(gòu)，影響經(jīng)營管理目標(biāo)的制定，是實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。它包括治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計、企業(yè)文化等。例如，可以在高校專門設(shè)立招投標(biāo)管理中心，配備相關(guān)精干人員，具體負(fù)責(zé)全校物資采購工作。并結(jié)合學(xué)校實際情況制定《高校物資采購管理辦法》、《高校招投標(biāo)工作人員管理規(guī)定》、《高校招投標(biāo)合同管理辦法》、《高校物資采購評審專家管理辦法》等相關(guān)法規(guī)，做到有法可依，有規(guī)可循，規(guī)范采購。

（二）加強(qiáng)高校物資采購的風(fēng)險評估工作

風(fēng)險評估是高校物資采購部門及時識別、科學(xué)分析物資采購活動中與實現(xiàn)控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險，確定風(fēng)險應(yīng)對策略，是實施內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。主要包括目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險識別、風(fēng)險分析和風(fēng)險應(yīng)對。高校物資采購歷來是一項重要而敏感的工作，平時應(yīng)深入基層多搞調(diào)查研究，了解市場信息，掌握物價變動情況；加強(qiáng)與相關(guān)物資采購行業(yè)以及客戶群的聯(lián)系；對相關(guān)采購物資搞好目標(biāo)設(shè)定，進(jìn)行風(fēng)險識別和分析，做好風(fēng)險應(yīng)對策略和預(yù)案，將可能發(fā)生的損失降到最低限度。

（三）加強(qiáng)高校物資采購過程的控制活動

控制活動是根據(jù)風(fēng)險應(yīng)對策略，采取相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險控制在可承受范圍之內(nèi)，是實施內(nèi)部控制的具體方式。包括不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護(hù)控制等。例如，筆者所在高校飯?zhí)迷谖镔Y采購過程中的做法是：在學(xué)校招投標(biāo)管理中心領(lǐng)導(dǎo)下，由紀(jì)檢、審計人員全程參與物資采購工作，后勤處采購部做好日常管理工作，組織供貨商撰寫標(biāo)書，將飯?zhí)梦镔Y采購信息公布于校園網(wǎng)，整個過程公開、透明。學(xué)校后勤財務(wù)科根據(jù)招投標(biāo)合同、物資請購單等做好貨款結(jié)算工作。飯?zhí)脗}管部門根據(jù)物資請購單、送貨單、貨款結(jié)算單等進(jìn)行驗收入庫，整個物資采購過程規(guī)范有序進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)高校物資采購工作的信息與溝通

信息與溝通是及時、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在方方面面有效溝通，是實施內(nèi)部控制的重要條件。包括信息質(zhì)量、溝通制度、信息系統(tǒng)、反舞弊機(jī)制。例如，高校物資采購部門可以利用校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的信息；或者經(jīng)常深入基層，到物資市場第一線去收集整理信息。保持高校內(nèi)外之間的物資、設(shè)備供需雙方的信息通暢。充分了解廠家的誠信度、產(chǎn)品的技術(shù)性能、價格等方面的資訊?？傊?，高校物資采購部門要深入市場、調(diào)查研究、了解信息，搞好高校采購部門與物資供貨商之間的信息與溝通。

（五）健全高校物資采購的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

內(nèi)部監(jiān)督是對高校物資采購內(nèi)部控制的建立、實施情況進(jìn)行的監(jiān)督檢查，評價其內(nèi)部控制設(shè)計和實施是否有效，是實施內(nèi)部控制的重要保證。包括以學(xué)校紀(jì)檢審計為主的日常監(jiān)督和各種專項監(jiān)督兩方面。在加強(qiáng)高校物資采購監(jiān)督體系的同時，要不斷健全物資采購監(jiān)督的法律體系建設(shè)。例如，高校應(yīng)制定與《政府采購法實施條例》相配套的《高校物資采購管理辦法》、《高校招投標(biāo)工作人員管理規(guī)定》、《高校招投標(biāo)合同管理辦法》、《高校物資采購評審專家管理辦法》等實施細(xì)則。真正做到按章辦事，依法采購，接受監(jiān)督，服務(wù)學(xué)校。

五、總結(jié)

波特“五力模型”積極影響高校物資采購工作，它對建設(shè)廉潔校園、防范物資采購風(fēng)險，起到了積極的作用。因此，要努力學(xué)習(xí)“五力模型”的精神實質(zhì)并加以應(yīng)用，不斷完善高校物資采購內(nèi)部控制制度，打造一支廉潔高效的、極具執(zhí)行力的物資采購隊伍，為促進(jìn)新時期高校物資采購工作做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張麗.企業(yè)內(nèi)部控制制度探討[J].財會通訊，2009（10）.

[2]朱倩，李恒.公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系構(gòu)建[J].財會通訊，2012（8）.

（作者單位：佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院計財處）