澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站檔案著錄與檢索初探

張妍妍

摘要：在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，“檔案著錄與檢索”正呈現(xiàn)出新的特征。本文通過對澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站檔案著錄標準、著錄方式的分析和研究，并對利用其網(wǎng)站所提供的檢索途徑進行相關(guān)檔案查詢情況的介紹，說明該網(wǎng)站在著錄和檢索方面建設(shè)的優(yōu)勢，為我國檔案網(wǎng)站建設(shè)的進一步發(fā)展提供理論依據(jù)和實踐經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站檔案著錄檔案檢索

澳大利亞國家檔案館（NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA，簡稱“NAA”）成立于1961年，是澳大利亞聯(lián)邦政府唯一一個中央級綜合性國家檔案館，也是澳大利亞聯(lián)邦機構(gòu)的重要組成部分。其網(wǎng)站歷經(jīng)4年，于1999年基本建設(shè)完成，且一直處于世界領(lǐng)先水平。對澳大利亞國家檔案館所提供的在線數(shù)據(jù)庫的調(diào)查與統(tǒng)計，可以發(fā)現(xiàn)該網(wǎng)站現(xiàn)已存在由9000個機關(guān)、團體和個人所產(chǎn)生的涵蓋6000多個系列的、約800萬份檔案著錄信息，數(shù)量之大、內(nèi)容之豐，著實讓人驚嘆。

上述數(shù)據(jù)，在一定程度上可以說明，澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站具有的強大館藏優(yōu)勢源于對檔案著錄與檢索工作的重視。隨著信息技術(shù)的實時更新和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案著錄項目、格式、標識、級別、語言和來源等都發(fā)生了不同程度的變化。可以說，檔案著錄信息的效果和效用，反映了一個國家的檔案整體工作水平，這也決定了網(wǎng)絡(luò)語境下的檔案著錄標準化、著錄方式以及檢索等日益成為國內(nèi)外學者關(guān)注的焦點。

一、澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站的檔案著錄標準

澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站以國際上較為通用的檔案編碼描述（EAD）和國際檔案著錄標準[ISDA（G）]為基礎(chǔ)，分別制定出包括數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準、檔案信息內(nèi)容標準、檔案結(jié)構(gòu)形式標準等，以此限定檔案著錄各元素的具體含義，力圖推進檔案著錄工作的標準化進程。具體而言，編碼檔案著錄標準是“用于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檢索工具的編碼的事實標準”，最早由加利福尼亞圖書館開發(fā)，后來美國完成了對EAD草稿的擬定、審議，到“1998年美國工作者協(xié)會完成第一版EAD的編著”。目前，歐美大多數(shù)國家都基于該標準建立自己的檔案檢索系統(tǒng)。國際檔案著錄標準則是國際檔案理事會專門針對檔案描述建立的國際標準，屬于“通則性質(zhì)的元數(shù)據(jù)標準”。雖然適用范圍較小，但其具有較強的通用性、實用性和穩(wěn)定性，能夠破除國家間的語言障礙，體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的檢索、交換以及信息共享等特點，因而被世界各國所廣泛使用。盡管ISDA和EAD的重合度較高，但這兩種著錄標準都非常注重對著錄層次性和結(jié)構(gòu)性的把握，并對所要著錄的項目進行了明確的規(guī)定和細化描述，從而為網(wǎng)絡(luò)時代用戶從不同著錄級別檢索到所需信息提供了更多的可能。

為了響應(yīng)國際社會在檔案著錄工作上強調(diào)的數(shù)據(jù)元素間概念關(guān)系的新理念，更好地體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性，緩解檔案信息資源的分散性與用戶利用需求多樣性間的矛盾，澳大利亞國際檔案館網(wǎng)站還根據(jù)“書目記錄功能需求”（FRBR）元數(shù)據(jù)標準模型建立多重檢索點，揭示檔案實體的物理屬性，內(nèi)容信息的來源、結(jié)構(gòu)以及上下文關(guān)系等，不斷提高檔案的檢全率和檢準率，進而構(gòu)建起一個相對完整的網(wǎng)絡(luò)檢索體系，為世界各國檔案館的信息交流、互通共享提供了可能。

二、澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站的檔案著錄方式

為了實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源在深度和廣度雙層面的開發(fā)與利用，澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站采用多級著錄的方式，縱向上從文件級到全宗級，呈現(xiàn)梯度發(fā)展趨勢；橫向上則主要表現(xiàn)在每一級別項目的相對完整性與科學性。這樣既兼顧到各級著錄的要求，較好地揭示出檔案的內(nèi)容特征和形式特征；又達到了網(wǎng)絡(luò)時代檔案信息著錄要將背景信息、關(guān)聯(lián)信息等納入其中的要求，是將“檔案的來源原則、尊重全宗原則以及檔案實體分級別（層次）管理原則”的完美結(jié)合，在遵循了一個全宗內(nèi)檔案不可分割的同時，又突出了不同層級間檔案固有的歷史聯(lián)系性。如在Record Search中以“CEDT”（Certificate Exempting from Dictation Test，簡稱CEDT）為關(guān)鍵詞，可以檢索到澳大利亞政府為限制移民數(shù)量而頒發(fā)的所有聽寫測試豁免證明，即全宗J2483，共計19902條。其中對文件級的著錄共計11項，全宗級的著錄則能達到17項。

為便于對澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站不同形式著錄方式的理解，筆者通過表格（如表1所示）的形式對文件級和全宗級著錄方式作了簡要比較：在題名方面，文件級主要是對該份文件內(nèi)容加以概括，而全宗級則需完成對整個全宗的描述；二者的“時間項”都包含三個時間，不同之處在于全宗級需要對該全宗進行時間段的界定；在對全宗相關(guān)信息表述時，全宗級更加詳細，除了對該全宗相關(guān)情況進行簡要介紹外，還對與之相關(guān)的全宗，特別是全宗控制符的范圍、全宗內(nèi)所涉機構(gòu)與個人等作出解釋；而剩余的物理形態(tài)、控制號、保存地點和可獲取情況等著錄項雖有相似之處，但全宗級的著錄要比文件級的著錄更具概括性，更注重宏觀性的表達。這種對檔案著錄層次性、結(jié)構(gòu)性把握的做法，有利于用戶從不同著錄級別中更快地查找到自己所需的檔案信息，實現(xiàn)用戶需求和檔案館網(wǎng)站所提供服務(wù)的無縫對接，為檔案館日后服務(wù)功能的進一步拓展奠定了良好的基礎(chǔ)。

澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站還注重對特殊載體檔案的著錄與展示。對于這類檔案，在完成和普通檔案基本著錄項的基礎(chǔ)上，還需要根據(jù)具體情況設(shè)置特殊的著錄項目。如在對圖片、音（視）頻等資料進行著錄時，其形成的具體時間、地點、主題、拍攝者個人資料以及所載全宗和全宗內(nèi)序列號等相關(guān)信息都要逐一詳細記錄，從而為檔案工作者發(fā)掘更多深層次的信息，推動檔案信息多角度的開發(fā)和利用，實現(xiàn)檔案知識化、智力化奠定了基礎(chǔ)。

值得一提的是，澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站對照片檔案進行著錄時，除了采用文字說明的形式對照片的相關(guān)信息，包括題名、時間、條碼、全宗號和控制符號等進行基本信息的著錄外，用戶在瀏覽、查看和利用這些照片時，還可以根據(jù)自身知識背景為照片添加標簽注釋。這無形中調(diào)動了用戶的積極性與主動性，有助于檔案館與用戶間形成持續(xù)的良性互動。此種做法是對目前較為流行的“眾包技術(shù)”（如圖1所示）在檔案著錄方面的一種嘗試與應(yīng)用，為網(wǎng)絡(luò)時代檔案著錄工作的進一步發(fā)展提供了全新的視角。

三、澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站的檔案檢索概況

步入網(wǎng)絡(luò)時代，作為檔案工作中的兩個組成部分的著錄與檢索，二者間的聯(lián)系更為突出。隨著用戶多元化趨勢的增強，全面而詳盡的檔案著錄才能真正滿足用戶多方面的檢索需要，而檔案著錄目的的實現(xiàn)，即網(wǎng)站功能的真正發(fā)揮則主要依靠檔案檢索來實現(xiàn)。

（一）檢索的途徑

澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站為用戶提供了包括基礎(chǔ)檢索、高級檢索、人名檢索、照片檢索等，如圖2所示。其中“基礎(chǔ)檢索”主要以“關(guān)鍵詞”和“時間”為檢索項，由于檢索信息過于寬泛，因而可以將其理解為一種較低層次的模糊檢索；而“高級檢索”則涉及對聯(lián)邦組成機構(gòu)或個人（即檔案形成者）、機構(gòu)職能或個人職務(wù)、機構(gòu)或個人所形成的全宗等具體的描述，通過對這些信息的收集、整理和著錄，從而形成完整的聯(lián)邦記錄全宗系統(tǒng)（Common？ wealth Record Series System，簡稱CRS），如圖3所示。檢索時，用戶可以根據(jù)已有信息縮小查找范圍或直接定位所要查找的內(nèi)容，它顯示較高的查全率和查準率。這兩項檢索方式作為澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站查詢、利用服務(wù)功能實現(xiàn)的主要途徑，為國際檔案界開展網(wǎng)此外，澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站還根據(jù)自身的實際情況，進行了一些專題檢索。在“人名檢索”中，用戶可以根據(jù)已知家庭姓氏，結(jié)合所要查詢檔案的具體類型，如軍隊類、戰(zhàn)犯類、外交類、藝術(shù)科技類等，搜索更為詳盡的人物、事件信息記錄。同時，澳大利亞檔案館通過采購達姆施特公司的DFT掃描儀，逐步對現(xiàn)存的16mm膠片和35mm膠片進行數(shù)字化處理，為用戶提供了較有特色的“照片檢索”方式。利用者如果對于所要檢索的照片信息掌握得較少，還可以通過已設(shè)定的主題，如體育、科技、工業(yè)、交通、國防等瀏覽該網(wǎng)站所提供的圖片信息，從而在較短的時間內(nèi)為用戶提供直觀的原始圖像資料。

（二）檢索結(jié)果的展示

澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站的檢索結(jié)果，主要通過兩種形式呈現(xiàn)。一是列表式，在表格中顯示出每一條檢索的結(jié)果，包括文件的全宗號、控制符號、題名、檔案編號、涉及地區(qū)、時間范圍、是否數(shù)字化影像或存有PDF格式、項目條碼（Item barcode，具有唯一性）等，共著錄8項。其中控制號（Control symbol），由檔案內(nèi)容時間和其在同一時間斷限下的順序號組成，與我國檔案著錄中的文件編號項相似。二是嵌入式，通過點擊列表式中的文件任意信息項，便可進入嵌入式。由于其所涵蓋的信息更具體、細致，除包含列表式已有信息外，還增加了如開放狀態(tài)、收錄和鑒定日期、物理格式、厚度等，因此，嵌入式更能體現(xiàn)檔案著錄多維性和立體性的新特征，這對于利用者甄別檔案，提高檢準率具有重要作用。需要指出的是，國外大多數(shù)檔案館在對時間項的著錄時，不僅對檔案形成時間進行著錄，還要對登記或注冊時間加以記錄，如澳大利亞檔案館網(wǎng)站在嵌入式中檢索時還設(shè)置了決定日期（Date of decision）和登記日期（Date registered）。在嵌入式中所設(shè)置的全宗項，也是對該網(wǎng)站進行第三級檢索的途徑之一，這樣我們可以看到關(guān)于全宗的具體信息，如該全宗是由哪個政府機構(gòu)或是個人創(chuàng)建的，及其前后還有哪些相關(guān)的全宗類別等。

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