中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)

武旭

摘要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為銀行的核心知識(shí)資源，其價(jià)值已被廣泛認(rèn)可，但其數(shù)量的膨脹與利用方式的落后使銀行檔案管理系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的支撐度逐漸下降，因此銀行必須改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)。大型銀行在資金與管理上的優(yōu)勢(shì)允許其直接引進(jìn)成熟的知識(shí)管理系統(tǒng)，而中小銀行則不具備引進(jìn)條件，因此提升現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化水平是中小銀行的必然選擇?；诖?，提出檔案管理系統(tǒng)的“知識(shí)化升級(jí)模式”，在論證必要性與可行性的基礎(chǔ)上指出了知識(shí)化升級(jí)的基本原則、升級(jí)路線、關(guān)鍵技術(shù)、具體策略及其發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)中小銀行知識(shí)管理知識(shí)化升級(jí)

隨著金融電子化的推進(jìn)，銀行檔案管理越來(lái)越依賴信息系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)單一化的保存功能極大地限制了銀行知識(shí)管理水平的提升。為改變這一現(xiàn)狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優(yōu)勢(shì)，不斷推廣知識(shí)管理，特別是直接引進(jìn)成熟的知識(shí)管理系統(tǒng)，極大地提高了知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢(shì)使其在知識(shí)管理推廣及知識(shí)管理系統(tǒng)建設(shè)方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)問(wèn)題對(duì)提升知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)利用水平具有重要意義。通過(guò)文獻(xiàn)研究發(fā)現(xiàn)，對(duì)中小銀行檔案管理系統(tǒng)研究的文獻(xiàn)不僅數(shù)量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用方面，并沒(méi)有關(guān)于檔案管理系統(tǒng)升級(jí)問(wèn)題的研究，致使中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)缺乏理論支撐?；诖?，本文提出了“知識(shí)化升級(jí)”模式，知識(shí)化升級(jí)是指運(yùn)用知識(shí)管理與系統(tǒng)集成原理對(duì)組織現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造以提高知識(shí)資源利用率的過(guò)程，一方面為中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識(shí)管理提供有效切入點(diǎn)。

一、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的必然性分析

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)具有內(nèi)部推力與外部拉力的雙重動(dòng)力。內(nèi)部推力因檔案管理系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的支撐力不足而產(chǎn)生，分散于各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)由于檔案資源的封閉性，在開(kāi)發(fā)利用上沒(méi)有很好地開(kāi)展橫向協(xié)作交流，[1]僅僅發(fā)揮了檔案保存的功能，沒(méi)有為銀行轉(zhuǎn)向服務(wù)型組織提供有效支撐。外部拉力因知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的比較優(yōu)勢(shì)產(chǎn)生。知識(shí)管理系統(tǒng)具有功能全面及互動(dòng)性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，可充分發(fā)掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，而不僅僅是被動(dòng)保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的可行性分析

1.檔案與知識(shí)的內(nèi)在聯(lián)系是知識(shí)化升級(jí)的邏輯前提。一方面，檔案具有知識(shí)屬性，無(wú)論是實(shí)體檔案還是電子檔案均蘊(yùn)含豐富知識(shí)；另一方面，知識(shí)具有多樣性，檔案是知識(shí)的重要子集，銀行知識(shí)資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識(shí)管理系統(tǒng)。

2.檔案管理與知識(shí)管理的內(nèi)在聯(lián)系是知識(shí)化升級(jí)的理論基礎(chǔ)。檔案管理正處于由“分布式”“實(shí)體化”向“集中式”“電子化”模式轉(zhuǎn)變的階段。“集中式”使各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案有了橫向交流的機(jī)會(huì)，“電子化”則為檔案的知識(shí)挖掘提供了數(shù)據(jù)支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開(kāi)始轉(zhuǎn)向“檔案知識(shí)管理模式”。[2]檔案知識(shí)管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識(shí)化水平，還可以使銀行逐漸形成簡(jiǎn)單的知識(shí)管理，從而在循環(huán)中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統(tǒng)與知識(shí)管理系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系是知識(shí)化升級(jí)的技術(shù)依據(jù)。維娜·艾莉的知識(shí)“波粒二相性”理論認(rèn)為知識(shí)既具有實(shí)體性，又具有過(guò)程性。傳統(tǒng)的銀行檔案管理系統(tǒng)，側(cè)重從實(shí)體視角管理知識(shí)，主要管理可編碼化知識(shí)。但強(qiáng)調(diào)知識(shí)共享與創(chuàng)造的過(guò)程視角更加符合銀行日益復(fù)雜化的業(yè)務(wù)需求，知識(shí)管理系統(tǒng)則為過(guò)程視角的產(chǎn)物。

二、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的基本原則

（一）堅(jiān)持集成化的設(shè)計(jì)原則

銀行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)產(chǎn)生不同類(lèi)型的檔案，檔案管理、知識(shí)管理與業(yè)務(wù)流程管理具有密切聯(lián)系，為使三者緊密結(jié)合，“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)融合、充分集成，而不是作為一個(gè)單獨(dú)的、專門(mén)的系統(tǒng)存在。[3]

（二）堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動(dòng)，以流程為依托

流程導(dǎo)向模式（BRK模型）認(rèn)為檔案資源對(duì)業(yè)務(wù)流程存在全過(guò)程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統(tǒng)又內(nèi)嵌于各個(gè)業(yè)務(wù)流程中，因此知識(shí)化升級(jí)必須堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動(dòng)，以流程為依托。

（三）堅(jiān)持以用戶為中心，以需求為導(dǎo)向

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)必須堅(jiān)持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步增加知識(shí)共享、知識(shí)推送等模塊，并堅(jiān)持在后期運(yùn)行中不斷進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。

（四）堅(jiān)持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業(yè)務(wù)具有高度標(biāo)準(zhǔn)化和穩(wěn)定性等特點(diǎn)，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識(shí)，因此以知識(shí)編碼化為切入點(diǎn)，逐步推廣人性化的知識(shí)管理理念是中小銀行有效實(shí)施知識(shí)管理的藍(lán)圖。

（五）堅(jiān)持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術(shù)的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢(shì)，中小銀行較為可行的方式是以堅(jiān)持自主集成為主，在集成各類(lèi)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步添加一些簡(jiǎn)單的知識(shí)管理功能模塊，特別復(fù)雜的模塊則可外包給專業(yè)軟件公司。

（六）堅(jiān)持開(kāi)放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機(jī)密性，所以系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的權(quán)限制度規(guī)范檔案開(kāi)放，但知識(shí)管理的有效實(shí)施依賴于知識(shí)共享，只有充分共享各類(lèi)知識(shí)資源，知識(shí)管理才會(huì)成為有源之水，因此系統(tǒng)升級(jí)必須堅(jiān)持開(kāi)放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的路線與關(guān)鍵技術(shù)

中小銀行具有組織層級(jí)少、人員規(guī)模小、業(yè)務(wù)種類(lèi)少等特點(diǎn)，所以現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)基本能支撐其業(yè)務(wù)活動(dòng)，高跨度或直接引進(jìn)的升級(jí)模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進(jìn)式的升級(jí)路線，即首先運(yùn)用集成技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫化連接，然后根據(jù)需求分析添加相應(yīng)的知識(shí)管理模塊，同時(shí)逐漸推廣知識(shí)管理理念，并結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題不斷改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)，最終建成高效益、多功能、人性化的知識(shí)管理系統(tǒng)。在升級(jí)過(guò)程中，技術(shù)選擇至關(guān)重要，因此筆者根據(jù)知識(shí)化升級(jí)的實(shí)際要求，總結(jié)了檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的關(guān)鍵技術(shù)。具體如下：

（一）中間件技術(shù)。中間件技術(shù)是最成熟的集成技術(shù)之一，廣泛應(yīng)用于信息系統(tǒng)的集成領(lǐng)域。中間件介于應(yīng)用系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件之間，可銜接網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用系統(tǒng)的各個(gè)部分，同時(shí)屏蔽了底層操作系統(tǒng)的復(fù)雜性，降低了程序設(shè)計(jì)的難度。[5]

（二）Web2.0相關(guān)技術(shù)。Web2.0相較于Web1.0的優(yōu)勢(shì)在于更加以人為本，體現(xiàn)了人人參與的互聯(lián)網(wǎng)精神，這與知識(shí)管理的分享理念十分契合，Web2.0技術(shù)可極大提升組織的隱性知識(shí)管理水平。中小銀行適合采用以下技術(shù)：

1.Blog技術(shù)。Blog是一種在網(wǎng)絡(luò)上自由發(fā)布個(gè)人日志的網(wǎng)絡(luò)交流方式，其他用戶可以對(duì)相關(guān)日志進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而促進(jìn)知識(shí)互動(dòng)。

2.Wiki技術(shù)。Wiki是一種社會(huì)互動(dòng)式編寫(xiě)形式，不同用戶可以自由編寫(xiě)與完善相關(guān)類(lèi)目，最終形成一個(gè)可不斷更新的知識(shí)目錄。

3.RSS技術(shù)。RSS可以聚合多樣化的信息來(lái)源，并可自動(dòng)過(guò)濾無(wú)用甚至有害信息，用戶可通過(guò)RSS訂閱自己感興趣的知識(shí)。

（三）J2EE技術(shù)。J2EE是Sun公司為企業(yè)級(jí)應(yīng)用推出的標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)，它把各類(lèi)不同的組件、服務(wù)架構(gòu)及技術(shù)的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構(gòu)的不同平臺(tái)之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術(shù)。PHP是由Java語(yǔ)言和C語(yǔ)言混合而成的語(yǔ)言，具有極強(qiáng)的兼容性與可擴(kuò)展性，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的跨平臺(tái)操作，具有開(kāi)放的源代碼，易于系統(tǒng)的不斷完善和升級(jí)。

四、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的具體策略

（一）普及知識(shí)管理理念

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)不僅是技術(shù)的升級(jí)，更是管理理念與方法的升級(jí)。因此在升級(jí)過(guò)程中，要不斷宣傳知識(shí)管理的理念與方法。

（二）盤(pán)點(diǎn)知識(shí)，評(píng)估現(xiàn)狀

知識(shí)化升級(jí)的目的是幫助中小銀行建立科學(xué)有效的知識(shí)管理體系，在系統(tǒng)升級(jí)之前，必須要對(duì)包含檔案資源在內(nèi)的知識(shí)資源進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)并評(píng)估組織的知識(shí)管理現(xiàn)狀，以便有效支撐知識(shí)化升級(jí)的持續(xù)推進(jìn)。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進(jìn)

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)是需要各部門(mén)配合的系統(tǒng)工程，因此應(yīng)建立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)知識(shí)化升級(jí)的統(tǒng)籌規(guī)劃，并制定部門(mén)間的協(xié)調(diào)機(jī)制以推進(jìn)知識(shí)化升級(jí)工作。

（四）突出重點(diǎn)，全面推進(jìn)

中小銀行應(yīng)根據(jù)自身情況，堅(jiān)持以檔案管理為重點(diǎn)，形成良好的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)組織知識(shí)的高度編碼化，并以此為切入點(diǎn)，全面推進(jìn)知識(shí)管理。

（五）增強(qiáng)系統(tǒng)柔性

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)是一項(xiàng)持續(xù)性工作，必須樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)觀念，在知識(shí)化升級(jí)過(guò)程中合理增強(qiáng)系統(tǒng)柔性，提高系統(tǒng)兼容性，為今后檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)升級(jí)打好基礎(chǔ)。

（六）選擇適合的升級(jí)技術(shù)

技術(shù)選擇是知識(shí)化升級(jí)成功的重要因素，因此在選擇技術(shù)時(shí)，不能僅考慮技術(shù)的先進(jìn)性，還要充分結(jié)合成本、功能需求以及系統(tǒng)兼容性等因素，堅(jiān)持以最優(yōu)成本完成知識(shí)化升級(jí)。

五、檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)與信息技術(shù)和檔案理論的發(fā)展密切相關(guān)。一方面，由于檔案管理正經(jīng)歷由實(shí)體管理向電子管理、知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變，所以未來(lái)的檔案管理系統(tǒng)必將融合更多的知識(shí)管理功能；另一方面，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)將不斷融合最新的信息技術(shù)以提升其知識(shí)化水平，如可設(shè)計(jì)一種基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以實(shí)現(xiàn)文件鑒定的智能化操作；通過(guò)云存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的異地存儲(chǔ)等。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業(yè)檔案知識(shí)管理模式—基于雙向視角的研究[J].檔案學(xué)通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）：58-62.

[4]安小米，朝樂(lè)門(mén)，徐少同等.知識(shí)管理方法與技術(shù)[M].南京：南京大學(xué)出版社，2012：107—112.

[5]周園春，李淼，張建等.中間件技術(shù)綜述[J].計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用，2002，38（15）：80-82.

[6]張鋒，蔣欣材，李凱亮. RFID智能檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，2013（10）：23-25.

作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院