人民法院智慧檔案室研究與實(shí)踐

李肖慧 白巍 王利軍

摘要：“檔多人少”、“庫房分散”是當(dāng)前人民法院檔案工作普遍存在的難題，本文基于科技提升效率的工作理念，闡述了大數(shù)據(jù)時(shí)代人民法院智慧檔案室的建設(shè)。以方便公眾辦事、提高工作效率為出發(fā)點(diǎn)，為各級(jí)人民法院提供智慧化的檔案信息共享支撐平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)審判業(yè)務(wù)的協(xié)同辦理，進(jìn)一步提高服務(wù)審判的便捷性，實(shí)現(xiàn)司法為民的宗旨。

關(guān)鍵詞：法院智慧檔案室RFID技術(shù)大數(shù)據(jù)

訴訟檔案是人民法院審判工作和其他各項(xiàng)工作成果的結(jié)晶，是人民法院的寶貴資源。對(duì)人民法院來說，訴訟檔案既是審判、執(zhí)行活動(dòng)的真實(shí)記錄，又是反映法院審判工作及發(fā)展歷史的重要證據(jù)。隨著信息社會(huì)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)檔案工作方法與時(shí)代發(fā)展客觀需求之間的矛盾日益加劇，現(xiàn)代化建設(shè)成為新時(shí)期檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。進(jìn)入新時(shí)期，法院檔案工作同樣面臨著現(xiàn)代化建設(shè)的挑戰(zhàn)，檔案數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理方式效率低下，且檔案工作人力、物力資源有限，嚴(yán)重影響了檔案工作的效率和質(zhì)量。針對(duì)法院檔案工作中人員不足、管理環(huán)節(jié)分散、各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難等問題，北京市第一中級(jí)人民法院（以下簡(jiǎn)稱北京一中院）加快了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，舉措之一是在RFID技術(shù)基礎(chǔ)上探索建立“法院智慧檔案室”。該項(xiàng)目分別榮獲國家檔案局2014年度檔案科技成果二等獎(jiǎng)、北京市檔案局2014年度檔案科技成果一等獎(jiǎng)；同時(shí)，該項(xiàng)目的兩項(xiàng)子模塊“基于RFID的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)”和“基于RFID的批量識(shí)別裝置”被國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局授予兩項(xiàng)實(shí)用新型專利，正在申請(qǐng)的兩項(xiàng)專利發(fā)明也已進(jìn)入實(shí)質(zhì)審查階段。

一、“法院智慧檔案室”概念

北京一中院基于RFID技術(shù)，引入“智慧檔案室”概念，切實(shí)解決了法院檔案工作中的諸多難題?！胺ㄔ褐腔蹤n案室”的“智慧”二字主要通過軟硬件兩大系統(tǒng)體現(xiàn)。

（一）“法院智慧檔案室”硬件系統(tǒng)

1.基于RFID技術(shù)系統(tǒng)。RFID即無線射頻識(shí)別，是物聯(lián)網(wǎng)中的核心技術(shù)，是能夠讓物品“開口說話”的綜合技術(shù)，集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體，不僅涉及射頻技術(shù)和信息傳輸理論，也包括了密碼學(xué)知識(shí)與半導(dǎo)體技術(shù)等學(xué)科。在實(shí)踐中，我們充分發(fā)揮其非接觸性特征，實(shí)現(xiàn)對(duì)卷宗識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ堋?/p>

2.建立智能檔案庫房。智能檔案庫房可由普通檔案庫房改造而成，包括給檔案卷宗粘貼電子標(biāo)簽和為檔案裝具安裝識(shí)別天線。將檔案標(biāo)簽封成不干膠貼紙狀，粘貼在每個(gè)檔案盒或檔案文件上，使每一宗檔案都有了屬于自己的身份編碼。在檔案裝具的選擇方面，以目前普遍使用密集架為例，由兩個(gè)部分構(gòu)成：一是電子標(biāo)簽閱讀器，在密集架儲(chǔ)位格中安裝電子標(biāo)簽閱讀器，通過局域網(wǎng)或無線局域網(wǎng)覆蓋進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸；二是架體上安裝多天線分支器，由主天線分支器和從天線分支器組成，每個(gè)主天線分支器可以支援多個(gè)從天線分支器。

3.實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程自動(dòng)盤點(diǎn)。智能化檔案庫房建成后，檔案工作人員只需在辦公室的終端上發(fā)出盤點(diǎn)指令，系統(tǒng)會(huì)對(duì)檔案相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲(chǔ)位信息進(jìn)行收集，自動(dòng)將所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，從而完成庫房中檔案盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)束后系統(tǒng)可自動(dòng)生成盤點(diǎn)報(bào)告。盤點(diǎn)報(bào)告包括庫內(nèi)缺少的檔案具體信息和檔案去向，以及亂架檔案的正確存儲(chǔ)位置。

（二）“法院智慧檔案室”軟件系統(tǒng)

為了配合硬件系統(tǒng)在實(shí)際工作中的使用，最大限度地發(fā)揮電子標(biāo)簽技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，筆者結(jié)合法院日常檔案工作的特點(diǎn)，研發(fā)了檔案管理軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)通過對(duì)多種數(shù)據(jù)及功能的整合實(shí)現(xiàn)了檔案的精細(xì)化管理。

1.檔案安全實(shí)時(shí)監(jiān)控模塊。系統(tǒng)可以通過軟硬件的協(xié)同配合實(shí)現(xiàn)進(jìn)出檔案庫檔案監(jiān)控，實(shí)時(shí)記錄檔案進(jìn)出庫情況，對(duì)未辦理手續(xù)檔案離開檔案部門時(shí)進(jìn)行報(bào)警?？梢赃M(jìn)行實(shí)體檔案借出、歸還監(jiān)控，通過自動(dòng)讀取標(biāo)簽進(jìn)行登記、核實(shí)，確保實(shí)體檔案安全；可以實(shí)現(xiàn)借卷批量盤點(diǎn)，實(shí)體檔案批量借卷時(shí)可自動(dòng)生成確認(rèn)單，歸還時(shí)自動(dòng)識(shí)別比對(duì)并生成報(bào)告。

2.檔案歸檔實(shí)時(shí)管理模塊。系統(tǒng)能實(shí)時(shí)了解歸檔進(jìn)度，實(shí)時(shí)監(jiān)控歸檔率，并自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

3.各類檔案智能管理模塊。“法院智慧檔案室”將行政文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案集成到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)各類檔案的信息管理、查詢、模板打印，并實(shí)現(xiàn)各類檔案的借閱管理。

4.檔案利用實(shí)時(shí)跟蹤模塊。實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)記錄的實(shí)時(shí)查看，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一本檔案的利用追蹤，通過查看檔案流轉(zhuǎn)記錄，可以了解檔案的歷次利用情況，準(zhǔn)確顯示檔案在每個(gè)階段的具體位置，以及經(jīng)手人信息，做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，準(zhǔn)確定位。

二、“法院智慧檔案室”的運(yùn)行與效果

（一）檔案盤點(diǎn)快捷高效，實(shí)現(xiàn)了庫房管理智能化

雖然檔案普遍分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作，難以避免亂架情況，容易造成檔案存放無序，造成查找上的困難。因此，檔案庫房需要定期進(jìn)行盤點(diǎn)，這是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。傳統(tǒng)的盤點(diǎn)工作十分煩瑣，需要人工逐卷逐冊(cè)清點(diǎn)登記，工作量巨大。通過使用智能檔案庫房盤點(diǎn)功能，檔案人員只需在辦公室下達(dá)命令，就能夠遠(yuǎn)程智能操控檔案庫房的所有檔案，無須人員值守、自動(dòng)進(jìn)行盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，不占用檔案人員工作時(shí)間，提高了工作效率。

（二）數(shù)據(jù)登記完整詳盡，實(shí)現(xiàn)了檔案管理精細(xì)化

檔案日常管理工作瑣碎繁雜，檔案歸檔登記、檔案利用登記、未歸檔原因登記、檔案催歸檔統(tǒng)計(jì)、檔案掃描統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)字化副本掛接情況統(tǒng)計(jì)、檔案各項(xiàng)管理工作統(tǒng)計(jì)等，都需要有一個(gè)數(shù)據(jù)庫存放所有日常檔案管理數(shù)據(jù)，并能夠提供及時(shí)有效的數(shù)據(jù)跟蹤。由于“法院智慧檔案室”軟件系統(tǒng)具有良好的交互功能，因此能夠科學(xué)全面地進(jìn)行日常歸檔管理和檔案利用管理。具體來說，“法院智慧檔案室”對(duì)五項(xiàng)工作進(jìn)行了優(yōu)化：一是實(shí)時(shí)了解歸檔進(jìn)度。該系統(tǒng)可自動(dòng)統(tǒng)計(jì)應(yīng)歸案件的歸檔率，同時(shí)導(dǎo)出催歸清單，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔率指標(biāo)的科學(xué)統(tǒng)計(jì)，確保催歸工作及時(shí)準(zhǔn)確。二是統(tǒng)計(jì)監(jiān)控動(dòng)態(tài)精細(xì)化。該系統(tǒng)具有統(tǒng)計(jì)功能和交互功能，可以根據(jù)工作需要進(jìn)行案件統(tǒng)計(jì)，將案件信息、檔案利用信息、檔案掃描信息及行政文書檔案信息等導(dǎo)入系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)監(jiān)控。三是各類檔案電子查閱。該系統(tǒng)將行政文書、會(huì)計(jì)、基建、聲像、照片、實(shí)物等檔案全部納入管理范疇，實(shí)現(xiàn)了案卷級(jí)管理，行政文書檔案更是實(shí)現(xiàn)了文件級(jí)管理，這樣既保證了卷宗實(shí)體，提高了信息安全程度，又實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的多人共享。四是利用統(tǒng)計(jì)全面準(zhǔn)確。該系統(tǒng)對(duì)實(shí)體檔案和檔案數(shù)字化副本的利用情況分別進(jìn)行管理，同時(shí)單獨(dú)建立了當(dāng)事人查閱檔案的管理模塊。三個(gè)模塊之間通過檔案號(hào)關(guān)聯(lián)在一起，使卷宗利用的時(shí)間、人員、次數(shù)等具體情況清晰明了。五是整箱讀取批量掃讀。該系統(tǒng)專門設(shè)置了檔案移交功能，使用批量識(shí)別儀可以整箱讀取檔案信息，并形成移交清單。還卷時(shí)，系統(tǒng)再次讀取整箱檔案的信息，并與上次保存的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，使檔案交接核對(duì)快速準(zhǔn)確，此項(xiàng)技術(shù)已被國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局授予實(shí)用新型專利。

三、“法院智慧檔案室”功能的延伸

“法院智慧檔案室”項(xiàng)目在研發(fā)初期更多地體現(xiàn)了檔案管理的功能，通過建立實(shí)用、高效、先進(jìn)的檔案管理模式，解決了檔案歸檔、整理、查找利用耗時(shí)費(fèi)力、工作效率較低的問題，提升了檔案動(dòng)態(tài)化管理的水平。為了進(jìn)一步延伸“法院智慧檔案室”各系統(tǒng)的功能，北京一中院從“一體化”角度進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，對(duì)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)在保留個(gè)性化功能的前提下進(jìn)行改造、逐步建成集立案、審判執(zhí)行、歸檔“三位一體”的智能信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全程、全員、全方位的審判利用功能，以更好地服務(wù)人民群眾、服務(wù)審判執(zhí)行、服務(wù)司法管理。

（一）依托RFID技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案卷宗全流程管理

自2015年1月1日起，北京一中院正式啟動(dòng)卷宗全流程管理工作。利用RFID技術(shù)，將檔案卷宗的管理從歸檔以后前移至文件形成之初，從而對(duì)卷宗實(shí)現(xiàn)線上、線下雙重管理，使卷宗的管理責(zé)權(quán)到人，確保紙質(zhì)卷宗交接中的安全。

（二）依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，改變檔案利用工作模式

為進(jìn)一步提升便民利民的司法服務(wù)水平，北京一中院的“三位一體”智能信息管理系統(tǒng)開發(fā)了便民利民綜合服務(wù)平臺(tái)。訴訟參與人可以通過電話、網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)APP等多種渠道預(yù)約查詢?cè)V訟檔案，并可以通過互聯(lián)網(wǎng)，在足不出戶的情況下，查詢相關(guān)案件的檔案數(shù)字化副本，徹底改變了原有的檔案利用模式。

（三）依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，完善檔案統(tǒng)計(jì)功能

近年來，北京一中院通過對(duì)檔案的數(shù)字化掃描，形成了40余萬個(gè)案件的檔案數(shù)據(jù)，為了提升這些海量數(shù)據(jù)的利用率，在保證信息安全的前提下，將依托大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析和對(duì)比，為領(lǐng)導(dǎo)決策、案件評(píng)查、審務(wù)督察、執(zhí)法執(zhí)紀(jì)、聯(lián)系檢查提供所需的各類統(tǒng)計(jì)信息，以檔案工作促進(jìn)管理工作，使司法活動(dòng)更精細(xì)化、系統(tǒng)化。

總之，“法院智慧檔案室”就是通過智能化檔案管理軟件系統(tǒng)與智能盤點(diǎn)硬件系統(tǒng)深度融合，將檔案工作的所有環(huán)節(jié)集成到一個(gè)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)批量化、統(tǒng)一化作業(yè)，為檔案工作帶來了便利，提高了檔案管理工作的效率。今后要繼續(xù)對(duì)“法院智慧檔案室”進(jìn)行研究，利用統(tǒng)計(jì)方法加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析研究，深入挖掘檔案信息資源，這是大數(shù)據(jù)時(shí)代充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)服務(wù)審判、服務(wù)司法決策、服務(wù)社會(huì)作用的重要課題。要在法院紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，將審判系統(tǒng)中直接產(chǎn)生的電子檔案和審判過程中形成的庭審紀(jì)實(shí)錄音錄像等類型的電子訴訟檔案合并保管、區(qū)別利用，實(shí)現(xiàn)智能多元化管理功能；利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)時(shí)跟蹤案件進(jìn)展情況，精確管理紙質(zhì)案件材料的跨院流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)立案、審判執(zhí)行、檔案全業(yè)務(wù)、全流程的覆蓋，實(shí)現(xiàn)四級(jí)法院智能信息管理平臺(tái)；要以法院審判數(shù)據(jù)為依托，將檔案全流程管理和法院數(shù)字檔案利用相結(jié)合，逐步實(shí)現(xiàn)“以大規(guī)模綜合數(shù)據(jù)庫為核心的檔案數(shù)據(jù)資源中心”的總體目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)字化、管理智能化、利用網(wǎng)絡(luò)化的四級(jí)法院檔案信息共享平臺(tái)，推進(jìn)司法公開的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)司法為民的宗旨。