對城建檔案館開展信息咨詢服務(wù)的思考

崔莉杰

摘要：檔案信息咨詢是檔案利用的一種新方法，它連接著社會、檔案館和檔案利用者，推動著檔案館面向社會，面向公眾發(fā)揮檔案館的社會功能。目前，我國檔案信息咨詢剛剛起步，正處于從理論研究向?qū)嶋H應(yīng)用過渡的階段。本文從城建檔案館開展信息咨詢服務(wù)的必要性、優(yōu)勢、不足與對策、舉措四個方面展開論述，為城建檔案信息咨詢工作的開展提出建議。

關(guān)鍵詞：城建檔案館檔案信息信息咨詢

檔案信息因其具有的準(zhǔn)確性、可靠性、客觀性，成為社會的重要資源，并日益受到人們的重視。但是，面對眾多的檔案信息，大多利用者無法迅速、準(zhǔn)確地找到自己所需的信息。對此，檔案界的一些學(xué)者結(jié)合檔案信息的特點與利用者的需求，提出了檔案信息咨詢這種信息利用方式。檔案信息咨詢是由咨詢服務(wù)人員根據(jù)利用者提出的具體要求，通過自己的智力勞動，對相關(guān)檔案信息進行深層次加工、整合，所形成新的知識型檔案信息，并有針對性地為利用者提供相關(guān)咨詢問題答案的一種服務(wù)方式。本文主要以北京市城建檔案館為例，探討未來城建檔案館應(yīng)如何開展信息咨詢服務(wù)。

一、開展信息咨詢服務(wù)的必要性

（一）政府決策的需要

城建檔案館的館藏包括大量的城市規(guī)劃、建筑、市政公用設(shè)施等方面的信息，政府決策部門在作決策參考時，不僅需要城市防洪、抗震、消防、反恐等信息，更需要由城建檔案館提供的大量全方位的城市綜合信息。

（二）城市規(guī)劃建設(shè)的需要

相關(guān)職能部門在進行城市規(guī)劃建設(shè)工作時，需要作為政府職能部門的城建檔案存貯機構(gòu)——城建檔案館，對城建檔案信息進行加工，提出符合職能部門需求的檔案信息咨詢報告，從而為職能部門開展工作提供必要的依據(jù)。

（三）學(xué)術(shù)研究的需要

科研工作者從事城市規(guī)劃、建設(shè)方面的課題研究，相關(guān)學(xué)科的學(xué)生完成畢業(yè)論文，都需要對相關(guān)的城建檔案進行查閱。其中系統(tǒng)化的城建檔案信息咨詢服務(wù)，將為他們從事相關(guān)的學(xué)術(shù)研究提供較大的便利。

（四）個人利用者的需要

隨著房地產(chǎn)業(yè)主維權(quán)意識的逐漸提升，他們希望對相關(guān)信息有更多的了解。但是大多業(yè)主由于不了解城建檔案館的利用方式，或者缺乏檔案方面和工程技術(shù)方面的知識，無法順利檢索到所需檔案信息。便捷的檔案信息咨詢服務(wù)，則可以幫助他們快速、準(zhǔn)確地找到想要的信息。

二、開展檔案信息咨詢服務(wù)的優(yōu)勢

（一）豐富的館藏資源

豐富的信息資源，是開展檔案信息咨詢服務(wù)的重要前提。目前，城建檔案館館藏檔案包括城市勘測、城市規(guī)劃、建筑市政工程、交通運輸、城建工程設(shè)計、人防、水利、園林等16大類檔案，可提供利用的紙質(zhì)和縮微檔案約74萬卷（2014年底相關(guān)數(shù)據(jù)）。

（二）專業(yè)的工作人員

城建檔案館擁有專業(yè)的檔案管理人員、利用服務(wù)人員、工程技術(shù)人員、編研人員等，為城建檔案館開展信息咨詢服務(wù)提供了充實的人才隊伍。他們或者較為熟悉城建檔案館的館藏，能夠和利用者進行良好的溝通，或者較為熟悉工程建設(shè)，還有的具有較好地處理信息的能力和良好的文字基本功。

三、開展信息咨詢服務(wù)的不足與對策

在過去的工作中，城建檔案館把信息資源服務(wù)更多地放在了通過編研形式為市委市政府或相關(guān)委辦局服務(wù)上。例如，2014年北京市規(guī)劃委在開展城市規(guī)劃修編工作中，向我館提出了還原“北京城建國初期的轉(zhuǎn)型過程”的要求。我館臨時成立的專項工作小組進行了任務(wù)分解，多種途徑查找信息并進行摘編，多次與市規(guī)劃委的工作人員進行溝通，最終形成《關(guān)于“建國初期北京城市規(guī)劃建設(shè)”有關(guān)檔案資料摘要》并提供給市規(guī)劃委。這種方式，雖然為市委市政府和相關(guān)委辦局提供了決策依據(jù)，但是從其所提供的深度廣度而言還是有所欠缺，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）不足

1.現(xiàn)有檔案信息管理系統(tǒng)不能滿足咨詢服務(wù)的需求。大部分省市的城建檔案館都擁有獨立開發(fā)的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將城建檔案接收、管理、利用、統(tǒng)計等各個流程的功能納入其中。但是我館目前的信息管理系統(tǒng)并不能完全滿足利用者的需求。雖然在城建檔案管理系統(tǒng)中，通過在利用模塊的相應(yīng)位置輸入工程名稱、建設(shè)單位名稱、規(guī)劃許可證號等關(guān)鍵字，便能快速檢索到該工程的相關(guān)信息，但其提供的信息只是針對某一單項工程的竣工檔案信息。如果利用者提出“想要查詢以某點為坐標(biāo)，方圓1公里以內(nèi)超過50米以上的建筑有哪些”或者“計劃新建地鐵線路對沿途的哪些建筑地下部分可能產(chǎn)生不良影響”這類具體問題時，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)則很難滿足利用者的需求。

2.城建檔案機構(gòu)之間的信息交流和共享并不通暢。本市城建檔案機構(gòu)之間的檔案管理方式為市區(qū)兩級管理：城六區(qū)的城建檔案由市城建檔案館負(fù)責(zé)收集、管理和提供利用，郊區(qū)縣的城建檔案則采取屬地管理的方式。這種檔案分散保管的方式，從長期看是不利于城建檔案館開展信息咨詢服務(wù)工作的。

3.缺乏專業(yè)的檔案咨詢?nèi)藛T。城建檔案館擁有專業(yè)的工程技術(shù)人員、檔案管理人員、利用服務(wù)人員和編研人員。面對各方的多元化需求，只具備某項專業(yè)能力的工作人員，是很難獨立完成咨詢服務(wù)工作的。

（二）對策

1.建立更加完善的城建檔案信息管理系統(tǒng)。隨著利用者多元化需求的擴大，城建檔案信息管理系統(tǒng)的功能也要逐步進行完善，只有這樣，才能滿足各方所需。筆者認(rèn)為，把城建檔案信息和城市地理信息系統(tǒng)相結(jié)合，做到在地圖的相應(yīng)位置上點擊，就能獲得建筑工程或地下管線的相關(guān)檔案信息，并且在系統(tǒng)內(nèi)便能將檔案信息加以分類和整合，這種方式是未來較為可行的方式之一。

2.搭建城建檔案機構(gòu)的信息交流和共享平臺。按照城建檔案管理的發(fā)展趨勢，市區(qū)的城建檔案機構(gòu)甚至各省市的城建檔案館之間，首先可以做到城建檔案目錄互為備份，進而達(dá)到三級著錄信息的共享，最終建立網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺，實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化信息全文共享。這樣利用者就可以不受空間限制，在任何地區(qū)都能享受到同質(zhì)的城建檔案信息咨詢服務(wù)。

3.培養(yǎng)專業(yè)的檔案咨詢?nèi)藛T。城建檔案館的編研人員能夠熟練收集、分析和整理檔案信息；檔案管理人員熟悉館藏；工程技術(shù)人員了解工程專業(yè)方面的知識；利用人員熟悉檢索工具，并可以和利用者進行較好的溝通，明確利用者的信息需求，以及回復(fù)利用者所提出的問題。在開展檔案信息咨詢服務(wù)初期，筆者認(rèn)為可以把這些專業(yè)人員組成一個咨詢隊伍，以提供信息咨詢服務(wù)。然后在工作過程中對他們進行信息咨詢業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，進而使他們成為具有綜合素質(zhì)的咨詢?nèi)藛T。

四、開展信息咨詢服務(wù)未來亟待加強的舉措

（一）建立切實可行的利用制度

城建檔案館的檔案利用辦法，是在原有利用須知的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的。它歷經(jīng)一年多的調(diào)研、征求意見、修改調(diào)整，將于今年正式定稿。它的出臺將更加明確地設(shè)定城建檔案信息的利用權(quán)限，特別強調(diào)了不同的城建檔案信息可以為不同類別的利用者提供服務(wù)，這樣可以讓咨詢?nèi)藛T在服務(wù)過程中有法可依。

（二）保證基本的物質(zhì)條件

1.獨立的咨詢室。城建檔案館可以把現(xiàn)有的檔案利用大廳隔出一部分空間作為咨詢室使用，并配備專門的咨詢?nèi)藛T。咨詢室應(yīng)整潔、明亮，使利用者感到舒適。

2.所需設(shè)備。（1）由咨詢?nèi)藛T負(fù)責(zé)接聽的電話及傳真機。可以方便地服務(wù)于遠(yuǎn)程利用者，讓利用者不必親自到檔案館來，而是通過電話或傳真提出咨詢問題，供咨詢?nèi)藛T接受和解答咨詢問題。（2）內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)電腦和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。內(nèi)網(wǎng)電腦作為咨詢?nèi)藛T使用檔案信息管理系統(tǒng)的工具，外網(wǎng)電腦可供咨詢?nèi)藛T查閱公共信息和接受、解答網(wǎng)絡(luò)咨詢。本館的外網(wǎng)網(wǎng)站正在建設(shè)中，將來正式上線后可以在主頁或相關(guān)網(wǎng)頁上設(shè)立“檔案信息咨詢服務(wù)”鏈接，開展線上或電子郵件形式的咨詢服務(wù)。

（三）規(guī)范服務(wù)流程

1.接受利用者咨詢，建立咨詢記錄。明晰利用者所提出問題的范圍和利用者的要求。屬于本館咨詢服務(wù)范圍的記錄下來，不屬于咨詢服務(wù)范圍的，應(yīng)向利用者說明情況或者介紹給規(guī)劃委、住建委等有關(guān)部門辦理。

2.分析利用者的咨詢問題，進行調(diào)查研究。咨詢?nèi)藛T對利用者的咨詢要進行分析研究，弄清咨詢問題的內(nèi)容、特點、主題范圍和需要查詢的問題，并抓住問題的關(guān)鍵。

3.查找并整合城建檔案信息，審查咨詢成果。咨詢?nèi)藛T要確定檢索途徑，靈活運用各種檢索工具和方法，有針對性地查找城建檔案信息。對所查到的信息進行加工、整合，并形成咨詢成果。最后要審查其內(nèi)容的可靠程度，是否符合利用者的需求，所提供的答案是否全面準(zhǔn)確。

4.根據(jù)不同情況，靈活答復(fù)咨詢。咨詢?nèi)藛T將經(jīng)過審核的咨詢成果提供給利用者，并提供其來源、所屬等信息。對于比較復(fù)雜的咨詢問題，還要注意收集利用者使用咨詢成果后的反饋信息，以便調(diào)整咨詢服務(wù)的方向，為利用者提供滿意的答復(fù)。

5.了解反饋意見，建立咨詢服務(wù)檔案。對于已經(jīng)答復(fù)或者未能答復(fù)的咨詢問題，咨詢?nèi)藛T都要將信息咨詢的問題、查找的方法、步驟、結(jié)果等進行登記，建立城建檔案館的信息咨詢服務(wù)檔案。

檔案信息咨詢工作對提高城建檔案館服務(wù)水平，充分發(fā)揮城建檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益，具有十分重要的意義。今后，城建檔案館應(yīng)該借鑒相關(guān)領(lǐng)域的成功經(jīng)驗，彌補自身的不足，充分開發(fā)城建檔案信息資源，盡快開展信息咨詢服務(wù)，讓城建檔案信息更好地為社會服務(wù)。

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