財(cái)務(wù)共享中心的流程構(gòu)建

[摘要]財(cái)務(wù)共享中心這一財(cái)務(wù)管理模式在西方發(fā)達(dá)國家已經(jīng)有三十多年的歷史。它是一種以客戶為導(dǎo)向的組織模式，可以推動企業(yè)在財(cái)務(wù)組織設(shè)計(jì)以及流程管控方面到達(dá)新的高度?；谪?cái)務(wù)共享中心流程構(gòu)建的視角，從基本服務(wù)內(nèi)容、制度體系、各環(huán)節(jié)關(guān)鍵點(diǎn)以及運(yùn)作模式等方面對其管理模式的流程進(jìn)行深入研究。并結(jié)合跨國企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心的工作實(shí)踐，總結(jié)了財(cái)務(wù)共享中心建立的關(guān)鍵因素及主要的運(yùn)營流程，并對財(cái)務(wù)共享中心的未來發(fā)展進(jìn)行了展望，提出將成功的管理經(jīng)驗(yàn)與企業(yè)實(shí)際相結(jié)合的建議。

[關(guān)鍵詞]共享服務(wù)；財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心；流程

[中圖分類號]F275[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]

2095-3283（2015）05-0155-03

[作者簡介]彭嘉（1983-），女， 漢族，江西人，拜耳（中國）有限公司會計(jì)經(jīng)理，中級會計(jì)師，碩士，研究方向：跨國企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Service Centre）是基于信息技術(shù)發(fā)展起來的新的管理模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將工作職能標(biāo)準(zhǔn)化，不僅能夠降低成本和提高效率，還能促使財(cái)務(wù)部門轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁?shù)據(jù)支持的業(yè)務(wù)部門，提高其工作附加值。隨著全球信息化發(fā)展，財(cái)務(wù)共享模式將會成為企業(yè)集團(tuán)未來應(yīng)用的趨勢，更好地滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需求。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一種全新的財(cái)務(wù)管理模式，正在我國企業(yè)集團(tuán)中被廣泛推廣與應(yīng)用，成為企業(yè)降低運(yùn)營成本，提高核心競爭力的有效途徑之一。

企業(yè)管理層可以從核心管理的角度，將共享中心具有共性的流程予以標(biāo)準(zhǔn)化，并注意其與業(yè)務(wù)板塊的銜接以保證工作效率和服務(wù)對象滿意度。在財(cái)務(wù)共享中心的建立及運(yùn)作過程中，要控制好每一個(gè)流程關(guān)鍵點(diǎn)，以確定一套行之有效的運(yùn)作機(jī)制。本文以跨國企業(yè)阿爾卡特朗訊財(cái)務(wù)共享中心的流程構(gòu)建為例，論述財(cái)務(wù)共享中心的建立及實(shí)施實(shí)質(zhì)上是企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)流程再造的過程。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的分類

財(cái)務(wù)共享服務(wù)包括專業(yè)建議服務(wù)和事務(wù)處理服務(wù)。專業(yè)建議服務(wù)是以為企業(yè)集團(tuán)提供高價(jià)值的專業(yè)財(cái)務(wù)建議為主的服務(wù)；事務(wù)處理服務(wù)是以賬務(wù)處理為主的服務(wù)，主要包含賬戶模塊、結(jié)算模塊、資產(chǎn)模塊和資金模塊等賬務(wù)處理服務(wù)模塊（見圖1）。

1專業(yè)建議服務(wù)

專業(yè)建議服務(wù)是以為企業(yè)集團(tuán)提供高價(jià)值的專業(yè)財(cái)務(wù)建議為主的“共享服務(wù)”，主要包括稅務(wù)籌劃、資金管理、分析報(bào)告、客戶以及供應(yīng)商關(guān)系管理、股東關(guān)系管理等。這類服務(wù)具有標(biāo)準(zhǔn)化、大批量、專業(yè)要求高的特點(diǎn)，旨在為管理者提供全方位支持，有效控制風(fēng)險(xiǎn)，為客戶和供應(yīng)商等提供高效服務(wù)。

2事務(wù)處理服務(wù)

賬務(wù)處理服務(wù)是最典型的事務(wù)處理服務(wù)，也稱為“共享會計(jì)服務(wù)”（Shared Accounting Service），主要業(yè)務(wù)包括編制賬目、應(yīng)收應(yīng)付賬款管理、固定資產(chǎn)及存貨管理等。這類服務(wù)以標(biāo)準(zhǔn)化、大批量為主要特點(diǎn)，是以事務(wù)性處理功能為主的財(cái)務(wù)共享服務(wù)。大多數(shù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為企業(yè)提供此類服務(wù)。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)主要分為賬戶模塊、結(jié)算模塊、資產(chǎn)模塊和資金模塊四大類，此外還有投資模塊、成本模塊等。在阿爾卡特朗訊財(cái)務(wù)共享中心，賬戶模塊包括會計(jì)總賬處理及管理會計(jì)；結(jié)算模塊包括員工報(bào)銷、供應(yīng)商付款以及客戶應(yīng)收賬款；資產(chǎn)模塊主要是固定資產(chǎn)及存貨管理；資金模塊主要是銀行及外匯業(yè)務(wù)等。

圖1財(cái)務(wù)共享服務(wù)的分類

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化

在進(jìn)行企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造的過程中，需要建立統(tǒng)一規(guī)范的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以保證財(cái)務(wù)流程的順暢。此標(biāo)準(zhǔn)需要隨時(shí)進(jìn)行動態(tài)的修正，實(shí)時(shí)與各業(yè)務(wù)板塊的運(yùn)營情況相銜接。在實(shí)施過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行建立起來的作業(yè)體系，并確定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的收費(fèi)模式，以保證提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)共享服務(wù)。

1規(guī)范作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行組織架構(gòu)調(diào)整和系統(tǒng)整合的過程中，需要統(tǒng)一規(guī)范的財(cái)務(wù)制度來控制財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)。其中，建立財(cái)務(wù)制度最為關(guān)鍵的因素是建立統(tǒng)一規(guī)范的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，將財(cái)務(wù)制度的要求與系統(tǒng)操作相結(jié)合，從而保證財(cái)務(wù)流程的順暢。具備完善的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心信息整合系統(tǒng)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。

2動態(tài)修正作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

要保證企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心始終提供高效的服務(wù)，還要根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部管理需要動態(tài)地修正已經(jīng)形成的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不斷予以完善和改進(jìn)，從而實(shí)時(shí)地與各個(gè)業(yè)務(wù)板塊的運(yùn)營情況相互銜接，為業(yè)務(wù)部門提供有效的數(shù)據(jù)支持。不斷修正的動態(tài)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心高效運(yùn)作的保障。

3避免財(cái)務(wù)事務(wù)的簡單集中

統(tǒng)一的財(cái)務(wù)制度形成后，通過標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，企業(yè)內(nèi)部的所有財(cái)務(wù)共享服務(wù)對象都有確定的服務(wù)時(shí)限。此種標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)還有助于對ERP輔助系統(tǒng)的持續(xù)開發(fā)。為了保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)的質(zhì)量，在實(shí)施過程中要嚴(yán)格按照修訂好的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)真正意義上的高效財(cái)務(wù)共享服務(wù)而非財(cái)務(wù)事項(xiàng)的簡單集中。

4確定標(biāo)準(zhǔn)的收費(fèi)模式

為了保證財(cái)務(wù)共享管理模式的正常運(yùn)作，企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心需要同各子公司簽訂服務(wù)協(xié)議，規(guī)定好如何合理分?jǐn)傁嚓P(guān)的費(fèi)用及各項(xiàng)服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并且要遵守各國家和地區(qū)的相關(guān)法律。除此之外，需要確定好財(cái)務(wù)共享中心自身運(yùn)營成本與價(jià)值創(chuàng)造兩者的“盈虧臨界點(diǎn)”，由此來判斷此種管理模式是否有效。

三、財(cái)務(wù)共享中心流程的關(guān)鍵點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享中心自籌備建立到后期運(yùn)作涉及一系列關(guān)鍵點(diǎn)。建立過程中的關(guān)鍵點(diǎn)主要包括地址、人員、系統(tǒng)、流程、文化以及績效制度；運(yùn)作過程中的關(guān)鍵點(diǎn)主要指人員思維方式的轉(zhuǎn)變、不斷完善系統(tǒng)流程以及形成高效的運(yùn)作團(tuán)隊(duì)等。這些關(guān)鍵點(diǎn)同時(shí)也是絕大多數(shù)財(cái)務(wù)共享中心的主要問題所在。企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)理清思路，針對共享中心的關(guān)鍵問題確定一套行之有效的解決辦法。

1財(cái)務(wù)共享中心建立過程中的關(guān)鍵點(diǎn)

從財(cái)務(wù)共享中心的建立步驟可以看出其在建立過程中的關(guān)鍵要素主要包括地址、人員、系統(tǒng)、流程、文化和績效制度。在地點(diǎn)的選擇上需要考慮穩(wěn)定的政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境、便捷的交通以及其余可利用的資源；在人員的配備上需要考慮具備語言、專業(yè)知識以及溝通技能的綜合人才；在系統(tǒng)支持上需要建立起統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)及一系列輔助系統(tǒng)，以提高工作效率；在流程建設(shè)方面，需要以一套科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)流程來保證共享中心運(yùn)作的穩(wěn)定性；在組織文化形成方面，需要引導(dǎo)每位成員樹立正確的服務(wù)理念，同事之間進(jìn)行有效溝通；在績效考核方面，需要設(shè)計(jì)科學(xué)的考核指標(biāo)來考核成員工作績效，并以此激發(fā)成員的工作積極性（見表1）。endprint

2財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作中的關(guān)鍵點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作過程的關(guān)鍵點(diǎn)在于高層管理方式的轉(zhuǎn)變以及基層思維方式的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)不斷完善和優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心依存的信息系統(tǒng)，充分調(diào)動員工的積極性以形成一個(gè)高效的運(yùn)作團(tuán)隊(duì)。

企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際學(xué)習(xí)和研究該模式，高層管理人員要積極推動建立新的管理方式，基層管理人員以及工作人員也要轉(zhuǎn)變思維方式，使新舊體系能夠順利過渡。由于新的管理模式對IT系統(tǒng)的依賴性大為增強(qiáng)，因此，企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)建立起統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn)和IT系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)并不斷完善，為安全有效地處理財(cái)務(wù)信息奠定基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)共享中心對外要提供準(zhǔn)確及時(shí)的財(cái)務(wù)信息，對內(nèi)要充分調(diào)動員工積極性，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)，形成一個(gè)高效的運(yùn)作團(tuán)隊(duì)（見表2）。

3財(cái)務(wù)共享中心存在的主要問題及建議

目前，財(cái)務(wù)共享中心主要存在以下問題：單一的操作模式導(dǎo)致員工的積極性降低，造成人員流失；與子公司的權(quán)責(zé)界定不清；共享中心人員的服務(wù)意識不強(qiáng)；ERP系統(tǒng)及輔助系統(tǒng)之間的銜接不夠緊密；中心人員和子公司人員在溝通過程中的文化差異較為明顯；績效考核不能真正落實(shí)。

財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)通過多種形式的培訓(xùn)來增強(qiáng)成員的工作熱情，解決人員流動過于頻繁的問題；通過訂立嚴(yán)格的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及動態(tài)修改服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)來解決與子公司權(quán)責(zé)不清的問題；建立反饋機(jī)制，定期了解服務(wù)對象的意見和建議，增強(qiáng)共享中心人員的服務(wù)意識；對于影響工作效率的IT系統(tǒng)，共享中心需要及時(shí)進(jìn)行二次開發(fā)，解決關(guān)鍵問題；建議共享中心成員盡可能地采用電話而非郵件的方式來溝通，以提高工作效率；建立科學(xué)合理的績效考核指標(biāo)及獎懲制度，以調(diào)動員工的工作熱情，保證工作質(zhì)量（見表3）。

四、財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作機(jī)制

1財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作原理

財(cái)務(wù)共享中心模式運(yùn)作的原理是通過在某一個(gè)或者多個(gè)地點(diǎn)對流程、技術(shù)及人員的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)跨國公司內(nèi)部各個(gè)流程的精簡化及標(biāo)準(zhǔn)化。財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式前后的流程要素的變化如表4所示：

表4公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式實(shí)施前后的流程要素

財(cái)務(wù)共享模式實(shí)施前財(cái)務(wù)共享模式實(shí)施后

集權(quán)或者分散管理集中管理

流程未充分考慮業(yè)務(wù)部門的需求按照業(yè)務(wù)部門的需求設(shè)計(jì)流程

分散、未優(yōu)化的財(cái)務(wù)作業(yè)流程簡化、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)處理流程

管理費(fèi)用高管理費(fèi)用大大縮減（30%甚至更高）

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的基本運(yùn)作模式為：總公司為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立選址，并為財(cái)務(wù)共享中心各個(gè)崗位配備人員，形成財(cái)務(wù)共享中心所需的相關(guān)系統(tǒng)，建立統(tǒng)一規(guī)范的流程制度，形成自己的組織文化，落實(shí)相關(guān)的績效考核。財(cái)務(wù)共享中心對外向各個(gè)子公司提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)，并按照簽訂的服務(wù)協(xié)議以一定的方式收取服務(wù)費(fèi)用。同時(shí)，各個(gè)子公司不再設(shè)立與財(cái)務(wù)共享中心擁有相同職能的部門。

2阿爾卡特朗訊財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作模式

阿爾卡特朗訊亞太區(qū)財(cái)務(wù)共享中心選擇經(jīng)濟(jì)政治環(huán)境相對安全的上海作為其辦公地點(diǎn)，為了節(jié)約成本，主要招聘工作經(jīng)驗(yàn)較少的應(yīng)屆畢業(yè)生。集團(tuán)擁有的SAP系統(tǒng)以及一系列ERP輔助系統(tǒng)，成為財(cái)務(wù)共享中心基本的系統(tǒng)支持。財(cái)務(wù)共享中心擁有對每個(gè)崗位清晰的職能界定以及每一模塊的流程描述，并且相關(guān)的考核指標(biāo)也非常明確。此外，財(cái)務(wù)共享中心還與其服務(wù)的每一家子公司簽訂了內(nèi)部協(xié)議，確定了服務(wù)范圍及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。在正式運(yùn)營階段，共享中心會定期舉行內(nèi)部及對外的總結(jié)會議，研究探討運(yùn)營管理問題并持續(xù)跟蹤。由此確立了阿爾卡特朗訊財(cái)務(wù)共享中心基本的運(yùn)作模式。

3財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作模式的優(yōu)劣

財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作模式的優(yōu)勢在于其能夠形成規(guī)模效應(yīng)，有效地降低運(yùn)作成本，顯著提高員工的工作效率，提升財(cái)務(wù)管理水平，最終提高企業(yè)的核心競爭力。其劣勢在于這種新的管理模式使得企業(yè)原先的運(yùn)作形式被重新調(diào)整，一定程度上影響了內(nèi)部合作關(guān)系，同時(shí)對系統(tǒng)的依賴程度加深，可能會因?yàn)橄到y(tǒng)的不穩(wěn)定而影響數(shù)據(jù)傳輸效率。相對單一的操作模式也很容易使員工喪失工作熱情，影響工作質(zhì)量。

企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心因其解決了企業(yè)在分散模式下的財(cái)務(wù)問題，成為被越來越多的企業(yè)所采用的管理模式。它不僅為企業(yè)大大縮減了成本，提高了效率，更為重要的是為企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造創(chuàng)造了質(zhì)的飛躍，加強(qiáng)了企業(yè)的管控能力，提高了企業(yè)的競爭力。展望未來，財(cái)務(wù)共享中心的覆蓋范圍將由最初的基礎(chǔ)核算工作逐漸擴(kuò)大到附加值高且復(fù)雜的財(cái)務(wù)管理工作中，如財(cái)務(wù)分析等。隨著越來越多的企業(yè)采納財(cái)務(wù)共享中心的管理模式，相關(guān)的法律法規(guī)也會逐漸完善。企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注法律法規(guī)的修訂，保證財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營處于合法范圍之內(nèi)。

“任何先進(jìn)的管理方法都要和自己公司的實(shí)際情況結(jié)合起來，變成適合自己的方法，才能發(fā)揮其最大效用?！边x擇將財(cái)務(wù)共享中心外包或者承接其他公司財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)都是跨國公司與自身實(shí)際情況相結(jié)合的產(chǎn)物，任何公司都不能完全照搬其他公司的管理模式，創(chuàng)造出適合自身的管理方法才能為公司創(chuàng)造最大的價(jià)值。

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（責(zé)任編輯：梁宏偉）endprint