試論檔案信息化管理面臨的問題及對策

賈文琴

[摘要]檔案信息化的趨勢在不斷加強，從現(xiàn)如今檔案管理活動的現(xiàn)狀中可以看出，檔案管理方式以及檔案的利用方式和傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，存在著明顯的差異。在檔案管理工作中，將先進的計算機技術(shù)和現(xiàn)代的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中是檔案信息化的內(nèi)涵。實現(xiàn)檔案信息化就是將紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，最終形成結(jié)構(gòu)完整，利用效率高的檔案數(shù)據(jù)庫。但是，在檔案管理工作中，工作人員往往會受到一些問題的困擾，影響到檔案管理工作的高效性。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；問題；對策

在實現(xiàn)檔案信息化管理的過程中，主要是依據(jù)數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及各種高速掃描儀器等來進行。檔案內(nèi)容從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體朝著電子形式轉(zhuǎn)變，利用率逐漸增強。檔案信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢，這主要是基于計算機技術(shù)和電子信息技術(shù)的高效發(fā)展。在檔案信息化管理的過程中，工作人員會受到各種因素的制約，影響檔案信息管理工作的正常進行。其中包括一些客觀因素和人為因素等在其中。因此，只有不斷強化檔案信息管理工作，才能夠形成相對比較系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，促進檔案管理工作的高效性。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

從目前的檔案管理工作中可以看出，檔案信息化的趨勢逐漸成為一種戰(zhàn)略性和整體性較強的工作類型。檔案信息化不僅是基礎(chǔ)工作，還是整個檔案管理工作中的重要構(gòu)成部分。提升檔案管理的信息化是促進社會發(fā)展的必經(jīng)之路。

1、檔案信息化建設(shè)促進電子政務(wù)的實施

從檔案管理部門所存儲的檔案內(nèi)容上看，多數(shù)都是以行政部門的檔案信息為主，其中包括各類文字、錄音以及視頻等形式的檔案信息?，F(xiàn)如今，為了實現(xiàn)政務(wù)公開，加強民眾的監(jiān)督，政府部門的相關(guān)信息都被放置到網(wǎng)絡(luò)上。這樣不僅可以促進民眾和政府部門之間的互動，積極地提出各種反饋信息，電子政務(wù)信息的管理工作也在網(wǎng)上形成?？梢姡瑱n案信息化管理工作的高效進行，可以有效的保證電子政務(wù)的順利進行。

2、檔案信息化符合數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展要求

從傳統(tǒng)的檔案管理工作中可以看出，檔案管理人員僅僅可以對紙質(zhì)的文件進行管理，在管理方式上也存在著較大的局限，往往以手工管理為主。這種管理方式在當(dāng)時的一段時間內(nèi)還可以起到重要的促進作用，但是，隨著社會的不斷發(fā)展，這種檔案管理方式在不斷被淘汰。為了提升電子檔案管理工作的高效性，檔案管理工作人員積極地順應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)來促進檔案管理信息化。檔案管理工作不僅提升了檔案數(shù)據(jù)庫的豐富性，還可以促進社會發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。

二、檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

1、檔案信息化管理理念相對落后

從現(xiàn)如今的檔案管理部門中可以看出，工作人員重視檔案的保管，忽視檔案利用的現(xiàn)象比較普遍。這種管理思想的長期存在就會導(dǎo)致檔案管理工作長期停滯在傳統(tǒng)的管理階段中，沒有任何的創(chuàng)新性。而且檔案管理工作更不會談及到經(jīng)濟效益或者是社會效益等方面的問題。但是，現(xiàn)代的檔案管理方式出現(xiàn)了明顯的變化，科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，一些新技術(shù)和新手段應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中。傳統(tǒng)的管理理念和管理方式受到了嚴(yán)重的制約，如果思想跟不上時代的腳步，必然會出現(xiàn)技術(shù)和資源浪費的現(xiàn)象。因此，在現(xiàn)如今的檔案管理工作中，工作你熱源逐漸對傳統(tǒng)的，滯后的管理方式進行更新和完善。不斷提升工作人員的創(chuàng)新意識和對全新管理方法的探索。

2、網(wǎng)絡(luò)的流通性影響檔案管理工作的安全性

從現(xiàn)如今社會發(fā)展的過程中可以看出，檔案管理工作的安全性受到嚴(yán)重的影響，主要可以從兩個方面來進行分析，首先是人為因素。由于檔案管理部門的工作人員在安全防護意識上比較淡薄，在網(wǎng)頁上發(fā)布的信息沒有經(jīng)過具體的核查就得以發(fā)布，嚴(yán)重地影響到檔案管理工作的保密性和安全性。其次是技術(shù)問題。從這一點上主要是由于計算機技術(shù)的不斷應(yīng)用，促進了電腦病毒的產(chǎn)生。另外還有一些黑客或者是計算機病毒對網(wǎng)路的運行效果進行干擾，使得檔案信息的安全性受到嚴(yán)重地威脅。這是網(wǎng)絡(luò)在流通過程中所體現(xiàn)出的兩種比較典型的安全問題，如果檔案管理工作人員對這兩類問題的認(rèn)識程度不夠，必然會直接影響到檔案信息化管理工作的正常進行。

3、管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象

一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

三、檔案信息化建設(shè)中應(yīng)采取的對策

1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代社會服務(wù)

要破除“重管理設(shè)施購置、輕服務(wù)研究”的做法，樹立開放意識和創(chuàng)新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，服務(wù)于社會。

2、加強檔案信息安全保障體系的建設(shè)

檔案室是機關(guān)保密要害部門，檔案人員嚴(yán)格遵守保密制度，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責(zé)任制度，加強計算機網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理，加強數(shù)據(jù)庫管理，可以將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)壓縮向軟盤、光盤備份等有效措施，確保數(shù)據(jù)的安全及檔案信息系統(tǒng)安全。

3、更新觀念，強化服務(wù)意識

一要提高科技含量。要積極應(yīng)用企業(yè)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時，主動了解單位工作動態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，事后服務(wù)為超前服務(wù)。三要改進檔案服務(wù)措施。要研究利用工作的規(guī)律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

四、總結(jié)

檔案是國家機關(guān)、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案學(xué)是一門社會科學(xué)。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)工作的重要組成部分，是基層基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。管好、用好檔案是每個企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。

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