淺談企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)

劉瑛

摘 要：企業(yè)檔案，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。 企業(yè)文化是企業(yè)全體員工在長期的創(chuàng)業(yè)和發(fā)展過程中形成并共同遵守的思想作風(fēng)、基本信念、價值觀念、行為準(zhǔn)則等的總和。企業(yè)文化建設(shè)，是與企業(yè)文化相關(guān)的理念的形成、塑造、傳播等過程。企業(yè)檔案是企業(yè)重要的文化機構(gòu)，在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。以我國企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系為出發(fā)點，來探討如何加強企業(yè)檔案管理，推動企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展。研究企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)，對提高企業(yè)核心競爭力意義重大。

關(guān)鍵詞：檔案工作；企業(yè)檔案；文化建設(shè)

1 正確認(rèn)識企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系

1.1 企業(yè)檔案具有文化特性，是企業(yè)文化的重要組成部分

人們所創(chuàng)造的一切物質(zhì)和非物質(zhì)的東西都屬于文化的范疇。從這個意義上說，企業(yè)的各項活動每時每刻都在創(chuàng)造文化。既然企業(yè)檔案作為企業(yè)的各項活動的歷史記錄，它所記錄的理所當(dāng)然是一種文化，企業(yè)檔案自然就具有文化特征。檔案學(xué)理論也已經(jīng)論證，企業(yè)檔案是一種企業(yè)文化現(xiàn)象，企業(yè)檔案豐富的內(nèi)容無不處處展示出其文化特色。企業(yè)檔案在企業(yè)各項活動中形成，以文字、圖片、影音資料、實物等形式真實地記錄和再現(xiàn)了企業(yè)發(fā)展歷程，企業(yè)的文化忠實可靠地記錄在企業(yè)的全部檔案之中，是企業(yè)文化的重要載體。

1.2 企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的源泉

企業(yè)檔案是在企業(yè)各項活動中形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體形式的歷史記錄，它生動、鮮活地記載了企業(yè)的成長發(fā)展歷程，為企業(yè)文化建設(shè)提供了真實、可靠的資料，是企業(yè)文化建設(shè)的“聚寶盆”。脫離企業(yè)檔案，企業(yè)的文化建設(shè)就是無源之水，無本之木。企業(yè)檔案使企業(yè)文化更具傳承性，企業(yè)檔案作為企業(yè)的“記憶大腦”，是企業(yè)承前啟后、持續(xù)發(fā)展的基石。企業(yè)檔案積累和保存著以前的企業(yè)文化，企業(yè)又可把這些企業(yè)文化視為以后企業(yè)文化發(fā)展的基礎(chǔ)。社會在不斷進步， 企業(yè)要不斷發(fā)展，企業(yè)文化也應(yīng)隨之調(diào)整、更新、豐富、完善其形式和內(nèi)容。企業(yè)檔案作為企業(yè)各項活動的真實記錄，也隨之記載著文化的變遷，反過來又促進企業(yè)文化的發(fā)展?？傊?，在建設(shè)企業(yè)文化的過程中，企業(yè)檔案發(fā)揮著至關(guān)重要的作用， 它貫穿于企業(yè)文化建設(shè)的每一個步驟。

2 強化企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，為企業(yè)文化建設(shè)儲備豐厚的信息資源

企業(yè)檔案縱連企業(yè)諸多歷史階段，橫貫企業(yè)各個領(lǐng)域，記述了企業(yè)各類活動的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)，是企業(yè)各項活動得以承前啟后的保障，在企業(yè)文化發(fā)展過程中，尤其需要不斷強化檔案管理。

2.1 收集收齊歸檔文件材料，確保企業(yè)檔案信息來源真實可靠

巧婦難為無米之炊。只有充分占有原始材料，才能做好歸檔工作。收集材料要齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸檔要規(guī)范，不遺漏。收集歸檔是檔案工作的最基礎(chǔ)、也是最薄弱環(huán)節(jié)，必須把工作做實，唯其如此，才能保證后續(xù)工作有序跟進。

2.2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的進步，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，促使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生變革。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也要適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源。

2.3 抓好檔案信息化建設(shè)，挖掘企業(yè)檔案價值

檔案信息資源也是企業(yè)的一項基礎(chǔ)信息資源，除了要用長遠(yuǎn)發(fā)展的目光看待檔案信息資源，還要對檔案信息資源進行開發(fā)利用。企業(yè)檔案只有實現(xiàn)了真正的信息化，才可能最大限度地體現(xiàn)其價值，真正成為企業(yè)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

3、強化對企業(yè)檔案的開發(fā)利用，建設(shè)獨具特色的企業(yè)文化

3.1開發(fā)利用企業(yè)檔案，樹立良好的企業(yè)形象。企業(yè)形象是企業(yè)通過外部特征和經(jīng)營實力表現(xiàn)出來的，被消費者和公眾所認(rèn)同的企業(yè)總體印象。企業(yè)檔案對表現(xiàn)企業(yè)外部特征的招牌、門面、徽標(biāo)、廣告、商標(biāo)、服飾、營業(yè)環(huán)境等，對表現(xiàn)企業(yè)深層形象的人員素質(zhì)、生產(chǎn)經(jīng)營能力、管理水平、資本實力、產(chǎn)品質(zhì)量等，都以各種不同形式的載體忠實地予以記錄。通過認(rèn)真分析、提煉這些資料，可以樹立并不斷地改善企業(yè)形象。

3.2發(fā)揮檔案在企業(yè)文化中的作用， 培養(yǎng)企業(yè)團隊意識。團體即組織，團體意識是組織成員的集體觀念、企業(yè)內(nèi)部凝聚力形成的重要心理因素。企業(yè)團體意識的形成使企業(yè)的每個職工把自己的工作和行為都看成是實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的一個組成部分，使他們對自己作為企業(yè)的成員而感到自豪，對企業(yè)的成就產(chǎn)生榮譽感，從而把企業(yè)看成是自己利益的共同體和歸屬。因此，他們就會為實現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)而努力奮斗，自覺地克服與實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)不一致的行為。因檔案具有憑證、參考、宣傳作用。職員通過檔案，對企業(yè)的過去、現(xiàn)狀加深了了解，增強了信任感和認(rèn)同感。檔案管理人員要增強服務(wù)理念、豐富館藏收集、注重檔案研究開發(fā)，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

3.3開發(fā)利用企業(yè)檔案，建立現(xiàn)代企業(yè)制度。

企業(yè)制度是在生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動中所形成的，對人的行為帶有強制性，并能保障一定權(quán)利的各種規(guī)定。從企業(yè)文化的層次結(jié)構(gòu)看，企業(yè)制度屬中間層次，它是精神文化的表現(xiàn)形式，是物質(zhì)文化實現(xiàn)的保證。企業(yè)制度作為職工行為規(guī)范的模式，使個人的活動得以合理進行，內(nèi)外人際關(guān)系得以協(xié)調(diào)，員工的共同利益受到保護，從而使企業(yè)有序地組織起來為實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)而努力。堅持檔案規(guī)范化管理，同其他工作一起同規(guī)劃、同部署、同實施、同檢查、同考核，形成制度化。企業(yè)檔案讓企業(yè)文化更具實在性和可操作性。要建立合理的現(xiàn)代企業(yè)制度，必須以企業(yè)檔案為基礎(chǔ)。使每一位員工都能自覺主動地按照企業(yè)文化和組織精神的標(biāo)準(zhǔn)去行事， 這就必須制定企業(yè)制度。企業(yè)制度不能是空穴來風(fēng)，必須來自實踐，要以檔案作為依據(jù)和參考。企業(yè)制度要發(fā)揚成功的經(jīng)驗，吸取失敗的教訓(xùn)，要以檔案作為依據(jù)和參考。企業(yè)制度在不斷修改、完善、升華，更要以檔案作為依據(jù)和參考。

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