醫(yī)院電子檔案管理探討

夏虹

摘 要：隨著電子計算機的普及，辦公自動化的深入發(fā)展，辦公文件如何歸檔及歸檔后形成的電子檔案如何管理，是目前檔案人員十分關(guān)注的問題，對電子檔案管理存在的問題，推進電子檔案的管理，針對醫(yī)院科研工作的特點，分析醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題并進行探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理問題

隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)與日俱增，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容新要求，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理職責(zé)不明確

醫(yī)院檔案管理一般由行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而臨床醫(yī)劑的X線檔案、各種影像檢查圖文檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個臨床醫(yī)劑科室管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理不到位的現(xiàn)象。

1.2 醫(yī)院電子檔案管理制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門檔案意識較淡薄，一些人經(jīng)常把檔案材料隨意存放在自己的辦公室，平時單位組織的外出學(xué)習(xí)帶回來的資料不能及時歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度認(rèn)識不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。

1.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象普遍

由于醫(yī)院的電子檔案分管的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識不能認(rèn)真執(zhí)行，導(dǎo)致電子檔案缺損現(xiàn)象較普遍。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提高認(rèn)識不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

1.5 檔案管理硬件不能滿足需求

醫(yī)院的電子檔案管理涉及面廣，計算機在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足需求。

2 提高醫(yī)院電子檔案管理

2.1 建立完善醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機。建立健全醫(yī)院檔案管理。綜合檔案室、職能科室、臨床醫(yī)劑科室管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)，有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與信息管理分開的方式，由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對文書檔案、科技檔案、會計檔案各種門類、載體的檔案進行整理，掌握電子文件歸檔的管理規(guī)范，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。做到職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。

2.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

做好電子檔案的管理工作，根據(jù)國家檔案局8號令，做好文件村料歸檔范圍和文書檔案保管期限及檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和年終考核，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。

2.3 加強培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息、設(shè)備、醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高檔案人員對電子檔案的了解，主動收集保存才能使電子檔案完整。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、及檔案管理規(guī)定，提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平。

2.4 加大檔案管理的投入

電子檔案管理，關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理硬件、軟件方面的投入，配置性能較優(yōu)越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案正常、有序運行。

隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面改進，緊跟時代的步伐，不斷提高管理人員的責(zé)任心和管理水平，要解決電子檔案管理中存在的問題，有賴于信息技術(shù)的進步、電子檔案管理水平的提高以及有關(guān)法律法規(guī)的建立和完善，還需要建立并執(zhí)行科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度堵住檔案管理中存在的隱患，以創(chuàng)新的精神去改進工作，才能滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需求，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻。

2.5 重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會效益

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。